POS là một thuật ngữ khá phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh, hệ thống POS hỗ trợ rất nhiều cho các chuỗi cửa hàng hiện đại các cửa hàng bán lẻ và dịch vụ. Nếu doanh nghiệp muốn bắt kịp kiểu kinh doanh hiện đại, kiểm soát được mọi vấn đề trong hoạt động kinh doanh nên đầu tư vào hệ thống POS.

Việc ứng dụng POS trong bán hàng sẽ khiến doanh nghiệp dễ quản lý hệ thống bán hàng, cung cấp đến những trải nghiệm chuyên nghiệp tới khách hàng, dễ dàng thanh toán khi sử dụng dịch vụ tại cửa hàng. Bài viết dưới đây, hãy cùng LPTech giải đáp POS là gì, và hiệu quả mà công cụ nâng cao khả năng quản lý bán hàng mà nó đem lại để góp phần xúc tiến doanh thu.

POS là gì?

POS là viết tắt của Point Of Sales - thuật ngữ chỉ các điểm phân phối bán lẻ (retail shop) như cửa hàng tạp hoá hoặc chuỗi cửa hàng thời trang, nhà hàng,… mà ta dễ dàng bắt gặp hiện nay. Nó còn được hiểu là hệ thống hỗ trợ bán hàng tại các điểm bán lẻ trong vấn đề thanh toán. 

Người quản lý chuỗi hệ thống máy POS (Pos system) có thể thống kê, ghi nhận toàn bộ các giao dịch, lượng hàng bán ra của doanh nghiệp. Điều này vừa đáp ứng nhu cầu mua hàng cũng như quản lý và hỗ trợ các phương thức thanh toán nhằm phản ánh lượng tiền mặt và hàng hoá ra vào trong một khoảng thời gian nhất định bằng các công cụ như sổ tay, Excel hay cao cấp hơn là các loại máy tính tiền, phần mềm theo dõi bán hàng (phần mềm POS).

Việc trang bị và áp dụng hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm POS sẽ giúp các chủ doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hàng hóa và tiền mặt, hạn chế thất thoát hàng hóa, đáp ứng nhu cầu mua sắm và thanh toán của khách hàng một cách nhanh gọn, dễ dàng và hiệu quả.

Nguồn gốc ra đời của POS

Nắm được nguồn gốc ra đời sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về POS là gì. POS được xuất hiện vào đầu thế kỷ 20 và được phát triển nhanh chóng, khi mà các chủ cửa hàng nhận ra rằng phương pháp ghi chép truyền thống gây ra các lỗ hổng trong quy trình quản lý. Hình thức bằng giấy bút mất khá nhiều thời gian và thiếu chính xác khiến cho việc quản lý các cơ sở kinh doanh trở nên khó năm nắm bắt.

Từ đầu những năm 90, công nghệ ngày càng phát triển các chủ cửa hàng đã bắt đầu chuyển sang sử dụng các máy tính tiền hiện đại giúp cho việc buôn bán và quản lý của họ trở nên dễ dàng hơn.

Với quãng thời gian dài được áp dụng và phát triển, hệ thống POS ngoài việc tính tiền đơn giản, nó còn giúp quản lý và giúp tối ưu các quy trình bán hàng hằng ngày, với khả năng quản lý quản lý kho thậm chí còn giúp đi sâu vào chiến lược marketing và hiểu được insight khách hàng (customer insight). Hệ thống POS đã tạo nên quá trình của sự phát triển của các thương hiệu lớn trong lĩnh vực, ngành F&B.

Lợi ích khi sử dụng hệ thống POS là gì?

Hệ thống POS ngày nay được rất nhiều các chủ cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ lẻ sử dụng. Vậy cụ thể lợi ích mà máy POS mang lại là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây:

Với đơn vị chấp nhận thẻ

Sử dụng hệ thống POS giúp nâng cao chất lượng kinh doanh nhờ việc thu hút thêm lượng lớn khách hàng tiềm năng với hình thức sử dụng thẻ để thanh toán, giúp đa dạng hình thức thanh toán cho người tiêu dùng.

Đồng thời tiết kiệm các loại chi phí phát sinh: hạn chế được những rủi ro về tiền giả hay tính chính xác, giảm chi phí quản lý tiền mặt, giảm chi phí về quản lý nhân sự, kiểm tra kê khai kê tiền mặt, thời gian giao dịch.

1. Dễ dàng quản lý doanh thu: hệ thống POS thông qua hệ thống báo cáo giao dịch của ngân hàng sẽ dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh bán hàng và doanh thu, từ dòng tiền gửi qua tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng.
2. Xây dựng hình ảnh thương hiệu hiện đại, năng động, sử dụng chuyển đổi số, bắt kịp xu hướng công nghệ công nghệ, phát triển theo đúng với xu hướng thanh toán không sử dụng tiền mặt của Việt Nam và thế giới.
3. Khi thanh toán bằng thẻ nhiều ngân hàng còn cung cấp miễn phí các trang thiết bị, miễn phí phục vụ cho quá trình bán hàng cũng như đào tạo hướng dẫn sử dụng ban đầu cho bộ phận nhân viên bán hàng, thu ngân. Ngoài ra, cửa hàng sẽ được hưởng dịch vụ bảo trì và hỗ trợ nhanh chóng từ ngân hàng.
4. Thời gian xử lý giao dịch thẻ thanh toán nhanh chóng: chỉ qua 4 giây giao dịch trên thiết bị là bạn đã hoàn thành giao dịch. Và số tiền khách hàng thanh toán qua thẻ sẽ được chuyển thẳng vào tài khoản của cửa hàng tại ngân hàng.

Với khách hàng

Hệ thống POS chấp nhận thanh toán với mọi loại thẻ nội địa và quốc tế trong Napas, tạo điều kiện tối đa cho người dùng mua bán giao dịch khi không mang theo tiền mặt. Đồng thời, giao dịch qua thẻ nhanh chóng, tiện lợi với độ bảo mật cao, hạn chế được những mất mát, rủi ro phù hợp với xu thế thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay.

Các tính năng của máy POS

Máy POS là 1 loại máy bán hàng chấp nhận việc cà thẻ ngân hàng để thanh toán hóa đơn giao dịch dịch vụ. Với thiết kế vô cùng nhỏ gọn, cầm chắc trong lòng bàn tay, máy POS được các trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn, siêu thị, cửa hàng, tài xế taxi,… Hay sử dụng để khách hàng thanh toán các khoản phí dịch vụ như mua hàng, điện nước, điện thoại, bảo hiểm hay kiểm tra số dư,… bằng thẻ quốc tế hoặc cả thẻ nội địa.

Loại máy này đã xuất hiện vào khoảng đầu thế kỷ 20 và cho đến nay đã không ngừng được phát triển với những tích năng được tích hợp song hành. Hệ thống POS hiện đại sẽ giải quyết được rất nhiều vấn đề trong hoạt động kinh doanh bán hàng với rất nhiều tính năng hấp dẫn như:

1. Cung cấp các chỉ số bán hàng tiện lợi nhanh chóng

Không chỉ dừng lại ở việc xử lý các giao dịch đơn giản, hệ thống POS còn đưa ra các chỉ số bán hàng dựa trên dữ liệu bán hàng. Vì vậy giúp cho các hoạt động kinh doanh có thể đưa ra các phương án chiến lược tốt hơn dựa trên những thông số đó.

Hệ thống sử dụng máy POS sẽ giúp các kênh bán hàng lẻ của chuỗi hệ thống nhìn nhận tổng cục lọc dữ liệu bán hàng nhanh chóng. Một hệ thống POS chuyên nghiệp sẽ giúp nhà kinh doanh dễ dàng tổng hợp các thông tin từ các cửa hàng cả online lẫn offline. Doanh thu, số liệu bán hàng từng ngày, doanh thu bán hàng của từng nhân viên hay từng kênh bán hàng đều được liệt kê nhanh chóng.

2. Quản lý khoa học các dữ liệu khách hàng

Dựa trên tần suất giao dịch mua hàng, hệ thống sẽ nhận diện ra được khách hàng tiềm năng và khách hàng trung thành. Thông tin của khách hàng từ đó cũng sẽ được lưu trữ và phân tích khoa học.

Hệ thống POS sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung chân dung, đặc điểm của khách hàng hơn, từ đó thúc đẩy các chiến lược marketing SEO, gửi email, tin nhắn cũng sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Khi bạn nắm bắt được dữ liệu của chiến lược quảng cáo, bạn sẽ biết được nó có thật sự tác động đến các khách hàng hay không.

3. Tăng doanh thu của cửa hàng

Từ việc quảng cáo sử dụng bằng hệ thống POS, thương hiệu của bạn sẽ luôn ghi được dấu ấn trong tâm trí của khách hàng. Các nhân viên có thể chủ động gửi email, tin nhắn đến các khách hàng thân thiết của mình. Từ đó, cửa hàng sẽ biết được khách hàng yêu thích mặt hàng nào, quan tâm đến vấn đề nào của sản phẩm để đưa ra chiến lược phù hợp.

Các nhu cầu mua sắm của khách hàng sẽ cải thiện với máy POS. Khi mua online được đổi trả hàng, giao nhận hàng được diễn ra nhanh chóng. Từ đó chuỗi cửa hàng sẽ được đánh giá cao và chiếm được sự hài lòng của khách hàng. Những phần mềm POS chính là giải pháp để bạn thúc đẩy doanh thu tốt nhất.

4. Phù hợp với các mô hình kinh doanh hiện đại

Phần cứng và phần mềm của hệ thống POS được xây dựng có độ tương thích cao, đem đến sự hỗ trợ cho nhu cầu kinh doanh hiện đại tốt hơn. Đồng thời, hệ thống POS cũng có thể hỗ trợ trên các thiết bị di động, đây là một bước tiến khiến POS ngày càng được ưa chuộng hơn.

Các hệ thống POS được sử dụng phổ biến hiện nay

Nhờ những tính năng hữu dụng của mình hệ thống POS ngày càng càng được sử dụng phổ biến. Dưới đây là các hệ thống POS phổ biến hiện nay:

Máy tính tiền (Máy POS)

Máy POS là thiết bị dùng để tính tiền và lưu trữ số liệu bán hàng tiện lợi, có thể kết hợp với các thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn bán lẻ, máy thanh toán bằng thẻ tín dụng… Máy tính tiền POS ngày càng được nhiều công ty, doanh nghiệp và cửa hàng bán lẻ sử dụng.

Khi sử dụng máy Pos sẽ không lo virus có thể, sử dụng dễ dàng và được dùng cho nhiều cửa hàng từ siêu thị lớn hay cửa hàng nhỏ lẻ cho đến khách sạn. Việc thanh toán tiền và in hóa đơn diễn ra nhanh chóng. Máy POS tính tiền hiện nay được cung cấp từ nhiều thương hiệu khác nhau bởi vậy các cửa hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng cân nhắc lựa chọn trước khi mua.

Mặc dù vậy loại máy này cũng có nhược điểm là khá nặng nên việc di chuyển sẽ gặp khó khăn. Đối với hệ thống này dừng lại ở việc phục vụ cho tính tiền còn các việc như cung cấp báo cáo bán hàng, quản lý hoạt động kinh doanh trực tuyến thì chưa được thực hiện.

Chi phí của loại máy tính tiền này khoảng hơn 10 triệu đồng, nếu muốn hay cần thêm các tính năng như đọc mã vạch, in hóa đơn thì sẽ cần nhiều tiền hơn. Phần mềm để cài đặt liên kết trên máy tính cũng sẽ được mua riêng.

Phần mềm POS cài đặt trên máy tính (Post Offline)

Hệ thống POS cài đặt trên máy tính đang rất phát triển trong những năm gần đây, để cài đặt phần mềm này bạn sẽ phải mua 1 gói phần mềm rồi tiến hành cài đặt trên thiết bị của cửa hàng bạn. Hệ thống POS cài trên máy tính sẽ được sử dụng linh hoạt và có nhiều tính năng hơn máy POS. Cửa hàng cũng sẽ dễ dàng tích hợp theo dõi hành vi, nhu cầu mua sắm khách hàng, để cải thiện doanh thu một cách dễ dàng hơn.

Những vấn đề liên quan đến chiến lược quảng cáo, chăm sóc khách hàng, đổi trả sản phẩm đều diễn ra linh hoạt hơn. Đặc biệt là phần mềm này có thiết kế riêng phù hợp cho từng ngành nghề với các chức năng thanh toán tiền tương ứng khác nhau.

Phần mềm POS còn tích hợp trên các hoạt động của các website để có thể kết hợp với ứng dụng điện toán đám mây. Ngoài ra, phần mềm này cũng có rất nhiều gói chi phí khác nhau, người dùng có thể tùy vào nhu cầu các tác vụ và tính năng để chọn gói phần mềm POS phù hợp với doanh nghiệp hay cửa hàng.

Bạn có thể xử lý nhiều tác vụ khác ngoài trên phần mềm POS ngoài việc tính tiền. Tuy vậy phần mềm POS vẫn tồn tại nhược điểm là dễ bị nhiễm virus. Nếu phần mềm được hoạt động trong thời gian dài có thể làm hệ thống xử lý bị chậm lại, vì chứa nhiều tính năng thừa đối với người sử dụng.

Để sử dụng phần mềm POS bạn sẽ cần kết nối với internet. Ngoài ra, một số hoạt động sẽ cần thêm chi phí để lắp máy hỗ trợ mã vạch và máy in hóa đơn sẽ giúp việc kinh doanh online và offline dễ dàng hơn.

Phần mềm POS ứng dụng điện toán đám mây trên nền web (Web-based POS)

Đây là một dạng dịch vụ mới, được coi là cải tiến để bắt kịp xu hướng kinh doanh bán lẻ đang phát triển hiện nay và sắp tới. Web-based POS đã được sử dụng phổ biến ở nước ngoài để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán điện tử và kết nối trực tuyến ngày càng lớn.

Dịch vụ phần mềm này có rất nhiều gói khác nhau và giá sẽ thay đổi linh hoạt phù hợp với nhu cầu người dùng nhưng chỉ trong khoảng dưới 1 triệu đồng. Nhưng doanh nghiệp vẫn cần phải bỏ ra thêm chi phí internet, chi phí cho máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn để hỗ trợ hoạt động bán hàng.

Khi thanh toán bằng thẻ ATM qua máy POS giao dịch luôn đảm bảo an toàn và được khuyến khích sử dụng, phòng ngừa được những rủi ro về mất tiền, tiền giả, hướng đến tương lai thanh toán bằng thẻ.

Hệ thống POS ERP (Enterprise Resource Planning)

POS ERP là phần mềm với các tính năng và tác vụ được quản lý tổng hợp. Phần mềm quản lý ERP hiện đang ít sử dụng hơn so với các loại POS đã được giới thiệu vì khó sử dụng hơn.

Một số máy POS bán hàng thông dụng hiện nay

Ngày nay việc thanh toán bằng Pos ngày càng được sử dụng rộng rãi, dưới đây là một số máy POS bán hàng thông dụng:

Máy POS tính tiền thông thường

Đây là loại máy Pos được sử dụng rất nhiều ở các quầy thanh toán tiền, những điểm giao dịch nhỏ và các cửa hàng bán lẻ. Với sự kết hợp với máy tính có tính tiện dụng cao, tốc độ để thanh toán diễn ra được nhanh chóng giúp nâng cao chất lượng phục vụ và tăng hiệu suất bán hàng tại các cửa hàng.

Máy tính tiền cảm ứng

Với máy POS tính tiền cảm ứng được cải tiến giúp người sử dụng thực hiện thao tác dễ dàng. Chỉ cần thay hệ thống phím bấm truyền thống bằng màn hình lớn cảm ứng mang đến cho khách hàng sự trải nghiệm tốt hơn hiện đại hơn và thao tác nhanh chóng hơn.

Lưu ý khi sử dụng POS

Mặc dù phần mềm POS được đảm bảo về độ an toàn và nguy cơ bị lộ thông tin thẻ thanh toán khi giao dịch qua POS thấp, nhưng bạn vẫn cần phải lưu ý một điểm sau khi thanh toán qua POS:

1. Tuyệt đối không được giao thẻ cho người khác mượn, không được tiết lộ mã PIN, che tay khi nhập PIN thanh toán.
2. Khi nhân viên giữ thẻ cần quan sát, nếu phát hiện những hành vi bất thường cần lấy lại thẻ ngay, vì có thể họ sẽ chụp lại thông tin trên thẻ rất nguy hiểm sau này. Nếu bạn dùng thẻ chip EMV, khi thanh toán cần ký tên và không cần nhập PIN thì hãy ký tên vào mặt sau thẻ và xóa số CVV trên thẻ.
3. Lưu ý khi đi thanh toán tại các cửa hàng bằng POS mà bị thu phụ phí giao dịch thì đó là sai phạm, vì nguyên tắc là không được phép thu của khách hàng. Nếu có hãy báo lại với ngân hàng phát hành thẻ ATM của bạn kèm theo hóa đơn để được xử lý.

POS giúp nâng cao khả năng quản lý bán hàng như thế nào?

Hiện nay có thể thấy hệ thống POS xuất hiện ở rất nhiều cửa hoặc một cửa hàng có thể có nhiều POS khác nhau. Từ đó, bạn có thể thấy được vì sao POS lại nâng cao khả năng quản lý bán hàng như vậy:

Phần mềm bán hàng

Phần mềm POS cho phép cửa hàng cập nhật về số lượng hàng hoá xuất, nhập, hàng tồn kho trong mọi thời điểm. Đồng thời cũng theo dõi khoản doanh thu và công nợ đối với từng khách hàng, hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu với từng nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho hàng phát sinh theo thời gian thực trên phần mềm.

Ngoài ra, quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh của chuỗi nhiều cửa hàng cùng lúc hoặc quản lý từ xa qua máy tính bảng hay smartphone. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian cho các hoạt động khác của nhà đầu tư.

Các thiết bị bán hàng

Với các thiết bị hỗ trợ bao gồm máy đọc mã vạch quét mã hàng bán; máy in hoá đơn được kết nối với phần mềm mang lại tính chuyên nghiệp cao cho cửa hàng. Từ đó, minh bạch về giá cả hàng hoá cũng như giao dịch đối với khách hàng cũng được thể hiện rõ ràng.

Thông qua hệ thống quét mã vạch kết hợp với phần mềm bán hàng của POS, khách hàng sẽ tích lũy được những mã code giảm giá tại cửa hàng đã được các ngành hàng với mục tiêu khuyến khích người mua. Bởi vậy lợi ích của hệ thống POS không chỉ dừng lại ở nâng cao quản lý bán hàng mà còn góp phần vào thành công của các chiến dịch Marketing thu hút khách hàng.

Xu thế của POS hiện nay

Xu thế máy tính tiền POS hiện nay sẽ mang vẻ sang trọng và hiện đại, phần mềm POS Offline đảm bảo nhu cầu bảo mật cao hơn. Còn Web-based POS sẽ thích hợp với người năng động, thích bắt kịp xu thế hiện đại.

Hệ thống POS hiện nay cũng được bổ sung thêm xu hướng hoàn thiện các tác vụ. Bởi vậy mà ngoài máy POS, mềm POS thường sẽ trang bị thêm các thành phần như:

1. Máy quét mã vạch (Barcode scanner) để quét và tính tiền bằng mã vạch
2. Két tiền (Cash drawer) kết hợp với máy POS tạo sự đóng mở linh hoạt khi tính tiền
   Hỗ trợ đọc thẻ thanh toán (Debit, Credit Card Reader) dành cho những khách hàng thanh toán bằng thẻ.

Tuy nhiên chưa thịnh hành tại Việt Nam nhưng máy in nhiệt cũng được trang bị kết hợp với các thông số, giá thành tính tiền.

Tổng kết

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn giải đáp về Hệ thống POS là gì đã giúp ích cho bạn. Hệ thống POS sẽ giúp nâng cao việc quản lý bán hàng. Đảm bảo việc kinh doanh của sẽ thuận tiện hơn giúp quý doanh nghiệp thành công và tăng doanh thu với hệ thống POS.