Timeline là một thuật ngữ quen thuộc trong mọi ngành nghề hiện nay. Timeline đóng vai trò quan trọng vì có thể giúp bạn cập nhật tiến độ công việc hàng giờ, hàng ngày. Vậy bạn đã biết timeline là gì? Timeline có vai trò gì và làm sao để tạo được timeline hiệu quả nhất? Cùng LPTech tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Timeline là gì?

Timeline trong tiếng Anh có nghĩa là dòng thời gian. Nói dễ hiểu, timeline chính là sự sắp xếp các sự việc, công việc theo dòng thời gian nhất định. Dựa trên dòng thời gian này, bạn có thể cập nhật được tình trạng của các sự việc đang diễn ra. Timeline còn thường được gọi là bảng niên biểu, mốc thời gian, biểu đồ thời gian.

Trong việc quản lý, timeline đóng vai trò để minh họa các sự kiện đang diễn ra, thời gian và mục tiêu của mỗi công việc để nhà quản lý dễ dàng nắm bắt và kiểm soát.

Các kiểu timeline phổ biến

Hiện nay, timeline được chia thành 2 kiểu phổ biến nhất:

Timeline công việc

Timeline công việc thực chất chính là bản tiến độ công việc và ghi lại tất cả các công việc nhỏ trong một dự án chung. Timeline được tạo ra để người quản lý chọn lọc và quyết định xem đâu là công việc cần thực hiện trước, thời gian và KPI cho mỗi công việc để đạt hiệu quả đề ra.

Timeline công việc giúp người quản lý theo dõi được công việc một cách chi tiết nhất, dễ dàng tiếp cận và phát hiện các hạng mục công việc xảy ra vấn đề để kịp thời hỗ trợ, giải quyết. Việc sử dụng timeline công việc giúp nâng cao hiệu suất và hạn chế những vấn đề xảy ra gây mất phương hướng cho kế hoạch chung.

Timeline truyền thông

Timeline truyền thông cũng tương tự như bản timeline công việc, nhưng nó được dùng riêng cho ngành truyền thông. Timeline này giúp người dùng có thể biết được thời gian triển khai và kết thúc, cách thực thực hiện và mục đích của mỗi công việc trong timeline.

Truyền thông là một hoạt động quan trọng, giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Do đó, timeline truyền thông đòi hỏi sự chỉn chu, logic và khoa học. Bởi mỗi hoạt động nhỏ trong timeline đều ảnh hưởng đến kết quả chung của kế hoạch truyền thông nên việc lập timeline là điều cần thiết, quan trọng trong truyền thông.

▷ Xem thêm: Quản trị truyền thông là gì? Cách quản trị truyền thông hiệu quả

Tác dụng của timeline là gì?

Sau khi đã hiểu được timeline là gì và các dạng timeline phổ biến bạn sẽ thấy được rằng timeline đóng vai trò rất quan trọng. Vậy cụ thể timeline có những công dụng gì cho công việc của bạn?

Giúp xác định được thời gian biểu rõ ràng cho mỗi công việc

Tạo timeline giúp cho các công việc bạn cần thực hiện được sắp xếp khoa học và hợp lý hơn. Khi làm timeline, bạn cũng tính toán thời gian bắt đầu và kết thúc công việc phù hợp, nhờ đó bạn có thể ghi nhớ và tiến hành công việc theo thời gian đã đề ra.

Một timeline chi tiết, rõ ràng, dễ nhìn để khi nhìn vào bạn sẽ biết được mình cần làm gì và làm trong bao lâu, hạn chế tối đa việc trễ deadline trong công việc.

Tự đo lường năng lực của bản thân

Khi có timeline, bạn sẽ phải dự trù, sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc và đánh giá được năng lực của chính mình. 

Theo đó, nếu có công việc bạn thực hiện được sớm hơn thời gian trong timeline và có hiệu quả, điều đó có nghĩa là bạn có năng lực tốt trong công việc đó. Ngược lại, nếu những công việc nào tốn quá nhiều thời gian của bạn hoặc khiến bạn bị trễ deadline, bạn nên cẩn thận xem xét lại, từ đó đưa ra những chỉnh sửa, thay đổi cho bản thân.

Nắm rõ các công việc tiếp theo cần thực hiện

Timeline chính là công cụ hiệu quả để người dùng có thể định hướng được những gì tiếp theo cần phải thực hiện. Khi bạn nhìn vào timeline, bạn sẽ biết được đâu là các công việc còn lại và chỉ việc làm tiếp, không lo lắng bị mất phương hướng.

Timeline hữu hiệu nhất khi bạn có quá nhiều công việc để làm và không biết nên bắt đầu từ đâu. Khi nhìn vào timeline, bạn có thể thấy được thời gian bắt đầu - kết thúc cho mỗi công việc, từ đó bạn sẽ chia thời gian thực hiện phù hợp, không bị trễ deadline.

Công việc đạt được hiệu quả cao nhất

Mỗi một công việc chung đòi hỏi nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia thực hiện. Lúc này, timeline đóng vai trò là công cụ giúp đảm bảo tính thống nhất hiệu quả của công việc. Mỗi người khi nhìn vào timeline sẽ biết được mục tiêu chung của dự án, từ đó ra sức làm việc để đạt hiệu quả chung.

Dễ dàng theo dõi và báo cáo

Với timeline, từng người có thể theo dõi công việc mỗi ngày và các bộ phận liên quan cần kết hợp. Qua đó, quản lý chung của dự án sẽ dễ cập nhật được tiến độ, kịp thời phát hiện các vấn đề khó để giải quyết, đảm bảo tiến độ và hiệu quả cuối cùng của dự án.

Các loại biểu đồ sử dụng trong timeline

Có 5 loại biểu đồ thường được dùng trong timeline bao gồm:

Biểu đồ mốc thời gian

Đây là dạng biểu đồ thường được sử dụng nhiều nhất trong việc tạo timeline. Biểu đồ này thể hiện rõ từng mốc thời gian, các giai đoạn của công việc. Nhờ vào biểu đồ, mọi người dễ dàng theo dõi và thực hiện công việc theo từng mốc thời gian rõ ràng, cụ thể.

Việc sử dụng loại biểu đồ này giúp bạn có cái nhìn tổng thể, công việc nào đã hoàn thành, công việc nào chưa hoàn thành,... để bạn biết phải làm gì tiếp theo, mang đến góc nhìn đáng tin cậy và chính xác hơn.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt còn được biết đến là biểu đồ thanh ngang, là loại được dùng phổ biến nhất để quản lý dự án. Mỗi thanh ngang trong biểu đồ có độ dài khác nhau, tương ứng với thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc.

Tùy theo mỗi công việc mà kế hoạch và thời gian triển khai sẽ khác nhau, có thể có vài công việc sẽ chồng chéo lên nhau. Khi nhìn vào biểu đồ này, bạn sẽ biết được giai đoạn này cần ưu tiên cho công việc nào trước, công việc nào sau.

Điểm hạn chế của biểu đồ Gantt là chỉ phù hợp cho các dự án nhỏ, bởi có chỉ thể hiện được thời gian, không thể hiện được sự liên kết giữa các công việc với nhau.

Biểu đồ dòng thời gian chuẩn

Biểu đồ này thể hiện các công việc đơn lẻ cụ thể giúp nội dung rõ ràng, kèm theo hình ảnh. Nó thường được dùng để mô tả chi tiết lại quy trình sống và phát triển của sự vật, sự việc.

Ví dụ: lịch sử hình thành và phát triển của một doanh nghiệp sẽ được thể hiện bằng loại biểu đồ này. Nhờ vào nó, khi nhìn vào bạn sẽ biết được những sự kiện quan trọng, mục tiêu chính để có cái nhìn tổng quan về sự vật, sự việc.

Biểu đồ chuỗi thời gian

Biểu đồ chuỗi thời gian bao gồm 2 trục X và Y, được miêu tả sự thay đổi giá trị theo từng mốc thời gian. Thông thường, trục X sẽ biểu thị mốc thời gian, trục Y thể hiện các giá trị tương ứng để đo lường.

Khi kết nối các giá trị giữa 2 trục lại với nhau, bạn có thể xác định được đỉnh và đáy của giá trị. Do đó, nó thường được dùng để thể hiện sự tăng giảm, suy thoái hay phát triển của hoạt động y khoa, tài chính,...

Biểu đồ dòng thời gian tương tác

Đây là một dạng biểu đồ động, cho phép người sử dụng có thể phóng to, thu nhỏ hoặc thay đổi dữ liệu theo thời gian thực tế.

Biểu đồ dòng thời gian tương tác thường dùng nhiều với những sự kiện, dự án có nhiều dữ liệu và được thực hiện trong thời gian này. Biểu đồ này sẽ giúp bạn thể hiện các thông tin mới nhất và tức thì.

Cách làm timeline hiệu quả

Để tạo được timeline hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước làm timeline dưới đây:

Bước 1: Nghiên cứu chủ đề

Khi bắt tay vào làm timeline, bạn cần nghiên cứu chủ đề mình muốn lên timeline theo các bước sau:

• Thu thập các thông tin liên quan đến chủ đề muốn làm. Bạn có thể thu thập thông tin từ website, báo, phim, internet,... Bạn nên thu thập ít nhất 3 chủ đề khác nhau để tìm được đa dạng thông tin.
• Lập ra danh sách các sự kiện cần đưa vào timeline, các sự kiện này nên là những sự kiện nổi bật nhất. Tuy nhiên, nó không nên ít hơn 5 và không nhiều hơn 20 sự kiện.
• Sử dụng dòng thời gian để tạo được mạch câu chuyện trôi chảy nhất theo cách của bạn.

Bước 2: Tạo khung timeline

Bạn có thể tham khảo các mẫu khung timeline được đánh giá cao và kết hợp thêm phong cách cá nhân để tạo ra thiết kế để gây được ấn tượng cho người đọc.

Dựa vào thời gian tổng thể, bạn có thể xác định được quy mô, phân phối quỹ thời gian theo mỗi giai đoạn để tránh tốn nhiều thời gian.

Bước 3: Điền thông tin timeline chi tiết

Đặt tên cho timeline giúp người đọc biết đây là công việc gì nhưng hình dung được nội dung chính của timeline. Tiêu đề thu hút sẽ giúp người đọc quyết định có xem tiếp timeline của bạn hay không.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần bổ sung các thông tin quan trọng cho mỗi giai đoạn. Bao gồm: chi tiết, công việc, mục tiêu và kèm theo số liệu KPI cụ thể.

Timeline cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và nổi bật những thông tin chính. Nhờ đó khi đọc vào, người đọc sẽ biết được cần xem xét điều gì trước tiên. Ngoài ra, thêm hình ảnh vào timeline cũng giúp bản trình bày bắt mắt và thu hút hơn.

Timeline là công cụ giúp tăng tính hiệu quả trong công việc. Biết cách xây dựng timeline sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, phân bổ thực hiện công việc rõ ràng và chính xác hơn. Hy vọng qua bài viết này bạn đã hiểu được timeline là gì và cách làm timeline hiệu quả nhất cho công việc của mình nhé! Chúc bạn thành công!