Kinh doanh chuỗi cửa hàng sơn là mô hình kinh doanh đầy tiềm năng trên thị trường mang lại lợi nhuận cao.Thế nhưng để mở và quản lý chuỗi cửa hàng sơn chưa bao giờ dễ dàng bởi số lượng mặt hàng, thương hiệu là rất lớn. Việc sử dụng phần mềm quản lý sẽ giúp cho việc kinh doanh của bạn trở nên thuận lợi.

Chính vì thế, nhiều người đã lựa chọn phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn - một giải pháp giúp công tác quản lý của những nhà kinh doanh trở nên dễ dàng hơn bởi nó có nhiều tính năng hiện đại, dễ dàng, giúp công tác quản lý trở nên đơn giản hơn. Bài viết dưới đây, hãy cùng LP Tech tìm hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn trở nên hiệu quả và thông được ưa chuộng ngày nay.

Phần mềm quản lý chuỗi các cửa hàng sơn là gì?

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn là phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt, theo dõi thông tin chi tiết về tình hình hoạt động kinh doanh, đồng thời giám sát hoạt động của cửa hàng và tiến độ làm việc của nhân viên.

Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp đề ra cách thức tối ưu hóa quy trình bán hàng để đạt được doanh thu, lợi nhuận tốt nhất. Phần mềm quản lý này có thể hoạt động độc lập hoặc có thể dùng để tích hợp các hệ thống báo cáo về tài chính, tiện ích để chăm sóc khách hàng hoặc chiến lược marketing. Đây chính là giải pháp kiểm soát số lượng hàng hóa giảm thiểu thiệt hại kinh phí giải quyết lưu trữ hàng hóa.

Những khó khăn gặp phải khi quản lý chuỗi cửa hàng sơn

Để quản lý một cửa hàng đã không dễ nên khi mở rộng sang hệ thống chuỗi cửa hàng thì việc quản lý còn áp lực hơn nhiều. Các vấn đề, rắc rối nếu không được giải quyết sẽ tác động trực tiếp đến từng cửa hàng, thương hiệu, dưới đây là một số khó khăn doanh nghiệp phải đối mặt khi mở chuỗi cửa hàng:

Khó kiểm soát kho hàng

Khác với kinh doanh một cửa hàng sơn, bạn chỉ phải lo lắng về lượng hàng hóa nhập khẩu, tiêu thụ, tồn kho ở một phạm vi nhất định. Đối với cả chuỗi hàng thì đây thực sự là một vấn đề lớn không dễ dàng với một số lượng lớn hàng hóa lớn được phân bổ ở nhiều khu vực. Bạn sẽ phải bỏ ra nhất nhiều công sức để quản lý mọi sản phẩm trong các cửa hàng, từ loại sản phẩm, giá thành đến ngày sử dụng...

Nếu sử dụng phương pháp quản lý bằng thủ công như số sách truyền thống hay Excel sẽ thường dẫn đến tình trạng chung là mọi thông tin sẽ không được đồng bộ hóa. Từ đó dẫn đến việc tìm kiếm, kiểm kê và báo cáo sẽ rơi vào trường hợp sai số, thất thoát.

Dễ xảy ra thất thoát doanh thu

Khi kinh doanh chuỗi cửa hàng bạn sẽ phải quản lý nhiều loại hàng hóa và nhiều nhân viên hơn. Mọi thứ đều được tăng lên từ việc quản lý thời gian, chất lượng hoạt động làm việc, lương nhân viên và tình trạng làm việc.

Với một quy mô lớn hơn đã có không ít các trường hợp nhân viên gian lận trong việc bán hàng và ghi lại sổ sách. Hay nhiều nhân viên tự ý điều chỉ giá thành của sản phẩm, thậm chí còn tự ý lấy sản phẩm cho người thân để trục lợi.

Dễ xảy ra sai số

Đặc trưng của các thương hiệu sơn là sự đa dạng thường có số lượng lớn, sản phẩm có hàng nghìn mẫu mã, màu sắc khác nhau. Nếu như không theo dõi, quản lý sát sao thì bạn dễ dẫn đến việc thống kê nhầm về doanh thu, số lượng người mua, lợi nhuận, chiết khấu, công nợ…việc này thường xảy ra với những phương pháp quản lý truyền thống.

Khó khăn trong việc chăm sóc khách hàng

Một điểm dễ nhận thấy khi quản lý bán hàng theo kiểu truyền thống đó chính là chỉ có nhân viên bán hàng trực tiếp tại cơ sở mới tiếp xúc chủ yếu với khách hàng. Vì thế nếu bạn là người quản lý sẽ rất khó để có thể nắm bắt được đâu là khách hàng thân thiết, tiềm năng của cơ sở kinh doanh của mình.

Tính năng của phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn

Những khó khăn đã nêu trên khi quản lý chuỗi cửa hàng hoàn toàn có thể khắc phục được khi cửa hàng sử dụng các phần mềm quản lý. Với những tính năng tuyệt vời phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn có nhiều đem đến nhiều lợi ích cụ thể như:

Nắm rõ chi tiết của sản phẩm

Phần mềm quản lý sẽ giúp bạn nắm được chính xác các đặc tính của sản phẩm như màu sắc, chủng loại của mỗi loại sơn. Từ những loại sơn dùng cho tường, sơn gỗ, cho đến sơn xe, sơn tĩnh điện,… đều được sắp xếp theo thứ tự khoa học và có trật tự rõ ràng.

Nhờ đó, bạn cũng dễ dàng nắm bắt được sản phẩm và cung cấp cho khách hàng khi họ hỏi mua mà không cần mất công tìm kiếm quá lâu. Nhân viên cũng sẽ không cần phải ghi nhớ từng mặt hàng và đảm bảo giảm tình trạng thất thoát.

Quản lý chuỗi kho hàng hiệu quả

Với phần mềm quản lý này, bạn không cần phải ghi chép từng thông tin, số liệu, phần mềm sẽ giúp bạn nắm bắt được số lượng chủng loại hàng nhập vào và những loại hàng được bán ra, nắm rõ thông tin về sản phẩm. Từ đó, bạn sẽ lên được kế hoạch nhập hàng mới, xử lý hàng cũ tồn kho sao cho phù hợp nhất. Đặc biệt, bạn cũng có thể tiết kiệm chi phí thuê nhân sự trong kho.

Nắm rõ tình hình kinh doanh

Khi sử dụng phần mềm quản lý, bạn sẽ có thể khắc phục được tình trạng số liệu sai hay tính toán không chính xác. Với tính năng tích hợp phần mềm này có thể xử lý được lượng số liệu lớn và bạn có thể xem báo cáo kinh doanh, tài chính bất kỳ lúc nào. Từ đó bạn sẽ đánh giá được hiệu quả hoạt động kinh doanh và có phương án điều chỉnh sao cho phù hợp nếu tồn tại vấn đề.

Giám sát thu chi của cửa hàng

Để duy trì hoạt động của cửa hàng thì dù là kinh doanh ngắn hay dài hạn thì ngân sách là rất quan trọng. Phần mềm quản lý này sẽ giúp bạn kiểm soát dòng tiền, công nợ khách hàng, tiền trả nhà cung cấp, tiền thiếu, tạm ứng và những vấn đề liên quan đến ngân sách. Nhờ vậy bạn sẽ không phải lo lắng về việc thất thoát tiền bạc hay hàng hóa nữa.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn

Phần mềm quản lý bán hàng sơn sở hữu nhiều tính năng hiện đại và đem lại nhiều lợi ích khiến công việc quản lý cửa hàng trở nên dễ dàng, cụ thể:

1. Phân quyền cho nhân viên: Tùy theo chức vụ được phân công của nhân viên mà bạn có thể theo dõi các hoạt động của nhân viên. Nhân viên nắm được chi phí nhập hàng của cửa hàng nên không thể tùy ý tăng giá, giảm giá thành sản phẩm.
2. Quản lý doanh thu: Phần mềm quản lý sẽ giúp bạn dễ dàng chọn loại sơn, số lượng và tự động tính tiền theo giá đã niêm yết trước đó. Nhân viên chỉ cần in hóa đơn và giao hàng, thu tiền, vào mỗi cuối ngày, doanh thu sẽ hiển thị trực quan trên cung cụ quản lý để bạn có thể nắm được tình hình hoạt động kinh doanh.
3. Quản lý hàng tồn: Khi bạn bán hàng hay nhập hàng phần mềm sẽ tự động quản lý, đưa ra những cảnh báo nếu sản phẩm sắp hết hàng để nhân viên chủ động sắp xếp bố trí hàng hóa giữa các chi nhánh. Phần mềm cũng giúp bạn tra cứu nhanh chóng các sản phẩm tồn kho của từng cửa hàng cũng như cả toàn hệ thống.
4. Quản lý chi phí kinh doanh: Nếu có bất kỳ chi phí phát sinh nào bạn chỉ cần nhập vào phần mềm, hệ thống sẽ nhập vào và kiểm soát hoạt động ngân sách. Phần mềm quản lý sẽ liệt kê các chi phí để tổng hợp các khoản thu chi trong một khoảng thời gian cố định.

>> Bài viết liên quan: Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Tích hợp vào website được không?

Top 8 phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn hiệu quả

Hiện nay, để đáp ứng hỗ trợ các chuỗi cửa hàng quản lý sơn, trên thị trường cũng có rất nhiều phần mềm quản lý. Dưới đây là một số phần mềm quản lý được sử dụng nhiều nhất hiện nay giúp bạn lựa chọn phần mềm phù hợp với chuỗi cửa hàng của mình:

1. Phần mềm KiotViet

KiotViet - phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn được hơn 150.000 cửa hàng tin dùng. Phần mềm này giúp các nhà kinh doanh tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như tiền bạc. Bạn có thể bán hàng nhanh hơn, tăng sự chuyên nghiệp và dự đoán được số lượng hàng trong kho với những tính năng nổi bật của phần mềm này:

1. Đơn giản & dễ sử dụng: Giao diện nhập liệu đơn giản, thân thiện và thông minh, nhân viên chỉ mất 15 phút làm quen để bán hàng trên KiotViet.
2. Tương tự phần mềm quản lý nhân sự, bạn có thể theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, năng suất lao động, chấm công tính lương nhanh chóng. Nhân viên được phân công từng quyền không thể gian lận hay trốn tránh công việc.
3. Ngoài ra, phần mềm KiotViet còn hỗ trợ tính toán thông tin về doanh số bán hàng được lưu trữ trên toàn hệ thống tình hình hoạt động kinh doanh trong chuỗi cửa hàng.
4. Với báo cáo tổng kết dưới dạng bảng, biểu đồ trực quan để bạn tiện theo dõi số liệu rõ ràng, chi tiết ở từng chi nhánh, xem lịch sử giao dịch ở mỗi cửa hàng, thống kê doanh thu ở toàn bộ các cửa hàng.

2. Phần mềm Mekong Soft

Mekong Soft là đơn vị cung cấp các phần mềm theo yêu cầu về quản lý ngành sơn, doanh nghiệp sở hữu chuỗi cửa hàng cũng có thể tối ưu các tính năng theo mong muốn để có một phần mềm phù hợp. Phần mềm của Mekong Soft đem lại những tính năng hiện đại như sau:

1. Tối ưu hệ thống bán hàng: Mọi thông tin về giá thành, số lượng được hiển thị đầy đủ trực quan giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt kiểm tra, bán hàng xuất hóa đơn nhanh chóng, được tính toán tự động, chính xác.
2. Kiểm soát hàng hóa: Phần mềm Mekong Soft sẽ giúp bạn quản lý, sắp xếp thông tin hàng hóa theo trật tự, đặc tính màu sắc, thương hiệu,…từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm và kiểm tra kê khai hàng hóa.
3. Quản lý công nợ của khách hàng: Hệ thống quản lý nhắc bạn những khoản nợ hoặc công nợ của doanh nghiệp bạn với nhà cung cấp cùng số liệu minh bạch, dễ dàng đối chiếu, đảm bảo đúng tính pháp lý.
4. Quản lý chuỗi chính sách cửa hàng: Kinh doanh chuỗi cửa hàng cần sự đồng bộ hệ thống dữ liệu cho toàn bộ chi nhánh để việc kinh doanh diễn ra hiệu quả. Phần mềm này sẽ giúp mang đến sự yên tâm trong quá trình kinh doanh.

3. Phần mềm VZSoft

VZSoft là một trong những phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn được nhiều công ty sử dụng. Được coi là giải pháp với nhiều tính năng ưu việt, phù hợp với đa số các chuỗi cửa hàng.

1. Với phần mềm này việc quản lý xuất nhậptồn bằng da dạng các phương pháp như nhập trước – xuất sau, trung bình tháng, đích danh, trung bình di động,…
2. Quản lý doanh thu bán hàng: Toàn bộ thông tin về hoạt động báo cáo doanh thu được hiển thị đầy đủ. Bên cạnh đó, phần mềm VZSoft quản lý hàng hoàn trả lại phân tích chi tiết doanh số bán hàng. Quản lý đối thu chi và quản lý chi tiết sổ quỹ ngân sách của hệ thống cửa hàng. Phần mềm tập hợp số liệu của nhiều chi nhánh và so sánh được doanh thu của mỗi cửa hàng.
3. Quản lý các chương trình khuyến mại, giảm giá, chiết khấu, quà tặng, hàng tặng mỗi tháng cho các khách hàng thân thiết.

4. Sapo POS

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Sapo POS sở hữu nhiều tính năng đặc biệt. Sapo từng thành công với phần mềm quản lý bán hàng order, trước phần mềm quản lý cửa hàng sơn, phần mềm quản lý bán hàng cafe,…

1. Bán hàng dễ dàng với Sapo: Doanh nghiệp có thể bán hàng nhanh chóng nhờ tính năng tích hợp thiết bị in hóa đơn, quét mã vạch hiện đại giúp đồng bộ kho hàng, hạn chế tình trạng tồn kho số liệu sai lệch thực tế.
2. Quản lý hàng hóa đơn giản: Quá trình xuất nhập kho đều được theo dõi và quản lý ngay trên phần mềm của Sapo. Bạn sẽ dễ dàng nắm được vị trí sản phẩm, giá thành, thể tích bình, thương hiệu sản phẩm,…. Khi trong trình giao dịch, phần mềm cũng cập nhật số lượng trong kho nhanh chóng.
3. Quản lý tình hình công nợ: Tính năng nhắc nợ tự động qua sổ ghi nợ giúp đảm bảo tính pháp lý, khả năng đối chiếu công nợ. Từ đó, bạn cũng có thể theo dõi lịch sử nhập hàng với tất cả các bên cung cấp.
4. Theo dõi kết quả kinh doanh: Hệ thống sẽ báo cáo tình hình doanh thu, thông tin về các mặt hàng bán chạy được hiển thị chi tiết đánh giá được hiệu quả bán hàng và có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.
5. Quản lý cửa hàng từ xa: Khi sử dụng phần mềm này bạn có thể quản lý dễ dàng trên thiết bị điện thoại thông minh. Dù ở bất kỳ đâu, chỉ có điện thoại thì thông tin về cửa hàng cũng được cập nhật đầy đủ, chi tiết.

5. Phần mềm FastWork

FastWork được coi là giải pháp giải quyết triệt để những khó khăn của các cửa hàng sơn với hàng loạt tính năng hiện đại, chuyên nghiệp như:

1. Quản lý chi tiết các chuỗi cửa hàng: Phần mềm FastWork hỗ trợ chấm công nhân viên, theo dõi lịch sử mua hàng. Đồng thời, FastWork cho phép lập phiếu thu chi, thống kê tình hình sử dụng ngân sách.
2. Quản lý chăm sóc khách hàng: Fast Work hỗ trợ, lưu trữ, quản lý thông tin của khách hàng, giao dịch của khách hàng trong việc kinh doanh cũng như remarketing.
3. Quản lý hàng hóa và kho hàng: Phần mềm này sẽ phân chia các danh mục rõ ràng, hàng hóa được sắp xếp thông minh khoa học với giá thành. Tồn kho số lượng được cập nhật theo thời gian thực tế, phiếu xuất nhập được yêu cầu bằng phiếu online để dễ dàng theo dõi và kiểm chứng.
4. Báo cáo về doanh thu: giúp chủ cửa hàng theo dõi được doanh thu của từng chi nhánh, doanh thu chỉ với 1 thiết bị di động đầy đủ để bạn có những lựa chọn chính xác.

6. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Wpro

Bên cạnh những phần mềm trên, Wpro là phần mềm quản trị sơn thông minh có giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Tuy mất phí nhưng nó lại có thể giúp doanh nghiệp nhập - xuất hàng, quản trị kho với hiệu suất cao cũng như hạn chế tối đa những sai sót ngoài ý muốn.

1. Doanh nghiệp sẽ được sở hữu bản quyền vĩnh viễn trọn đời chỉ với 1 lần mua. Đây là công cụ có khả năng nhập, xuất, tồn theo mã hàng, đồng thời ghi nhận doanh thu bán hàng theo mã hàng.
2. Với hỗ trợ báo cáo nhập, xuất hàng theo phiếu tối đa 2.000 mã hàng, 2.000 mã khánh hàng, 1.000 mã nhà cung cấp và 30.000 dòng nhập, 30.000 dòng thu chi, 30.000 dòng xuất. Dung lượng trong 1 kỳ nhập liệu, tự động ghi lại tính năng tạo kỳ mới khi hết dung tích thu, chi, xuất nhập sản phẩm.
3. Theo dõi công nợ chi tiếtcông nợ tổng hợp toàn bộ khách hàng và tổng thể nhà phân phối, tương tự với tính năng của phần mềm quản lý công nợ khách hàng.
4. Phần mềm quản lý bán hàng Wpro có 3 loại để người mua có thể lựa chọn là Eco, VIP và Premium. Những gói này có giá thành dao động từ trên 4 triệu đồng tới dưới 9 triệu đồng. Bản cao cấp hơn của Wpro sẽ tích hợp hàng loạt tác dụng của bản thấp cùng với tính năng được nâng cấp cải tiến lên rất nhiều.

7. HiVi Painting

HiVi Painting là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn thông minh được nhà sáng tạo ra bởi quá trình nghiên cứu hơn 10 năm về ngành sơn. Vì vậy đây cũng là một sự lựa chọn có trả phí tuyệt vời dành cho các nhà kinh doanh.

1. Phân rõ các nhóm hàng hóa, quản lý chi tiết từng sản phẩm sơn, bao gồm cả các sản phẩm phụ của ngành sơn như: Giấy dán tường, chổi lăn sơn, dịch vụ vận chuyển và thi công…Quản lý theo dung tích sơn theo thùng hoặc khối lượng sản phẩm, mã hàng hóa hiệu quả, tránh nhầm lẫn.
2. Quản lý thông tin mua, bán, đổi trả hàng hóa, chốt nợ theo công trình nhà cung cấp. Cảnh báo công nợ quá mức của khách hàng, báo cáo hàng hóa nhập xuất tồn để quản lý kho hiệu quả, báo cáo từng thời điểm chi tiết.
3. Quản lý thông tin khách hàng và đối tác giao dịch mà họ thực hiện, tương tự các phần mềm quản lý khách hàng. Cho phép người dùng xem lịch sử giao dịch của một khách hàng cũ, các lượt bán, đổi, trả hàng hoặc thu chi một cách nhanh chóng.
4. Phân nhóm khách hàng theo tên và công trình cho phép ghi nhận thông tin khách hàng, hình ảnh và cấp thẻ VIP ngay khi thực hiện xong giao dịch.
5. Phần mềm HiVi Painting hiện đang được cung cấp với mức giá khoảng từ 6 – 7 triệu đồng.

8. Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn S2 Retail

S2 Retail là phần mềm được tạo ra để hỗ trợ cho các chuỗi cửa hàng, đại lý quản trị tốt hơn về các loại sản phẩm mẫu mã. Nắm được yếu tố tương quan tới ngành kinh doanh sơn để giúp chúng ta rút ngắn thời gian trong khâu bán hàng với Tính năng nổi bật:

1. Tạo báo cáo bán hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu nhập hàng bị trả lại từ nhà thầu, khách hàng. Quản lý hoạt động  với nhiều ngành hàng và không hạn chế số lượng mua hàng từ nhà cung cấp.
2. Có công cụ sao lưu thường xuyên, tự động và công cụ phục hồi cơ sở dữ liệu, phân quyền tài khoản nhân viên, đảm bảo tính bảo mật.
3. Hiển thị số lượng hàng hóa bị tồn, tự động lịch sử làm việc trên phần mềm. 
4. Theo dõi và cập nhật giá, quy đổi nhiều đơn vị tính linh hoạt, hỗ trợ tạo bảng báo giá và đơn hàng, nạp dữ liệu từ Excel theo danh mục.
5. Phần mềm S2 Retail này có 4 loại để lựa chọn là Starter, Standard, Professional, Enterprise với mức giá khoảng từ 100.000 đồng đến 800.000 đồng.

Tổng kết

Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn chính là giải pháp tối ưu, đem lại hiệu quả kinh doanh lớn cho doanh nghiệp của bạn. Hy vọng qua bài viết trên đây sẽ giúp bạn có thêm những thông tin về các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn hiệu quả, từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp doanh nghiệp hay chuỗi cửa hàng của mình.