Có thể trong quá trình khởi nghiệp kinh doanh, bạn sẽ thường xuyên gặp phải tình trạng Bottleneck. Việc tìm kiếm và giải quyết các bottleneck là rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả và tăng cường năng suất của doanh nghiệp. Vậy Bottleneck là gì? Làm sao để xác định và gỡ bỏ Bottleneck cho doanh nghiệp của bạn? Bài viết dưới đây của LPTech sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để giải quyết vấn đề này.

Bottleneck là gì?

Bottleneck, còn được gọi là nút thắt cổ chai hoặc nghẽn cổ chai, có nguồn gốc từ hiện tượng các viên bi bị kẹt lại khi được đổ ra từ miệng cổ chai nhỏ. Mặc dù kích thước của các viên bi nhỏ hơn miệng cổ chai, nhưng khi chúng được đổ ra đồng thời, chúng sẽ gây ra sự cản trở. Nguyên nhân là do miệng chai quá nhỏ, các viên bi chạm vào nhau và tạo thành tình trạng tắc nghẽn.

Trong thực tế, Bottleneck là gì? Từ hình ảnh của sự tắc nghẽn các viên bi trong cổ chai, người ta muốn ám chỉ rằng doanh nghiệp chưa thể tối ưu hóa các khâu trong quy trình sản xuất, kinh doanh. Khi có quá nhiều thứ cần được giải quyết trong điều kiện tài nguyên hạn chế, sẽ xảy ra tình trạng Bottleneck.

Nút thắt cổ chai là hiện tượng mà hầu hết các doanh nghiệp đều gặp phải. Vấn đề lớn nhất gây ra bởi Bottleneck là gì? Đó là hiệu ứng Domino, có nghĩa là khi một điểm nghẽn cổ chai xuất hiện, nhiều điểm khác có thể bị ảnh hưởng. Ngoài ra, với các doanh nghiệp lớn hoặc các quy trình phức tạp, rủi ro của tình trạng Bottleneck càng cao.

Các loại Bottleneck thường gặp

Gần như tất cả các doanh nghiệp đều đối mặt với nguy cơ xuất hiện tình trạng Bottleneck trong quy trình kinh doanh của mình. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp mới bước chân vào thị trường cũng đã gặp phải tình trạng này.

Phân loại được những nút thắt cổ chai thường gặp sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung được các vấn đề đang có trong doanh nghiệp của mình. Có 4 loại Bottleneck như sau:

Nút thắt cổ chai ngắn hạn

Đây là những vấn đề xuất hiện tạm thời do sự cố bất ngờ và có thể được giải quyết trong thời gian ngắn. Ví dụ, một nhân viên nghỉ việc đột ngột có thể gây ra tăng khối lượng công việc đột ngột, và chưa có nhân sự thay thế nên dẫn đến tắc nghẽn.

Nút thắt chai cổ dài hạn

Đây là vấn đề đáng lo ngại hơn, gây ra bởi những hỏng hóc và thiếu sót hệ thống. Cụ thể trong trường hợp này, Bottleneck là sự trì trệ trong quá trình làm việc do thiếu máy móc, thiết bị và cơ sở hạ tầng.

Nút thắt cổ chai tĩnh

Đây là một dạng Bottleneck ổn định trong quá trình làm việc, không gây ra bất kỳ sự thay đổi hoặc biến động đột ngột nào. Nó có thể được cho là một điểm yếu của quy trình, vì khi xảy ra các tình huống không mong muốn như mất điện hay thảm họa thiên tai, thời gian hoàn thành công việc sẽ bị kéo dài và gây ra sự chậm trễ đáng kể.

Nút thắt cổ chai động

Loại Bottleneck này xuất hiện một cách linh hoạt và thay đổi theo từng thời điểm, từng bộ phận và từng cá nhân phụ trách. Nó có thể xuất hiện khi các vấn đề từ một khâu chuyển sang các khâu khác, khiến cho mỗi khâu tiêu tốn thêm thời gian và nhân lực.

Nguyên nhân dẫn đến Bottleneck

Có nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng Bottleneck trong quy trình làm việc, từ những vấn đề nhỏ nhặt cho đến những vấn đề lớn mang tính hệ thống. Dưới đây là một số nguyên nhân cơ bản mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải.

Xử lý dữ liệu thủ công

Vấn đề này thường xảy ra ở các doanh nghiệp nhỏ, công ty gia đình,... Vì họ cho rằng việc ghi nhận dữ liệu bằng cách thủ công sẽ giảm chi phí cho việc mua máy móc, phần mềm, và không cần phải tuyển dụng nhân sự chất lượng cao. Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy rằng đây chính là rào cản lớn nhất đối với sự phát triển và mở rộng kinh doanh của họ.

Việc xử lý dữ liệu thủ công gây ra hiện tượng bottleneck như thế nào? Việc xử lý dữ liệu thủ công kéo dài thời gian truy vấn và cập nhật dữ liệu, gây ra sai sót và khó chính xác. Ngoài ra, việc này còn tạo cơ hội cho những hành vi gian lận thông tin và gây lãng phí không đáng có.

Quy trình làm việc cồng kềnh

Ngoài việc làm mọi thứ bằng cách thủ công, một vấn đề khác mà nhiều doanh nghiệp lớn đối mặt là quy trình làm việc quá phức tạp. Họ có quá nhiều bộ phận phòng ban, chức trác, khi vấn đề phát sinh có quá nhiều bên liên quan can thiệp cần phải vào giải quyết.

Tưởng tượng một quy trình xin việc thông thường sẽ bao gồm ba bước: Lọc CV, phỏng vấn chuyên môn, và phỏng vấn văn hóa. Tuy nhiên, trong nhiều công ty, quy trình này lại bị kéo dài thêm nhiều bước như: sơ tuyển qua điện thoại, làm bài test, phỏng vấn riêng với leader, ... Nếu không thể tinh giản quy trình làm việc, nhiều vấn đề quan trọng khác sẽ phải dồn ở phía sau để được giải quyết.

Cường độ công việc quá tải

Nguyên nhân gây ra bottleneck khi cường độ công việc quá tải là gì? Khi công việc tích tụ quá nhiều, nhân viên không thể xử lý hết mọi nhiệm vụ trong thời gian cho phép. Vì vậy, khi đó sẽ xảy ra ba trường hợp:

1. Thứ nhất, nhân viên buộc phải tăng ca và làm việc quá sức, điều này có thể gây nhiều hệ lụy cho sức khỏe và làm tăng nguy cơ nhân viên từ bỏ tổ chức hoặc không hài lòng với công việc.
2. Thứ hai, chất lượng công việc có thể giảm sút và gặp nhiều lỗi sai. Vấn đề này gây ra Bottleneck bởi vì các lỗi và vấn đề phát sinh ở khâu này sẽ cần nhiều thời gian và công sức để giải quyết trong các khâu sau.
3. Thứ ba, thời gian để hoàn thành công việc kéo dài. Để giải quyết hai vấn đề trên, cách duy nhất là tăng thêm thời gian để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nếu không giải quyết kịp thời, vấn đề này sẽ dẫn đến việc công việc bị dồn ứ tại một bộ phận cụ thể, và gây ra rắc rối trên toàn hệ thống.

>>Đọc thêm: 5s là gì? Quy trình 5S thực hiện như thế nào trong doanh nghiệp?

Tại sao doanh nghiệp cần xác định Bottleneck?

Các doanh nghiệp hiện nay đánh giá sự thành công của quy trình nghiệp vụ dựa trên các tiêu chí về thời gian, chất lượng và chi phí. Tuy nhiên, nếu mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp là chất lượng thì Bottleneck có thể không phải là điểm nóng cần được ưu tiên đầu tiên.

Trong trường hợp cần tối ưu hóa chi phí, việc xử lý Bottleneck là cần thiết và cần được thực hiện nhanh chóng. Bởi vì nó là nguyên nhân chính gây ra hàng loạt tác động tiêu cực, dẫn đến tăng chi phí sản xuất. Với những quy trình sản xuất có liên quan chặt chẽ đến thời gian, Bottleneck là một trở ngại rất lớn và không được phép tồn tại. 

Dưới đây là những lý do vì sao doanh nghiệp cần xác định và giải quyết Bottleneck:

1. Nâng cao hiệu suất sản xuất: Bottleneck gây ra sự chậm trễ hoặc giảm hiệu suất của toàn bộ quá trình sản xuất hoặc hoạt động của hệ thống. Bằng cách tìm kiếm và giải quyết bottleneck, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất sản xuất và tăng cường năng suất của mình.
2. Tiết kiệm chi phí: Bottleneck có thể là nguyên nhân gây ra lãng phí tài nguyên và thời gian, từ đó dẫn đến tăng chi phí sản xuất. Bằng cách giải quyết bottleneck, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí hoặc tối thiểu hóa các chi phí không cần thiết.
3. Cải thiện chất lượng sản phẩm: Bottleneck có thể gây ra các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm, từ đó ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp. Bằng cách giải quyết bottleneck, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng sản phẩm và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
4. Tăng tính cạnh tranh: Nếu doanh nghiệp có thể giải quyết bottleneck hiệu quả, họ có thể cải thiện hiệu quả sản xuất và năng suất của mình, từ đó tăng tính cạnh tranh và giành được lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh.

Tóm lại, việc xác định và xử lý Bottleneck càng sớm sẽ giúp cho doanh nghiệp loại bỏ những tác động tiêu cực, tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và giúp tiết kiệm chi phí, tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận, cũng như từng bước mở rộng quy mô sản xuất.

Cách xác định và gỡ bỏ Bottleneck cho doanh nghiệp?

Để đạt được nhiều giá trị tích cực cho doanh nghiệp, cần xác định chính xác và giải quyết triệt để vấn đề Bottleneck. Vậy cần làm gì để xác định Bottleneck chính xác?

Bước 1: Phát hiện ra Bottleneck từ những dấu hiệu

Đầu tiên, người quản lý cần chú ý đến các đặc điểm đặc biệt và đặc trưng riêng để có thể nhận ra Bottleneck. Sau đây là một số ví dụ tiêu biểu về các tình huống Bottleneck thông thường:

1. Chậm trễ trong quá trình làm việc: Ví dụ như việc gửi hợp đồng trễ làm đối tác phàn nàn và gây lãng phí nhiều thời gian hoặc việc CEO phải đợi tới 5 ngày để nhận báo cáo tổng kết quý từ các bộ phận.
2. Năng suất làm việc của doanh nghiệp giảm đáng kể hơn so với bình thường, nhà quản lý cần chú ý đến việc này, bởi đó có thể là một dấu hiệu của sự cản trở. Ví dụ, nếu mỗi ngày doanh nghiệp chỉ có thể sản xuất được 2-3 sản phẩm, dù có hơn 10 khách hàng đến để yêu cầu bảo hành, thì đó là một dấu hiệu cho thấy Bottleneck. Hay tình trạng khách hàng liên hệ với doanh nghiệp nhưng không nhận được sự tư vấn từ nhân viên, và đã có nhiều phản hồi về vấn đề này. Hay doanh nghiệp thường gặp nhiều tình huống sai sót khác nhau trong mỗi tháng, dẫn đến việc phải làm lại bảng lương thường xuyên,...
3. Phát sinh nhiều lỗi trong quá trình làm việc: Ví dụ, nhiều nhân viên phải tăng ca liên tục trong khi lại có nhân viên khác rảnh rỗi, và các lỗi xảy ra trong hệ thống phần mềm cũng có thể làm chậm quá trình làm việc và gây bất tiện cho nhân viên.

Bước 2: Xác định bằng cách thống kê, đo lường

Tận dụng flowchart

Ngày nay, các doanh nghiệp thường áp dụng Flowchart theo quy trình chuẩn để hiển thị các bước cụ thể trong quá trình làm việc. Việc này cho phép doanh nghiệp thực hiện các thống kê, đo lường và xác định Bottleneck đang tồn đọng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng sơ đồ quy trình chi tiết để giúp họ xác định Bottleneck một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn trong trường hợp xảy ra sự cố.

Sử dụng phần mềm quản lý

Khi doanh nghiệp đã áp dụng quá trình số hóa và tự động hóa vào các hoạt động nghiệp vụ, tất cả các quy trình trong doanh nghiệp sẽ được quản lý bằng phần mềm. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể thu thập và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn so với phương pháp truyền thống, từ đó giúp tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm còn giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn dựa trên các thông tin và dữ liệu được thu thập và phân tích từ hệ thống. Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý thông dụng như Trello, Asana, Amis, bảng Kanban, FastWork,... Chúng có thể giúp cho nhà quản lý và nhân viên nhận biết được những sai sót trong quá trình làm việc, từ đó cải thiện và giải quyết tình trạng tắc nghẽn công việc.

>>Đọc thêm: Power BI Là Gì? Tại Sao Power BI Là Xu Hướng Cho Các Doanh Nghiệp?

Bước 3: Thực hiện khảo sát

Các nhân viên trực tiếp tham gia vào quy trình nghiệp vụ sẽ có cái nhìn chi tiết và hiểu rõ hơn về những điểm bottleneck của quy trình. Những ý kiến và đóng góp từ họ sẽ mang tính trực quan và đáng tin cậy, giúp cho việc tìm kiếm và giải quyết bottleneck trở nên dễ dàng hơn. Những thông tin này cũng có thể giúp cho doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn và hiệu quả hơn trong việc tối ưu hóa quy trình sản xuất hoặc hoạt động của mình.

Do đó, việc khảo sát nên được chia thành hai phần:

1. Liệt kê các dấu hiệu có thể xảy ra: Bao gồm câu hỏi về các hoạt động tốn nhiều thời gian, các hoạt động lặp lại nhiều lần, hoạt động phát sinh bất ngờ, v.v.
2. Thực hiện khảo sát: Sau khi liệt kê đầy đủ các dấu hiệu chính, cần tận dụng sự thông minh và khéo léo để hỏi và khảo sát những nhân viên liên quan. Chú ý điều hướng người trả lời đến những dấu hiệu họ không để ý để có thể thực hiện khảo sát một cách toàn diện nhất.

Phương pháp gỡ bỏ Bottleneck hiệu quả

Hiện nay, có hai lựa chọn để khắc phục Bottleneck trong doanh nghiệp:

1. Doanh nghiệp nên đánh giá giảm đầu vào cho các bước có Bottleneck.
2. Nâng cao hiệu suất và hiệu quả xử lý cho các bước có Bottleneck.

Tuy nhiên, trong các trường hợp khác để tăng hiệu quả cần phải dựa vào bản chất của các quy trình liên quan. Để gỡ bỏ Bottleneck trong quy trình làm việc hiệu quả, có thể áp dụng một số phương pháp sau:

1. Tăng năng lực xử lý các tình huống hay đào tạo xử lý các bước bị tắc nghẽn.
2. Chắc chắn rằng không có bất kỳ yếu tố đầu vào bị hạn chế hay thiếu hụt, vì yếu tố đầu vào bị thiếu hụt có thể là nguyên nhân tạo ra Bottleneck.
3. Đầu tư vào các thiết bị mới hoặc nâng cấp các thiết bị hiện có để tăng công suất hoặc giảm thời gian sản xuất.
4. Giảm số lượng đầu vào của Bottleneck càng ít càng tốt, và nên tìm cách để giảm số lượng đầu vào.
5. Tăng khả năng sử dụng tài nguyên hiện có bằng cách tối ưu hóa sử dụng thiết bị hoặc người lao động có sẵn.

>>Phần mềm quản lý ERP giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tất cả các hoạt động kinh doanh. Đây chính là chìa khóa để nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định, những bước đi phù hợp, đúng đắn.

Hy vọng các thông tin hữu ích mà LPTech vừa chia sẻ trong bài viết đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Bottleneck và cách xác định vị trí của nó trong quy trì nghiệp vụ của doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp tháo gỡ Bottleneck để tăng hiệu quả, doanh thu trong công việc. Chúc các bạn thành công trong việc áp dụng những kiến thức này vào thực tế.