Chu trình PDCA được biết đến là một mô hình quản lý sản xuất và kinh doanh hiệu quả, đóng góp vào giai đoạn vực dậy nền kinh tế sau thế chiến của một cường quốc trên thế giới - đó là Nhật Bản. Vậy thực chất PDCA là gì? Nó hoạt động ra sao và nhìn theo góc độ cá nhân, chúng có đóng góp gì vào công việc hàng ngày? Riêng về lĩnh vực dịch vụ SEO thì chu trình này ảnh hưởng như thế nào?

Cùng LPTech tìm hiểu ngay trong bài viết sau!

Chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA là mô hình vòng lặp không ngừng nghỉ gồm 4 bước Lập kế hoạch (Plan) - Thực hiện (Do) - Kiểm tra (Check) - Điều chỉnh (Act), thực tế thì chu trình này phức tạp hơn nhiều so với tên gọi của nó. Nhiều lần lặp lại của 4 bước sẽ khiến các vấn đề dần được giải quyết và đưa con người đến gần hơn với mục tiêu như mong muốn. Sự cải tiến liên tục và không ngừng nghỉ, tiến lên theo hình xoắn ốc chính là điều mà PDCA muốn "nói" trong quá trình quản lý chất lượng. 

Lịch sử phát triển

Vào giữa thế kỷ XX, W. Edwards Deming - người được xem là cha đẻ của Quy trình kiểm soát chất lượng hiện đại đã cải tiến một chu trình lặp đi lặp lại nhằm kiểm soát chất lượng trên nền tảng lý thuyết của Walter A. Shewhart trước đó, chu trình hoàn chỉnh này được Deming gọi là PDCA (sau này còn gọi là chu trình Deming hay vòng tròn Deming).

PDCA là phương pháp khoa học mang lại hiệu quả cho các kế hoạch hay dự án của rất nhiều đối tượng với quy mô khác nhau, từ cá nhân, tổ chức nhỏ lẻ đến các doanh nghiệp lớn hay thậm chí là trong các cải cách mang tầm cỡ quốc gia.

PDCA và triết lý Kaizen của người Nhật

Ở Nhật Bản, triết lý Kaizen được ứng dụng rộng rãi trong giai đoạn hồi phục nền kinh tế sau thế chiến thứ II, kết quả là sự phục hồi và phát triển thần tốc của Nhật đã khiến cả thế giới ngỡ ngàng. 

Hay vào những năm đầu thế kỷ XXI, hãng xe Toyota Nhật Bản đã thành công ứng dụng triết lý Kaizen trong công tác quản trị sản xuất của mình, Toyota khi đó đã thực hiện rất thành công triết lý kinh doanh này và đạt được nhiều thành quả đáng mong đợi hơn so với những hãng xe khác. Bên trong mọi ngóc ngách ở Toyota luôn có những ý tưởng "Kaizen" được thực hiện rất nghiêm túc và bất kì vấn đề nào phát sinh đều được giải quyết triệt để. 

Về bản chất thì sự phát triển không ngừng nghỉ trong Kaizen chính là sự lặp lại không ngừng của vòng tròn PDCA.

Khi nào cần sử dụng chu trình PDCA?

Sử dụng PDCA khi:

1. Bắt đầu một dự án mới hoặc cải tiến dự án có sẵn
2. Phát triển một thiết kế mới hoặc cải tiến quy trình, sản phẩm, dịch vụ 
3. Xây dựng quy trình quản lý chất lượng trong doanh nghiệp
4. Doanh nghiệp muốn xây dựng quy trình lặp đi lặp lại và liên tục cải tiến
5. Kiểm tra những thiếu sót và kịp thời khắc phục "lỗ hổng" trong quản lý chất lượng
6. Lập kế hoạch thu thập và phân tích dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề nào đó hoặc nguyên nhân gốc rễ cần tìm hiểu
7. Thực hiện bất kì thay đổi hoặc mục tiêu công việc cụ thể nào

Ưu và nhược điểm

Mỗi phương pháp đều tồn tại những ưu và nhược điểm nhất định, đòi hỏi người sử dụng cần cân nhắc đánh giá cho phù hợp với thực trạng của chính mình.

Ưu điểm

1. Chu trình PDCA bao gồm những nguyên lý quản trị rất cơ bản của hoạch định quản trị chiến lược
2. Khi áp dụng vòng lặp kiểm soát chất lượng PDCA, tất cả các công đoạn được chú ý liên tục, yếu tố chất lượng được kiểm soát chặt chẽ, những sai sót kịp thời phát hiện và dần được cải thiện qua từng vòng khiến tổng thể quá trình tiến gần hơn với hiệu quả công việc.
3. PDCA được biết nhiều hơn đến vai trò là quản trị chất lượng trong sản xuất, tuy nhiên trong công tác quản trị toàn doanh nghiệp, quy trình này vẫn được ứng dụng và hoàn thành tốt vai trò của mình. Ứng dụng PDCA rộng rãi và không giới hạn, áp dụng cho nhiều loại mục tiêu, tình huống, từ cá nhân đến tổ chức hay những cuộc cải cách lớn mang tính thời đại.
4. Thiết lập bộ quy trình trong tổ chức: PDCA có thể được thử nghiệm trong một phạm vi nhỏ để dần hoàn thiện, sau khi quy trình hoàn thành đạt tiêu chuẩn, được xác minh hiệu quả thì việc mở rộng phạm vi ứng dụng sang các bộ phận khác hay toàn thể công ty sẽ mang đến những kết quả đáng mong đợi. Lúc này, công ty đã sở hữu bộ quy trình vận hành tiêu chuẩn.
5. Định hướng các công việc cần thực hiện để đạt mục tiêu, giải quyết các vấn đề từ đơn giản đến phức tạp.

Nhược điểm

1. PDCA lặp lại liên tục của các giai đoạn và trong điều kiện hoàn hảo không phát sinh những biến số, chu trình vận hành sẽ đạt được hiệu quả tối đa. Biến số xuất hiện sẽ lấy đi một phần thời gian của quá trình này. Tuy nhiên, điều này không hoàn toàn được đánh giá là nhược điểm bởi chính những biến số và cách giải quyết biến số làm doanh nghiệp ngày càng hoàn thiện hơn. 
2. Yêu cầu về cân đối thời gian trong mỗi giai đoạn, những phân tích quá mức sẽ là mặt trái khiến dự án bị trì trệ và đôi khi, kết quả cuối cùng lại phụ thuộc phần lớn vào các giai đoạn thực hiện sau cùng. Cơ bản thì điều gì quá nhiều (hoặc quá ít) đều không tốt!
3. PDCA là quy trình, mà quy trình thì vẫn sẽ tồn tại một vài thiếu sót vốn có như: chưa đáp ứng tính khẩn cấp, dễ trở nên "cứng nhắc", cần những tư duy vận hành mang tính mở và chấp nhận đổi mới...  

Chu trình PDCA hoạt động như thế nào? Mối liên hệ giữa PDCA và dịch vụ SEO 

Để bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về PDCA, LPTech sẽ đưa ra một ví dụ về quy trình này và ứng dụng của nó trong thực tế, đây sẽ là ví dụ được đề cập xuyên suốt trong phần còn lại của bài viết: "Trong lĩnh vực thiết kế website, LPTech nhận một dự án từ khách hàng với yêu cầu thực hiện dịch vụ SEO tổng thể trong thời gian 6 tháng"

Lập kế hoạch (Plan)

Lập kế hoạch là xác định, phân tích vấn đề và thiết lập cách thực hiện, cụ thể:

1. Xác định mục tiêu sau cùng muốn đạt được (bao gồm những mục tiêu chung dài hạn và ngắn hạn, các chỉ số mong muốn đạt được trong mỗi giai đoạn) và những yếu tố liên quan đến vấn đề khác như: phương thức, nguồn kênh thực hiện, đối tượng thứ 3,...
2. Phân tích tình trạng thực tại của vấn đề, những nguyên nhân gây ra, các đối tượng tác động khác; dự báo tình hình có thể diễn ra trong tương lai nhờ thu thập dữ liệu có sẵn, sau đó đề xuất các phương án khả thi.
3. Thiết lập kế hoạch thực hiện, giải quyết vấn đề theo từng hạng mục và phân chia thời gian hợp lý.

Có rất nhiều mô hình hỗ trợ phân tích, lập kế hoạch dự án mà chúng ta có thể sử dụng như SWOT, quản lý độ ưu tiên (Prioritization Matrix 101), Competitive Profile Matrix, sơ đồ Nguyên nhân - Kết quả, ứng dụngtháp nhu cầu Maslow...

Với dự án SEO do LPTech đảm nhiệm, việc đầu tiên cần làm là xác định mục tiêu hoàn thành dựa trên nhu cầu của khách hàng và những phân tích, đánh giá thực trạng của website.

1. Mục tiêu được phân chia theo nhiều tiêu chí nhưng vẫn đảm bảo mục tiêu chung của toàn dự án
2. Phân tích tổng thể website bao gồm cấu trúc website, yếu tố onpage, hiệu suất trang hiện tại, chuẩn từ khoá,... mọi yếu tố ảnh hưởng đến kết quả SEO 
3. Lập kế hoạch SEO chi tiết, kế hoạch quản trị website hiệu quả để hoàn thành mục tiêu.

Thực hiện (Do)

Giai đoạn tiến hành thực hiện các công việc theo kế hoạch đặt ra. Trong quá trình thực hiện, cần lưu ý những vấn đề phát sinh, thử nghiệm để tìm ra các giải pháp phù hợp và khả thi nhất, liên tục cải thiện quy trình làm việc hướng đến năng suất cao. Trong chu trình PDCA, khi một thành phần trong tổ chức bị ảnh hưởng thì nguồn lực sẽ được tập trung để khắc phục triệt để.

Hoàn thành các đầu việc với năng suất cao và hiệu quả tốt nhất luôn là tiêu chí làm việc hàng ngày của nhân viên SEO tại LPTech.

Kiểm tra (Check)

Đây là giai đoạn đánh giá kết quả, nhìn nhận lại quá trình đã thực hiện, từ đó đề ra những phương án tiếp theo cần phải làm. Có thể hiểu đơn giản như thế này: Nếu mục tiêu đề ra đã đạt được thì chúng ta tiếp tục triển khai đúng kế hoạch với chu trình PDCA mới, và ngược lại, nếu mục tiêu sai thì quay lại xem xét, cải thiện giai đoạn Plan, sau đó tiếp tục thực hiện quy trình.

Với dự án thực hiện dịch vụ SEO trong khoảng thời gian 6 tháng, LPTech có kế hoạch kiểm tra, đánh giá theo từng giai đoạn cụ thể. Đó có thể là kiểm tra hàng ngày với những đầu việc liên quan đến số liệu thực của trang web sẽ biến động thường xuyên hay những kết quả đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng và tổng thời gian 6 tháng của dự án. Kỹ năng HORENSO (Báo cáo - Liên lạc - Thảo luận) được LPTech áp dụng nhuần nhuyễn. Bên cạnh đó, hệ thống theo dõi KPIs và các chỉ số hiệu suất thể hiện bằng bảng biểu, sơ đồ được xây dựng hoàn chỉnh sẽ là công cụ đắc lực cho giai đoạn này.

Điều chỉnh - Cải tiến (Act)

Giai đoạn A sẽ xác định những thay đổi mang tính hệ thống cần được thực hiện để quy trình hoàn thiện hơn, sau đó quay ngược về giai đoạn P để tiếp tục bắt đầu vòng tròn mới cho sự điều chỉnh. Nhờ giai đoạn này, vòng lặp của chu trình PDCA có xu hướng phát triển tiến lên theo hình xoắn ốc với quy mô dần được mở rộng, chất lượng được nâng lên tầm cao mới.

Nắm bắt nhanh chóng các vấn đề và làm chủ tình hình dự án khiến LPTech trở nên nhạy bén hơn với những điều chưa làm tốt. Sau đó là những kế hoạch điều chỉnh được xây dựng và tập trung tiến hành nhằm đáp ứng mục tiêu chung một cách đúng hạn. Sau mỗi lần cải tiến và bước vào một giai đoạn mới, LPTech luôn hoàn thiện cho mình quy trình tối ưu hoá SEO website thân thiện hơn, nhanh chóng nhưng mang đến hiệu quả rất cao.

Mối liên hệ giữa P-D-C-A

Plan-Do-Check-Act là 4 giai đoạn có sự gắn kết chặt chẽ và liên tục, vòng tròn không có hồi kết giúp doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh; hợp lý hoá quy trình sản xuất, quản lý doanh nghiệp; tiết kiệm chi phí và gia tăng lợi nhuận; xây dựng tính tổ chức, văn hoá công ty và những giá trị cốt lõi;... đem doanh nghiệp vươn lên trong thị trường đầy cạnh tranh.

Thứ tự của 4 giai đoạn này là nhất định và bổ trợ cho nhau, nếu đã áp dụng thì không thể "nhảy bước", bất kỳ giai đoạn nào bị thiếu sẽ cắt đi tính liên tục vốn có, khi đó vòng lặp thiếu đi mắt xích và trở nên "lỏng lẽo", những rủi ro sẽ xuất hiện và khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều nguy cơ khôn lường. Vậy nên, hãy có cho mình chiến lược ứng dụng mô hình này thật phù hợp nhé!

Trong lĩnh vực thiết kế website và dịch vụ SEO chuyên nghiệp, áp dụng chu trình PDCA đúng cách sẽ giúp cho các SEOers thực hiện được mục tiêu đề ra trong từng dự án, cải thiện tính chuyên nghiệp trong quá trình làm nghề. Và hơn hết, đây là một trong những kỹ năng hữu ích giúp mỗi ngày của SEOers trôi qua đều có phương hướng và trở nên ý nghĩa hơn.

Nghe Audiobook -  Podcast