Quy tắc 5S được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng tại nơi làm việc và đang dần phổ biến tại Việt Nam bởi khả năng giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc cũng như giảm lãng phí chi phí. 5S thành công và tiên phong tại Nhật Bản, phương pháp này tạo ra một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, xử lý công việc có hệ thống hơn.

Vậy, quy tắc 5S là gì? Bài viết dưới đây của LPTech sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và rõ ràng hơn mô hình này cũng như thực hiện quy trình 5S làm sao hiệu quả trong doanh nghiệp.

Về quy tắc 5S

5S bắt nguồn từ Nhật Bản, cụ thể là từ hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System - TPS) sau Thế chiến thứ hai. Ban đầu, 5S không phải là một tiêu chuẩn chính thức mà là một phần của nỗ lực cải tiến liên tục (Kaizen) nhằm loại bỏ lãng phí và tăng hiệu quả sản xuất. Các bước 5S ban đầu tập trung vào việc sắp xếp, tổ chức và vệ sinh nơi làm việc.

Trải qua nhiều giai đoạn cải tiến và điều chỉnh để phù hợp với các ngành nghề và loại hình doanh nghiệp khác nhau. 5S hiện nay không chỉ áp dụng trong sản xuất mà còn mở rộng sang các lĩnh vực dịch vụ, văn phòng, y tế, giáo dục...

5S là gì? 

5S là phương pháp quản lý, sắp xếp môi trường làm việc có nguồn gốc từ Nhật Bản. Đây là một hệ thống tổ chức không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp để công việc được thực hiện một cách hiệu quả. 

Quy tắc 5S được nhiều doanh nghiệp ở các quốc gia trên thế giới áp dụng bao gồm cả Việt Nam. Phương pháp này là viết tắt của 5 chữ S đầu trong tiếng Nhật đó là Seiri (Ngắn nắp), Seiton (Trật tự), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa), Shitsuke (Kỷ luật).

Nội dung của quy tắc 5S

Mỗi một chữ S sẽ đại diện cho một bước của quy trình sau đây:

Sàng lọc – Sort - Seiri

Doanh nghiệp cần xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết, không liên quan. Bạn chỉ giữ lại những thứ bạn coi là thực sự cần thiết trong khu vực làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S cũng là bước được tiến hành thường xuyên và theo định kỳ.

Sắp xếp – Set in order - Seiton

Sau khi sàng lọc những thứ không cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiếp tục tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng sao cho dễ tìm, dễ thấy, thuận tiện khi cần sử dụng. Đây là bước bắt buộc và cần các cá nhân tuân thủ.

Sạch sẽ – Shine - Seiso

Đây là công tác phải thực hiện thường xuyên mà thường hay bị bỏ qua. Tất cả mọi người cần vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc nhằm tạo ra một môi trường sạch sẽ, thoải mái khi làm việc. Đồng thời các thiết bị, máy móc được vận hành tốt.

Săn sóc – Standardize - Seiketsu

Để đảm bảo duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên được thực hiện liên tục thì S thứ 4 này thể hiện sự săn sóc, quan tâm duy trì các hoạt động sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ thường xuyên có sự liên tục. Quản lý có thể lên kế hoạch rõ ràng, nêu rõ phạm vi trách nghiệm 3S, tần suất và cách thức thực hiện 3S của mỗi công nhân viên.

Sẵn sàng – Sustain - Shitsuke

Là thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong, tuân thủ quy định tại nơi làm việc ở mức tốt nhất để bắt đầu vào các hoạt động kinh doanh của tổ chức, tăng năng suất làm việc.

Lợi ích của 5S trong doanh nghiệp

Phương pháp 5S trở nên phổ biến cũng bởi vì nó tương thích với mọi ngành nghề, dịch vụ. Với cách thức dễ thực hiện và đem lại hiệu quả cao, 5S còn đáp ứng sự hài lòng của bất kì ai về một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp. Bởi vậy, không ngạc nhiên khi 5S trở thành phương pháp phổ biến áp dụng trọng mọi doanh nghiệp hiện nay.

Thông thường, người Việt không có thói quen chọn lọc những đồ cần thiết, sắp xếp đồ đạc ngăn nắp. Chính vì điều này đã tạo ra thói quen không tốt, làm không gian sinh hoạt và làm việc trở nên lộn xộn. Phương pháp còn giúp tối ưu các lợi ích sau của doanh nghiệp:

1. Cải thiện môi trường làm việc trở nên sạch sẽ, tạo không gian thoải mái để làm việc.
2. Nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả.
3. Khi tìm kiếm đồ đạc cũng tiết kiệm thời gian hơn.
4. Tạo điều kiện để mọi nhân viên được làm việc trong môi trường sạch sẽ.
5. Quá trình hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện hơn.
6. Tránh lãng phí hàng hóa, trang thiết bị và giúp nhân viên có thói quen nề nếp khi làm việc.
7. Công ty xây dựng được hình ảnh tốt đẹp hơn.

Áp dụng thực hiện 5S tại nơi làm việc đóng góp cho các yếu tố P-Q-C-D-S-M:

1. Productivity: giúp cải tiến năng suất.
2. Quality: Nâng cao chất lượng sản phẩm.
3. Cost: Giảm chi phí sản xuất.
4. Delivery: Giao hàng đúng thời điểm.
5. Safety: Đảm bảo an toàn cho nhân viên.
6. Morale: Nâng cao tinh thần làm việc của tất cả các thành viên trong tổ chức. 

Một số công ty hiện nay đang xây dựng hệ thống Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên việc thực hiện 5S là điều vô cùng cần thiết. Áp dụng quy trình 5S sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc hiệu quả hơn.

5S có gì khác so với Kaizen?

Như đã đề cập ở phần mở đầu, 5S là một phần của Kaizen, và là nền tảng để thực hiện Kaizen thành công. Một công ty khi áp dụng 5S sẽ tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho việc xác định và giải quyết các vấn đề, cũng như thực hiện các cải tiến liên tục. Trong khi đó, Kaizen giúp 5S không chỉ là một hoạt động dọn dẹp mà còn là một công cụ để thúc đẩy sự thay đổi và cải tiến liên tục trong tổ chức.

Có thể phân biệt 5S và Kaizen qua các tiêu chí cụ thể như sau:

• Về mục tiêu: 5S sẽ tạo môi trường làm việc sạch sẽ ngăn nắp, từ đó tạo điều kiện cho Kaizen đạt được mục tiêu là cải tiến liên tục.
• Về phạm vi: 5S sẽ được thực hiện trong môi trường làm việc vật lý. Trong khi đó, Kaizen sẽ được áp dụng trong tất cả các khía cạnh của tổ chức.
• Về phương pháp: 5S bao gồm 5 bước cụ thể. Trong khi đó, Kaizen hoạt động dựa trên sự linh hoạt, sáng tạo nên sẽ không có phương pháp cụ thể nào.

Các công cụ hỗ trợ công tác 5S

Lợi ích mà mô hình 5S mang lại cho doanh nghiệp là cải thiện không gian làm việc sạch sẽ hơn, tăng hiệu quả công việc. Trong quá trình thực hiện 5S sẽ có sự xuất hiện của các công cụ hỗ trợ để triển khai được tốt hơn đó là:

1. Băng đánh dấu sàn: được sử dụng để phát họa, đánh dấu những vị trí đặt thiết bị hoặc chỗ có cần tránh. Ngoài ra, băng này có thể sử dụng với kệ, bàn làm việc, các bề mặt khác
2. Nhãn và dấu hiệu: được dùng cho việc truyền tải thông tin cần thiết đến các thành viên khác biết được trong ngăn kéo chứa gì, đồ vật cất ở đâu, không nên đụng đến những đâu,... có thể sử dụng văn bảng với các màu sắc và biểu tượng để truyền đạt.

Quy trình thực hiện 5S  

Phương pháp 5S cần được triển khai ở bất kì nơi nào có hoạt động như doanh nghiệp, nhà xưởng,...  để hình thành nề nếp sạch sẽ, tiện lợi, tránh lãng phí cho doanh nghiệp. Quy trình thực hiện 5S sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1 – Chuẩn bị

Để triển khai mô hình hiệu quả chắc chắn doanh nghiệp cần chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết. Việc đầu tiên cần chuẩn bị nhất là nhân sự chịu trách nhiệm về 5S gồm: trưởng ban, phó ban, thư ký và phụ trách ảnh. Bộ phận này sẽ có nhiệm vụ truyền đạt đến những phòng ban khác, giám sát, đào tạo, đánh giá quy trình.

Bước 2 – Phát động chương trình 5S

Quy trình 5S cần được mọi nhân viên trong tổ chức nắm rõ và tham gia thực hiện đúng. Tuyên truyền chính sách đến nhân viên thông qua hình ảnh, biểu ngữ xuất hiện khắp nơi tại công ty sẽ dễ tiếp cận với họ hơn. Nếu công ty chưa có kinh nghiệm triển khai thì có thể mời các chuyên gia để phổ biến cho tất cả nhân viên.  

Bước 3 – Vệ sinh khu vực

Tiến hành phân chia vệ sinh theo từng nhóm nhân viên cho từng khu vực cụ thể và kiểm tra việc thực hiện lẫn nhau. Tổ chức ngày tổng vệ sinh thật sôi nổi và cho mọi người có cơ hội thi đua. Chỉ có như vậy, không khí mới thoải mái và truyền tinh thần tốt nhất cho mọi người. Đặc biệt là mỗi cá nhân đều tham gia tự nguyện và có trách nhiệm hơn. 

Bước 4 – Sàng lọc những thứ cần thiết

Doanh nghiệp đang gặp tình trạng chưa thể tối ưu được luồng công việc cũng như các vật dụng, 5S sẽ là phương pháp xử lý hữu hiệu. Để quá trình được diễn ra có hệ thống hơn, mỗi bộ phận nên đánh giá và đưa ra các tiêu chí cụ thể cho vật dụng nào thực sự cần thiết và cái nào cần loại bỏ để nhân viên thực hiện đúng.

Bước 5 – Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ

5S cần sự đồng nhất và phối hợp với nhau, vì vậy khi triển khai mỗi bộ phận cần có sự thống nhất về cách thức sắp xếp, nơi đặt đồ vật để mọi người đều có thể tìm kiếm dễ dàng. 

Bước 6 – Đánh giá nội bộ 5S

Những thành viên trong ban chịu trách nhiệm cho mô hình 5S sau khi triển khai thực hiện sẽ đánh già và ghi nhận lại các vấn đề trong quá trình. Từ đó sẽ biết được mặt mạnh và nhược điểm của tổ chức và đưa ra giải pháp khắc phục trong giai đoạn tới.

Đối tượng nên áp dụng quy trình 5S

Các doanh nghiệp các công ty ở mọi lĩnh vực đều có thể áp dụng mô hình 5S. Đối với những doanh nghiệp đang có vấn đề về việc xử lý công việc chưa được hiệu quả, sắp xếp không khoa học. Hay công việc không đạt hiệu suất như kỳ vọng, tốn nhiều thời gian hoàn thành. Nếu doanh nghiệp bạn đang đối mặt với một trong tình trạng đó càng nên áp dụng mô hình 5S để cải thiện. 

Một doanh nghiệp để áp dụng 5S hiệu quả thì các cấp quản lý, lãnh đạo và nhân viên đều phải là người tham gia và phối hợp thực hiện cùng nhau. Mô hình này đòi hỏi sự đồng lòng của mọi người trong tổ chức bởi vì nếu người tham gia người không tham gia doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát, hệ thống không có sự thống nhất, nhiều sai sót trong quá trình vận hành. 

Trong mô hình 5S sẽ có vài cá nhân đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của mô hình đó là người điều phối viên. Người này sẽ có trách nhiệm theo dõi các nhiệm vụ được giao, duy trì mô hình và giới thiệu nhân viên mới tham gia. Việc đầu tiên cần làm nhất là người tham gia cần làm quen, thay đổi mindset của mình theo mô hình 5S và coi nó như là một thói quen cho chính mình.

>> Xem thêm: Quản trị là gì? Cách phân biệt quản trị và quản lý

Vai trò của nhân sự trong 5S

Mô hình 5S có thành công hay không một phần lớn cũng nhờ vào nhân sự trong tổ chức doanh nghiệp. Bản chất của 5S sinh ra là nêu cao tính tập thể, do đó mọi nhân sự đều phải tham gia cùng nhau vào quá trình của mô hình này. 

Khi thực hiện một mô hình nào đó cho toàn thể công ty thì cũng cần phải có một đội ngũ chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá tiến trình triển khai và thực hiện để biết những ưu và hạn chế cần để phát huy và khắc phục. 

Phương pháp 5S phát huy tốt khi mọi người đều hiểu rõ và tuân thủ những quy định của nó. Để thực hiện điều này không có cách nào ngoài việc doanh nghiệp cần xây dựng chương trình đào tạo và hướng dẫn mọi người trong doanh nghiệp để đảm bảo thực hiện đúng và nâng cao hiệu quả công việc. 

Các yếu tố tạo nên thành công khi thực hiện 5S 

Khi doanh nghiệp thực hiện bất kì mô hình nào đi chăng nữa, nếu muốn nó thành công và hiệu quả cũng nên dựa vào những yếu tố và nguyên tắc nhất định. Đối với mô hình 5S và Kaizen có một số yếu tố mà bạn cần phải biết sau đây để đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp:

Lãnh đạo đồng tình, hỗ trợ 

Dù bạn có cố gắng lập nên những kế hoạch cải thiện những vấn đề mà tổ chức đang gặp phải bằng mô hình 5S nhưng bạn không thể thực hiện được nếu như cấp trên của bạn không đồng ý. Sự đồng ý và hỗ trợ của ban lãnh đạo doanh nghiệp rất quan trọng. Sự cam kết của lãnh đạo là kim chỉ nam giúp phương pháp 5S thành công. Từ đây, bạn có thể áp dụng mô hình mở rộng của 5S là 3D5S.

3D5S được hiểu là quy trình 5S với sự giúp sức của ban lãnh đạo, trong đó 3D là bộ ba nguyên tắc cần được áp dụng và tuân thủ bởi ban lãnh đạo. 3D bao gồm Directing (chỉ đạo), Discussing (thảo luận), Delegating (ủy thác).

Tiến hành chương trình đào tạo 

Người tham gia cần phải hiểu rõ mới có thể thực hiện đúng. Việc doanh nghiệp tiến hành đào tạo tốt cho nhân viên của mình sẽ giúp thúc đẩy mô hình tiến hành đi vào quỹ đạo và đỡ tốn công sức trong tương lai. Sau khi đào tạo, mỗi cá nhân, mỗi phòng ban sẽ nhận thúc và đóng góp những ý kiến hay cùng phát triển doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. 

Tự nguyện tham gia 

Doanh nghiệp, tổ chức không thể nào mà ép buộc nhân viên thực hiện nếu như họ không tự nguyện. Thay vì truyền tải theo ý bắt buộc thì doanh nghiệp nên khuyến khích và kích thích mọi người cùng thực hiện, xây dựng nhận thức của mô hình trong họ thì việc áp dụng mô hình 5S sẽ thành công dễ hơn. 

Mọi người đều tham gia tự nguyện với sự hào hứng, bạn có được thêm nhiều ý tưởng sáng tạo hơn. Điều này còn giúp tăng sự gắn kết tinh thần đồng đội giữa các nhân viên với nhau hơn. Khi mọi người có suy nghĩ tích cực về mô hình sẽ có sự tự giác thông qua hành động, lâu dần trở thành một thói quen.

Cải tiến mô hình 5S với tiêu chuẩn cao hơn

Tiêu chuẩn 5S cần cải tiến qua từng giai đoạn, diễn biến liên tục, không ngừng nghỉ. Việc này sẽ không bao giờ là thừa. Vốn dĩ 5S lấy con người làm trọng tâm tăng trưởng được vận dụng rất thành công trong các doanh nghiệp Nhật Bản và đang dần phổ biến ở nước ta. Những lợi ích từ 5S mang lại vô cùng lớn, nó tạo ra hiệu suất cao trong công việc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp đáng kể. 

Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5S

Mỗi một phương pháp có những đặc thù riêng biệt, bạn không thể áp dụng như nhau. Việc áp dụng quy tắc 5S vào trong doanh nghiệp một cách cứng nhắc sẽ khó mà đạt kết quả thành công. Một vài lưu ý cho doanh nghiệp khi sử dụng 5S được hiệu quả:

1. Hỗ trợ từ lãnh đạo: Đối với phương pháp 5S thì vai trò của ban lãnh đạo động vô cùng ảnh hưởng đến tinh thần tham gia của những nhân viên của họ. Sự cam kết và hỗ trợ nhiệt tình của ban lãnh đạo góp phần làm nên thành công của phương pháp 5S. Họ cần phải tham gia vào quá trình để đánh giá quy trình cũng như ghi nhận phản hồi từ người tham gia khác
2. Gắn kết các phòng ban: 5S đòi hỏi mọi người, mọi bộ phận tham gia có mối liên hệ gắn kết với nhau. Bất kỳ nhân sự phòng ban này chuyển đến phòng ban khác cũng có thể hòa nhập tốt. 
3. Đào tạo: Các chương trình đào tạo cần phải liên tục cập nhật theo sự thay đổi doanh nghiệp để mọi người có thể thích nghi và đáp ứng nhanh chóng, hạn chế được những sai sót. 
4. Đánh giá: Để biết kết quả của một cái gì đó có đạt thành công hay không chắc chắn không thể bỏ qua bước đo lường hiệu suất công việc thực hiện. Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi, đánh giá quy trình để biết được đi tới mục tiêu còn bao xa.

Với 5S, doanh nghiệp có thể cải thiện môi trường cũng như tạo ra văn hóa làm việc hiệu quả, kết quả đạt được tốt hơn. Doanh nghiệp còn ngần ngại gì mà không áp dụng cho tổ chức của mình. Những thông tin LPTech cung cấp trên đây đã giải đáp cho bạn về 5S là gì và quy trình thực hiện 5S cho doanh nghiệp được hiệu quả.