Cùng với sự phát triển và tiến bộ không ngừng của công nghệ mới, hybrid working ra đời và hứa hẹn trở thành xu hướng làm việc thời đại công nghệ mới trong tương lai. Đây là mô hình làm việc hiện đại, được cải tiến xuất hiện trong thời gian gần đây và đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng khi tổ chức mô hình doanh nghiệp.

Vậy cụ thể hybrid working là gì và tại sao hình thức làm việc này lại được ưa chuộng đến vậy? Hãy cùng LPTech tìm hiểu qua bài viết dưới đây để giải đáp câu hỏi này nhé.

Hybrid working là gì?

Hybrid working là mô hình làm việc linh hoạt được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng, chó phép nhân viên có thể kết hợp vừa làm việc tại văn phòng vừa làm việc tại nhà hay làm việc từ xa trong một số ngày nhất định trong tuần. Hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên có thể chủ động về không gian và thời gian làm việc, năng xuất và hiệu quả làm việc từ đó cũng được cải thiện tốt hơn.

Hybrid working ra đời kể từ khi đại dịch Covid-19 hoành hành, các doanh nghiệp phải đối mặt với sự lựa chọn, đổi mới về phong cách làm việc. Vì vậy sau khoảng thời gian dài áp dụng remote (hay WFH - work from home) khiến nguy cơ kiệt sức (burnout) xảy ra, nhiều công ty dần có xu hướng chuyển sang sử dụng mô hình hybrid working nhiều hơn.

Đây chính là mô hình làm việc có thể cân bằng giúp nhân viên tránh được tình trạng bí bách nơi công sở và cũng không bị trì trệ khi suốt ngày quanh quẩn “làm việc tại nhà”. 

Lợi ích khi ứng dụng mô hình Hybrid working

Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy kết quả: "Gần một nửa số nhân viên (47%) sẽ có thể tìm công việc mới nếu sếp của họ không áp dụng mô hình làm việc hybrid working".

Vậy tại sao mô hình này lại thu hút doanh nghiệp đến như vậy? Hãy cùng xem một số giá trị, lợi ích mà nó mang lại.

Khi nào bạn làm việc năng suất nhất

Trong mô hình làm việc kết hợp hybrid working, nhân viên có thể linh hoạt hơn để hoàn thành công việc khi họ có năng suất cao nhất. Với cùng một khối lượng công việc đặt ra, năng suất làm việc sẽ đạt được hiệu quả hơn khi nhân viên có thể được lựa chọn thời gian cũng như không gian làm việc thích hợp.

Mô hình công việc hybrid working sẽ là cầu nối giữa môi trường làm việc từ xa và tại chỗ, giúp các nhân viên có thể kết nối công việc một cách dễ dàng và tạo nên năng suất làm việc tốt. Chính vì thế, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư vào việc xây dựng cơ sở hạ tầng để hỗ trợ cho mô hình này.

Cân bằng môi trường làm việc (Work-life balance)

Tính linh hoạt chính là một trong những yếu tố then chốt, thu hút nhân viên làm việc. Hybrid working sẽ tạo ra sự cân bằng trong môi trường làm việc, tạo động lực thúc đẩy trong quá trình làm việc của nhân viên. Đồng thời, nhân viên có thể tìm kiếm, sắp xếp và có quyền kiểm soát hơn về thời gian, lịch trình làm việc, họ có thể dành thời gian để đầu tư vào những công cá nhân.

Hybrid working sẽ làm giảm đi thời gian tiếp cận giữa các nhân viên của doanh nghiệp. Điều này sẽ có tác động đến văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng đến nhân viên. Việc sắp xếp các hoạt động xây dựng và làm việc nhóm, teamwork sẽ khuyến khích kết nối nhân viên gặp gỡ và trao đổi công việc trên các nền tảng mạng xã hội. Nhờ cách thức này mà doanh nghiệp có thể cập nhật feedback của nhân viên được nhu cầu thường xuyên thay đổi của nhân viên để đảm bảo tốt năng suất làm việc đã đặt ra.  

Giảm khả năng tiếp xúc với hoàn cảnh

Phần lớn nhân viên thường cho rằng, mối quan tâm về sức khỏe và sự an toàn luôn được đặt lên hàng đầu, đặc biệt là trong khoảng thời gian sau thời kỳ Covid-19. Không gian làm việc càng ít người, sẽ giúp giảm nguy cơ lây nhiễm bệnh cho người khác. 

Các doanh nghiệp, công ty cũng có thể yêu cầu kiểm tra sức khỏe của nhân viên hoặc giấy chứng nhận đã tiêm phòng để đảm bảo an toàn cho mọi người trước khi đến nơi làm việc. Không những thế, áp dụng mô hình hybrid working còn tạo điều kiện cho nhân viên bị ốm có thể làm việc ở nhà toàn thời gian.

Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho nhân viên

Khi doanh nghiệp đặt ra chiến lược mô hình hybrid working công việc, doanh nghiệp có thể giảm chi phí bất động sản. Bởi lẽ, nếu càng ít nhân viên đến làm việc tại văn phòng, diện tích làm việc cũng sẽ tăng lên cần doanh nghiệp cân nhắc lại. Nhờ vậy, mà doanh nghiệp có thể tái đầu tư để tiết kiệm chi phí vào các mục đích, kế hoạch khác.

Chiêu mộ nhân tài cho doanh nghiệp

Hybrid working mang ưu điểm của cả mô hình làm việc truyền thống và mô hình làm việc từ xa. Do đó ứng dụng mô hình này, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên nhân lực trên thị trường.

Doanh nghiệp có quyền truy cập vào nguồn nhân tài rộng với những người có kỹ năng chuyên môn. Điều này tạo điều kiện giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh khi gia nhập vào các thị trường mới. Mô hình này mang lại sự linh hoạt trong môi trường làm việc mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

Cách xây dựng chiến lược phát triển mô hình kết hợp dài hạn

Sau khi đã tìm hiểu hybrid working là gì cũng như những lợi ích tuyệt vời mà mô hình này mang lại, doanh nghiệp cần tìm cách thích nghi với mô hình này. Điều đầu tiên cần phải làm để xây dựng một mô hình hybrid working phù hợp với doanh nghiệp cần phải chuẩn bị, tìm hiểu về nhu cầu của nhân viên.

Lên kế hoạch ngắn hạn

Những kế hoạch liên quan đến việc thay đổi không gian làm việc, cho dù chuyển từ văn phòng sang tại nhà do gặp phải những tác động ngoại cạnh như dịch bệnh gia tăng, hay ngược lại đều cần thông báo đến cho nhân viên đề đưa ra các giải pháp đảm bảo an toàn phù hợp. Doanh nghiệp có thể triển khai trong trường hợp phải thay đổi đột ngột, thì hãy khảo sát nhu cầu và xác định rõ đặc điểm đối tượng cần ưu tiên làm việc tại nhà.

Hybrid working sẽ giúp doanh nghiệp lập thời gian biểu chi tiết khi làm việc từ xa hoặc làm tại văn phòng dành cho từng đối tượng riêng biệt. Các yếu tố cần phải cân nhắc như thường là những người gặp vấn đề về sức khỏe, hoặc thể chăm sóc người thân trong gia đình, hay có hoàn cảnh đặc biệt.

Sắp xếp không gian văn phòng đảm bảo

Tiếp nhận, thu thập các ý kiến và đánh giá phản hồi của nhân viên sau khi hoàn thành các kế hoạch và khuyến khích họ đưa ra câu hỏi. Lắng nghe phản hồi từ nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được mong muốn của họ về nơi làm việc trong tương lai, từ đó xây dựng lên một mô hình doanh nghiệp hiệu quả và có thêm những kinh nghiệm xử lý khủng hoảng.

Các chính sách và quy định

Mô hình làm việc kết hợp hybrid working tuy linh hoạt nhưng không có nghĩa mô hình này có thể làm mọi hoạt động đều hoàn toàn một cách tự do, không bị can thiệp. Để quản lý mô hình làm việc kết hợp, các tổ chức vẫn cần điều chỉnh, đưa ra một số quy định/ chính sách nhằm đảm bảo tính kỷ luật trong nội bộ, chẳng hạn như:

1. Tiêu chí đánh giá đối tượng có đủ tiêu chuẩn điều kiện
2. Mô hình Hybrid Working đề xuất áp dụng yếu tố tác động khiến một nhân viên tự giác. 
3. Làm rõ vai trò, trách nhiệm của từng nhân viên và quản lý khi làm việc dựa trên mô hình này
4. Tính toán cân nhắc các quy định khác về chi phí, thiết bị, máy móc, công cụ bảo vệ dữ liệu
5. Doanh nghiệp có thể xem xét triển khai mô hình hybrid working theo cấp độ nhóm, phòng ban

Đảm bảo yếu tố pháp lý

Khi triển khai làm việc mô hình kết hợp này, doanh nghiệp cũng cần hợp pháp hóa hình thức này, nhằm đưa các điều khoản vào trong hợp đồng lao động và thông tin tuyển dụng, cụ thể như:

Nhân viên làm việc tại nhà vẫn được đối xử bình đẳng giống như nhân viên làm việc tại văn phòng, được tiếp cận với các cơ hội phát triển và thăng tiến trong nghề nghiệp. Các khoản phụ cấp vẫn được giữ nguyên trong thời gian làm việc tại nhà đảm bảo mức lương, phúc lợi, bảo hiểm và thuế cho nhân viên.

Việc sử dụng phương thức trao đổi nhất quán, doanh nghiệp có thể hỗ trợ những nhân viên làm việc từ xa về cách liên hệ với quản lý, duy trì kết nối nhằm tránh bị đứt đoạn, cô lập.

Giao tiếp và truyền thông

Khi làm việc từ xa, yếu tố giao tiếp là vấn đề vô cùng quan trọng vì vậy mà cũng tiềm ẩn những rủi ro. Nếu truyền thông, giao tiếp kém hiệu quả có thể khiến những luồng thông tin bị đứt gãy, trở thành rào cản khi làm việc nhóm  kết nối với những thành viên không có mặt trực tiếp. Vì khó có những cuộc trò chuyện trực diện nên mô hình kết hợp đòi hỏi việc trao đổi, giao tiếp cần xác định rõ ràng, có chủ đích hơn.

Bên cạnh đó, mỗi nhóm với quy mô, bản chất, vai trò khác nhau nên phương thức giao tiếp từ đó cũng khác nhau, các doanh nghiệp có thể xem xét một số những gợi ý:

1. Để đảm bảo mọi người có được trải nghiệm nhất quán thì tất cả các cuộc họp đều phải tổ chức dưới cùng hình thức online 
2. Mỗi nhóm cần thiết lập các nguyên tắc riêng cho cuộc họp, trao đổi riêng, ví dụ như về tần suất, số lần gặp mặt trực tiếp, ở các nền tảng mà bạn sử dụng…
3. Cơ hội để đào tạo và phát triển kết nối đội ngũ quản lý
4. Mô hình kết hợp đòi hỏi đội ngũ quản lý phải phát triển, hoàn thiện thêm các kỹ năng mới, để đảm bảo trong quá trình quản lý nhân sự hiệu quả.
5. Quản lý phải thấu hiểu đội ngũ nhân sự của mình, từ đó có thay đổi hoặc điều chỉnh cách thức sao cho phù hợp với công việc phù hợp tương ứng từng cá nhân.

Ngoài ra, các thông tin, hướng dẫn từ các tổ chức cần cung cấp đầy đủ để quản lý điều phối nhân sự phù hợp, phát triển các kỹ năng để đảm bảo quản lý hiệu quả, hiệu suất và tạo mối liên kết trong cả nhóm. 

Doanh nghiệp cần lưu ý để thích nghi với xu hướng Hybrid working

Để có thể sẵn sàng đưa Hybrid Working vào vận hành, thì các doanh nghiệp mạnh dạn thử nghiệm Hybrid Working – hình thức làm việc độc đáo tuy nhiên cũng không kém phần mạo hiểm. Các doanh nghiệp công ty vẫn do dự vì lo sợ các bất cập trong quá trình triển khai hoạt động.

Dưới đây là một số những LƯU Ý để có thể triển khai mô hình Hybrid Working hiệu quả, các doanh nghiệp và công ty có thể tham khảo: 

Xem xét ngành nghề và lĩnh vực của doanh nghiệp

Theo như báo cáo World Trend Index của Microsoft đã chỉ ra rằng không phải doanh nghiệp nào, ngành nghề nào cũng phù hợp để có thể áp dụng Hybrid Working. Hybrid Working là hình thức làm việc hiệu quả, tuy nhiên mô hình này chỉ phù hợp cho một số ngành như công nghệ, truyền thông quảng cáo, thiết kế, thời trang, mỹ phẩm, du lịch, Marketing, quảng cáo, bán hàng, đồ gia dụng...

Đối với với các ngành nghề đòi hỏi quy trình nghiêm ngặt về việc bảo mật thông tin, quy trình hoạt động như ngân hàng hay chứng khoán thì mô hình này sẽ khó phù hợp để áp dụng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần chú ý kỹ vấn đề này trước khi ứng dụng triển khai Hybrid Working trên thực tế. 

Chuẩn bị, sắp xếp kỹ cho các công đoạn chuyển giao

Không thể phủ nhận hiệu quả của Hybrid Working mang lại, khi hàng loạt các tập đoàn lớn trên thế giới như Microsoft, McKinsey & Company,… đã áp dụng và đạt được những thành công ngoài mong đợi. Trước tiên, đối với việc tái lập lại cấu trúc mô hình làm việc nội bộ, các cấp quản lý sẽ cần xác định rõ bộ phận, phòng ban nào để có thể luân chuyển làm việc ở nhà và tại văn phòng. 

Thông thường với khối văn phòng, những công việc không lệ thuộc nhiều vào máy móc công nghệ cao hay sổ sách chứng từ tuyệt mật của công ty, doanh nghiệp. Đối với đội ngũ nhân lực không có đủ thiết bị, máy móc phục vụ công việc tại nhà, bộ phận nhân sự cần thu thập, thống kê thông tin để kịp thời phối hợp cho bộ phận IT hỗ trợ xử lý kịp thời.

Nhà quản lý lưu ý cần thấu hiểu đặc thù của từng nhóm đối tượng nhân viên cụ thể rõ ràng để có cách triển khai phù hợp. Đơn cử như khi nhân viên là gen Z có thể tiếp cập nhanh chóng với công nghệ và môi hình làm việc mới, nhưng đối với nhân viên thế hệ gen X, gen Y thì sẽ  lại cần thời gian để làm quen.

Để đem lại hiệu quả thật sự, các tập đoàn này đã phải dành ra  rất nhiều thời gian để nghiên cứu, tìm hiểu các công đoạn chuyển giao hình thức làm việc. Các ứng dụng, hay phần mềm ứng dụng cùng với đó, bộ phận nhân sự nào được phù hợp với hình thức làm việc này cũng là những yếu tố cần được chú ý.

Đồng thời xác định được mỗi đội ngũ nhân sự lại phù hợp với hình thức quản lý, đánh giá để đạt hiệu quả. Đánh giá từ xa của mỗi doanh nghiệp là khác nhau nên các doanh nghiệp cần phải chuẩn bị thật kỹ càng trước khi tiến hành triển khai và áp dụng phương thức Hybrid Working trên thực tế.

Nâng cấp và xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả

Để đội ngũ lao động làm việc theo mô hình Hybrid Working hiệu quả, các nhà lãnh đạo, quản lý sẽ cần chuẩn bị một hệ thống quản lý làm việc từ xa với sự hỗ trợ của công nghệ. Cùng làm việc trên cùng một hệ thống giúp nhân viên theo dõi đối soát và lưu trữ các dữ liệu để bảo mật thông tin ở bất cứ nơi đâu.

Làm việc từ xa rất khác với làm việc trực tiếp tại văn phòng. Theo đó, cần phải có hệ thống quản lý phù hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất. Chính vì vậy, các doanh nghiệp các hệ thống này cũng phải chấp nhận chỉ có thể đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên chứ không thể đánh giá chính xác mức độ chuyên cần và giờ giấc làm việc,…

Xây dựng thang đánh giá và tiêu chí hiệu suất cấp tiến 

Hình thức làm việc mới của Hybrid Working sẽ đòi hỏi cách đánh giá hiệu suất, chất lượng của công việc nhân viên cũng phải được thay đổi và cập nhật. Doanh nghiệp sẽ không còn dùng thời gian hiện diện có mặt tại công ty hay chấm công đi sớm về muộn để định đoạt kết quả xếp hạng của nhân viên. 

Các nhà quản lý, lãnh đạo cần có quy trình để giao việc, theo dõi và đánh giá công việc, đảm bảo công bằng cho cả đội ngũ nhân viên làm việc tại nhà hay văn phòng. Tuy vậy, sau thời gian làm việc từ xa thì nhẫn viễn vẫn phải trở về văn phòng làm việc, nếu nhà quản lý và cả người lao động sẽ cần thời gian để bắt lại nhịp tại văn phòng, vậy nên Hybrid Working là một phương thức để cân nhắc.

>>Xem thêm: Kaizen là gì? Lợi ích của việc áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp 

Tổng kết

Với những lợi ích lớn hữu ích mà mô hình này mang lại càng khiến các doanh nghiệp ưa chuộng thử nghiệm mô hình Hybrid working dành cho nhân viên của mình. Hy vọng rằng với những thông tin chia sẻ từ bài viết trên, sẽ giúp doanh nghiệp mang lại cho doanh nghiệp hiểu được giá trị thật sự mà mô hình này mang lại. Từ đó doanh nghiệp cần tìm kiếm và xem xét giải pháp về mô hình này để lựa chọn ứng dụng cho doanh nghiệp của mình trong thời đại công nghệ số phát triển.