Kaizen là triết lý kinh doanh được sử dụng phổ biến trong kinh doanh ở đa lĩnh vực mà các doanh nghiệp thành công ở Nhật Bản hay áp dụng. Kaizen ra đời là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, từ đó tăng doanh thu vượt trội. Vậy Kaizen là gì, lợi ích như thế nào khi áp dụng trong doanh nghiệp mà được ca ngợi đến thế. Bài viết dưới đây sẽ trả lời cho bạn những điều đó, hãy cùng LPtech tìm hiểu nhé!

Kaizen là gì?

Kaizen là một triết lý kinh doanh xuất phát từ Nhật Bản, được ghép bởi từ “Kai” có nghĩa là liên tục và từ “zen” là cải tiến. Khi chúng ghép thành với nhau sẽ mang ý nghĩa là “liên tục cải tiến” hay “thay đổi để tốt hơn”. Đây là một chìa khóa thành công mà người Nhật áp dụng cải tiến trong đời sống cá nhân, đời sống xã hội và môi trường làm việc. 

Trong kinh doanh, triết lý Kaizen hướng đến việc nâng cao năng suất, nỗ lực không ngừng của các nhân viên trong doanh nghiệp và làm cho môi trường ngày càng hiệu quả hơn. Đặc điểm lớn của Kaizen là sự tích lũy theo thời gian qua những cải tiến nhỏ thành kết quả lớn. Nó tập trung vào xử lý và giải quyết tận gốc vấn đề có thể tác động đến tương lai ngay để không phải lặp lại lần nữa. 

Với sức sáng tạo của con người là không có giới hạn, Kaizen là phương pháp khuyến khích tất cả các nhân viên đều tham gia đưa ra đề xuất cải tiến, đóng góp cho sự thành công của công ty và giúp mô hình kinh doanh được phát triển tốt hơn. Vì sự cải tiến trong tương lai có thể xuất phát từ những ý tưởng nhỏ của bất kì nhân viên nào tại một thời điểm nào đó.

Lợi ích của phương pháp Kaizen

Việc áp dụng phương pháp Kaizen vào doanh nghiệp mang đến nhiều lợi ích cải tiến và thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng đi lên.

Kaizen giúp giảm sự lãng phí trong quy trình kinh doanh

Giảm thiểu lãng phí là trách nhiệm của mọi nhân viên trong công ty. Một công ty không thể nào đi lên nếu không tối ưu được các các vấn đề có thể làm phát sinh trong quá trình kinh doanh. Vận dụng phương pháp Kaizen sẽ giúp giảm sự lãng phí thường xảy ra như hàng hóa tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, di chuyển của nhân viên, kỹ năng của người lao động và sản xuất dư thừa. 

Nhờ có Kaizen mà ban lãnh đạo và nhân viên xác định được sự lãng phí có từ đâu. Thông qua việc đưa ra những thay đổi liên tục, họ biết được nguyên nhân và cách khắc phục chúng sao cho phù hợp. Khi mà vấn đề được được giải quyết, các nguồn lực được tận dụng một cách phù hợp sẽ giúp việc kinh doanh trở nên hiệu quả hơn, gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp.

Liên tục cải tiến sản phẩm, dịch vụ

Kaizen tập trung vào cải tiến dần dần sản phẩm, dịch vụ. Việc giải quyết ngay những vấn đề nhỏ phát sinh sẽ giúp doanh nghiệp giảm được sai sót không mong muốn đến tay khách hàng. Điều này làm hình ảnh thương hiệu được chuyên nghiệp, nâng cao thiện cảm với khách hàng, giúp cải thiện doanh thu cho doanh nghiệp.

Tạo động lực để các cá nhân đưa ra ý kiến

Kaizen là một phương pháp cải tiến liên tục áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp. Như đã đề cập, Kaizen tin rằng sức sáng tạo của con người là không giới hạn, vì vậy mà Kaizen luôn thu hút và phát triển những nhân viên có khả năng đưa ra các ý tưởng độc đáo và nâng cao hiệu quả công việc. 

Kaizen ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên tạo động lực cho họ đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả. Bằng cách này, nhân viên có thể cảm nhận được giá trị của mình trong tổ chức doanh nghiệp. Khi càng có nhiều người có cảm giác đó học sẽ ngày càng nổ lực đóng góp giá trị nhiều hơn cho tổ chức.

Cải thiện tinh thần đồng đội

Đây là một lợi thế lớn khác của Kaizen khi giúp cải thiện tinh thần đồng đội giữa các nhân viên với nhau trong doanh nghiệp. Khi các thành viên Kaizen cùng nhau phối hợp tìm ra cách giải quyết, tạo nên tinh thần tập thể, đoàn kết với nhau hơn.

Làm việc nhóm giúp sự hợp tác giữa các bộ phận khác nhau trong công ty được gắn kết hơn quá trình làm việc diễn ra thuận lợi. Điều này giúp những nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau để đưa ra vấn đề giải quyết.

Cải thiện hiệu suất làm việc

Những lợi ích trên góp phần thúc đẩy hiệu suất làm việc được nâng cao. Bên cạnh đó, chất lượng dịch vụ, quy trình làm việc cải thiện. Doanh nghiệp thường xuyên xem xét lại và cải tiến những vấn đề nào chưa tốt từ quá trình làm việc đến nhân viên.

Sau đó, triển khai cải tiến, đào tạo, nâng cao kết quả đúng như KPI đặt ra để hạn chế sai sót và tối đa hóa năng suất hơn nữa. Điều này giúp tăng năng suất làm việc mà nhân viên không cảm thấy bị ép buộc khi làm việc.

Tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp muốn duy trì và phát triển lâu dài thì buộc cần có lợi thế cạnh tranh trên thị trường ngành rộng lớn. Khi áp dụng Kaizen nghĩa là doanh nghiệp đang tạo một lợi thế cạnh tranh so với những đối thủ khác. Sự cải tiến liên tục trong Kaizen sẽ giúp bạn xác định vấn đề cần giải quyết và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ lên từng ngày.

>>Xem thêm: Xây dựng thương hiệu doanh nghiệp và những điều lưu ý

Hạn chế của phương pháp Kaizen

Như bạn đã thấy, phương pháp Kaizen mang đến nhiều lợi ích, là chìa khóa thành công của doanh nghiệp trên thị trường rộng lớn. Tuy nhiên, nó vẫn tồn tại những mặt hạn chế sau đây:

Khó thay đổi ở mô hình hiện tại

Nếu doanh nghiệp đang vận hành hệ thống quản lý có quy trình bài bản, theo trình tự thống nhất. Nhưng khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp nên cân nhắc vì phải thay đổi hệ thống quản lý so với trước đó, gây khó khăn trong giai đoạn chuyển đổi này. Vì thế, phương pháp Kaizen triển khai dễ dàng đối với các doanh nghiệp chưa có một hệ thống quản lý nào cả.

Doanh nghiệp cần xem xét những thay đổi trong mô hình kinh doanh vì có thẻ nhân viên sẽ khó chấp nhận và thích ứng với hệ thống quản lý theo Kaizen. Tâm lý nhân viên cần được đảm bảo để hiệu suất công việc không bị ảnh hưởng vì điều này.

Nguy cơ không tuân thủ

Kaizen áp dụng cho doanh nghiệp sẽ mang lại hiệu quả tốt nhưng nó chỉ xảy ra khi tất cả mọi người từ ban lãnh đạo tới nhân viên chấp nhận thay đổi. Ngược lại, trong lúc thực hiện sự thay đổi nếu có những bộ phận không tuân thủ thì phương pháp này không có kết quả như mong đợi mà làm ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Các chương trình của Kaizen

Kaizen có nhiều chương trình khác nhau như:

1. 5S Kaizen: mỗi chữ “s” được viết tắt của 5 từ Nhật Bản là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). 5S Kaizen là phương pháp dùng quản lý, sắp xếp nơi làm việc, đề cao ý thức tự giác của con người. Đây là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng cho doanh nghiệp. 
2. KSS (Kaizen Suggestion System): Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích nâng cao tinh thần hoạt động tích cực của nhân viên tham gia thông qua các phần thưởng về kinh tế.
3. QCC (Quality Control Circle): Nhóm chất lượng bắt nguồn từ Nhật Bản từ lâu. QCC là những nỗ lực thực hiện nâng cao các hoạt động kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ, xây dựng nền văn hóa cho doanh nghiệp dựa trên yếu tố con người. 
4. JIT (Just In Time): Đây là một khái niệm trong sản xuất hiện đại có nghĩa là sản xuất tức thời. Một phương pháp giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được lượng hàng tồn kho và sản xuất. Nó được hiểu ngầm là loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất thông qua việc sản xuất đúng sản phẩm với số lượng phù hợp tại đúng nơi và đúng thời điểm cần thiết.
5. 7 QC Tool (7 Basic Quality Control Tools)- 7 công cụ thống kê: là công cụ không thể thiếu, làm căn cứ đưa ra các quyết định để đạt mục tiêu “chất lượng toàn diện”. 7 công cụ bao gồm: phương pháp thu thập và phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.

10 nguyên tắc của triết lý Kaizen áp dụng trong doanh nghiệp

Nếu bạn muốn doanh nghiệp phát triển thành công thì khi triển khai mô hình Kaizen ở bất kì quy mô sản xuất như thế nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc cốt lõi sau đây:

Nguyên tắc 1: Luôn luôn sáng tạo đưa ra những ý tưởng mới

Đa số mọi người trong chúng ta có thói quen thực hiện nhiệm vụ theo một lối mòn mà cách làm đã được thực hiện trước đó và làm theo. Điều này không sai nhưng lâu dần sẽ trở thành thói quen khó bỏ khiến bạn ngại bước ra khỏi vùng an toàn, e dè trước những thay đổi mới. 

Với Kaizen, mục đích chủ yếu của nó là đổi mới và cải tiến liên tục để tăng hiệu quả sản phẩm, dịch vụ. Doanh nghiệp nên đón nhận những ý tưởng mới, cách tiếp cận tiên tiến để tạo cho mình lợi thế cạnh tranh trên thị trường. 

Nguyên tắc 2: Không ngừng cải tiến 

Sự thành công của bất kể điều gì thì đều được xây dựng từ những điều nhỏ nhất. Vì vậy, việc tích lũy những thứ nhỏ nhất và dần cải thiện sẽ giúp bạn thu được kết quả lớn. Doanh nghiệp phải luôn không ngừng cải tiến chất lượng, sản phẩm của mình ngày càng tốt hơn. Điều này xuất phát từ việc nhu cầu khách hàng có xu hướng thay đổi theo thời gian, nếu doanh nghiệp không nắm bắt tâm lý khách hàng (customer insight) sẽ dễ bị tụt hâu so với đối thủ. Cải tiến một sản phẩm cũ sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí thay vì sản xuất một sản phẩm khác.

Nguyên tắc 3: Không đổ lỗi, chịu trách nhiệm về việc làm của mình

Đối với phương pháp Kaizen, cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao phó. Nếu bạn mắc sai lầm sẽ phải trình bày rõ ràng sự việc để cùng nhau tìm ra cách giải quyết. Các cá nhân cùng sửa lỗi, làm việc vì mục đích chúng, giữa các thành viên không nên đổ lỗi cho nhau mà giúp đỡ nhau vượt qua vấn đề. Điều này sẽ giúp khắc phục những sai lầm có thể xảy ra tương tự.

Nguyên tắc 4: Hướng văn hóa doanh nghiệp theo hướng "mở"

Các doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở, tạo cơ hội cho nhân viên dám đối mặt với sai lầm, chỉ ra những điểm thiếu sót và nhờ sự giúp đỡ từ đồng đội hay cấp trên. Nhân viên nên được doanh nghiệp xây dựng mạng lưới kết nối chung với những người khác để có thể hỗ trợ, giúp đỡ, chia sẻ nhau trong công việc. Điều này góp phần tạo sự thúc đẩy hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

Nguyên tắc 5: Khuyến khích teamwork

Phương pháp Kaizen khi áp dụng vào doanh nghiệp thì việc cấu trúc nhân sự theo định hướng thành lập các đội nhóm là điều chắc chắn xảy ra để làm việc được hiệu quả hơn. Trong một nhóm nên có sự phân quyền rõ ràng như team-leader phải có năng lực lãnh đạo nhóm và những thành viên phối hợp với nhau cùng phát triển đi lên.

Nguyên tắc số 6: Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án

Nguồn nhân lực từ các bộ phận trong công ty nên được bố trí hợp lý khilàm dự án. Trong tương lai khi cần thiết, họ là nguồn lực từ bên ngoài mà bạn có thể tận dụng, hỗ trợ được. 

Điều này làm tăng sự kết nối, tương tác giữa các phòng ban. Mặt khác, nhân viên sẽ biết được trách nhiệm của mình để tạo sự nỗ lực làm việc hướng đến mục tiêu chung mà doanh nghiệp đặt ra.

Nguyên tắc số 7: Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn

Một doanh nghiệp thành công là khi nội bộ đều đồng lòng vì mục đích chung, mối quan hệ giữa nhân viên tích cực với nhau không nên có sự đối đầu hay xem nhau là kẻ thù. Doanh nghiệp nên có những chương trình đào tạo các kỹ năng cần thiết cho toàn công ty. 

Nếu bạn là người chủ, quản lý nên xây dựng EVP cho doanh nghiệp giúp thu hút và giữ chân tài năng mới, là cách để thúc đẩy nhân viên cũ làm việc năng suất hơn, tạo được niềm tin và cam kết gắn bó lâu dài của nhân viên.

Nguyên tắc số 8: Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Nhân viên có sự tự nguyên thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ mà xã hội đặt ra. Mỗi cá nhân có tinh thần chấp hy sinh quyền lợi của mình để đồng bộ với sứ mệnh mà công ty đang hướng đến. Lợi ích công việc nên được ưu tiên và tự xem xét chính mình để kiềm chế lại điểm yếu ảnh hưởng đến.

Nguyên tắc số 9: Chia sẻ thông tin đến nhân viên

Một người không thể biết công việc mình làm đạt được kết quả ở mức độ nào nếu không biết tình trạng kinh doanh của công ty ở thời điểm hiện tại. Chia sẻ thông tin đến nhân viên là yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc duy trì chia sẻ với nhân viên thông tin là điều cần thiết vì đây được xem là cách san sẻ khó khăn gặp phải cũng là một thách thức chung cho mọi người cùng giải quyết.

Nguyên tắc số 10: Nâng cao năng suất làm việc hiệu quả

Doanh nghiệp muốn đạt kết quả tốt trong kinh doanh chắc chắn năng suất làm việc là yếu tố quyết định phần lớn. Thực hiện kết hợp nhiều phương pháp như đào tạo trong nội bộ, đào tạo kỹ năng, tạo cơ hội cho mỗi cá nhân được phát huy khả năng của mình, trao tặng những phần thưởng xứng đáng với đóng góp của họ,... Các dự án nên được phân quyền rõ ràng để mỗi cá nhân biết được trách nhiệm của mình trong công việc. 

>>Xem thêm: Phần mềm quản lý ERP là gì? Có nên lựa chọn ERP trong quản trị doanh nghiệp

Quy trình triển khai mô hình Kaizen

Doanh nghiệp muốn triển khai hiệu quả thì cần thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Đánh giá tổng quan tình hình doanh nghiệp

Khi thực hiện đổi mới hay triển khai bất cứ mô hình quản trị nào cho doanh nghiệp, việc quan trọng cần thực hiện đầu tiên là đánh giá lại những vấn đề yếu kém để thống nhất lại hướng đến đến mục tiêu Kaizen. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được rủi ro trong quá trình thực hiện như không đủ nhân lực, đi sai hướng,... dẫn đến những kết quả tiêu cực hơn so với trước đó.

Bước 2: Tìm ra nguyên nhân vấn đề

Sau khi đánh giá về tình hình hiện tại của doanh nghiệp thì sẽ biết được những vấn đề đang phải đối mặt. Bước tiếp theo là cần biết nguyên nhân dẫn đến vấn đề đó. Bằng những phân tích chi tiết qua những chỉ số thông kê được và phản hồi của nhân viên sẽ giúp ban lãnh đạo đưa ra nhìn nhận tổng quan nhất của vấn đề. 

Bước 3: Tìm giải pháp khắc phục

Sau khi xác định được nguyên nhân, doanh nghiệp cần tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề triệt để để không ảnh hưởng những kế hoạch trong tương lai. Người tìm ra giải pháp không chỉ có những nhà quản trị mà cần khuyến khích tất cả nhân viên đưa ra ý kiến để cùng nhau tìm ra cách phù hợp nhất để thực hiện. 

Bước 4: Triển khai triết lý Kaizen

Bước tiếp theo là bắt đầu bắt tay vào triển khai triết lý Kaizen trong hoạt động doanh nghiệp. Trước khi áp dụng hoàn toàn hệ thống công ty nên thực hiện thí điểm sẽ đảm bảo và cho kết quả để biết rằng doanh nghiệp vận dụng Kaizen có thực sự phù hợp hay không. Trong quá trình thực hiện, nhà quản trị cần theo dõi và kiểm tra thường xuyên để xác định tính hiệu quả của nó. 

Bước 5: Phân tích kết quả và tối ưu giải pháp

Sau khi triển khai, doanh nghiệp có được những thông tin làm cơ sở để đánh giá về thành công của triết lý Kaizen so với trước đó. Phân tích số liệu cùng với độ ảnh hưởng của nó, doanh nghiệp có thể rút ra những điểm mạnh và những điểm yếu mà phương pháp này mang lại. Những hạn chế còn tồn tại, doanh nghiệp cần tìm cách khắc phục và tối ưu để đúc kết kinh nghiệm cho chiến lược Kaizen.

Áp dụng Kaizen giúp doanh nghiệp ngày càng cải tiến và phát triển hơn nữa. Trên đây là những chia sẻ của LPTech giúp bạn đọc có thêm kiến thức về Kaizen là gì cũng như lợi ích của việc áp dụng Kaizen mang lại cho doanh nghiệp. Từ đó, bạn có thể áp dụng cho chính doanh nghiệp mình để đạt hiệu quả thành công.