Phần mềm ERP tài chính kế toán là ứng dụng được các doanh nghiệp lớn nhỏ sử dụng trong quá trình kiểm soát tình hình kinh doanh. Nó tổng hợp được các chức năng trong khâu quản lý, xử lý thông minh toàn bộ mệnh lệnh kế toán và nội dung tài chính mà doanh nghiệp cung cấp cho nó.

Công việc tài chính kế toán là gì ? Phần mềm ERP giúp ích gì cho vị trí kế toán?

Tài chính kế toán là công việc cực kỳ quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức doanh nghiệp nào. Tài chính kế toán là sự kết hợp của 2 ngành nghề như sau:

1. Kế toán là việc ghi nhận, xử lý và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Các báo cáo của kế toán được lập ra nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng bên trong, hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Một số đối tượng bên trong có thể kể đến như: hội đồng quan trị, ban giám đốc, cổ đông công ty,... Các đối tượng bên ngoài như: cơ quan thuế, đơn vị kiểm toán độc lập, người cho vay,...
2. Tài chính là các hoạt động liên quan đến việc phân phối, huy động nguồn vốn liên quan đến doanh nghiệp. Các hoạt động này dựa trên những số liệu do kế toán phản ánh nhằm phân tích, thiết lập các chiến lược sử dụng nguồn vốn một cách tối ưu tối ưu nhất và đem về lợi nhuận cho chủ sở hữu công ty.

Tài chính kế toán được đánh giá là công việc chuyên môn mang độ khó cao, đòi hỏi người làm nghề phải có kiến thức về đa dạng lĩnh vực như kế toán, tài chính, thuế, luật,... Khối lượng công việc của bộ phận này cũng rất lớn do các nghiệp vụ phát sinh trong quá trong kinh doanh là nhiều vô kể.

Bên cạnh đó, các yêu cầu như tuân thủ các Thông tư quy định, độ trung thực và chính xác, tuân theo các nguyên tắc vốn có,... khiến người làm tài chính kế toán phải cẩn trọng hơn gấp nhiều lần so với những ngành nghề khác.

Với khối lượng công việc lớn như thế, việc sử dụng các sổ sách thông thường trở nên cồng kềnh và phát sinh nhiều nhược điểm như thất lạc, hư hỏng chứng từ, số lượng sổ phải dùng lớn, người làm nghề dễ gặp nhiều sai sót, bảo mật thông tin,... Vì thế các phương pháp hiện đại hơn đã được ứng dụng, phần mềm ERP kế toán tài chính là một trong số đó.

Phần mềm ERP đã được tạo ra và thiết kế đầy đủ các chức năng từ chi tiết đến quản lý tổng thể cần có. Ở phân hệ kế toán tài chính, ERP đem đến những lợi ích nổi bật sau:

1. Bức tranh tài chính tổng thể và chính xác.
2. Quản lý chứng từ, sổ sách dễ dàng, cắt giảm chi phí lưu trữ chứng từ, giảm thiểu rủi ro thất lạc mất mát hay hư hỏng.
3. Tạo ra quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tài chính tiêu chuẩn cho doanh nghiệp. Quy trình chính là yếu tố đặc biệt quan trọng trong công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp.
4. Xử lý được lượng thông tin lớn và đa dạng nhờ nhiều chức năng được tích hợp; giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán
5. Tối ưu nguồn lực để xử lý công việc: hỗ trợ người làm nghề hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm thời gian nhờ phần mềm ERP; rút ngắn thời gian hoàn thành các báo cáo; tiết kiệm chi phí thuê nhân nhân sự. chi phí lưu trữ;...
6. Hỗ trợ quá trình ra quyết định rất hiệu quả bằng các dữ liệu có sẵn, bên cạnh đó là tính năng phân tích các mối quan hệ giữa tài chính và các kết quả điều hành.
7. Đảm bảo tính chính xác và kịp thời của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. 
8. Thực hiện các nghĩa vụ Thuế nhanh chóng, dễ dàng và phù hợp.
9. Độ an toàn và bảo mật thông tin cao.

Các chức năng hỗ trợ công việc kế toán tài chính có trong phần mềm ERP

Phần mềm ERP được các đơn vị cung cấp thiết kế từ những nhau cầu thiết yếu của khách hàng, từ đó sáng tạo hơn trong quá trình hoàn thành ứng dụng, tạo ra nhiều chức năng tiện ích mới cho thời đại.

Quản lý các loại sổ sách kế toán

Phần mềm ERP quản lý được lập trình một cách thông minh và mối quan hệ giữa các bộ sổ sách được kết nối chặt chẽ với nhau.

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, hệ thống sổ sách bao gồm:

Sổ nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó.

Sổ cái tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý.

Phần mềm ERP có chức năng ghi nhận, xử lý và lưu trữ toàn bộ thông tin của những loại sổ này trên hệ thống. Phần mềm sẽ tự động xử lý toàn bộ các thông tin cần thiết và tính toán những con số kết quả sau cùng một cách chính xác. Công việc của bạn lúc này chỉ là đảm bảo nguồn dữ liệu đầu vào là đúng và hợp lệ.

Quản lý nguồn vốn, dòng tiền luân chuyển

Đây là công việc quản lý sự chặt chẽ sự luân chuyển của tiền trong hoạt động doanh nghiệp, từ việc chi, thu hoặc quỹ gửi vào ngân hàng đến các khoản đầu tư tài chính bên ngoài.

Các khoản chi thu sẽ được nhập liệu và xử lý trực tiếp trên máy tính đã được cài đặt phần mềm ERP, luôn cập nhập liên tục để không làm mất dữ liệu và quản lý tình hình của kinh doanh. ERP còn phân tích những mối quan hệ nhân quả giữa sử dụng nguồn vốn và điều hành doanh nghiệp để cung cấp cho nhà quản trị một cái nhìn tổng quan hơn.

Đồng thời, phần mềm giúp các kế toán viên báo cáo kịp thời với cấp trên về những con số, dòng tiền khi gặp phải vấn đề phát sinh.

Thêm một điểm tiện lợi cho phần mềm ERP này đó là có thể quản lý đa tiền tệ, bạn chỉ cần nhập đồng tiền được giao dịch trên máy sau đó ứng dụng này sẽ tự động quy đổi về dòng tiền hạch toán.

Quản lý công nợ phải thu, phải trả

Phần mềm có khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng có khoản nợ hoặc khoản trả sau ở từng hợp đồng được ký kết, từ đó xem xét được đâu là khoản nợ tốt khoản nợ xấu để thúc đẩy được quá trình kết thúc khoản nợ. Tích hợp các chức năng như: mục quản lý khách hàng, lập các hóa đơn bán hàng trực tiếp và các khoản nợ phải thu trong tháng, tính lãi quá hạn, tính chiết khấu, quản lý tiền gửi ngân hàng theo kỳ hạn...

Quản lý chặt chẽ từ các bước mua hàng đến bước thanh toán cho nhà cung cấp, đại lý và sẽ có các tính năng như: mục quản lý các đại lý, trả hàng nhà cung cấp, xác nhận hóa đơn từ mua hàng trong nước đến ngoài nước, xử lý nhà cung cấp trùng.

Thêm vào đó là tính năng lập hóa đơn cho các khoản tiền phải trả cho những hàng hóa mà doanh nghiệp đã nhập vào như: lập hóa đơn mua hàng trực tiếp, hóa đơn phải trả cho các nhà đại lý cung cấp, lập biên bản đối chiếu công nợ,...

Khi cài đặt phần mềm ERP quản lý kế toán tài chính, bạn có thể dễ dàng kiểm soát toàn bộ thông tin và quá trình hoàn thành công nợ cho nhà cung cấp. Từ đó đưa ra được các chính sách phù hợp giúp cho dòng tiền tại doanh nghiệp được an toàn hơn.

Hệ thống các tài khoản kế toán theo đúng quy định

Hệ thống tài khoản kế toán được quy định trên các Thông tư của Bộ tài chính ban hành sẽ được cập nhật đầy đủ trên hệ thống phần mềm ERP. Bên cạnh đó phần mềm còn cho phép các doanh nghiệp tự do thiết lập các tài khoản con cần thiết cho quản lý nhằm phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế.

Quản lý tài sản, hàng hoá, hàng tồn kho, nguyên vật liệu,...

Tài sản cố định là tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp,  toàn bộ tài sản do doanh nghiệp đứng tên. Ứng dụng này giúp bạn lưu trữ những thông tin cần thiết giúp bạn đánh được tình hình chuyển biến của tài sản.

Sẽ có các tính năng tiện ích như: nhập mới tài sản cố định, quản lý các vật dụng chưa qua sử dụng, thay đổi giá của hàng hóa theo sự biến đổi của thị trường, thanh lý và nhượng bán tài sản, quản lý khấu hao tài sản, đánh giá lại tài sản cuối kỳ,...

Các khoản ghi chép về hàng tồn kho, nguyên vật liệu cũng được cập nhật thường xuyên và liên tục: số lượng nhập kho, xuất kho, lượng sử dụng trong kỳ, hao mòn trong quá trình sản xuất, mức dự trữ trong kỳ,...

Quản lý các khoản chi phí

Chức năng quản lý các chi phí phát sinh cũng được cập nhật trên ERP. Việc xác định và phân loại chi phí cũng được thiết lập cụ thể và rõ ràng trên phần mềm nhằm phục vụ người làm kế toán tài chính và nhà quản trị doanh nghiệp: 

1. Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
2. Chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất
3. Chi phí sản xuất, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
4. Chi phí biến đổi và chi phí cố định

Hợp nhất báo cáo tài chính, bao gồm những công ty con

Đây là công việc có thể nêu lên được điểm mạnh cho phần mềm quản lý ERP với tính năng quản lý đa kênh và tổng kết toàn bộ thông tin, tình hình, dữ liệu và con số từ các công ty con, cửa hàng có nhiều cơ sở về cho công ty chủ lực. 

Phần mềm ERP sẽ bao quát các chức năng ưu tú như sau: tổng hợp các chứng từ hạch toán từ công ty con, mục thiết lập bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh.

Và còn có hỗ trợ cung cấp những thông tin được ứng dụng ước lượng dựa theo trên từng số liệu chi-thu trong tháng, giúp bạn có thể hoàn thành bảng báo cáo nhanh chóng và hiệu quả.

Các báo cáo khác cần thiết trong tài chính kế toán

Phần mềm mềm ERP có khả năng thiết lập các báo cáo tài chính (bao gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh; báo cáo vốn chủ sở hữu; bảng cân đối kế toán; báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính) cùng các báo cáo quản trị cần thiết dựa trên việc tổng hợp và xử lý các số liệu từ các sổ sách kế toán. Kịp thời trích xuất và cung cấp những phân tích, đánh giá cụ thể cho nhà quản trị ra quyết định.

Hỗ trợ khai báo Thuế

Kết hợp kê khai thuế là chức năng cần thiết cho tất cả các phần mềm kế toán. Các nghĩa vụ Thuế cần được thực hiện một cách đúng hạn, hợp lý hợp lệ và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.

Tích hợp các phần mềm quản lý khác

Phần mềm ERP phân hệ kế toán tài chính được kết nối với các phân hệ khác như ERP quản lý nhân sự, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án, phân hệ quản lý hàng tồn kho,... tạo ra một hệ thống kiểm soát tổng thể cho toàn bộ doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kết nối với các phần mềm quản lý bán hàng riêng nhằm tạo ra mạng lưới dữ liệu đầy đủ và dễ dàng thực hiện.

Trên đây là một số công việc cơ bản nhưng cần thiết cho bộ phận kế toán tài chính và đi kèm theo là các tính năng tiện lợi hữu ích trong phần mềm ERP, lưu ý bạn có thể yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm thiết kế các mục theo nhu cầu và mục tiêu hoạt động của mình.