Trong thực tế có những đầu việc bắt buộc phải làm việc nhóm mới có thể đạt được mục tiêu mong muốn. Tuy nhiên, để nhóm đó có thể hoạt động hiệu quả nhất, hướng tới đạt được mục tiêu nhanh nhất thì cần phải có quản trị. Vậy quản trị là gì? Quản trị có vai trò như thế nào mà lại bắt buộc phải có trong một tổ chức, hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Quản trị là gì?

Quản trị có thể được hiểu là một phương thức hoạt động thông qua những người khác để hoàn thành mục tiêu với hiệu quả cao. Hoạt động quản trị phát sinh khi và chỉ khi con người kết hợp với nhau để cùng hướng tới mục tiêu. 

Để dễ hiểu hơn, trong bộ Tư bản, Mác đã đưa ra một ví dụ hình ảnh về hoạt động quản trị: Đó là hoạt động của người chỉ huy dàn nhạc. Người này chỉ đứng chỉ huy các nhạc công chứ không chơi bất cứ một nhạc cụ nào. Với chiếc gậy chỉ huy, người này đã điều khiển các nhạc công tạo nên bản giao hưởng. 

Trong “Principles of Management” (1916), Henry Fayol - một trong những người tiên phong trong lĩnh vực quản trị học - cho rằng “quản trị là dự báo, lập kế hoạch, chỉ huy, tổ chức, phối hợp và kiểm soát”. 

Như vậy, có thể hiểu về quản trị là gì thông qua những nội dung sau:

• Quản trị là tiến trình làm việc với người khác và thông qua người khác
• Sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức và hoạt động hướng tới mục tiêu nhất định
• Môi trường tác động đến tổ chức luôn có sự biến động
• Mục tiêu phải đạt được với hiệu quả cao

Ngoài ra, quản trị đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược, khả năng phân tích, đánh giá cùng với khả năng lãnh đạo hiệu quả.

>>> Xem thêm: Quản trị truyền thông là gì? Cách quản trị truyền thông hiệu quả

Bản chất của quản trị là gì?

Quản trị hướng đến mục tiêu là tạo ra giá trị thặng dư, hay nói cách khác là tìm ra các phương thức phù hợp để thực hiện công việc đạt được hiệu quả tốt nhất với chi phí dành cho các nguồn lực ít nhất. 

Như vậy, bản chất của quản trị là quản trị các yếu tố đầu vào và đầu ra theo chu trình hoạt động của tổ chức. Đây là một quá trình phức tạp đòi hỏi các nhà quản trị phải tiến hành nhiều hoạt động từ khâu đầu đến khâu cuối.

Nhìn chung, quản trị phải bao gồm các yếu tố sau:

Chủ thể quản trị

Đây là tác nhân tạo ra tác động quản trị. Chủ thể quản trị có thể là một cá nhân hoặc một tổ chức. Nhân tố này phải đưa ra được những quyết định đủ sức thuyết phục để các đối tượng bị quản trị phải tuân theo.

Đối tượng bị quản trị

Đối tượng bị quản trị là các hoạt động của tổ chức, bao gồm các hoạt động sản xuất, kinh doanh hay các dịch vụ. Đối tượng bị quản trị sẽ chịu tác động trực tiếp của chủ thể quản trị.

Mục tiêu quản trị

Mọi hoạt động quản trị đều nhằm hướng đến đạt được mục tiêu. Vậy nên để quản trị bắt buộc phải có mục tiêu để theo đuổi. Đây cũng là căn cứ để chủ thể quản trị có thể tạo ra các nhân tố tác động trực tiếp lên các đối tượng bị quản trị.

Nguồn lực quản trị 

Đây là các yếu tố cơ bản và cần thiết để thực hiện các hoạt động quản trị. Nếu không có nguồn lực, hoạt động quản trị sẽ không thể diễn ra. Nguồn lực của quản trị bao gồm con người, vật chất, tài chính,... Những nguồn lực này là công cụ để chủ thể quản trị khai thác và vận dụng trong quá trình quản trị. 

Chức năng của quản trị là gì?

Thập niên 80 của thế kỷ XX, James Stoner và Stephen P.Robbins chia quản trị thành 4 chức năng: Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo, Kiểm tra. Cách phân chia thành 4 chức năng này được nhiều nhà nghiên cứu về quản trị học đồng thuận và sử dụng cho đến hiện tại.  

Chức năng Hoạch định (Planning) 

Nhằm xác định mục tiêu cần phải đạt được trong một tổ chức và những đầu việc cần làm để có thể đạt được mục tiêu đó. Từ đó việc triển khai, phối hợp các nguồn lực sẽ có hiệu quả. 

Chức năng Tổ chức (Organising) 

Chủ yếu là thiết lập cơ cấu tổ chức hay xác định những nhiệm vụ cần thực hiện cho các bộ phận.  

Ví dụ như: Ai sẽ thực hiện? Người này sẽ tự thực hiện hay phối hợp thực hiện? Sau khi hoàn thành thì phải báo cáo cho ai? Và ai sẽ là người kiểm tra và đưa ra quyết định cuối cùng. Những tiêu chuẩn và KPI cụ thể được đề ra sẽ giúp cho việc đánh giá của người quản trị trở nên dễ dàng hơn. 

Chức năng Lãnh đạo (Leading) 

Là việc chỉ huy, hướng dẫn và thúc đẩy công việc. Bên cạnh đó là lắng nghe, giải quyết xung đột nhằm thiết lập mối quan hệ gắn bó chặt chẽ giữa quản trị và các bộ phận khác. 

Chức năng kiểm soát (Controlling) 

Là việc theo dõi và đo lường hiệu quả của công việc để đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến. Phát hiện ra những sai sót và những nguy cơ dẫn đến sai sót để kịp thời điều chỉnh nhằm đưa tổ chức về đúng quỹ đạo hướng đến mục tiêu. 

Cả bốn chức năng trên của quản trị đều có tầm quan trọng như nhau, giống như bốn cột trụ để giữ vững ngôi nhà. Một tổ chức không thể thiếu đi dù chỉ một trong bốn chức năng trong công tác quản trị. Và cũng không nên quá chú trọng vào một vài chức năng và xem nhẹ những chức năng còn lại. 

Vai trò của quản trị là gì? 

Henry Mintzberg - Giáo sư Đại học McGill (Canada) đã đưa ra kết luận rằng các nhà quản trị trong một tổ chức phải thực hiện 10 vai trò khác nhau. Những vai trò của quản trị được tóm gọn trong 3 nhóm sau:  

Vai trò quan hệ với con người 

Trong một tổ chức, các thành viên chắc chắn sẽ tồn tại mối quan hệ gắn bó như đồng nghiệp, cấp trên - cấp dưới. Nhưng đối với các nhà quản trị thì các mối quan hệ đó không dừng lại ở tư cách cá nhân, họ phải thực hiện những vai trò như:

• Vai trò đại diện cho tổ chức, người quản trị sẽ giống như một “gương mặt thương hiệu” của tổ chức trong các sự kiện
• Vai trò lãnh đạo để chỉ dẫn, động viên, thúc đẩy nhân viên thực hiện nhiệm vụ hiệu quả
• Vai trò liên lạc, thiết lập mối quan hệ với bên ngoài nhằm góp phần giúp tổ chức hoạt động tốt hơn. 

Vai trò thông tin 

Luồng thông tin có trong một tổ chức được xem như mạch máu trong một cơ thể sống. Nếu thiếu thông tin, nhà quản trị sẽ không thể thực hiện công việc của mình. Chính vì vậy, nhà quản trị sẽ là người chủ động tìm kiếm và nắm bắt thông tin, phân tích và đưa ra quyết định. Ở nhóm này, vai trò của quản trị bao gồm:

• Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin trong và ngoài tổ chức để đánh giá, phân tích, nhận diện cơ hội và thách thức.
• Vai trò phổ biến thông tin cho những bộ phận tại tổ chức
• Vai trò phát ngôn cho tổ chức: thay mặt bộ phận hay tổ chức để truyền đạt thông tin 

Vai trò quyết định 

Nhà quản trị tiếp nhận thông tin nhằm đưa ra các quyết định ảnh hưởng đến toàn bộ phận hay toàn tổ chức. Cụ thể, vai trò của quản trị được thể hiện qua: 

• Vai trò là một doanh nhân: người quản trị sẽ nghiên cứu và đưa ra những phương cách phù hợp để góp phần thay đổi và cải tiến hoạt động của tổ chức. 
• Vai trò giải quyết xáo trộn: Trong quá trình hoạt động, tổ chức không thể tránh được những tình huống bất ngờ từ cả bên trong lẫn bên ngoài. Lúc này vai trò của quản trị chính là đứng ra giải quyết, đưa tổ chức về lại hoạt động ổn định. 
• Vai trò phân phối tài nguyên: các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp như nhân lực, tiền bạc, tài sản,… đều có giới hạn. Do vậy, nhà quản trị phải phân bổ nguồn lực hợp lý để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
• Vai trò đàm phán: Tức là tìm ra sự thỏa thuận, đàm phán cho tổ chức để đạt được những thỏa thuận có lợi cho tổ chức.

Phân biệt sự khác nhau của quản trị và quản lý

Quản trị và quản lý đều là công việc của người lãnh đạo khi vận hành một tổ chức. Nhiều người thường gặp khó trong việc phân biệt quản trị và quản lý. Hai khái niệm này thường dễ bị cho rằng là một hoặc bị nhầm lẫn giữa hai công việc với nhau. 

Thực tế, quản trị và quản lý có sự khác biệt trong nhiều yếu tố và cả hai đều đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp. Phân biệt sự khác nhau giữa quản trị và quản lý rất đơn giản, có thể tham khảo qua bảng dưới đây: 

Quản trị chính là một yếu tố cần thiết để đảm bảo phối hợp các hoạt động của các cá nhân, giúp các “bánh răng” có thể khớp với nhau và vận hành một cách trơn tru. Việc hiểu rõ về quản trị là gì, vai trò của quản trị là gì và phân biệt rạch ròi giữa quản trị và quản lý sẽ giúp các nhà lãnh đạo thực hiện công việc hiệu quả. Từ đó, phát huy tối đa vai trò của hai công việc này và góp phần thúc đẩy sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Theo dõi LPtech để biết thêm nhiều kiến thức hay về Marketing.