Hiện nay, bên cạnh những cái tên quen thuộc như Workplace của Facebook, Microsoft Team và Base, tại Việt Nam, cuộc đua digital workplace đã xuất hiện thêm hai cái tên mới là GapoWork và Lark Suite. Sau đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp đang chuyển sang chuyển đổi kỹ thuật số và chuẩn bị cho những điều bất ngờ và Lark Suite đang dần trở thành một trong những công cụ được các doanh nghiệp quan tâm lựa chọn. Qua bài viết này sẽ cung cấp thông tin về khái niệm Lark suite là gì và tìm hiểu các tính năng nổi bật của Lark suite.

Lark suite là gì?

Lark Suite là một phần mềm ứng dụng cộng tác kinh doanh đã được phát triển do công ty Bytedance. Phần mềm này được tích hợp các ứng dụng nhỏ để giúp mọi người luôn kết nối với nhau cho dù là ở đâu. Đây như một phần mềm kết hợp toàn diện.

Lark Suite cung cấp trải nghiệm cộng tác hiệu quả giúp tối ưu hóa hiệu suất của nhóm. Người dùng có thể trải nghiệm thoải mái với các tính năng tương tác mà Lark cung cấp bao gồm cuộc họp (Video Conference), nhắn tin (Messenger), lịch, tài liệu (Docs), Thư (email), không gian làm việc, và còn một số tính năng khác.

Xem thêm: Lark là gì? Tìm hiểu về Larksuite trong việc quản lý doanh nghiệp

Lark Suite phù hợp với ai?

Lark Suite là một giải pháp tốt cho các công ty có xu hướng liên lạc nội bộ mà không cần phải tinh chỉnh chi tiết cho từng công ty cụ thể. Lark Suite cung cấp gói dịch vụ miễn phí dành cho doanh nghiệp dưới 50 người. Nó cũng được triển khai miễn phí thông qua hệ thống E-learning của nền tảng Lark Suite, mở ra cơ hội cho các doanh nghiệp nhỏ không có đủ nguồn lực tài chính và nhân lực để có khả năng chuyển đổi kỹ thuật số. Tuy nhiên, một số tính năng bị hạn chế trong gói dịch vụ miễn phí này.

Những tính năng nổi bật của phần mềm Lark suite

Sau đây là những tính năng hữu ích mà Lark suite mang đến:

Hội nghị truyền hình và âm thanh suôn sẻ, mang tính cộng tác

Việc hội họp từ xa chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Bắt đầu hội nghị truyền hình và âm thanh chất lượng cao bằng tính năng Cuộc họp của Lark mọi lúc, mọi nơi. Bạn chỉ cần bắt đầu cuộc họp thông qua Cuộc họp, Messenger hoặc Lịch. Trong cuộc họp, bạn có thể chia sẻ nội dung, gửi tin nhắn, bắt đầu phiên phát trực tiếp và sử dụng Magic Share để kích hoạt tính năng đồng chỉnh sửa trong thời gian thực trên tài liệu.

Yếu tố kích thích giao tiếp sôi nổi

Messenger được thiết kế dành cho việc giao tiếp trong công việc. Với cơ cấu tổ chức chính xác và thông tin liên hệ có thể truy cập được, Messenger giúp bạn dễ dàng tìm các đồng nghiệp. Messenger cũng xác định lại chuỗi tin nhắn trò chuyện giúp giảm thiểu thông báo không cần thiết.

Lịch dùng chung thông minh

Lịch giúp nhóm đi đúng hướng theo cách cộng tác và hiệu quả. Bạn có thể đăng ký nhiều lịch, kiểm tra lịch biểu của người khác, sắp xếp lại lịch biểu làm việc của bạn và bắt đầu cuộc họp chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tạo và lưu trữ trên đám mây

Docs không chỉ là không gian trên đám mây mà còn là công cụ tạo tài liệu cộng tác ưu việt. Docs cho phép bạn tải lên, tải xuống và xem trước các tệp tin ở nhiều định dạng. Bạn chỉ cần "@ đề cập thành viên nhóm" trong tài liệu để mời họ cộng tác. Tính năng đồng bộ hóa dựa trên đám mây của Docs giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa, nhận xét và chia sẻ tài liệu với người cùng nhóm và mọi người bên ngoài công ty của bạn.

Quản lý email hiệu quả

Liên kết tài khoản Google (Gmail) của bạn với Lark để tận hưởng trải nghiệm tích hợp liền mạch giữa Email, Messenger và Google Drive. Thư tự động phân loại các email của bạn dựa trên mức ưu tiên để bạn không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào.

Chức năng mở mạnh mẽ

Lark cung cấp bộ API phong phú, bạn có thể kết nối với hệ thống nội bộ thông qua nền tảng mở của Lark để cộng tác ở một nơi mà không cần phải chuyển giữa các nền tảng. Bạn cũng có thể dùng bot Lark và các chương trình con để trải nghiệm khả năng mở rộng hơn và hiệu quả tốt hơn. Lark cũng sẵn sàng tiếp nhận các nhà cung cấp phần mềm bên thứ ba để phát triển các ứng dụng dành cho tất cả người dùng.

Bảo mật và tuân thủ

Tính bảo mật và riêng tư của công ty bạn là ưu tiên hàng đầu của Lark. Lark bảo vệ dữ liệu của bạn nhờ cơ sở hạ tầng mạnh nhất sẵn có ở bất kỳ khu vực nào.

Tạo hoặc tham gia nhóm

Để bắt đầu hành trình khám phá Lark, bạn cần tạo hoặc tham gia một nhóm.

1. Tạo nhóm miễn phí – Tạo nhóm của bạn trên trang web chính thức của Lark. Do là thành viên đầu tiên của nhóm, bạn sẽ được tự động chỉ định là quản trị viên nhóm và gửi lời mời đến thành viên nhóm của mình.
2. Tham gia nhóm Lark – Nếu công ty bạn đã tạo nhóm, bạn sẽ nhận được liên kết từ quản trị viên công ty.
3. Phiên bản cá nhân – Nếu bạn muốn tham gia Lark vì mục đích cá nhân, phiên bản cá nhân của Lark sẽ thích hợp với bạn.

Sử dụng Lark miễn phí

Lark là ứng dụng miễn phí, bạn có thể tận hưởng cuộc gọi video không giới hạn (tối đa 100 người tham gia), tin nhắn có thể tìm kiếm không giới hạn, bộ nhớ đám mây có sức chứa 200 GB, bộ nhớ email 500 GB, ứng dụng không giới hạn, nhiều quản trị viên nhóm và quy trình công việc có thể tùy chỉnh.

Hướng dẫn sử dụng Lark suite dành cho cá nhân

Trong phần này này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phiên bản này làm trợ lý cá nhân hoặc nhóm của bạn ​

Tải ảnh hồ sơ lên​

Nhấp vào ảnh hồ sơ, trang hồ sơ của bạn sẽ xuất hiện. Bạn có thể tải ảnh lên, chỉnh sửa tên và trạng thái tại đây. Bạn cũng có thể tìm thấy mục Hỗ trợ khách hàng và Cài đặt ứng dụng tại đây. Nhấp vào Tạo hoặc tham gia một nhóm, sau đó bạn có thể chuyển sang Phiên bản dành cho nhóm. 

Lark cho mục đích cá nhân​

Lịch Lark và Docs, kết hợp với Trò chuyện, có thể là những công cụ mạnh mẽ để giúp bạn quản lý thời gian hoặc xây dựng cơ sở kiến thức cá nhân.​

Xây dựng cơ sở kiến thức của riêng bạn​

Giao diện tài liệu Lark rất đơn giản và bạn có thể sử dụng tất cả công cụ định dạng bằng cách nhấp vào biểu tượng A ở bên trái mỗi dòng. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng Markdown và chỉnh sửa nhanh mà không phải chuyển đổi giữa chuột và bàn phím.​

Quản lý thời gian bằng lịch​

Bạn có thể truy cập vào Lịch từ thanh bên trái của Lark. Chọn giữa chế độ xem hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Nhấp vào ngày bất kỳ để tạo lịch trình cho chính bạn.​ Lịch được tích hợp sâu với tính năng nhắn tin và bạn sẽ tự động nhận được thông báo nhắc từ Trợ lý lịch khi các sự kiện sắp diễn ra.​

Tìm kiếm mọi nội dung vào bất kỳ lúc nào​

Chức năng Tìm kiếm nhanh của Lark có thể giúp bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin mà bạn đang tìm kiếm. Dù đó là cuộc hội thoại gần đây, tài liệu cách đây nhiều tháng hay lịch trình, bạn đều có thể tìm kiếm bằng một cú nhấp chuột.​

Sử dụng Lark với đối tác và bạn bè​

Lark có thể phù hợp cho mục đích cá nhân, nhưng sẽ hiệu quả nhất khi sử dụng với các đồng nghiệp, nhờ những tính năng cộng tác mạnh mẽ. Do đó, bạn nên mời đối tác và bạn bè cùng dùng thử Lark. 

Trò chuyện riêng tư hơn, hiệu quả hơn​

Trong Lark, chức năng nhắn tin đóng vai trò quan trọng, nhờ các tính năng mạnh mẽ và tương tác. Ngoài việc trò chuyện với người liên hệ, tính năng này cũng rất hữu ích cho việc thu thập thông tin.​

Bạn có thể ghim các mục bạn quan tâm, sau đó truy xuất bằng cách truy cập vào danh sách được ghim ở thanh bên phải.​​​​ Khi muốn theo dõi nội dung mà bạn đã chia sẻ, bạn nên sử dụng chức năng Trả lời tin nhắn. Tin nhắn sẽ được nhóm với tin nhắn trả lời và được sắp xếp theo chuỗi để bạn có thể xem nhanh bằng cách nhấp vào nút "Trả lời" bên dưới bài đăng ban đầu​​​.

Bạn cũng có thể đề cập đến các thành viên nhóm trong một cuộc trò chuyện. Nếu người tạo nhóm cho phép, mọi người đều có thể đề cập đến TẤT CẢ thành viên và nhận ý kiến.​

Ngoài ra, hãy nhớ sử dụng biểu tượng cảm xúc để trả lời ý kiến của người khác nhằm tránh phải liên tục đưa ra các nhận xét lịch sự. Cuộc trò chuyện nhóm trên Lark cũng hỗ trợ thông báo nhóm và các tính năng vô cùng tiện lợi khác. Bạn có thể tạo cuộc trò chuyện đầu tiên để khám phá tất cả các tính năng.

Lên kế hoạch sự kiện nhanh hơn​

Với Lark Docs, bạn và bạn bè của bạn có thể dễ dàng làm việc cùng nhau để lên kế hoạch sự kiện.​ Bắt đầu bằng cách tạo một Docs cho sự kiện, sau đó chia sẻ với nhóm của bạn để họ có thể bình luận về sự kiện đó và chỉnh sửa nội dung.​

Lark Docs cho phép nhiều tùy chọn cài đặt quyền để truy cập tệp tin. Khi bạn đến cập đến ai đó trong một tài liệu, tính năng này sẽ nhắc bạn có muốn chia sẻ tệp tin với họ không. Ngoài ra, bạn có thể phát hành tài liệu ngay trong trò chuyện nhóm và cho phép mọi người trong nhóm đó chỉnh sửa tài liệu.​​​​

Khi ai đó bình luận, bạn sẽ nhận được thông báo có thể hành động bạn chỉ cần nhấp vào thông báo đó để trả lời trực tiếp từ ứng dụng Lark. Bạn cũng có thể thảo luận kế hoạch với các thành viên trong nhóm theo thời gian thực bằng cách sử dụng tính năng Cuộc họp Lark.​

Cùng nhau đưa ra quyết định​

Sau khi hoàn thành việc lập kế hoạch, bạn có thể đặt lịch hẹn với nhóm! Bạn có thể chọn thông báo trực tiếp cho đối tác hoặc gửi thẻ cuộc họp cho nhóm.​ Từ trò chuyện đến đi công tác cùng nhau, Lark cho phép bạn và bạn bè giao tiếp liên tục cả trực tuyến lẫn ngoại tuyến. Bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy mở Lark và mời bạn bè dùng thử! ​

Phiên bản dành cho cá nhân và nhóm của Lark​

Với phiên bản Lark dành cho cá nhân, bạn có thể dễ dàng cộng tác trên quy mô nhỏ. Nếu nhiều người tham gia vào các nhiệm vụ phức tạp, Phiên bản Lark dành cho nhóm có sẵn một số tính năng nâng cao để mang đến cho bạn trải nghiệm cộng tác mượt mà nhất.​

Hãy chọn Phiên bản Lark phù hợp nhất với nhu cầu của công ty bạn.​ Dưới đây là một số những điều cần nên cân nhắc:​

1. Các nhóm lớn sẽ có cơ cấu tổ chức phức tạp. Cần tạo và quản lý các phòng ban cũng như thành viên nhóm.​
2. Thường yêu cầu cộng tác và các đồng nghiệp chia sẻ rất nhiều thông tin.​
3. Nhiều người khác nhau cần làm việc trên cùng một tệp tin tại một thời điểm và phần mềm SaaS chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng.​
4. Các thành viên rải rác ở nhiều địa điểm, thành phố hoặc thậm chí quốc gia khác nhau.​
5. Nhóm có các đồng nghiệp đến từ các nền văn hóa khác nhau cần làm việc bằng nhiều ngôn ngữ.​
6. Yêu cầu dữ liệu được bảo mật cao​

Phiên bản Lark dành cho nhóm cung cấp thêm nhiều tính năng độc đáo​

1. Bảng điều khiển dành cho quản trị viên: tạo và quản lý cơ cấu tổ chức, thêm và xóa thành viên, quản lý quyền của nhân viên, v.v.​
2. Ứng dụng: Hỗ trợ truy cập vào các ứng dụng SaaS phổ biến như Jira, Salesforce, Trello và nhiều loại máy tự động khác​
3. Hội nghị truyền hình và âm thanh: Hỗ trợ hội nghị truyền hình và âm thanh cho tối đa 100 người trực tuyến cùng lúc​
4. Tự động dịch: Có thể dịch tin nhắn và tài liệu theo thời gian thực. Hiện chỉ hỗ trợ tiếng Trung, tiếng Anh và tiếng Nhật.​
5. Bảo mật: Hỗ trợ đánh dấu thư từ và tài liệu, ngăn việc vô tình xóa phản hồi dữ liệu, xuất nhật ký của quản trị viên và các biện pháp bảo mật khác.​

Qua bài viết này mình đã chia sẻ đến mọi người thông tin tổng quan về Lark Suite. Có thể nói phần mềm này giúp mọi người dễ dàng giao tiếp, thực hiện các cuộc họp trực tuyến nhanh chóng, tiện lợi quản trị dự án.