Phần mềm ERP là gì? Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh chóng như hiện nay, các tổ chức không ngừng tìm kiếm các giải pháp đơn giản hóa công việc, giúp cải thiện hiệu quả và nâng cao năng suất. Đây là lúc phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) phát huy tác dụng.

Trong bài viết này, LPTech sẽ giúp bạn tìm hiểu phần mềm ERP là gì? Điểm qua các hệ thống ERP phổ biến đang được sử dụng hiện nay và đi sâu vào các lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp.

Phần mềm ERP là gì?

ERP là viết tắt của (Enterprise Resource Planning). Nó là một hệ thống phần mềm tích hợp và quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi khác nhau trong một tổ chức. Các quy trình này thường bao gồm tài chính, quản lý hàng tồn kho, hoạt động chuỗi cung ứng, nguồn nhân lực và quản lý quan hệ khách hàng.

Các công ty có thể linh hoạt lựa chọn các mô-đun cụ thể dựa trên các yêu cầu riêng, không cần thiết phải mua toàn bộ. Tất cả nhân viên đều được cấp quyền truy cập để xem và sử dụng thông tin liên quan đến công việc của mình, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

Hơn nữa, phần mềm mang lại lợi ích khác biệt cho những người quản lý có thể không có mặt trực tiếp tại công ty. Họ có thể giám sát từ xa và thu thập thông tin chi tiết theo thời gian thực về tình hình kinh doanh, giúp họ nắm bắt các số liệu quan trọng và đưa ra quyết định sáng suốt dù đang ở đâu.

Các bài viết bạn nên tham khảo:
Phần mềm Oracle là gì? Chi phí & tính năng của phần mềm Oracle
Zapier là gì? Cách sử dụng công cụ tự động hóa marketing hiệu quả
ChatGPT là gì? Cách đăng ký tài khoản ChatGPT tại Việt Nam

Các phần mềm ERP nổi tiếng hiện nay

Thị trường các phần mềm ERP hiện nay rất mạnh mẽ, với một số đơn vị lâu đời cung cấp các giải pháp toàn diện, có thể tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu riêng của các ngành khác nhau. Một số hệ thống ERP được sử dụng phổ biến hiện nay bao gồm:

ERP SAP

SAP là công ty dẫn đầu thị trường về phần mềm ERP, cung cấp nhiều loại mô-đun bao gồm các chức năng kinh doanh khác nhau. Các giải pháp của nó có thể mở rộng, linh hoạt và được các doanh nghiệp lớn trong các ngành áp dụng rộng rãi.

Ưu điểm SAP ERP là gì:

Chức năng toàn diện: SAP cung cấp một loạt các mô-đun và tính năng khác nhau, nên nó phù hợp với các tổ chức lớn và phức tạp.
Giải pháp dành riêng cho ngành: SAP cung cấp các mẫu và giải pháp dành riêng cho ngành phù hợp với các lĩnh vực cụ thể, cho phép tùy chỉnh tốt hơn.
Khả năng tích hợp: SAP có thể tích hợp được với các hệ thống và ứng dụng khác, cho phép cộng tác và chia sẻ dữ liệu hiệu quả.
Hỗ trợ toàn cầu: SAP có một mạng lưới rộng lớn các chuyên gia tư vấn và dịch vụ hỗ trợ trên toàn thế giới, đảm bảo bạn được hỗ trợ tốt dù ở bất cứ đâu.

Nhược điểm SAP ERP là gì:

Triển khai tốn kém: Triển khai và duy trì SAP có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Độ phức tạp: Do chức năng mở rộng của nó, SAP có thể đòi hỏi nguồn lực và đào tạo chuyên biệt.
Thời gian triển khai dài hơn: Quá trình triển khai SAP có thể mất nhiều thời gian hơn so với các hệ thống ERP khác.

> Xem thêm về phần mềm SAP tại:SAP là gì? Làm sao để áp dụng hệ thống SAP hiệu quả?

ERP Oracle

Oracle cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, được tích hợp nhiều chức năng trong một phần mềm như: CRM, HRM, SCM đến kho vận, sản xuất… cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu.

Ưu điểm Oracle ERP là gì:

Khả năng mở rộng: Hệ thống ERP của Oracle được biết đến với khả năng mở rộng, đáp ứng sự tăng trưởng và mở rộng của các doanh nghiệp.
Báo cáo và phân tích mạnh mẽ: Oracle cung cấp khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ, cung cấp thông tin chi tiết có giá trị cho việc ra quyết định.
Khả năng tích hợp: Oracle ERP tích hợp tốt với các ứng dụng khác của Oracle, hợp lý hóa các hoạt động trong toàn tổ chức.
Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ: Oracle ưu tiên bảo mật dữ liệu, cung cấp các tính năng và giao thức bảo mật nâng cao.

Nhược điểm Oracle ERP là gì:

Chi phí: Oracle ERP có thể tốn kém, đặc biệt đối với các tổ chức nhỏ hơn, bao gồm phí cấp phép và chi phí bảo trì liên tục.
Các thách thức về tùy chỉnh: Việc tùy chỉnh Oracle ERP có thể yêu cầu chuyên môn kỹ thuật, khiến nó kém linh hoạt hơn đối với các nhu cầu kinh doanh đặc thù.
Triển khai phức tạp: Việc triển khai Oracle ERP có thể phức tạp và tốn thời gian, đòi hỏi phải lập kế hoạch kỹ lưỡng và phân bổ nguồn lực.

ERP Microsoft Dynamics 365

Dịch vụ ERP của Microsoft kết hợp nhiều mô-đun khác nhau như tài chính, bán hàng, chuỗi cung ứng và dịch vụ khách hàng vào một nền tảng thống nhất. Nó được biết đến với tính dễ sử dụng và tích hợp liền mạch với các sản phẩm khác của Microsoft.

Ưu điểm của phần mềm ERP của Microsoft:

Giao diện người dùng quen thuộc: Dynamics 365 có giao diện thân thiện với người dùng tương tự như các sản phẩm khác của Microsoft, giảm thời gian học tập cho nhân viên.
Tích hợp với các công cụ của Microsoft: Nó tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft như Office 365 và Power BI, nâng cao năng suất và sự cộng tác.
Giải pháp dựa trên đám mây: Dynamics 365 cung cấp các tùy chọn triển khai dựa trên đám mây, cung cấp tính linh hoạt và khả năng truy cập từ mọi nơi.
Khả năng mở rộng: Hệ thống có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu thay đổi của các doanh nghiệp đang phát triển.

Nhược điểm của phần mềm ERP của Microsoft:

Chức năng dành riêng cho ngành bị hạn chế: So với SAP và Oracle, Dynamics 365 có thể có ít chức năng dành riêng cho ngành hơn, yêu cầu tùy chỉnh bổ sung cho các yêu cầu kinh doanh cụ thể.
Các giới hạn tùy chỉnh: Mặc dù Dynamics 365 cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh, nhưng có thể có những hạn chế trong việc điều chỉnh sâu hệ thống theo các quy trình duy nhất.
Phụ thuộc vào ứng dụng của bên thứ ba: Một số tính năng và chức năng nâng cao có thể yêu cầu tích hợp với ứng dụng của bên thứ ba, làm tăng thêm độ phức tạp cho hệ sinh thái tổng thể.

Lưu ý: Khi chọn một phần mềm ERP, điều quan trọng là doanh nghiệp phải xem những ưu và nhược điểm của nó, ngân sách và mục tiêu dài hạn của tổ chức. Tham khảo ý kiến của người có chuyên môn và tiến hành đánh giá kỹ lưỡng để xác định xem phần mềm nào sự phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Việc triển khai hệ thống ERP mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Cải thiện hiệu quả và năng suất

Bằng cách tự động hóa các quy trình kinh doanh và loại bỏ công việc thủ công, phần mềm ERP có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và năng suất. Nó hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm bớt các nhiệm vụ dư thừa và cho phép nhân viên tập trung vào các hoạt động giá trị gia tăng.

Với khả năng truy cập thông tin chính xác theo thời gian thực, các nhóm có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và sáng suốt hơn, giúp tăng năng suất trong toàn tổ chức.

Ví dụ: Một công ty sản xuất triển khai hệ thống ERP có thể hợp lý hóa các quy trình sản xuất của mình bằng cách tự động hóa quản lý hàng tồn kho, lên lịch và thực hiện đơn hàng, dẫn đến thời gian quay vòng nhanh hơn và tăng năng suất.

Tiết kiệm chi phí

Các hệ thống ERP hợp nhất nhiều hệ thống thành một, loại bỏ nhu cầu về giấy phép phần mềm riêng biệt, chi phí bảo trì và đào tạo. Ngoài ra, bằng cách tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, giảm tình trạng hết hàng và cải thiện quy trình mua sắm, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể.

Tăng cường độ chính xác của dữ liệu và ra quyết định

Với ERP, các tổ chức có thể đảm bảo độ chính xác của dữ liệu cho tất cả các phòng ban. Điều này đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu, giảm nguy cơ sai sót hoặc sai lệch.

Chất lượng dữ liệu được cải thiện cho phép báo cáo và phân tích đáng tin cậy hơn, trao quyền cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách tự tin.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ có thể sử dụng hệ thống ERP để theo dõi xu hướng bán hàng, phân tích hành vi của khách hàng và đưa ra quyết định sáng suốt về giá cả, khuyến mãi và bổ sung hàng tồn kho.

Hợp lý hóa quy trình kinh doanh và hợp tác

Phần mềm ERP tích hợp các chức năng kinh doanh khác nhau vào một hệ thống thống nhất, thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp giữa các phòng ban.

Nó loại bỏ silo, tăng cường khả năng hiển thị giữa các chức năng và thúc đẩy trao đổi thông tin liền mạch. Điều này dẫn đến sự liên kết được cải thiện, sự phối hợp tốt hơn và các quy trình kinh doanh được sắp xếp hợp lý.

Ví dụ: Một công ty dịch vụ chuyên nghiệp có thể sử dụng hệ thống ERP để tự động hóa quản lý dự án, phân bổ nguồn lực và theo dõi thời gian, cho phép cộng tác liền mạch giữa các thành viên trong nhóm và nâng cao hiệu quả dự án.

Khả năng mở rộng và linh hoạt

Hệ thống ERP được thiết kế để thích ứng với sự phát triển của doanh nghiệp. Nó có thể dễ dàng mở rộng theo quy mô của doanh nghiệp để xử lý khối lượng dữ liệu, người dùng và giao dịch gia tăng. Hơn nữa, các hệ thống ERP có tính linh hoạt cao, thông qua các mô-đun và cấu hình có thể tùy chỉnh, các tổ chức có thể điều chỉnh phần mềm theo nhu cầu cụ thể khi phát triển.

Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp triển khai hệ thống ERP có thể dễ dàng mở rộng quy mô hoạt động khi mở rộng sang các thị trường mới hoặc giới thiệu các dòng sản phẩm mới mà không gặp phải những gián đoạn lớn hoặc thách thức về di chuyển dữ liệu.

Tuân thủ quy định

Tuân thủ các yêu cầu quy định và tiêu chuẩn ngành là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Hệ thống ERP hỗ trợ vấn đề này bằng cách cung cấp báo cáo tài chính chính xác, đảm bảo tuân thủ thuế và tăng cường bảo mật dữ liệu.

Ví dụ: Một bệnh viện có thể sử dụng hệ thống ERP để quản lý hồ sơ bệnh nhân, đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật cũng như đáp ứng các yêu cầu về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế.

Dịch vụ khách hàng được cải thiện

Hệ thống ERP cho phép các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn bằng cách cung cấp dữ liệu khách hàng toàn diện, từ đó doanh nghiệp có thể cung cấp các dịch vụ được cá nhân hóa và kịp thời.

Nó còn giúp cải thiện việc quản lý đơn hàng, theo dõi các tương tác của khách hàng và tạo điều kiện hỗ trợ khách hàng hiệu quả, dẫn đến sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng cao hơn.

Chẳng hạn: Một khách sạn có thể sử dụng hệ thống ERP để nắm bắt sở thích của khách, quản lý đặt chỗ và cung cấp trải nghiệm phù hợp, nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

LỜI KẾT

Trên đây là thông tin toàn diện về phần mềm ERP là gì và lợi ích của nó đối với doanh nghiệp. Hy vọng rằng những chia sẻ này sẽ giúp bạn biết cách tận dụng được những lợi ích của phần mềm ERP để tối ưu hóa các hoạt động cho doanh nghiệp của mình, giúp doanh nghiệp đạt được thành công bền vững trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh như ngày nay.