Google Drive hiện nay là một trong những dịch vụ lưu trữ được rất nhiều người lựa chọn tin dùng. Người dùng hoàn toàn có thể chia sẻ và cập nhật nội dung với Drive bất cứ khi nào mà không sợ nội dung đó sẽ bị xóa nếu gặp phải sự cố về thiết bị. Vậy Google drive là gì, những ưu điểm và tác dụng của công cụ này đối với người sử dụng? Hãy cùng LPTech tìm hiểu rõ hơn về cách dùng google drive mà không phải ai cũng nắm được qua bài viết dưới đây!

Google Drive là gì?

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hoá đám mây của Google. Người dùng có thể lưu trữ, chỉnh sửa và tùy chỉnh các loại dữ liệu, tập tin của mình trên này để tiết kiệm dung lượng cho ổ cứng thiết bị, đồng thời có thể truy cập để sử dụng ở bất kỳ nơi nào miễn là bạn có kết nối Internet.

Google Drive cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ file được lưu trữ tới người khác, chỉ cần thiết lập quyền chỉ xem hay cho phép chỉnh sửa nội dung file... Drive còn hỗ trợ tải dữ liệu với cách làm rất đơn giản giúp việc tải file từ Google drive xuống trở nên nhanh chóng hơn.

Ngày nay, Google Drive được đánh giá là một ứng dụng phổ biến và quan trọng. Người dùng có thể liên kết trực tiếp tài khoản với các thiết bị thông minh khác để thực hiện sao lưu và di chuyển dữ liệu cá nhân của mình. Đây là công cụ hữu ích với nhiều đối tượng đặc biệt là học sinh, sinh viên hay nhân viên văn phòng…

Khi đăng ký tài khoản Google Drive thành công, người dùng được cung cấp 15GB lưu trữ hoàn toàn miễn phí để sử dụng trên dịch vụ này. Người dùng có thể thực hiện lưu trữ qua Google Drive, Gmail, và Google Photos cùng 1 thời điểm tại các công cụ thuộc sở hữu của Google như Google Docs, Google Sheets và Slides một cách miễn phí.

Google Drive hoạt động như thế nào?

Các dữ liệu như tài liệu, âm thanh, hình ảnh, video của người dùng sẽ được lưu trữ toàn bộ trên máy chủ khi tải lên Google Drive. Người dùng có thể sử dụng đồng thời các ứng dụng văn phòng quen thuộc như: Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Hình ảnh, Google trình bày hay Google Meet. Người dùng có thể sử dụng Google Drive dễ dàng và hoàn toàn miễn phí trên các thiết bị thông minh.

Ngoài ra, Google Drive còn có thể trình chỉnh sửa tài liệu hoạt động vô cùng tiện lợi được so sánh ngang hàng với bộ Office hữu ích trực tuyến của Microsoft. Khi 2 người trở lên cùng tùy chỉnh trên cùng một nội dung thuộc công cụ Google Drive, Google còn cho phép người dùng khôi phục, sao lưu tự động của nội dung, hoặc có thể truy xuất nắm rõ xem ai đã thực hiện thay đổi nội dung trước đó.

Ưu điểm của Google Drive

Google Drive trở thành công cụ lưu trữ dữ liệu không thể hiện nay, với những ưu điểm nổi bật đêm lại sự tiện lợi cho người dùng:

1. Sao lưu các tập tin: Đây là giải pháp để thay thế các thiết bị lưu trữ di động như ổ cứng ngoài hoặc thẻ nhớ USB vì dễ gặp trục trặc hoặc bị hỏng theo thời gian và bạn có thể mất đi những dữ liệu quý giá của bạn. Google Drive cho phép lưu trữ tốt hơn và khôi phục dữ liệu một cách dễ dàng.
2. Truy cập tài liệu dễ dàng với Google Drive: Khi bạn đang không ở gần máy tính mà cần truy cập bất kỳ tệp nào bạn có thể tải xuống và sử dụng qua ứng dụng Google Drive trên thiết bị smartphone dễ dàng của mình.
3. Tích hợp công cụ tìm kiếm hiệu quả: Google Drive cho phép bạn tìm kiếm theo loại tệp với công cụ tìm kiếm tích hợp riêng, cụ thể ví dụ như hình ảnh, video, tài liệu Word,hoặc từ khóa để cho phép người dùng tìm kiếm theo chủ sở hữu.
4. Gửi tệp lớn bạn bè hay đồng nghiệp: Google Drive sẽ cho phép người dùng gửi các tệp lớn qua địa chỉ sử dụng Gmail, đến các danh bạ một cách trực tiếp từ tài khoản email đó.
5. Chia sẻ ảnh và video với các liên hệ trong Contact: Bạn có thể chia sẻ dễ dàng tất cả các tệp với thành viên gia đình hoặc bạn bè cũng có tài khoản Google Drive của họ. Ngoài ra, nếu bạn phải đi công tác hay làm việc từ xa trên một dự án với các đồng nghiệp ở các địa điểm hoàn toàn khác nhau.
6. Tích hợp công nghệ nhận dạng hình ảnh tuyệt vời: Google Drive có thể nhận ra nội dung hình ảnh của người dùng với công nghệ nhận dạng hình ảnh. Nếu bạn tải lên hình ảnh của một địa danh nổi tiếng mà bạn ghé thăm trong một kỳ nghỉ gần đây thì hình ảnh sẽ xuất hiện khi những người dùng khác tìm kiếm mốc đó khi tìm kiếm trên Google Drive.
7. Miễn phí khi sử dụng: Google Drive cung cấp miễn phí sử dụng cho người dùng.

Các tính năng nổi bật của Google drive

Google Drive ưu điểm nổi bật sở hữu các tính năng giúp công việc của người dùng trở nên dễ dàng hơn. Để hiểu rõ hơn về các tính năng của Google Drive, hãy cùng tìm hiểu dưới dây:

Gửi tệp trực qua gmail

Người dùng có thể gửi tệp từ drive trực tiếp qua gmail, đồng thời người nhận có thể mở hoặc lưu tệp vào driver mà không cần phải tải về. Thao tác gửi tệp cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng của drive ở thanh công cụ ở bên dưới thư và chọn tệp cần gửi.

Kết hợp với các công cụ trực tuyến dễ dàng

Google drive cho phép nhiều tài khoản cùng chỉnh sửa một tệp văn bản, trang tính hoặc trang trình bày. Vì vậy, khi làm công việc nhóm các thành viên trong nhóm sẽ có thể chỉnh sửa lại để tạo ra tệp hoàn chỉnh một cách dễ dàng. Cùng với đó, các thao tác trên tệp đều được tự động sao lưu khi kết nối trực tiếp nhờ vậy mà việc làm việc nhóm sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Chỉ cần thao tác nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+Shift+G, người dùng có thể theo dõi lịch sử thao tác của các thành viên trong nhóm. Từ bất cứ nơi nào trong trang web, người dùng có thể xem danh sách đầy đủ các phím tắt của Google drive bằng tổ hợp phím Ctrl + /.

Sao lưu dữ liệu từ thiết bị điện thoại

Người dùng muốn sao lưu dữ liệu quan trọng vào thiết bị thông minh như điện thoại vào Drive, bạn chỉ cần chọn Settings, tiếp đó chọn Backup trên Google Drive của điện thoại và chọn phần mà bạn muốn sao lưu như hình ảnh, video, hoặc danh bạ, sự kiện. Đồng thời, để điện thoại của bạn có thể sao lưu chỉ cần bật On Auto Backup và mất một thời gian trong suốt quá trình đó thiết bị điện thoại cần được kết nối Wi-Fi.

Tạo bảng khảo sát thu thập dữ liệu

Người dùng có thể tạo ra File như “Google biểu mẫu” thành các bảng khảo sát ý kiến, thống kê đáng giá dữ liệu thu thập từ Google Drive đơn giản kết hợp mọi loại hình câu hỏi. Để tạo ra các văn bản đơn thuần, tính năng sẽ cho bạn chọn câu trả lời có sẵn (với hộp kiểm tra) hoặc bằng nhiều loại hình khác.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive trên trình duyệt web

Google Drive với sự đa dạng được tích hợp trên nhiều thiết bị giúp cho người dùng có thể sử dụng ở hầu hết các thiết bị thông minh như trên trình duyệt web hay điện thoại thông minh.

1. Bước 1: Hãy truy cập vào địa chỉ https://drive.google.com và đăng nhập vào tài khoản Google muốn sử dụng gg Drive. Tại đây những dữ liệu bạn đang lưu trữ trên Google Drive sẽ được hiện trên màn hình.
2. Bước 2: Để bắt đầu tải lên dữ liệu, bạn nhấn chọn vào nút New ở góc bên trái màn hình một bảng chứa các tùy chọn nhỏ bao gồm: Folder (Tạo một thư mục mới), File upload (Tải lên dữ liệu) và Folder upload (Tải lên một thư mục). Các tùy chọn bên dưới sẽ tương ứng với các công cụ như tạo văn bản, tạo slide thuyết trình hay tạo bảng tính...
3. Bước 3: Người dùng khi tiến hành tải lên dữ liệu ở Google Drive, sẽ được quan sát tiến trình này qua một bảng nhỏ ở góc dưới bên phải màn hình. Bảng này sẽ cung cấp cho bạn biết số lượng dữ liệu được tải lên là bao nhiêu, và thời gian tải còn lại bao lâu.
4. Bước 4: Tiếp đó, để mở ra bảng mới có thêm các tùy chọn bạn hãy click chuột phải vào dữ liệu mà bạn mới tải lên. Người dùng có thể thiết lập quyền xem hoặc chỉnh sửa, xóa dữ liệu, đổi tên, sao chép, tải về dữ liệu…

Cách đăng tải và tạo tệp lưu trữ

Để truy cập và sử dụng các tài liệu trên Google Drive, bạn phải tải các tệp đó. Người dùng có thể tải tệp lên với hai cách khác nhau như sau:

1. Cách 1: Hãy kéo tệp hoặc thư mục từ màn hình của thiết bị bạn, tiếp đó thả chúng vào cửa sổ màn hình trình duyệt mà bạn đang sử dụng. Ở góc bên trái của màn hình nhấn vào mục “Mới” để thêm file mới. Những lựa chọn tiếp đó sẽ có được hiện lên, hãy bấm chọn “Thư mục” để tạo tệp mới, nếu muốn tải lên những tài liệu nằm trong thiết bị cần nhấn chọn “Tải tệp lên” hoặc “Tải thư mục lên”.
2. Cách 2: Bên cạnh đó, bạn cũng có thể nhấn chọn “Mới” để tạo mới file tệp, tài liệu, biểu mẫu,… mới qua những phần mềm tích hợp trên Google Drive.

Dựa theo nhu cầu của người dùng, bạn có thể tùy chọn những ứng dụng tương ứng trên Menu, tất cả sẽ được sao lưu tự động và cho phép bạn xem khi truy cập từ Google Drive.

Tạo tập tin và tài liệu mới trên Google Drive

Bên cạnh việc lưu trữ tập tin và dữ liệu, gg Drive còn hỗ trợ người dùng tạo Google Tài liệu (tương tự Microsoft Word), Google Trang tính (tương tự Microsoft Excel), chi tiết cách tạo bạn có thể tham khảo các bước hướng dẫn sau:

1. Bước 1: Hãy chọn biểu tượng dấu + (mới) ở trên màn hình, tiếp đó chọn loại tập tin hoặc tài liệu mà bạn muốn tạo.
2. Bước 2: Mục tài liệu trống sẽ hiện ra và bạn có thể bắt đầu thao tác tạo mới trên tài liệu đó. Ở khung Tài liệu không có tiêu đề góc trái phía trên màn hình và bạn có thể điền tên mà mình muốn tạo cho tệp đó.

Kết nối với ứng dụng khác trên Google Drive

Tất cả các tệp trên ứng dụng Google Drive vừa tạo sẽ tự động sao lưu lên tài khoản Google Drive, nên bạn không cần phải lưu hoặc lo lắng khi tắt trình duyệt. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm nhiều tập tin nâng cao khác bằng cách chọn vào Ứng dụng khác, rồi nhấn Kết nối ứng dụng khác.

1. Bước 1: Khi bảng ứng dụng bên thứ ba xuất hiện, lúc này bạn có thể tha hồ chọn ứng dụng muốn cài đặt. Giống như tài liệu Google, những thay đổi bạn tạo trên ứng dụng bên thứ ba sẽ tự động sao lưu trên Google Drive.
2. Bước 2: Sau đó chọn Quản lý ứng dụng, chọn Tùy chọn và nhấn Ngắt kết nối khỏi Drive. Bộ ứng dụng liên kết với bộ ứng dụng của Google Drive bao gồm: Google Docs (trình xử lý văn bản trực tuyến tương tự như Microsoft Word, Google Sheets (một ứng dụng bảng tính trực tuyến tương tự như Microsoft Excel) hay Google Slide (một ứng dụng trình chiếu trực tuyến tương tự như Microsoft PowerPoint).

Với các cộng sự trên người dùng chắc chắn sẽ làm việc dễ dàng và năng suất hơn rất nhiều nhờ các công cụ hỗ trợ trên. Nếu muốn xóa ứng dụng bên thứ ba bạn chỉ cần chọn kết nối chọn Biểu tượng Răng cưa, ấn chọn Cài đặt.

Cách tải từng file từ Google Drive về máy tính

Cách tải file từ gg Drive chi tiết như sau:

1. Bước 1: Hãy mở Google Drive trên điện thoại, tiếp đoa nhấn vào biểu tượng Chế độ xem danh sách và chọn biểu tượng Chế độ xem danh sách.
2. Bước 2: Chọn thư mục bạn muốn tải và ấn vào biểu tượng 3 chấm ngay cạnh file, tiếp đó chọn Tải xuống điện thoại.

Cách tải toàn bộ file từ Google Drive về máy tính

Thao tác thực hiện như sau:

1. Bước 1: Mở Google Drive chọn các file cần tải xuống, tiếp đó nhấn vào biểu tượng Chế độ xem danh sách. Toàn bộ dữ liệu trên Google Drive khi đó sẽ được hiển thị theo dạng danh sách để người dùng dễ nhìn hơn.
2. Bước 2: Hãy chọn các tệp file muốn tải cùng lúc, để chọn toàn bộ file ấn chọn Ctrl + A hoặc có thể nhấn Shift để lựa chọn các file nào muốn tải xuống, tiếp đó chọn biểu tượng dấu ba chấm.
3. Bước 3: Chọn mục Tải xuống.
4. Bước 4: Toàn bộ file tải xuống sẽ được lưu dưới dạng tệp nén file zip, bạn sẽ phải chờ vài giây để nén. Sau khi nén xong, file sẽ lập tức được tự động tải về máy tính. Tiếp đó hãy mở thư mục đã lưu file trên máy tính và chỉ cần giải nén là có thể xem một cách dễ dàng.

Hướng dẫn sử dụng Google Drive phiên bản ứng dụng di động

Google Drive với phiên bản thiết bị di động có giao diện không mấy khác biệt quá nhiều so với các hệ điều hành như Windows, Android và iOS, vì vậy người dùng có thể nhanh chóng làm quen. Các thao tác tải tệp lên, xóa, di chuyển, đổi tên... vẫn giống giao diện trên web. Dưới đây là cách sử dụng Google Drive trên phiên bản thiết bị ứng dụng di động trên hệ điều hành iOS.

1. Bước 1: Hãy truy cập vào App Store để tải và cài đặt ứng dụng Google Drive. Khi hoàn tất, bạn mở ứng dụng Google Drive màn hình đăng nhập đã hiện lên và hãy nhập tài khoản Google của bạn vào đây.
2. Bước 2: Tại giao diện màn hình chính, người dùng có thể sẽ thấy và tùy ý xử lý dữ liệu các dữ liệu đang có trên Google Drive.

Hướng dẫn tải Google Drive cho điện thoại

Google Drive được tích hợp trên các thiết bị để người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi, dưới đây là các thao tác tải Google Drive về thiết bị di động:

1. Bước 1: Hãy tìm và tải Google Drive thao tác trên ứng dụng CH Play (Android) và App Store (iOS).
2. Bước 2: Để tạo tệp, chỉnh sửa và sắp xếp file một cách linh động nhất, người dùng cũng cần thực hiện tải xuống những ứng dụng di động độc lập kết nối trực tiếp với Google gồm: Google Docs, Google Sheet, Google Lens.
3. Bước 3: Các ứng dụng trên đều được cập nhật với ứng dụng Google Drive tích hợp tính năng hỗ trợ ngoại tuyến không cần đến mạng Internet vẫn có thể vận hành tố. Ngoài ra, hiện tại Mac và PC là hai hệ điều hành hỗ trợ chức năng “Sao lưu và Đồng bộ hóa” trên Google Drive để lưu trữ dữ liệu ở máy tính của mình một cách nhanh chóng vào Google Drive của bạn.

Google Drive hỗ trợ sử dụng ngoại tuyến không?

Một lưu ý cho người dùng khi sử dụng Google drive, nếu bạn sử dụng trình duyệt Chrome đó chính là ứng dụng này chỉ có thể hỗ trợ người dùng làm việc ngoại tuyến. Nếu bạn sử dụng Google Drive trên các trình duyệt khác ngoài Google Chrome như Safari thì bạn nên chuyển sang dùng trình duyệt Chrome để đảm bảo nội dung được giữ khi thực hiện ngoại tuyến hay các thay đổi trong Drive. Trên các thiết bị di động, để sử dụng gg drive, bạn chỉ cần tải xuống ứng dụng Drive và lựa chọn chế độ sử dụng ngoại tuyến.

Trong công việc ngày nay, việc sử dụng Google drive như một phần quen thuộc và tất yếu trong mỗi tổ chức hay doanh nghiệp. Với các tính năng chia sẻ, lưu trữ các tệp một cách nhanh chóng hiệu quả giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.

Tổng kết

Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu được Google Drive là gì, những kiến thức để có thể sử dụng Drive dễ dàng, nhằm tối ưu được thời gian và hiệu suất công việc. Nắm được cách dùng cũng như các tính năng cơ bản nếu trên hy vọng sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất và nâng cao chất lượng công việc với Google Drive.