Trong kỷ nguyên số, ngành truyền thông là một trong những lĩnh vực phát triển vượt bậc, trong đó nổi bật nhất là quản trị truyền thông được rất nhiều người quan tâm. Quản trị truyền thông là hoạt động quan trọng tiếp cận khách hàng, nâng cao hình ảnh thúc đẩy tăng trưởng doanh thu của thương hiệu. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng LPTech tìm hiểu về quản trị truyền thông và cách để quản lý truyền thông hiệu quả qua bài viết dưới đây nhé.

Quản trị truyền thông là gì?

Quản trị truyền thông (hay quản lý truyền thông) là quá trình doanh nghiệp quản lý và điều hành các hoạt động tạo dựng truyền thông, xây dựng hình ảnh đến với khách hàng. Quản trị truyền thông bao gồm các hoạt động quản lý tạo nội dung, kế hoạch sự kiện truyền thông, tiếp cận tương tác người dùng trên mạng xã hội, phát triển các chiến lược quảng cáo và xây dựng thương hiệu, truyền tải những thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi tới khách hàng trên các phương tiện truyền thông của ngành truyền thông.

Quản trị truyền thông giúp doanh nghiệp thiết lập, duy trì truyền thông theo hướng hai chiều, tạo sự hợp tác giữa doanh nghiệp và công chúng. Các kênh truyền thông phổ biến bao gồm truyền thông xã hội, email marketing, PR quảng cáo, và trang web,...được sử dụng trong quản trị truyền thông nhằm để lại dấu ấn hình ảnh của thương hiệu đối với khách hàng.

Mục tiêu của quản trị truyền thông là giúp doanh nghiệp tăng doanh số, xây dựng thương hiệu và tạo sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm. Bằng cách đưa sản phẩm, dịch vụ hoặc ý tưởng của doanh nghiệp, tổ chức đến với khách hàng một cách hiệu quả nhất. Doanh nghiệp dựa vào đó để hoạch định các chuỗi hành động nhằm cải thiện hình ảnh của sản phẩm thu hút sự chú ý.

Vai trò của quản trị truyền thông trong doanh nghiệp

Vai trò của ngành truyền thông nói chung cũng như quản trị truyền thông nói riêng đang đóng một vài trò vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp để tiếp cận với khách hàng trong thời đại số hiện nay. Thông qua hoạt động truyền thông, doanh nghiệp có thể quảng bá sản phẩm và dịch vụ, tăng khả năng tiếp cận với người tiêu dùng. Từ đó, thúc đẩy được nhu cầu mua hàng và sử dụng sản phẩm của khách hàng, vì vậy mà vai trò của truyền thông rất đa dạng trong hoạt động của doanh nghiệp sau:

Truyền thông nội bộ

Đây là công tác truyền thông được doanh nghiệp tận dụng trong các hoạt động để xây dựng thương hiệu giúp bảo vệ thương hiệu không bị ảnh hưởng trên thị trường cạnh tranh như hiện nay.

Truyền thông báo chí

Truyền thông báo chí là kênh truyền thông được các doanh nghiệp đánh giá là hữu hiệu nhất để tiếp cận tạo mối quan hệ tốt với người tiêu dùng. Truyền thông qua báo chí vai trò giúp doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh thương hiệu, tạo quan hệ với khách hàng, PR tạo ấn tượng trên báo chí viết dành cho doanh nghiệp.

Truyền thông qua công tác tài trợ

Hoạt động tài trợ giúp các doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng mục tiêu của mình. Ngân sách dành cho hoạt động tài trợ xã hội doanh nghiệp dù không quá lớn nhưng tầm ảnh hưởng của nó tạo ra không thua kém các chiến lược truyền thông khác.

Xu hướng quản trị truyền thông trong tương lai

Quản trị truyền thông hứa hẹn sẽ trở thành xu hướng mà các doanh nghiệp sẽ tập trung phát triển trong tương lai bởi nếu không phát triển kịp thời thì rất dễ bị bỏ lại phía sau ở thời đại số hiện nay. Việc tiếp tục tập trung vào việc tăng cường sử dụng các phương tiện truyền thông sẽ giúp đưa sản phẩm của Doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng. Đồng thời mở ra cơ hội việc làm vô cùng rộng lớn với những xu hướng truyền thông hứa hẹn sẽ phát triển trong tương lai cụ thể đó là:

1. Sử dụng nội dung tương tác video: Tạo ra nhiều nội dung video đang trở thành một phương tiện truyền thông quan trọng để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, quảng cáo và xây dựng thương hiệu. Xây dựng nội dung là một xu hướng quan trọng trong quản trị truyền thông giúp doanh nghiệp sẽ tạo ra nhiều nội dung tương tác hơn để xây dựng thương hiệu.
2. Sử dụng công nghệ AI và chatbot tương tác với khách hàng: Với thời đại công nghệ số hiện nay thì công nghệ AI càng đang phát triển rất nhanh chóng và trở thành một phương tiện kết nối truyền thông vô cùng hữu dụng. Nhờ đó, các doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng của mình theo cách tự động và hiệu quả hơn. Cùng với Chatbot sẽ được sử dụng để giải đáp các câu hỏi thường gặp của khách hàng khi sử dụng sản phẩm dịch vụ.
3. Áp dụng influencer marketing: Influencer marketing là công cụ xây dựng thương hiệu và quảng cáo sản phẩm vô cùng quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp luôn cần tìm kiếm các influencer phù hợp để hợp tác, phát triển, quảng bá sản phẩm của thương hiệu mình.
4. Sử dụng truyền thông xã hội: Đây được coi là một phương tiện quan trọng để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và xây dựng thương hiệu của mình. Doanh nghiệp xây dựng truyền thông các nền tảng truyền thông mạng xã hội phổ biến như Facebook, Instagram và Twitter.

Cách quản trị truyền thông hiệu quả và phổ biến

Quản trị truyền thông được ví như một công cụ quan trọng không thể thiếu để doanh nghiệp thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Để thật sự đem lại hiệu quả doanh nghiệp cần có cách quản trị truyền thông hiệu quả, dưới đây là các cách quản trị có thể sử dụng truyền thông để thúc đẩy hoạt động:

Quản trị truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp

Quản trị truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp là bước đầu tiên để quản lý tốt truyền thông nội bộ của doanh nghiệp cũng là sợi dây liên kết với những bộ phận khác ở trong doanh nghiệp. Dựa trên một hình thái nội bộ giúp phát triển doanh nghiệp cùng nhau xây dựng những chiến lược truyền thông hiệu quả nhất.

Một chiến dịch quản trị truyền thông hiệu quả cần xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông của ngành truyền thông tốt nhất chính là cần phải nắm rõ những kế hoạch lưu hành nội bộ trong doanh nghiệp. Khi xây dựng hình ảnh nội bộ của doanh nghiệp thì sẽ dễ dàng triển khai các kế hoạch, chiến lược quản trị tới khách hàng cũng sẽ hiệu quả hơn.

Một số hoạt động phổ biến quản trị truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp có thể kể đến như: chia sẻ tầm nhìn trên phương tiện truyền thông, xây dựng hình ảnh dựa trên định hướng sẵn có, truyền tải thông điệp tới các phòng ban và nhân viên,... Các nhân viên nội bộ qua đó tạo mối quan hệ gắn kết với nhau trong doanh nghiệp. Hơn nữa, các hoạt động truyền thông nội bộ cũng giúp gắn bó mối quan hệ chặt chẽ với nhau.

Xây dựng quản trị truyền thông gắn kết với hệ báo chí

Quản trị truyền thông cần phải xác định được phương thức truyền thông phù hợp với cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thiết lập quan hệ với báo chí chính là phương thức được đánh giá rất cao giúp doanh nghiệp quảng cáo, PR sản phẩm hay khi tổ chức các chương trình giới thiệu sản phẩm được thuận lợi, dễ dàng cũng như hiệu quả hơn.

Hơn nữa, việc xây dựng quản trị truyền thông với hệ báo chí tạo quan hệ gắn kết với báo chí cũng để doanh nghiệp tiếp cận được với nhiều khách hàng hơn nhằm tăng khả năng tiếp cận công chúng cũng vì thế doanh thu tăng cao. Tuy nhiên, với báo chí cần phải lưu ý việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ thường xuyên, mọi lúc mọi nơi để có thể dễ dàng xử lý các tình huống. Không chỉ vậy, việc truyền thông quảng cáo thông tin sản phẩm qua báo chí cũng mang lại giá trị tạo được hình ảnh sản phẩm đẹp hơn, tăng cao sự uy tín và xây dựng lòng tin tại nơi khách hàng.

Xây dựng chiến lược truyền thông

Không chỉ cần duy trì quản trị truyền thống thường xuyên để mang lại hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp còn cần phải chú ý đến những chiến dịch truyền thông phù hợp để đem lại hiệu quả cao. Mỗi doanh nghiệp đều có một chiến lược truyền thông cụ thể không có một chiến lược nào cũng có thể áp dụng với mọi doanh nghiệp nó phải phù hợp với kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Các chiến dịch nên được doanh nghiệp xác định cụ thể, rõ ràng theo mục tiêu hình thức quản trị truyền thông để các phương tiện truyền thông diễn ra hiệu quả nhất.

Doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược truyền thông chi tiết và rõ ràng để đạt được hiệu quả cao nhất trong việc quản trị truyền thông. Chiến lược này cần phù hợp với mục tiêu quy mô kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện một cách có hệ thống.

Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp

Trong thời đại công nghệ phát triển, ngày càng xuất hiện các kênh truyền thông tiên tiến hơn nhằm truyền tải thông tin đến người xem ngày càng nhanh hơn. Vì vậy các doanh nghiệp cần có sự lựa chọn đúng đắn để sử dụng kênh truyền thông nào để thực hiện các dự án. Trong quản trị truyền thông, nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng nên lựa chọn lan tỏa hoạt động truyền thông trên mọi kênh nhưng cũng tạo ra các khó khăn nhất định mà thương hiệu phải đối mặt.

Hiện nay, các kênh truyền thông mạng xã hội phổ biến mang lại hiệu quả như email marketing, quảng cáo trực tuyến, PR hay trang web đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Doanh nghiệp cần lựa chọn kênh truyền thông phù hợp với chiến lược mục tiêu nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

Kênh truyền thông được quản trị hiệu quả cần có các yếu tố gì? 

Một kênh quản trị truyền thông hiệu quả là cần đáp ứng được các yếu tố cung cấp các thông tin cho công chúng cũng như tạo dụng được hình ảnh thương hiệu của mình. Dưới đây là những yếu tố cần có khi quản trị truyền thông cho doanh nghiệp, đó là:

Sáng tạo nội dung chất lượng và thu hút

Nội dung là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong quản trị truyền thông. Doanh nghiệp muốn có kênh truyền thông thu hút cần tạo ra nội dung chất lượng cho người đọc để tăng cường sự nhận diện của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ.

Các nội dung trên các kênh truyền thông cần cung cấp thông tin, đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề mà người dùng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đang gặp phải và đang tìm phương án. Nội dung cần truyền tải một cách nhanh chóng, đơn giản tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên môn kết hợp cùng sử dụng hình ảnh và video để tăng tính sinh động hấp dẫn giúp quá trình truyền tải thông điệp của thương hiệu.

Đo lường và tối ưu chiến dịch truyền thông

Để nắm được hiệu quả mà chiến lược mang lại, doanh nghiệp cần đo lường việc quản trị truyền thông và tối ưu hóa chúng. Khi đo lường chiến dịch truyền thông, bạn cần thiết lập các công cụ giúp đỡ thu thập dữ liệu, chỉ số sử dụng traffic của website, bằng cách công cụ như Google Analytics, Ahref, Semrush…

Từ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi biến động lượt truy cập tự nhiên, cũng như trả phí trong 1 khoảng thời gian nhất định để đánh giá hiệu quả truyền thông. Dựa trên các kết quả này, doanh nghiệp sẽ đánh giá điều chỉnh chiến dịch để tăng cường các kênh truyền thông sao cho hiệu quả.

Xác định mục tiêu doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có nền tảng truyền thông khác nhau đem lại những lợi thế khác nhau. Doanh nghiệp muốn lựa chọn kênh truyền thông thích hợp, cần phải xác định mục tiêu của chiến lược truyền thông là gì, cụ thể như tăng độ nhận diện thương hiệu (brand awareness) tương tác của các khách hàng…. nhằm liên kết mật thiết với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp nên đặt ra mục tiêu truyền thông rõ ràng nhằm xác định được đâu là nền tảng tối ưu nhất để đạt được mục tiêu mà họ đặt ra.

Nguồn lực nhân sự thực hiện chiến lược

Xây dựng quản trị truyền thông thương hiệu không hề đơn giản, doanh nghiệp áp lực bởi những công việc chi tiết vì vậy, cần sử dụng những tính năng nào của kênh truyền thông để thu hút sự chú ý của khách hàng nhiều nhất. Để tạo nên một kênh truyền thông hiệu quả cần có rất nhiều yếu tố khác đóng góp từ các nguồn lực của doanh nghiệp.

Phân loại nội dung doanh nghiệp

Để đăng lên trên các kênh truyền thông, các doanh nghiệp cần có một thư viện lưu trữ và quản lý các loại nội dung cần dùng. Trong quản lý nội dung của các kênh truyền thông, không thể không lưu trữ nội dung để tạo ra những nội dung độc đáo mới thích hợp với thị trường hiện tại như hiện nay.

Theo các chuyên gia thì hiện nay có 5 loại nội dung được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất trên các nền tảng mạng xã hội với những video, hình ảnh, comments, phản hồi, những câu chuyện và livestream. Mỗi nội dung được tạo ra sẽ được quản lý ảnh hưởng trực tiếp tới việc lựa chọn cách quản trị truyền thông của doanh nghiệp.

Nắm rõ đối tượng khách hàng

Để xác định được các khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ social listening cho thương hiệu ở những kênh truyền thông khác. Từ đó mà doanh nghiệp có thể áp dụng nghiên cứu thị trường, tìm ra phương án tập trung khách hàng tiềm năng như nghiên cứu nhân khẩu học, so sánh các số liệu để nhằm củng cố dữ liệu trước khi mà bạn đưa ra các quyết định kênh truyền thông cụ thể.

Nghiên cứu đối thủ trong lĩnh vực

Một điều không cần bàn cãi là hiện nay Facebook, Instagram và Youtube là 3 nền tảng mạng xã hội hàng đầu sở hữu lượt truy cập và sử dụng nhiều nhất hiện nay. Những điều này có nghĩa là để có được vị thế trên các nền tảng này thì bạn cần phải có sự chuẩn bị kĩ nhằm hợp với chiến lược quản trị truyền thông của doanh nghiệp và vì thế nên doanh nghiệp cần phải bắt tay vào việc nghiên cứu và tìm ra kênh truyền thông hiệu quả và phù hợp.

Tổng kết 

Việc quản lý truyền thông của doanh nghiệp thực chất đã có rất nhiều cách, quản lý kênh nhằm cung cấp các giải pháp hỗ trợ quản lý kênh truyền thông thúc đẩy hình ảnh của thương hiệu. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có thêm những thông tin về quản trị truyền thông cũng như cách để quản lý truyền thông hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp.