Áp dụng ma trận quản lý độ ưu tiên trong phân tích, sắp xếp hạng mục dự án và công việc cá nhân mang đến nhiều kết quả đáng kinh ngạc. Bạn luôn có cách giải quyết những khó khăn vốn có trong vấn đề quản lý thời gian để hoàn thành mục tiêu với hiệu suất tốt, làm việc thông minh trở nên cần thiết hơn bất kỳ lúc nào.

Prioritization Matrix - Ma trận quản lý ưu tiên là gì?

Prioritization Matrix viết tắt là PMM là một mô hình quản lý độ ưu tiên cho các công việc cần làm của bạn. Chắc bạn đã nghe qua về TodoList rồi chứ. Nhưng Todo chỉ giúp bạn lên danh sách các công việc cần làm mà lại không biết được sẽ làm gì trước làm gì sau.  Khi đó mô hình PMM ra đời để giúp bạn giải quyết điều này một cách thông minh và nhanh nhất.

PMM sẽ dựa vào 2 yếu tốt là Quan trọng và Cấp thiết để giúp bạn tính ra nên làm việc gì trước và việc gì làm sau cùng, việc gì không cần làm.

Mô hình này không có gì mới lạ nhưng mỗi đơn vị sẽ có cách vận dụng khác nhau, bài viết này không phải là bài viết mang tính học thuật mà chỉ là 1 chia sẻ kiến thức về việc áp dụng mô hình quản lý độ ưu tiên hiệu quả mà thôi, nếu có chổ nào chưa phù hợp bạn cứ cho chúng tôi biết nhé. LPTech dựa vào kinh nghiệm đã áp dụng tại các dự án SEO và Thiết kế website trong nhiều năm qua để chia sẻ đên các bạn bài viết này, mà theo chúng tôi đây là 1 kỹ năng mềm cần trang bị cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp của bạn.

Lợi ích của Ma trận quản lý độ ưu tiên là gì?

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng cần thiết để hoàn thành tốt những hạng mục công việc và đạt được mục tiêu như mong muốn. Bạn có bao giờ cảm thấy choáng ngợp với khối lượng công việc "dài vô tận"? Mặt khác, chúng ta thường có xu hướng chạy theo những công việc mang tính khẩn cấp, cần giải quyết nhanh chóng mà lao vào vòng luẩn quẩn của chuyện này chuyện kia mà chẳng xong chuyện nào.

Ma trận quản lý độ ưu tiên xuất hiện giúp bạn giải quyết vấn đề trên. Khi sử dụng PMM, chúng ta buộc phải đặt câu hỏi và phân tích xem đâu là những điều mục quan trọng cần được quan tâm nhiều hơn và xem xét sau hoặc loại bỏ luôn những công việc không thực sự cần thiết.

Xét ở mức độ quản lý dự án, nhóm, khối lượng công việc từ lớn đến nhỏ cần giải quyết là rất lớn, phức tạp và trải rộng ở nhiều khâu khác nhau, vì thế, sự góp mặt của PMM sẽ giúp các cấp quản lý và nhân viên thực hiện đánh giá được điều gì cần được tập trung nguồn lực, thời gian và nhân sự vào nhiều nhất. Đối với cá nhân, ma trận quản lý các đầu mục công việc (task) theo thứ tự ưu tiên giảm dần từ phải làm ngay tiến đến không cần làm, từ đó giảm bớt áp lực công việc không cần thiết.

Mặt khác, ma trận quản lý độ ưu tiên giúp mỗi cá nhân có cơ sở căn cứ để nói "Không" với những công việc được yêu cầu hỗ trợ nhưng không thực sự cần thiết, khi đó, PMM hoàn thành tốt vai trò hỗ trợ cá nhân hoàn thiện các kỹ năng ứng xử, giao tiếp khác cần phải có.

Áp dụng thói quen phân tích công việc sẽ giúp cá nhân, tổ chức hoàn thành công việc đúng thời gian, đáp ứng được yêu cầu hoàn thành của mục tiêu và giảm đi những căng thẳng trong nội tại doanh nghiệp. Điển hình của phương pháp LÀM VIỆC THÔNG MINH là nằm ở đây!

Cách sử dụng ma trận quản lý độ ưu tiên.

Sử dụng Ma trận quản lý thời gian để có thể đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong quản lý dự án hoặc quản lý thời gian trong 1 giai đoạn nhất định. Quá trình đánh giá, phân tích này bao gồm những bước sau:

1. Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm vào Todo-list.
2. Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí quan trọng và cấp thiết, đưa chúng vào Ma trận quản lý thời gian.
3. Bước 3: Đánh điểm ưu tiên và điểm mức cấp thiết hợp lý theo thang điểm từ 1 đến 5 cho từng công việc.

Ảnh: 4 yếu tốt trong PMM

Sau khi thực hiện các bước trên thì hãy suy nghĩ xem việc nào thực sự Quan trọng và việc nào khẩn cấp trong các công việc mà bạn đã nêu ra danh sách ở trên, sau đó là quyết định lựa chọn những hạng mục quan trọng cần phải tập trung ưu tiên hoàn thành.

Hai yếu tố Quan Trọng Và Khẩn Cấp

Hai yếu tố chính cấu thành ma trận quản lý độ ưu tiên chính là tầm quan trọng (Importance) và mức độ khẩn cấp (Urgency). Và tuỳ vào từng thời điểm, mức độ đánh giá của hai yếu tố này sẽ thay đổi kéo theo những quyết định điều chỉnh độ ưu tiên và thứ tự hoàn thành công việc của bạn.

Tính quan trọng là gì?

Tính quan trọng là yếu tố được quan tâm chú trọng cao hơn trong PMM. Công việc quan trọng là những việc đóng góp phần lớn vào hành trình hoàn thành mục tiêu đề ra của cá nhân hay doanh nghiệp, mỗi khi hoàn thành hạng mục này, chúng ta tiến gần hơn đến đích đến của dự án.

Trong ma trận quản lý độ ưu tiên, hãy chia danh sách Todo-list của bạn thành hai loại: tầm quan trọng cao và thấp. Sau đó, xem xét tất cả các hệ quả mà bạn đã liệt kê ở bước trước, hãy đặt từng tùy chọn của bạn vào danh mục mà bạn cho là phù hợp nhất.

Tính khẩn cấp là gì?

Tính khẩn cấp thể hiện ở mức độ tức thì của công việc, đó là những việc phải làm ngay và hoàn thành nhanh hay là chỉ cần hoàn thành xong vào một thời gian nhất định nào đó. Yếu tố này thường rơi vào một số trường hợp như cần sửa chữa, khắc phục sự cố, những công việc liên quan đến một đối tượng hay cá nhân khác có liên quan.

Tương tự như tính quan trọng, bạn cần chia công việc trong danh sách Todo-list theo từng cấp độ khẩn thiết khác nhau, từ thấp đến cao, sau đó sắp xếp công việc.

Sắp xếp các công việc như thế nào trong PMM

Có 4 khu vực được tạo ra trong ma trận: quan trọng cao và khẩn cấp cao, quan trọng cao nhưng khẩn cấp thấp, khẩn cấp cao nhưng quan trọng thấp, quan trọng và khẩn cấp đều thấp. Những công việc được phân mức quan trọng và cấp thiết bên trên sẽ được xếp vào những vị trí tính chất tương ứng

Sau đó, hãy gán các giá trị số từ 1 đến 4 cho mỗi tùy chọn của bạn (như hình bên dưới), trong đó số thấp hơn có nghĩa là mức độ ưu tiên cao hơn.

Như vậy:

1. Tầm quan trọng cao và tính cấp thiết cao: 1
2. Tầm quan trọng cao và mức độ khẩn cấp thấp: 2
3. Tầm quan trọng thấp và cấp thiết cao: 3
4. Tầm quan trọng thấp và tính cấp thiết thấp: 4

Phương pháp nhanh chóng, đơn giản này có thể giúp bạn loại bỏ những suy nghĩ băn khoăn không biết ưu tiên việc nào và bắt đầu từ đâu trước. Ngoài ra, quản lý độ tối ưu khiến khoảng thời gian thiết lập về cơ bản gần như là không đáng kể để bắt tay hoàn thành công việc.

Ảnh: Quan trọng và tính cấp thiết trong PMM

Vậy với ma trận này bạn rút ra được những kết luận gì? Những khu vực này nói lên điều gì và đâu là tập hợp của những việc cần độ ưu tiên thực hiện cao hơn? Hãy đọc tiếp bài viết để tìm hiểu cách áp dụng và ý nghĩa ma trận nâng cao hơn.

Quan trọng và khẩn cấp.

Do Now (Những việc cần làm ngay): Đâu là những mục bạn cần làm ngay lập tức hoặc càng sớm càng tốt, nhân sự thực hiện công việc cần tập trung để nâng cao hiệu suất, đẩy nhanh tiến độ hoặc có thể bổ sung nhân sự nếu cần thiết. Mức độ quan trọng và cấp thiết ở đây được đặt ở "cấp độ đỏ" cần phải hoàn thành nhanh chóng, bất kì sự trì hoãn nào cũng dẫn đến những kết quả không tốt, nặng nhất là huỷ bỏ toàn bộ dự án.

Quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Do Next (Làm kế ngay sau hoàn thành công việc được đánh giá là Do Now): hạng mục công việc được lên lịch thực hiện vào một khoảng thời gian nào đó ngay sau Do Now, đây là những việc chưa cần thực hiện ngay lập tức bởi mức độ khẩn cấp không quá cao, tuy nhiên bạn cần chú ý hoàn thành ngay sau khi giải quyết những đầu việc "cấp độ đỏ" bên trên. 

Do Next thường bao gồm các công việc mang tính chất dài hạn quan trọng và cần được chăm sóc mỗi ngày.

Khẩn cấp nhưng không quan trọng.

Do Last (Những việc ưu tiên làm sau danh sách Do Next): bao gồm những hoạt động khẩn cấp cần thực hiện ngay nhưng không có tầm quan trọng, nó không ảnh hưởng đến mục đích cuối cùng của dự án, không đóng góp vào sự hoàn thành mục tiêu đề ra. Những việc này là nhân tố khiến bạn cảm thấy bối rối khi không biết liệu có nên ưu tiên mức độ khẩn cấp hơn hay không? Nhưng hãy ghi nhớ, làm liền những việc khẩn cấp chưa hẳn là quyết định đúng đắn.

Hãy tưởng tượng khi bạn được ai đó nhờ hỗ trợ gấp (khẩn cấp) một công việc nào đó không đóng góp cho mục tiêu của bạn (không quan trọng), bạn sẽ quyết định như thế nào? Chấp nhận hay từ chối? Nếu bạn chấp nhận thì liệu nó có ảnh hưởng đến việc bạn đang làm trong khi quỹ thời gian vốn có chỉ là 24h?

Quản lý độ ưu tiên lúc này phát huy tác dụng, bạn học được cách từ chối nhận việc không quan trọng hoặc giao chúng cho người có chuyên môn hay những người đang "rảnh hơn" để hoàn thành một cách tối ưu nhất có thể.

Không khẩn cấp cũng không quan trọng.

Do Never (những việc để sau tất cả): Là những việc không quan trọng và cũng không gấp có thể để làm sau cùng hoặc không làm cũng không ảnh hưởng đến kết quả chung của toàn dự án. Bạn có thể thực hiện chúng khi bạn có thời gian rảnh rỗi và đã hoàn thành hết 3 phần trên. 

Sử dụng Todo-list và xây dựng Taskboard bằng Google Spreadsheet

Việc quản lý dự án tại LPTech cũng được áp dụng mô hình trên, hôm nay LPTech sẽ chia sẻ đến các bạn bộ công cụ gồm Todo-List và Task Management của chúng tôi đang áp dụng cho phòng Thiết kế web và áo dụng vào các dịch vụ SEO.

Ảnh Todo-list LPTech

Todo-list để liệt kê công việc nhỏ cho mỗi cá nhân thành viên tại LPTech, khi các vấn đề dự án được tập hợp lại trong mỗi cuộc họp thì sẽ được bóc tách vào Taskboard để quản lý.

Ảnh: Taskboard quản lý dự án bằng google spreadsheet.

Taskboard là công cụ được tập lập ra dùng để quản lý các Task (công) tập trung và đánh giá tình hình tiến độ dự án, cũng như độ ưu tiên của các công việc. Áp dụng mô hình đánh giá và quản lý Ma trận quản lý độ ưu tiên để biết công việc nào cần làm trước và đâu là việc cần làm sau cùng.

Việc này khá quan trọng đối với các công ty SEO hay làm Dịch vụ SEO vì việc các dự án SEO của khách hàng quá nhiều khiến công ty seo không biết phải ưu tiên dự án nào trước, hay thực hiện công việc cho dự án nào trước.

Ở LPTech các dự án SEO đều được chia ra thành từng Team mỗi Team quản lý 1 dự án cho khác và áp dụng các kỹ năng mềm vào việc vận hành và quản lý dự án như: Chu trình PDCA, Horenso và Prioritization Matrix - PMM, tháp nhu cầu Maslow ... Tăng hiệu xuất công việc của các chuyên gia tại công ty mà dự án cũng được quan tâm một cách cụ thể.

Ảnh: Ra quyết định nên làm việc nào trước nhờ PMM.

Nhờ áp dụng PMM vào công việc mà LPTech biết được nên làm việc nào trước việc nào sau, việc nào đem lại hiệu quả nhất và quan trọng cấp thiết nhất, từ đó nhìn ra và nắm rõ được tình trạng công việc cũng  như tình hình dự án qua Taskboard được lập từ Google Spreadsheet.

Nay LPTech chia sẻ phương thức quản lý độ ưu tiên nhằm hỗ trợ bạn đọc những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, chúc bạn thành công!