Trong quản trị doanh nghiệp, áp dụng các phương pháp, mô hình vào quản lý là điều hết sức cần thiết. Để một tập thể có thể hoà hợp và tiến đến mục tiêu chung thì sự gắn kết và tôn trọng lẫn nhau, cùng phát triển năng lực cá nhân song song năng lực tổ chức được đặc biệt quan tâm. Horenso, Phân tích SWOT, Ma trận quản lý độ ưu tiên (Prioritization Matrix 101), chu trình PDCA,... là một trong nhiều giải pháp mang đến hiệu quả cao.

Horenso là gì?

HORENSO là một kỹ năng giao tiếp đặc trưng của Nhật Bản rất đơn giản nhưng hiệu quả. HORENSO là viết tắt của ba từ:

1. Ho (報) là viết tắt của Houkoku (報告): có nghĩa là báo cáo.
2. Re (連) là viết tắt của Renraku (連絡): có nghĩa là liên lạc.
3. So (相) là viết tắt của Soudan (相談): có nghĩa là bàn bạc.

Ngày 03/07/2020 vừa qua LPTech có tổ chức chương trình LPTech Training Day với sự góp mặt của toàn thể thành viên của LPTech và các giảng viên có hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc ở môi trường Nhật, tại nhât. Chương trình Training Horenso của LPTech diễn ra vô cùng sôi động và hiệu quả. Ngoài ra tại LPTech các bạn còn được training rất nhiều văn hóa và phong cách làm việc chuyên nghiệp khác nhau như Pair Programing, Time Management ... rất nhiều kỹ năng mềm khác sẽ được học.

Nếu bạn có cơ hội được làm việc với văn hóa làm việc của Nhật Bản. Thì ai cũng biết đến kỹ năng Horenso trong làm việc nhóm. Chính vì quyết này mà các công ty Nhật Bản, hoặc các công ty Việt nam có áp dụng Horenso luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp.

Đối với người Nhật Bản, Horenso không chỉ là một kỹ năng hay thói quen liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của người Nhật Bản.

HOKOKU: BÁO CÁO vấn đề gì gì?

Trong kỹ năng của Horenso, đầu tiên bạn phải hiểu rằng Report là một nhiệm vụ không thể thiếu trong công việc. Nếu không nhận được report, Đồng nghiệp, lảnh đạo, leader của bạn sẽ rất căn thẳng, vì không rõ công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào. Đừng chờ đến lúc Leader hỏi bạn: “Việc anh giao sao rồi?” hay "Em đã thiết kế web cho khách được mấy phần trăm rồi ?" hay đại loại là "Từ khóa Dịch vụ seo của công ty lên top chưa em ? ". Chủ động báo cáo chính là điều sếp thích nhất ở bạn. Nhưng phải bạn lại không biết phải báo cáo điều gì? Thời điểm  nào báo cáo và cách thức báo cáo ra sao?

Hậu quả nếu không báo cáo là gì?

1. Nếu không báo cáo tiến độ công việc đều đặn với leader hoặc trưởng phòng người có trách nhiệm sẽ khiến các thông tin bị không rõ ràng, cấp có thẩm quyền không rõ bạn có làm kịp deadline hay không, mọi thành viên, module dự án có diễn ra đúng như kế hoạch không, có cần điều chỉnh hay can thiệp khác để đảm bảo tiến độ hay không?
2. Đặc biệt, không báo cáo sẽ có thể khiến bạn đi sai hướng quá xa dẫn đến lãng phí vì phải làm lại từ đầu. Vì bạn làm xong hết rồi mới báo cáo lại cho sếp, khi đó sếp mới phát hiện ra thì đã quá muộn. Toàn bộ dự án bao gồm các công việc của thành viên khác có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng và bạn sẽ bị giảm sự tín nhiệm của mình.
3. Không báo cáo khi phát sinh ra lỗi mà và tự mình xử lý lỗi sẽ có thể càng làm hậu quả nghiệm trọng hơn vì không thể đảm bảo bạn sẽ xử lý đúng. Trong một dự án, chỉ một phần nhỏ gặp lỗi sẽ ảnh hưởng tới cả team, cả dự án và có thể tới cả công ty. Nhất là khi bạn không báo cáo thì các thành viên và cấp trên những người nhiều kinh nghiệm và quyền hạn hơn bạn không thể can thiệp giúp đỡ kịp.

Khi nào cần báo cáo?

1. Tình hình công việc định kỳ đối với những công việc thời gian làm lâu, hay deadline còn xa.
2. Khi hoàn thành việc hoặc các công việc được giao từ leader hoặc team, hay là khách hàng.
3. Có sự cố phát sinh hoặc những yếu tố làm thay đổi công việc
4. Những thông tin mới được cập nhật.
5. Có những ý tưởng, biện pháp mới giúp cải tiến chất lượng hoặc hiệu suất làm việc

Thời điểm báo cáo:

Khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một kỹ năng mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.

Kỹ năng báo cáo tốt:

Định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích. Có đưa ra giải pháp. Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Có thể báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu Báo cáo bằng Email...

Kỹ năng báo cáo không tốt:

Ngẫu hứng, thiếu chính xác. Ít thông tin. Tin tốt báo trước. Văn phong thiếu tôn trọng. Thông tin mang tính thống kê. Chỉ hỏi và tham khảo.

RENRAKU: LIÊN LẠC với ai , làm gì?

Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta cần phải cân nhắc. Việc liên lạc luôn luôn liên quan đến yếu tố thời gian. Đôi khi, bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?

Hậu quả nếu không báo cáo.

1. Thông tin liên lạc phải được bảo toàn và bạn không được thêm ý kiến và phỏng đoán cá nhân vào khi truyền đạt thông tin.
2. Liên lạc không phân biệt cấp bậc, ai cũng có thể là người liên lạc hoặc được liên lạc.
3. Người tiếp nhận thông tin liên lạc phải phản hồi xác nhận đã hiểu rõ nội dung mà người khác truyền đạt.
4. Thông tin liên lạc cần ngắn gọn, nhanh chóng, kịp thời

Hậu quả nếu không liên lạc.

1. Ảnh hưởng tới người khác: Ví dụ nếu bạn không liên lạc báo về thời gian thay đổi cho cuộc họp cho mọi người trong team, mọi người sẽ không sắp xếp đến tham dự cuộc họp đúng giờ và dẫn đến cuộc họp bị hủy team phải sắp xếp lại lịch khác để họp.
2. Ảnh hưởng tới dự án: Nếu bạn không liên lạc khi dự án có những thay đổi hoặc sự cố gì dẫn đến dự án đi sai hướng thì sẽ phải mất thời gian và công sức để sửa lại.

XIN LỖi là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này...”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Kỹ năng liên lạc tốt.

Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt), Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Kỹ năng liên lạc sai.

Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu. Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại. Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn thời gian. Sử dụng kỹ năng email, chat khi đang ngồi gần nhau. Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin. Chậm quá lâu mới thực hiện. It người biết. Làm ngẫu hứng.

SODAN: THẢO LUẬN những gì?

Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.

Lợi ích của Soudan

1. Tìm kiếm được sự tương trợ
2. Chia sẻ thông tin, thu thập ý kiến, kinh nghiệm
3. Phát huy sức mạnh tập thể, tìm kiếm được giải pháp chung

Hậu quả nếu ko trao đổi bàn bạc

Khi thực hiện công việc, dù có những thông tin không rõ nhưng bạn không trao đổi với mọi người mà lại mà tự tiến hành công việc theo ý hiểu của mình thì dễ dẫn đến làm sai và thậm chí nhiều hậu quả nghiêm trọng hơn đến cả nhóm. Khi đó không chỉ chính bạn đang làm mất thời gian của bản thân mà còn làm chậm tiến độ hoặc hỏng cả của dự án.

Cách bàn bạc tốt:

Đông người, nhiều cá tính, phong cách. Ghi nhận các ý kiến. Khuyến khích nói. Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt. Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định

Cách bàn bạc không tốt:

Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau. Không ghi nhận. Bác bỏ ngay lập tực. Không ai biết mục đích. Không ra quyết định cuối. Mỗi người làm một hướng.

Tại sao nên áp dụng Horenso vào công việc?

Học, rèn luyện và ứng dụng các kỹ năng theo nguyên tắc HORENSO chính là học cách làm việc nhóm hiệu quả hơn để thúc đẩy hiệu suất công việc cũng như kiểm soát công việc tốt hơn, ít rủi ro hơn. Theo đó, bạn sẽ biết cụ thể:

1. Khi nào phải Báo cáo và cách thức Báo cáo ngắn gọn, đầy đủ, dễ hiểu.
2. Khi nào phải Liên lạc và cách thức Liên lạc rõ ràng, thông suốt, đúng đối tượng.
3. Khi nào phải Bàn bạc và cách thức Bàn bạc nhanh chóng, mang lại kết quả.
4. Cách thức nhận chỉ thị của cấp trên hiệu quả.

Đây chính là những lợi ích cụ thể mà quy tắc này đem lại, nó cũng bao hàm hầu hết các kỹ năng yêu cầu khi làm việc nhóm. Cách thức ứng dụng HORENSO giúp giải quyết các rắc rối phát sinh trong quá trình làm việc nhóm, trong giao tiếp với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp nhằm mục đích đem lại hiệu suất công việc cao nhất.

HORENSO là kỹ năng làm việc nhóm đặc trưng của Nhật Bản, các quy tắc này tuy rất đơn giản nhưng nếu tuân thủ và áp dụng tốt sẽ đêm lại hiệu quả rất cao. HORENSO là sự nghiên cứu, đúc kết qua thời gian dài về các biện pháp quy trình khi làm việc tập thể, giảm tình trạng mù mờ thông tin, làm rõ và tránh phát sinh các hiểu nhầm không đáng có khi trao đổi thông tin trong công việc.

Áp dụng horenso vào LPTech như thế nào?

LPTech là công ty thiết kế website và Agency SEO nên việc liên lạc báo cáo thảo luận là việc không thể thiếu được. Do đó, Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên và khác hàng, thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc.

Ngoài ra các dự án SEO đều phải báo cáo thứ hạng từ khóa, báo cáo vị trí từ khóa hay tình hình dự án của các website mà LPTech  nhận làm dịch vụ seo. Để nắm rõ tình hình và có biện pháp tối ưu phù hợp.

Liên lạc, thảo luận với Khách hàng để nắm rõ các từ khóa mong muốn nhằm SEO website lên top Google nhanh. Sau 1 thời gian nhất định sẽ phải báo cáo tình hình và đánh giá theo KPI đề ra.

Còn đối với dự án thiết kế website tại LPTech lại càng khó khăn hơn, phải liên lạc báo cáo để các thành viên trong nhóm nắm tình hình và các vấn đề khác phát sinh, làm việc phải sử dụng horenso để tương tác giữa bộ phận SEO và Developer cùng với QA/QC tương tác tốt với Designer để có thể thiết kế cho khách hàng được 1 website chuẩn SEO và hoàn thiện nhất.

Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện kỹ năng Horenso. Họ chỉ ra rằng chính Horenso là kỹ năng ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Với Horenso, tốt nhất là bạn nên tìm cách giải quyết nhanh nhất nếu có thể các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp.