Việc theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành một tổ chức thì không hề dễ dàng. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải tìm kiếm một giải pháp cụ thể nhằm tối ưu hiệu suất quản trị. Hiểu được điều này, nhà sáng tạo của Jira Software đã tích hợp đa chức năng trên ứng dụng, giúp hỗ trợ hoạt động giám sát và kiểm thử một cách tốt nhất. Vậy cụ thể Jira là gì? Theo dõi bài viết sau để hiểu thêm về cách sử dụng Jira nào! 

Jira là gì?

Jira là một phần mềm giám sát và quản lý các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai dự án, kế hoạch kinh doanh của một tổ chức hay doanh nghiệp. Jira hướng dẫn và định hình quy trình quản trị trở nên dễ dàng, nhằm nâng cao hiệu quả công việc. 

Người dùng Jira Software nên sử dụng phần mềm thường xuyên để kịp thời nhận biết các rủi ro bất ngờ thông qua hệ thống được thiết kế chuyên biệt. Jira hoàn toàn có khả năng đưa ra các cảnh báo, dự đoán dựa trên mức độ hoàn thành công việc của doanh nghiệp tính đến thời điểm hiện tại. Nhờ vậy, tìm hiểu về Jira đúng cách sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho nhà quản trị.  

Tính năng nổi bật của Jira Software

Là một ứng dụng nổi tiếng toàn cầu, Jira gây ấn tượng mạnh với người dùng nhờ vào một số tính năng nổi bật, bao gồm:

• Theo dõi và quản lý chặt chẽ tiến độ hoàn thiện của từng dự án, kế hoạch. 
• Đề xuất cải tiến, giải pháp và nâng cấp hiệu quả. 
• Cho phép tìm kiếm thông tin nhanh chóng qua bộ lọc JIRA Query Language.
• Cung cấp đa dạng các loại báo cáo, và cho phép tích hợp nhiều dạng biểu đồ khác nhau, dựa vào sự khác biệt trong đối tượng và dự án được sử dụng. 
• Chạy và xử lý dữ liệu tương đối ở hầu hết các hệ điều hành, phần cứng và cơ sở dữ liệu. 
• Có khả năng tích hợp với một số công cụ, hệ thống hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng như Email, RSS, Excel,... 
• Thiết kế bảng dashboard riêng cho mỗi cá nhân, đảm bảo bảo mật thông tin và tạo nên một không gian làm việc ảo vô cùng riêng tư. 

Vai trò của Jira trong quản trị doanh nghiệp

Jira cho phép người dùng quản lý toàn diện, có khả năng tương thích với nhiều dự án khác nhau và dễ dàng sử dụng trên nhiều thiết bị. Nhiều khách hàng đánh giá cao Jira bởi tính thân thiện với người dùng và độ nhạy bén khi xử lý dữ liệu. Nhờ vậy, nó trở thành phần mềm được ưa chuộng hàng đầu trong các doanh nghiệp, phù hợp với cả những người “không giỏi” về công nghệ. 

Giá trị mà Jira Software mang lại đã được kiểm chứng và tiếp cận ở nhiều lĩnh vực như giáo dục, công nghệ,... trên 55 quốc gia toàn cầu. Thời gian phân tích và “trả” luồng thông tin hữu ích là vô cùng nhanh chóng, với điều kiện người dùng đảm bảo cập nhật phiên bản và tình trạng dự án liên tục. Điều này có thể thực hiện ở bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, và nguồn lực. 

Vậy với các tổ chức đề cao công nghệ 4.0 vào sản xuất và quản lý, họ “định giá” Jira là phần mềm gì? Jira được hiểu là hệ sinh thái 4.0, cho phép hỗ trợ quản trị và giám sát dự án, hoàn toàn bằng công nghệ, hướng đến tính công bằng và chặt chẽ trong vận hành tổ chức. Chính vì vậy, Jira luôn được nâng cấp và hoàn thiện liên tục để mang tới những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.   

Các thành phần trên ứng dụng Jira

Không chỉ hiểu Jira là gì, người dùng phải nắm được chức năng cơ bản của các thành phần trên Jira để tối ưu hiệu suất công việc. Bao gồm:

• Project: được sử dụng để phân quyền “approve worklog” đến các thành viên thuộc dự án. Người quản lý của mỗi dự án (team lead) sẽ được phép “approve worklog” đến các thành viên còn lại (member) thuộc nhóm. 
• Issue: là đơn vị cơ bản của Jira, là các bugs, tasks, features (đặc điểm) hoặc thậm chí là bất kỳ yếu tố nào khác thuộc “project work”. 
• Roles: được sử dụng để xác lập vai trò của các thành viên trong dự án. Chỉ có những thành viên được thêm (add) vào “role” có sẵn thì mới có quyền tạo “Resource Allocation” và “project team”. Một “role” trên Jira cho phép nhiều người cùng truy cập. 
• Workflow: là đơn vị quản trị Jira, cho phép đưa ra các điều kiện, quy trình làm việc cụ thể và cung cấp cái nhìn toàn diện về toàn bộ công việc được chịu trách nhiệm bởi người dùng. 
• Component: là sản phẩm dự án trên Jira. Người dùng được phép cập nhật tất cả sản phẩm thuộc dự án thông qua sự hỗ trợ của file kế hoạch doanh số. Ví dụ: Thực hiện “issue” theo Scrum thì tương ứng là “Product” của “Sprint”. 
• Priority: là mức độ ưu tiên trong khi sử dụng “defect”, gồm 4 mức cơ bản và được lọc theo “datalist”. 
• Status: mô tả vị trí của các rủi ro, vấn đề thuộc “workflow”.   

Ưu và nhược điểm khi sử dụng Jira Software là gì?

Bất kỳ phần mềm hỗ trợ quản trị trong tổ chức đều mang đến ưu và nhược điểm riêng. Một khi khai thác có chọn lọc, người dùng dễ dàng biến nó trở thành một công cụ đáng tin cậy, và cam kết gắn bó dài hạn. Đối với Jira, khách hàng sẽ trải nghiệm: 

Ưu điểm của Jira Software

Bên cạnh các tính năng cơ bản, Jira còn tích hợp vô số các đặc điểm nổi bật như là:

• Có khả năng phân quyền chi tiết, bao gồm cả dự án chung và nhiệm vụ riêng lẻ. 
• Thao tác mượt mà với nhiều hệ thống khác nhau, với thuật toán sử dụng tương tự HTML và đã được chạy thử nghiệm ở hầu hết các trình duyệt. 
• Bộ module cho phép cập nhật, nâng cấp và phát triển mở rộng cũng như tích hợp Jira vào các nền tảng khác nhau. 
• Cho phép luân chuyển bản cứng linh hoạt, nhanh chóng và dễ dàng. 
• Cho phép phát triển mã code trực tiếp trên các issue, vô cùng phù hợp với các “developer” chuyên biệt của tổ chức. 

Nhược điểm của Jira Software

Ưu điểm về công năng sử dụng khiến Jira trở thành nền tảng được khát khao hàng đầu trong thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, một số rào cản về chi phí hay ngôn ngữ mặc định là vấn đề khiến nhiều nhà quản trị quan ngại khi ứng dụng Jira vào hệ thống. Bao gồm:

• Chi phí: tương đối cao, cụ thể là $10/tháng (tối đa 10 tài khoản) và $7/tháng (từ 11-100 tài khoản). 
• Phù hợp để sử dụng cho các dự án có quy mô lớn, tính phức tạp cao. 
• Tốn thời gian và chi phí thiết lập ban đầu.
• Một số thuật ngữ khó hiểu và khó sử dụng. 
• Yêu cầu hiểu biết tiếng Anh và quy trình làm việc có tổ chức. 

Các thuật ngữ thông dụng khi quản trị trên Jira

Nhiều người dùng chưa phân biệt được các thuật ngữ sử dụng trên Jira và Confluence, dẫn đến một số lỗi không đáng có. Vậy sự khác biệt của Jira Confluence là gì?

Đây đều là hai công cụ được phát triển bởi Atlassian, thế nhưng, Jira được biết đến với các thuật ngữ phổ biến như sau:

• Sprint: là vòng lặp ngắn hạn (từ 2-4 tuần), quy định thời gian để các thành viên hoàn thành một số công việc, bao gồm lập kế hoạch, phân tích, thiết kế và triển khai các nhiệm vụ nhỏ liên quan đến sản phẩm. 
• Scrum: là một trong những phương pháp Agile phổ biến, là nơi sản phẩm được phát triển dựa trên thuật toán lặp lại trong một sprint. 
• Burndown Chart: là công cụ có khả năng hiển thị số lượng thực tế và ước tính của công việc cần hoàn thành trong sprint. 
• Backlog: là một tập hợp các “user stories”, “bugs” và những tính năng cơ bản của sprint hoặc sản phẩm cụ thể. 
• Daily stand-up: là một cuộc họp kéo dài trong vòng 15 phút, giúp các thành viên theo dõi và nắm bắt tiến độ công việc của ngày hôm trước. 
• Scrum of Scrums: là một kỹ thuật dùng để nâng cấp quy mô Scrum, các “task” đa nhiệm và dự án đa đội. 
• Epic: là một user “story” lớn, được chia thành từng “story” nhỏ và yêu cầu người dùng chạy nhiều sprint để hoàn thành một “epic”. 
• Board: là công cụ dùng để hiển thị tất cả công việc thuộc một quy trình cụ thể, và có tính linh hoạt dựa trên các phương pháp Agile khác nhau. 
• Swimlane: là công cụ dùng để phân loại công việc, và nhận định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ. 
• Cumulative Flow Diagram (CFD): là biểu đồ mô phỏng các trạng thái khác nhau của các công việc, thống kế theo một thời gian cụ thể. 
• Velocity: là công cụ cho phép đo lường và ước tính khối lượng công việc mà đội/nhóm có khả năng xử lý trong một khoảng thời gian nhất định. 
• Wallboard: là một bảng lớn, mô tả các loại dữ dữ liệu quan trọng về hoạt động, nhiệm vụ của một đội phát triển bất kỳ. 
• Iteration: là loại dự án được thực hiện theo từng phân đoạn lặp lại. 

Cách ứng dụng Jira để tối ưu quy trình

Hiện nay, thuật ngữ Jira service desk được đề cập nhiều trên các diễn đàn thảo luận về Jira. Nhiều người dùng cho rằng Jira service desk thực sự hiệu quả hơn Jira truyền thống. Vậy điều tạo nên sự khác biệt giữa Jira và Jira service desk là gì? Đó chính là khả năng có tự tối ưu được quy trình sử dụng trên phần mềm Jira không.

Dưới đây là một vài gợi ý cần thiết để người dùng có được trải nghiệm tốt nhất với Jira. 

Tạo và thao tác với issue

Để sử dụng được tất cả tính năng trên Jira, người dùng phải học cách tạo và thao tác trên issue. Cụ thể là: 

• Bước 1: Chọn “Create” trên Top bar để tạo mới “issue”
• Bước 2: Nhập tất cả thông tin cần thiết, bao gồm: tên, loại issue, tóm tắt nội dung, độ ưu tiên, mô tả chi tiết nội dung, ước tính thời gian hoàn thiện,...
• Bước 3: Chọn loại cấu hình cho “issue”: Chọn Configure Fields, và chọn Custom. 

Một số thao tác có thể thực hiện với “issue” như là sắp xếp và quản lý file dữ liệu; sao chép “issue”; chuyển đổi trạng thái giữa “issue” và “sub-task”; chọn “issue” yêu thích và theo dõi “issue” để phân loại và tìm kiếm hiệu quả. 

Tìm kiếm issue 

Người dùng có đến ba sự lựa chọn khi tìm kiếm “issue”, gồm:

• Tìm kiếm cơ bản:  Từ menu “Issues” trên thanh Header bar, click vào “Search for issue”.
• Tìm kiếm nhanh: Nhập từ khóa cần tìm vào ô “Quick Search” và ấn “Enter” để kết thúc. 
• Tìm kiếm nâng cao: Từ menu “Issues” trên thanh Header bar, click vào “Search for issue”, và chọn mục “Advanced”. 

Tạo bộ lọc có sẵn và yêu thích

Jira hỗ trợ cho người dùng hai loại bộ lọc cơ bản là bộ lọc yêu thích (favorite filter) và bộ lọc hệ thống (system filter). Khi đã tạo được bộ lọc cho dữ liệu, người dùng hoàn toàn có thể thực hiện các thao tác như là tìm kiếm, xóa, cập nhật thông tin cho bộ lọc, tạo bộ lọc ẩn danh, yêu thích và chia sẻ bộ lọc. 

Báo cáo và phân tích 

Tính năng giúp tối ưu quy trình quản lý thông qua Jira là tạo ra nhiều loại báo cáo hỗ trợ các mục đích khác nhau. Một số loại được sử dụng phổ biến là:

• Hiển thị và thống kê số lượng issue được tạo, được giải quyết trong thời gian đã thiết lập. 
• Thống kê tổng số lượng issue theo bộ lọc thời gian. 
• Hiển thị báo cáo dưới dạng biểu đồ tròn, với các tiêu chí được lựa chọn linh hoạt. 
• Báo cáo có chọn lọc các loại issue liên quan trực tiếp đến dự án. 

Trên đây là toàn bộ kiến thức liên quan đến Jira, giải đáp thắc mắc Jira là gì và làm thế nào để thao tác dễ dàng với các “issue” trên Jira. Người dùng nên tập làm quen với các thuật ngữ cơ bản để đảm bảo hiểu rõ cách vận hành dự án và tiết kiệm thời gian tối đa. Hi vọng thông qua bài viết trên của LPtech, mọi người sẽ hiểu hơn và có những trải nghiệm tuyệt vời với công cụ này.