Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như vũ bão thì việc áp dụng các phần mềm quản lý bán hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng như một giải pháp quản lý tổng thể rất hiệu quả. Để hiểu rõ hơn nội dung trên, bài viết sau sẽ giới thiệu đến các bạn ngành phần mềm trên và xu hướng trong tương lai. Cùng tham khảo, cân nhắc và đưa ra quyết định vì sự phát triển của doanh nghiệp nhé!

Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Phần mềm quản lý bán hàng là một hệ thống các công cụ được lập trình sẵn, cung cấp đầy đủ các chức năng đắc lực hỗ trợ cho việc quản lý kinh doanh mua bán. Từ các vấn đề thông thường như nhập hàng, kiểm kê, kiểm soát hàng bán đến những vấn đề mang tính chất quản lý nhiều hơn như nguồn vốn, doanh thu, tính toán lợi nhuận lợi nhuận,... đều được nhà quản trị quản lý trên hệ thống.

Sử dụng phần mềm bán hàng giúp các doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa, con người, nguồn tài chính với độ chính xác tuyệt đối. 

Đơn vị nào phù hợp để thiết lập phần mềm quản lý bán hàng?

Phần mềm được xây dựng phù hợp với mọi đối tượng người dùng và mọi loại hình kinh doanh. 

Xu hướng thiết kế phần mềm hiện nay là những thiết kế với giao diện đơn giản, rõ ràng và trình bày đầy đủ các nghiệp vụ. Thao tác sử dụng các chức năng cũng dần được đơn giản hoá. Do vậy, doanh nghiệp không cần phải quá giỏi hay am hiểu tường tận về công nghệ thông tin, mà chỉ cần nắm các thao tác cơ bản của phần mềm là đã có thể vận hành.

Người dùng dễ dàng theo dõi được mọi hoạt động kinh doanh của mình đang diễn ra trên phần mềm. Chỉ với một máy tính và máy in hóa đơn kết hợp với máy quét mã vạch chỉ bằng một hệ thống các máy tính, máy in và máy quét mã vạch.

Tuỳ vào loại hình và quy mô hoạt động, các doanh nghiệp sẽ có những sự lựa chọn phù hợp cho mình khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng:

1. Các doanh nghiệp lớn, hoạt động đa dạng lĩnh vực và có nhiều công ty con thì các phần mềm được thiết kế ra với nhiều chức năng và phân hệ hơn, đủ khả năng quản lý được tình hình kinh doanh ở các chi nhánh và toàn bộ tình hình hoạt động của tổng công ty. Khả năng tổng hợp từ chi tiết đến tổng thể, báo cáo phân tích vấn đề chuyên sâu, độ bảo mật cao, quy trình quản lý được thiết lập bên trong hoạt động hiệu quả,... là những yếu tố mà doanh nghiệp cần phải xét đến.
2. Các doanh nghiệp vừa và nhỏthường sử dụng phần mềm với các chức năng được thiết kế phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế hơn, cắt bớt đi những chức năng không cần thiết để tránh lãng phí. Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau sẽ có những đặc điểm khác nhau, do vậy phần mềm quản lý bán hàng cũng được thiết kế với những chức năng riêng mỗi ngành.  
3. Các đơn vị hay cá nhân kinh doanh online cũng cần sử dụng phần mềm quản lý để kiểm soát tình trạng mua bán của mình. Bán hàng online là hình thức được rất nhiều người ưu chuộng, doanh thu mỗi tháng ở mảng này có thể lên đến vài chục hoặc trăm triệu, có khi là nhiều hơn. Với đặc thù kinh doanh này, phần mềm quản lý bán hàng chắc chắn sẽ phát huy tác dụng vốn có của mình. 

Bên cạnh những gói phần mềm được bán sẵn, thị trường còn cung cấp những phần mềm quản lý bán hàng theo yêu cầu để nhà quản trị tự do lựa chọn những chức năng phù hợp. Đây là giải pháp vừa tiết kiệm, vừa tận dụng nguồn lực tối ưu và vẫn mang lại hiệu quả kinh doanh.

Sự tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ kinh doanh trong quá trình bán hàng vào phần mềm giúp việc kinh doanh được thâu tóm gọn nhẹ, ít mất thời gian, công sức và nguồn tài chính hơn.

Lợi ích của phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Khi các doanh nghiệp đang đau đầu với những kho hàng hóa, chứng từ, phiếu mua hàng,… thì cài đặt phần mềm quản lý bán hàng sẽ thay bạn làm các phần việc trên. 

Quản lý hàng hoá bằng khai báo và mã tem

Phần mềm quản lý toàn bộ hàng hoá dụa trên bộ mã được lập ra. Các nhóm sản phẩm sẽ được phân loại, đánh số để dễ dàng theo dõi và kiểm tra tình trạng. Những hàng số và mã vạch này nhìn đơn giản nhưng khi bạn sử dụng các chức năng tra cứu cần thiết thì toàn bộ thông tin từ nguồn gốc xuất xứ, chất liệu, thành phần đến giá cả đều được thể hiện ra.

Thao tác mua bán và thanh toán diễn ra rất nhanh chóng nhờ cách quản lý trên. Hệ thống lập và in hoá đơn được cập nhật chính xác và đồng nhất giúp hạn chế tình trạng sai sót hay gian lận trong tiền bạc.

Ngoài ra, mã tem cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến hành vi và quyết định của người mua hàng, gia tăng độ tin tưởng của khách hàng khi chọn mua sản phẩm.

Cập nhật, tìm kiếm thông tin hàng hóa dễ dàng 

Phần mềm quản lý bán hàng cho phép người sử dụng dễ dàng cập nhật, thay đổi các thông tin hàng hoá khi cần thiết. Chức năng phân quyền truy cập sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được sự thay đổi này và những ai là người được phép thực hiện thay đổi.

Nhờ vào mã hoá hàng hoá và vị trí kho hàng mà việc tìm kiếm và tra cứu thông tin sản phẩm được diễn ra nhanh chóng. Nhân viên bán hàng dễ dàng tìm thấy các mặt hàng mà khách hàng đang có yêu cầu.

Quản lý và kiểm kê hàng tồn kho

Hàng tồn kho, hàng hoá dự trữ, hàng bị hư hỏng... là một rong những thành phần được phần mềm quản lý bán hàng kiểm soát rất hiệu quả.

Dựa theo chứng từ nhập kho thực tế, người bán hàng nhập những dữ liệu hàng hoá đầu vào, phần mềm sẽ tự động ghi nhận và xử lý phép toán khi phát sinh giao dịch. Cuối cùng, bất kì lúc nào nhà quản trị có yêu cầu thì phần mềm đều có thể trích xuất các báo cáo hàng hoá trong kho cần thiết.

Quản lý tình hình thu chi chặt chẽ, hiệu quả

Phần mềm quản lý bán hàng có chức năng quản lý thu chi, thanh toán đơn hàng, các khoản phải trả nhà cung cấp,... rất cụ thể. Các phép tính được thiết lập chính xác ngay từ ban đầu giúp người sử dụng giảm bớt quá trình tính tay, hạn chế những sai sót trong tính toán làm sai lệch đi toàn bộ kết quả cuối cùng.

Xu hướng phát triển của phần mềm quản lý bán hàng

Nắm bắt được sự phát triển vượt bậc của công nghệ cùng nhu cầu đơn giản hoá trong quản lý, các chuyên gia về lĩnh vực phát minh phần mềm đã không ngừng tìm hiểu, nghiên cứu và sáng tạo để ngày càng hoàn thiện và phát triển toàn hệ các tính năng của phần mềm cho phù hợp hơn.

Các xu hướng phát triển phần mềm ERP quản lý bán hàng trong thời gian sắp tới gồm các nội dung sau:

1. Khả năng truy cập và quản lý dữ liệu từ xa: làm việc online là phương thức hiện đại được giới trẻ rất ưu chuộng. Bên cạnh đó, các nhà quản lý cũng yêu thích việc điều hành mọi chuyện dễ dàng và thuận tiện cho dù ở bất kỳ nơi đâu hay bất kỳ lúc nào. Công nghệ điện toán đám mây sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện được điều đó. Phần mềm quản lý bán hàng là sản phẩm của công nghệ, do đó khoa học kỹ thuật hiện đại chắc chắn ảnh hưởng đến xu hướng phát triển của lĩnh vực này. 
2. Bảo mật dữ liệu tuyệt đối, tránh nguy cơ rõ rỉ dữ liệu và tiết lộ các thông tin mật của công ty. Vấn đề an toàn, an ninh mạng được quán triệt và đặc biệt quan tâm chú ý khi thiết kế phần mềm.
3. Phát triển trên nền tảng điện thoại di động: điện thoại di động là thiết bị gần như "bất ly thân" với mọi người. Việc phát triển các thiết kế phần mềm phù hợp với di động là xu hướng tất yếu.
4. Thương mại điện tử tích hợp phần mềm: Ecommerce trở thành cách thức kinh doanh mới cung cấp được nhiều hàng hoá đến với nhiều người dùng hơn. Các cửa hàng online nhỏ lẻ trên thương mại điện tử sử dụng phần mềm để kiểm soát hàng tồn còn lại, lượng hàng đã bán ra,... từ xa.
5. Tích hợp phần mềm với các ứng dụng mua bán trên điện thoại di động (mobile app)
6. Kết hợp phần mềm quản lý bán hàng với các phần mềm ERP trong quản lý

Bài viết trên đã cung cấp các nội dung liên quan đến phần quản lý bán hàng, trong đó đã nêu bật các điểm quan trọng mà phần mềm đã, đang và sẽ giúp doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Hy vọng với thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp góp nhặt thêm thông tin bổ ích và từ đó có cách nhìn chính xác và nhanh chóng tích hợp phần mềm quản lý bán hàng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhằm hướng đến hệ thống quản lý chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả.