Checklist là thuật ngữ quen thuộc được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong doanh nghiệp các nhà quản lý thường ứng dụng những bảng checklist công việc theo từng bộ phận phòng ban giúp dễ dàng giám sát và kiểm tra tiến độ làm việc của nhân viên từng hạng mục việc theo ngày, theo tháng một cách dễ dàng.

Checklist công cụ tối ưu hóa hiệu quả công việc với hàng tá công việc của hàng trăm nhân viên, doanh nghiệp phải quản lý, kiểm soát khối lượng công việc khổng lồ có thể khiến bạn nhiều lúc bỏ lỡ nhiệm vụ nào đó. Vậy checklist là gì, vai trò và cách xây dựng checklist vào công việc kinh doanh để tạo một chiến dịch marketing thành công, hãy cùng LPTech tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Checklist là gì?

Checklist là thuật ngữ chỉ danh sách các công việc được đặt ra nhằm hướng đến một kế hoạch mục tiêu cụ thể. Với mục đích cần có Checklist chính là để đảm bảo các công việc trong danh sách được thực hiện đủ, không bị bỏ sót cũng như diễn ra theo đúng quy trình và thời hạn đã đề ra.

Và như tên gọi, hình thức của checklist thường dưới dạng danh các đầu công việc được liệt kê ra dưới dạng gạch đầu dòng. Bạn có thể đánh dấu tích sau khi đã hoàn thành xong những hạng mục công việc trong checklist để dễ dành ghi nhớ. Và cách quản lý rõ ràng và khoa học này mang lại tính hiệu quả cao.

Trên thị trường hiện nay có nhiều ngành nghề và đa lĩnh vực có thể sử dụng checklist vì sự tiện lợi, hữu ích đến Checklist. Cách dùng này đem lại sự tiện lợi và hữu ích trong công việc của các doanh nghiệp, ban lãnh đạo, bộ phận quản lý hay cá nhân để kiểm soát công việc một cách dễ dàng hơn. Trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo hay cá nhân đều sử dụng checklist để theo dõi, kiểm soát đảm bảo công việc được quản lý một cách chuyên nghiệp hơn.

Tầm quan trọng của Checklist trong marketing

Checklist trở nên phổ biến áp dụng rộng rãi trong mọi chuyên ngành, lĩnh vực bởi sự hữu ích và tiện dụng. Nắm rõ được khái niệm của Checklist giúp bạn thực hiện các mục đích công việc rõ ràng, trở thành một trong những công cụ quan trọng trong chiến lược marketing của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số mục đích khi sử dụng checklist như:

Đối với quản lý và ban lãnh đạo

Dùng Checklist trong quản lý & lãnh đạo giúp để đánh giá tổng thể công việc và cả những bộ phận hoạt động dựa vào danh sách đề ra. Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và phát hiện các thiếu sót bộ phận hay cá nhân trong checklist, từ đó khắc phục/đánh giá nhanh chóng năng lực của nhân viên.

Ngoài ra, checklist cũng giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình quản lý, từ đó bạn có nhiều thời gian hơn dành cho những công việc quan trọng khác.

Đối với nhân viên

Checklist hỗ trợ cá nhân trong quá trình giải quyết công việc một cách dứt khoát và không bị bỏ sót những đầu mục đã đề ra, giúp quản lý công việc và thời gian một cách khoa học. Từ đó có thể đặt ra được mục tiêu cho bản thân một cách hợp lý nhất.

Với những tầm quan trọng to lớn mà checklist đem lại, doanh nghiệp hay công ty có thể đảm bảo mọi hoạt động sẽ được diễn ra đúng quy trình và đạt được hiệu quả tối ưu.

Ưu điểm và nhược điểm khi áp dụng checklist trong chiến dịch marketing

Trong chiến lược marketing của doanh nghiệp Checklist mang những ưu điểm vượt trội hỗ trợ công việc cho người dùng.

Checklist là công cụ không thể thiếu giúp đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, hiệu quả, tối ưu cho quá trình phát triển của doanh nghiệp. Việc xây dựng checklist giúp cho các nhà quản lý nắm được tình hình hoạt động và sử dụng nhân lực hiệu quả.

Ưu điểm

Bởi mang đến nhiều ưu điểm vượt trội trong công việc, checklist giúp giúp công việc diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Xây dựng Checklist cụ thể có những ưu điểm như:

Sắp xếp công việc một cách khoa học, chuyên nghiệp

Checklist công việc hằng ngày sẽ giúp quy trình làm việc được của doanh nghiệp vạch sẵn, người thực hiện sẽ nắm được công việc tránh gây bối rối, lúng túng. Bên cạnh đó, khi nhìn vào checklist công việc trình bày rõ ràng chi tiết sẽ tiết kiệm được thời gian thực hiện theo từng danh mục cụ thể được đề ra. Người thực hiện sẽ tự chủ động và điều chỉnh sao cho phù hợp để hoàn thành các công việc theo đúng KPI đã đặt ra một cách nhanh chóng.

Marketing đạt hiệu quả cao

Bảng checklist mục đảm bảo tối ưu hóa quá trình hoạt động và phát triển doanh nghiệp. Nhờ vậy việc thực hiện công việc của mỗi người sẽ đáp ứng các công việc một cách nhanh nhất và không bỏ sót bất kỳ một công việc nào.

Làm việc chuyên nghiệp

Quản lý tình hình hoạt động và nhân lực hiệu quả, các công việc được thể hiện rõ ràng ngay từ khi bắt đầu dù làm việc hay quản lý để kiểm soát được thời gian khối lượng công việc. Mỗi người sẽ tự nắm được công việc mà mình cần làm để tự phân chia một cách hợp lý qua đó nâng cao chất lượng làm việc tạo sự chuyên nghiệp và khoa học hơn.

Nắm bắt được tiến trình công việc

Dựa vào cơ sở quản lý, quy mô công việc của doanh nghiệp nắm được tiến trình làm việc một cách chi tiết để đạt hiệu quả cho người dùng. Thông qua bảng checklist công việc, người quản lý có thể nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc một cách chi tiết nhất khi các công việc đã được hoàn thành đúng tiêu chuẩn như đã đặt ra trước đó.

Mỗi nhà quản lý nên thiết kế xây dựng checklist dựa trên tình hình hoạt động giải trí thực tế, cơ sở công việc, quy mô thao tác làm việc của doanh nghiệp một cách sát sao nhất để mang lại hiệu suất tối đa cho người sử dụng. Xây dựng checklist giúp cho các nhà quản trị nắm được tình hình hoạt động giải trí, sử dụng nhân lực hiệu suất cao.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm thì Checklist cũng tồn tại một số những hạn chế nhất định, dưới đây là một số nhược điểm như:

1. Sự phụ thuộc quá mức vào Checklist sẽ khiến các nhân ỷ lại và thụ động, bị cản trở hiệu suất công việc.
2. Checklist không kiểm soát được các trường hợp khẩn cấp trong công việc, do vậy mỗi cá nhân cần tự chủ động và linh hoạt hơn trong mọi tình huống.
3. Checklist là công cụ không thể thiếu giúp đảm bảo hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả, mang đến sự chuyên nghiệp, tối ưu cho quá trình phát triển của doanh nghiệp. Những ưu điểm vượt trội của checklist trong việc hỗ trợ công việc cho người dùng tuy nhiên để đạt được hiệu quả thì cần sử dụng đúng và hợp lý.

Ứng dụng Checklist trong công việc kinh doanh

Với những thông tin đã được giải đáp cho thắc mắc Checklist là gì thì chúng ta đều thấy rõ rằng Checklist được sử dụng rộng rãi đa dạng trong các lĩnh vực đời sống, các ngành nghề nhờ sự hữu ích và ứng dụng thực tế dễ dàng.

Doanh nghiệp đều thấy rõ những lợi ích và điểm tích cực mà Checklist mang đến, một số các ứng dụng của Checklist đang được áp dụng trong một số lĩnh vực hiện nay như:

1. Trong ngành hàng không: Checklist thường dùng để check danh sách kiểm tra, kiểm soát trước chuyến bay để đảm bảo các mặt hàng, hành lý quan trọng sẽ không bị bỏ sót.
2. Trong công nghiệp hoặc các thủ tục hoạt động: Checklist còn được sử dụng để đảm bảo quá trình hoạt động, dây chuyền sản xuất kinh doanh,...
3. Trong tố tụng dân sự: Checklist có thể sử dụng dùng để đối phó với sự phức tạp qua đó khám phá và thực hành các chuyển động. Ví dụ như danh sách kiểm tra kiện tụng bằng nguồn mở.
4. Ứng dụng trong công nghệ: Checklist đảm bảo việc check rà soát phần mềm, một cách chuyên nghiệp, theo quy chuẩn nhất nhằm ngăn chặn lỗi. Đồng thời hỗ trợ và phòng ngừa rủi ro từ những hệ thống quản lý đang được áp dụng vô cùng rộng rãi.
5. Quá trình tiến hành đầu tư: Checklist được các nhà đầu tư sử dụng ở những phần hạng mục quan trọng để quá trình đầu tư diễn ra thuận lợi.
6. Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe: Checklist được các chuyên gia chăm sóc sức khỏe sử dụng nhằm đảm bảo các hướng dẫn thực hành lâm sàng được tuân thủ quy tắc rõ ràng. Chẳng hạn như Danh sách kiểm tra an toàn quy chuẩn phẫu thuật của WHO phát triển cho Tổ chức Y tế thế giới trong việc cải thiện sự an toàn trong quá trình phẫu thuật của bệnh nhân.
7. Đối với lĩnh vực dịch vụ khách sạn, nhà hàng: Đối với nhân sự làm việc tại các bộ phận trong nhà hàng, khách sạn checklist công việc giúp ghi nhớ mọi việc mình cần làm một cách chi tiết dù là nhỏ nhất. Kiểm soát được thời lượng cần thiết cho từng công việc và sắp xếp công việc thời lượng nào trước việc nào sau một cách khoa học, hợp lý.
8. Với lĩnh vực marketing: Checklist là công cụ không thể thiếu để đo lường hiệu quả chiến dịch marketing, bạn có thể lập bảng excel để dễ dàng update cập nhật tiến độ công việc theo từng mốc thời gian cụ thể từng tuần, từng quý, từng năm. Bảng checklist marketing giúp bạn có cái nhìn đầy đủ, với thông tin cần thiết, từ đó nắm bắt toàn bộ hoạt động chiến dịch cần làm để quảng bá sản phẩm hay dịch vụ cho doanh nghiệp.

Ví dụ cụ thể một mẫu bảng các đầu việc quan trọng mà nhân viên phục vụ nhà hàng. Nhân viên không chỉ đơn giản là bưng bê, phục vụ khách, nhân viên còn cần đảm bảo công việc đón tiếp, tiễn khách trong suốt thời gian khách hàng sử dụng dịch vụ tại đó. Nhờ bảng checklist bạn có thể dễ dàng hoàn thành lượng lớn công việc theo đúng mục tiêu đã đề ra. 

Bên cạnh đó, xác định các bộ phận như Buồng phòng, lễ tân, phục vụ để có những checklist công việc khác nhau, đảm bảo tiến độ công việc mà còn giúp duy trì các tiêu chuẩn của nhà hàng, khách sạn, mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng. Một nhân viên chuyên nghiệp sẽ luôn phải đảm bảo mọi đầu mục công việc được hoàn thành một cách chỉn chu và hoàn hảo nhất.

Cách áp dụng Checklist cho chiến dịch marketing thành công

Xây dựng một kế hoạch marketing là việc vô cùng quan trọng, đối với các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực trong kinh doanh. Để tạo một chiến dịch marketing cho thương hiệu mới để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, thời gian phát triển chiến lược kinh doanh.

Nhà quản lý muốn ứng dụng Checklist và lập một bản checklist để giám sát từng bước trong việc lập kế hoạch sao cho hiệu quả nhất. Dưới đây là các bước xây dựng checklist giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng đắn trong marketing:

Xây dựng tổng thể chiến dịch marketing

Một chiến dịch marketing tổng thể ứng dụng checklist sẽ bao gồm một số yếu tố như sau:

1. Nắm bắt xu hướng, thực trạng và tiềm năng phát triển của ngành hàng trên thị trường.
2. Xây dựng chân dung khách hàng mục tiêu cụ thể nghiên cứu hành vi và sở thích người tiêu dùng và giá trị cốt lõi của dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp đang trong kinh doanh.
3. Nghiên cứu thị trường mục tiêu cũng như cơ cấu thị phần dung lượng tại các thị trường cụ thể, từ đó phân tích giá, kênh phân phối, phương thức tiếp thị… của đối thủ cạnh tranh.
4. Xây dựng slogan, chiến lược phân tích theo mô hình SWOT của thương hiệu cùng với các kênh tiếp thị, bộ nhận diện thương hiệu, hệ thống POSM tại kênh phân phối.
5. Đặt ra mục tiêu kinh doanh và ngân sách hoạt động của chiến lược, xây dựng chính sách lương thưởng, các hạng mục KPI cho phòng ban, bộ phận trong công ty.

Checklist sẽ hoạt động tốt nếu như khai thác được tối đa tài nguyên của doanh nghiệp để phục vụ cho mục tiêu chiến lược kinh doanh. Đặc biệt có thể tối ưu các kênh tiếp thị trên các nền tảng website, facebook, tiktok hay các kênh social media phổ biến khác.

Ngoài triển khai digital marketing, xây dựng, hoàn thiện các công cụ nhận diện thương hiệu, POSM, doanh nghiệp cần chú trọng tới việc thiết kế hình ảnh và thông tin sản phẩm ở trên bao bì…

Phân bổ quản lý nguồn nhân lực

Nhà quản lý cần phân bổ nhân lực của công ty sao cho phù hợp với từng cá nhân, phòng ban để có thể xác định rõ mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.

Ví dụ như bộ phận marketing thực hiện các hạng mục PR cho thương hiệu, bộ phận digital marketing triển khai kế hoạch marketing online trên các kênh website, social…, bộ phận nghiên cứu thị trường kiêm nhiệm trade marketing tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu của chiến dịch mà nhà quản lý đưa ra từ đó phân chia và sắp xếp nguồn lực sao cho phù hợp.

Chuẩn bị các phương tiện marketing

Sau khi đã có kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp bạn cần tìm các phương tiện để giám sát, đánh giá tổng thể chiến dịch marketing sao cho hoàn hảo. Hãy bắt đầu rà soát đánh giá từ các kênh social media, trên các phương tiện công cụ online và check độ hiệu quả của từng kênh.

Sử dụng các công cụ tool tracking Google Analytics và google trend để giúp điều tra xu hướng lựa chọn của người tiêu dùng để có thể kết hợp việc nghiên cứu xu hướng và xây dựng các channel phù hợp…

Đưa sản phẩm ra thị trường

Đưa sản phẩm ra mắt công chúng là bước cuối cùng, vì vậy bạn cần lên chính sách cụ thể cho việc phân phối, giá bán trên các kênh OTC – ETC. Cần hoàn thiện và chuẩn hóa bao bì đối với từng sản phẩm, tập trung phát triển sao cho tối đa kênh OTC – ETC tại các thị trường mục tiêu đã được hoạch định trước đó.

Chuẩn bị các công cụ cho truyền thông quảng cáo

Để tạo một chiến dịch advertising campaign hoàn hảo nhất, cần lên ý tưởng, story, visual, hình tượng thương hiệu, thông điệp… trên các công cụ như Print ad, truyền hình, POSM… Tiếp đó chuẩn bị sản xuất TVC cho chiến dịch truyền thông, một quy chuẩn TVC cần đáp ứng đủ tiêu chí Smile đó là simple, memoriable, interesting, link và entertainment.

Truyền thông quảng cáo

Sau khi đã hoàn thiện TVC, thì bước cuối cùng doanh nghiệp bạn cần làm là truyền thông quảng cáo cần tập trung vào các yếu tố sau:

1. Trên các kênh quảng cáo cần đẩy mạnh truyền thông khác nhau, đặc biệt là nền tảng social media.
2. Lên kế hoạch các chương trình khuyến mãi, ưu đãi để khuyến khích thu hút khách hàng dùng thử sản phẩm.
3. Phát triển đối tượng khách hàng, gia tăng độ nhận diện thương hiệu (brand identity) thông qua các chương trình hội thảo giới thiệu chuyên ngành. Để đo lường và đánh giá hiệu quả truyền thông đạt được.

Tổng kết

Trên đây là những thông tin về công cụ Checklist và cách xây dựng Checklist cho chiến lược marketing thương hiệu mới một cách hiệu quả. Không phải ngẫu nhiên mà checklist ngày càng được đánh giá cao từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay. Với tính tiện dụng, hữu ích checklist không chỉ giúp cho cá nhân hoàn thành tốt công việc bản thân mà còn giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý nằm bắt được tổng thể hoạt động quy trình của doanh nghiệp.

Checklist là công cụ rất cần thiết để bảo đảm phát triển một đơn vị, tổ chức một cách hiệu quả nhất với quy trình làm việc chuyên nghiệp. Hy vọng LPTech đã giúp bạn hiểu checklist là gì cũng như tầm quan trọng và mục đích của nó. để có thể xây dựng một bản checklist chuyên nghiệp nhất và thiết lập mọi hoạt động luôn được suôn sẻ mang đến sự thành công cho chiến dịch marketing.