Virtual Event đẫ trở thành xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là trong giai đoạn xảy ra đại dịch Covid trên toàn cầu. Sự xuất hiện rộng rãi của các sự kiện ảo là một lựa chọn hợp lý và cần thiết đối với các nhà tổ chức sự kiện.

Virtual Event là gì?

Virtual Event (sự kiện ảo, sự kiện trực tuyến hoặc sự kiện online) là hình thức sự kiện được tổ chức thông qua các nền tảng công nghệ hiện đại như VR – Virtual Reality và AR – Augmented Reality. Sự kiện tập hợp mọi người lại với nhau cùng một lúc bằng thiết bị kỹ thuật số, người tham dự có thể cảm nhận toàn bộ chương trình một cách chân thực nhất dù đang ở trong môi trường giả lập, đây sẽ là trải nghiệm thú vị cho những ai yêu thích công nghệ.

Các sự kiện ảo được diễn ra trực tiếp qua video trên đa dạng các nền tảng: Zoom, Facebook Live, Crowdcast, Youtube… Phạm vi của chúng có thể từ những cuộc trò chuyện nhỏ trong nhóm đến những hội nghị, hội thảo, buổi thuyết trình,...qui mô lớn. Virtual Event với lượng người tham dự có thể xem hoặc tham gia từ mọi nơi trên thế giới. Sau đây là một số ví dụ về Virtual Event:

1. Dự thảo trực tuyến trên website
2. Các cuộc họp nội bộ trong công ty
3. Các event quan trọng và có quy mô lớn: lễ trao giải, show âm nhạc...
4. Chương trình mở bán sản phẩm, đặc biệt là các ngành bất động sản, di lịch, thiết kế nội thất,...
5. Chương trình đào tạo nhân sự, các khoá học trực tuyến,...

Virtual Event là những trải nghiệm có giá trị gia tăng, không đơn thuần chỉ là những bài thuyết trình nhỏ hoặc một cuộc hội thảo trên website. Những tác động của chúng cần vượt trội và lan tỏa ra thế giới thực bên ngoài.

Có 2 hình thức của Virtual Event:

1. Kết hợp xen kẽ giữa việc phát ghi hình trực tiếp và nguồn tư liệu có sẵn để hoàn thành sự kiện: Live – 70%, Recorded  – 30%
2. Ghi hình, biên tập sự kiện trước đó và phát lại trên Internet (Recorded 100%)

Hiện tại, những chuyên gia vẫn đang tìm cách tối ưu Virtual Event hơn so với sự kiện trực tiếp thông qua các tính năng trò chuyện bằng văn bản, sử dụng AI (trí tuệ nhân tạo),...

Các loại sự kiện ảo

Virtual Event đa dạng và bắt kịp với những sự kiện được tổ chức theo kiểu truyền thống trước đây. Sau đây là một số loại sự kiện ảo khá phổ biến và thành công.

Hội nghị ảo

Hội nghị ảo cho phép người tham dự các phiên họp của họ qua Internet. Các nhà tổ chức hoàn toàn có thể mời các diễn giả chính nổi tiếng trên khắp thế giới, tiếp cận nhiều khán giả, tiết kiệm chi phí và vẫn đảm bảo hoàn thành mục tiêu.

Các cuộc họp ảo

Những cuộc họp luôn cần sự tương tác giữa những người tham dự và Virtual Event theo cách này sẽ vô cùng phù hợp với những người làm việc từ xa. Các nền tảng cuộc họp diễn ra trên Zoom, Google Meet,…thường được các công ty sử dụng cho các mục tiêu họp nội bộ thay vì tiếp thị, quảng cáo

Hội thảo trên website

Đây là phương pháp hiệu quả để chia sẻ nội dung với khán giả bên ngoài. Tiếp thị là mục tiêu của loại Virtual Event này, vì thế chúng cũng cung cấp với lượng người tham dự nhiều hơn. Hội thảo trên website thường bao gồm các cuộc thăm dò ý kiến, các phiên hỏi đáp,….

Triển lãm thương mại trực tuyến

Hình thức này thường được các nhà tổ chức sự kiện lựa chọn để trưng bày hàng hóa, dịch vụ của công ty nhằm mục đích thu hút khách hàng tiềm năng trên toàn cầu

Sự kiện kết hợp (Hybrid Event)

Mặc dù Virtual Event không thể thay thế hoàn toàn các sự kiện trực tiếp bởi giá trị của sự tương tác trực diện vẫn được trân trọng bởi những lợi thế riêng của nó. Hybrid Event là một giải pháp tuyệt vời khi là sự kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến khi đảm bảo được những ưu điểm của hai loại hình trên

Trên đây là các dạng Virtual Event cơ bản và khá phổ biến, tuy nhiên chúng không bao gồm tất cả. Các sự kiện ảo còn được tổ chức ở nhiều dạng khác nhau chẳng hạn: buổi hòa nhạc trực tuyến, hội chợ triển lãm, sự kiện ra mắt sản phẩm, chuyến thăm quan ảo, trò chuyện cafe ảo, màn ảo thuật ảo….

Các ưu điểm của Virtual Event

Ngày càng nhiều những sự kiện ảo được lựa cho để tổ chức bởi những ưu điểm tuyệt vời của chúng. Đặc biệt, thế giới đang trong giai đoạn phải đối mặt với dịch bệnh. Sau đây là một số các giá trị mà Virtual Event mang đến!

Khả năng tiếp cận

Virtual Event là một sự thay thế tuyệt vời cho sự kiện trực tiếp bởi chúng cho phép những người tham dự không thể tham gia trực tiếp vì trở ngại từ khoảng cách địa lý. Mặc khác, sự kết nối của Internet là vô cùng rộng lớn, độ phủ sóng và khả năng tiếp cận người xem ở mức cao, chỉ với một thiết bị di động thông minh hoặc máy tính cá nhân có đường truyền tốt là bạn có thể tham gia sự kiện dù cho chúng đang được tổ chức ở nửa kia của địa cầu.

Giải pháp khắc phục các rủi ro phát sinh

Một sự kiện trực tiếp thường chịu ảnh hưởng bởi nhiều vấn đề phát sinh khác nhau dẫn đến việc hủy bỏ sự kiện. Đối với Virtual Event, các lệnh cấm vận, giãn cách xã hội, thời tiết khắc nghiệt,… sẽ không còn ảnh hưởng đến việc triển khai của chúng.

Tuy nhiên, bạn hãy chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố kỹ thuật, nhất là độ nhạy đường truyền Internet, thứ được xem là xương sống của toàn bộ sự kiện. Một vài phương án dự phòng và các buổi diễn tập trước đó sẽ giúp bạn sớm phát hiện và giải quyết vấn đề.

Ngân sách

Sự kiện ảo được cho là giúp bạn tiết kiệm được chi phí bởi hơn so với các sự kiện được tổ chức trực tiếp (thuê địa điểm, vận chuyển, đồ ăn nhẹ...).

Bên cạnh đó, việc tránh được các rủi ro phát sinh cũng sẽ ảnh hưởng tích cực đến ngân sách hoạt động của bạn khi thực hiện công việc này.

Thời gian

Virtual Event khá linh hoạt về thời gian và không nhất thiết phải tranh thủ hoàn thành tất cả mọi thứ trong một ngày hay bị giới hạn thời gian so với các sự kiện vật lý. Ngoài ra, người tham dự cũng thuận tiện hơn khi có thể tham gia mọi lúc mọi nơi, chỉ cần thiết bị có kết nối mạng.

Hoàn thành các mục tiêu khác nhau của doanh nghiệp: nâng cao độ nhận diện thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, chia sẻ kiến thức, kết nối cộng đồng,...

Không gian tổ chức

Virtual Event là một sự cải tiến tuyệt vời khi bạn không cần phải lo về phần không gian, lượng khách mời giới hạn. Các sự kiện ảo sẽ không giới hạn số lượng người tham dự.

Giảm ô nhiễm mỗi trường

Người tham dự sẽ không cần phải sử dụng phương tiện cá nhân để di chuyển đến, điều này làm giảm ô nhiễm không khí, ít rác thải hơn, tránh ô nhiễm tiếng ồn, ô nhiễm môi trường,…

> Có thể bạn quan tâm: Doanh nghiệp và cac trách nhiệm xã hội 

Hiệu quả

Tính hiệu quả vẫn là điều đáng quan tâm của nhà tổ chức sự kiện, Virtual Event có thể giúp các nhà tổ chức sự kiện đạt được mục tiêu của họ, chẳng hạn: thu hút người quan tâm đến sự kiện, tăng doanh thu, theo dõi dữ liệu chính về khán giả,...

Các lưu ý cơ bản khi tổ chức sự kiện ảo

Bên cạnh các ưu điểm tuyệt vời, việc tổ chức Virtual Event vẫn cần chú ý các yếu tố quan trọng nội dung, nguồn dữ liệu, các yếu tố ảnh hưởng khác:

Quảng bá sự kiện

Virtual Event cần mức độ quan tâm, chăm sóc và đầu tư không khác so với sự kiện vật lý. Tính hiệu quả và thành công của sự kiện ảo phụ thuộc một phần vào việc quảng bá rộng rãi đến nhiều người.

Nội dung

Thu hút người tham dự Virtual Event khó hơn so với sự kiện trực tiếp bởi chúng đòi hỏi sự sáng tạo, công nghệ ứng dụng và nội dung của chúng. Một số lưu ý về nội dung của các sự kiện ảo là:

1. Kế hoạch tiếp thị nội dung đến đúng phân khúc
2. Các nội dung được cung cấp phải có giá trị
3. Cách dẫn dắt chương trình khéo léo, hấp dẫn

Nguồn dữ liệu

Có thể nói, sự kiện ảo không thể cung cấp mức độ tương tác trực tiếp giống với các sự kiện trực tiếp. Bạn sẽ sử dụng dữ liệu thu thập ảo thay vì thu thập các khách hàng tiềm năng ngay sau đó. Vì thế, dữ liệu sẽ rất quan trọng đối với bạn, bạn cần theo dõi, lên kế hoạch sử dụng cẩn thận, hợp lý để tránh lãng phí với nguồn dữ liệu đó.

> Đọc thêm: Sáng tạo nội dung từ dữ liệu khách hàng

Các yếu tố ảnh hưởng khác

Mặc dù Virtual Event không chịu ảnh hưởng đến các vấn đề thời tiết, giao thông,… nhưng chúng sẽ phụ thuộc nhiều vào các yếu tố khác chẳng hạn: chất lượng video, kết nối Internet, website, nhân sự chuyên môn chịu trách nhiệm biên kịch và đạo diễn chương trình,…

Nhìn chung, Virtual Event là một bước tiến khá tuyệt vời trong ngành tổ chức sự kiện. Tùy vào từng lĩnh vực, tính chất và mục tiêu cụ thể mà các nhà tổ chức sự kiện lựa chọn loại hình sự kiện khác nhau. Sự kiện ảo thật sự là một ý tưởng hay mà các doanh nghiệp nên tìm hiểu