Hầu hết các lĩnh vực, ngành nghề hiện nay từ marketing, y tế, giáo dục, công nghệ thông tin... đều dùng Workshop để trao đổi thông tin và chia sẻ kiến thức. Vậy Workshop là gì? Làm thế nào để tổ chức vận hành Workshop hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng LPtech.asia đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây.

Workshop là gì?

Workshop được hiểu là mô hình một buổi hội thảo được tổ chức để thảo luận, trao đổi kiến thức, phương pháp và kỹ năng áp dụng cho mọi ngành nghề và đối tượng tham gia.

Thông thường trong buổi workshop sẽ được chia làm 2 nội dung chính. Trong đó, phần đầu buổi sẽ là những chia sẻ của diễn giả (speaker) hoặc những người có chuyên môn đối với một lĩnh vực nào đó. Phần thứ hai là khoảng thời gian tương tác trao đổi những thắc mắc giữa người tham dự và speaker và giữa những người tham dự workshop với nhau về những vấn đề liên quan.

Thời gian diễn ra những buổi workshop này sẽ kéo dài từ 2 đến 4 tiếng và không có một sự giới hạn nhất định nào đối với số lượng những người tham gia workshop. Đối với những doanh nghiệp có kinh phí lớn có thể tổ chức workshop với quy mô lớn, không gian tổ chức thoải mái, rộng rãi. Những doanh nghiệp nhỏ hơn có thể kết hợp với các đơn vị tài trợ, các nhãn hàng khác.

>> Xem thêm: Mindset là gì? Xu thế chuyển đổi mindset để đạt hiệu quả Marketing

Tổ chức workshop mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Buổi workshop có thể giới thiệu một ý tưởng mới, truyền cảm hứng cho những người tham gia để họ tự khám phá thêm ý tưởng đó hoặc có thể minh họa và thúc đẩy thực hành quy trình thực tế. Đó là một cách tuyệt vời để chia sẻ các kỹ năng thực hành vì nó mang lại cho người học cơ hội để thử các phương pháp mới.

Tìm hiểu thêm một số lợi ích mà workshop mang lại như sau:

Thu thập ý kiến

Thông qua buổi workshop giúp doanh nghiệp tổ chức có thể dễ dàng giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cũng như doanh nghiệp mình cụ thể và gần hơn tới người nghe. Lúc này, những ý kiến đóng góp từ những người tham dự chính là thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp đánh giá được cảm nhận khách hàng, những người dùng tiềm năng từ đó thay đổi, chỉnh sửa hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ tốt hơn.

Cơ hội kết nối

Những buổi workshop sẽ có sự tham dự của các khách hàng, những chuyên gia có sức ảnh hưởng chuyên môn về vấn đề đó. Họ thu hút người đến tham dự, và giúp kết nối giữa thương hiệu doanh nghiệp và khách hàng gần hơn, nâng cao chuyển đổi họ thành khách hàng tiềm năng sau này.

Tại đây doanh nghiệp cũng có thể gặp gỡ, kết nối và gia tăng cơ hội hợp tác với các đối tác lớn. 

Kênh quảng bá thương hiệu hiệu quả

Nếu so với các chiến lược Marketing khác, workshop được xem là hình thức marketing cho doanh nghiệp hiệu quả, nơi tạo dưng niềm tin và uy tín tiết kiệm. Đây cũng là hình thức được nhiều doanh nghiệp tận dùng để tìm kiếm những khách hàng, đối tác, nhà đầu tư tiềm năng giúp mở rộng quy mô kinh doanh.

Các hình thức workshop phổ biến

Ở bất kỳ lĩnh vực hay ngành nghề nào bạn cũng có cơ hội tham dự những buổi workshop với nhiều điều bổ ích. Và sau đây là 3 hình thức tổ chức workshop phổ biến:

Workshop chia sẻ kiến thức

Đây được xem là hình thức workshop dễ tổ chức và phổ biến nhất hiện nay. Loại hình này thường được có thời gian kéo dài từ 3 đến 4 tiếng với quy mô từ vài chục đến vài trăm người tham dự.

Ví dụ như các buổi workshop chia sẻ kiến thức chăm sóc thai kỳ dành cho các mẹ bầu hoặc kinh nghiệm nuôi con ăn dặm từ các chuyên gia dinh dưỡng hàng đầu.

Thường thời gian đầu của những buổi workshop sẽ là thời gian để các diễn giả chia sẻ kiến thức và thời gian còn lại sẽ dành cho người tham dự đặt câu hỏi và trao đổi vấn đề. Có thể thấy, sau những buổi hội thảo chia sẻ thông tin như vậy, người tham gia có thể học hỏi được rất nhiều kiến thức bổ ích còn về phía doanh nghiệp có thể thu thập thông tin khách hàng mục tiêu cũng như kết hợp giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của mình.

Workshop thiên về thực hành

Hình thức tổ chức workshop này thường được tổ chức trong nội bộ công ty, được xem như buổi đào tạo nhằm nâng cao trình độ nhân viên. Tại đây, người tham dự được lắng nghe chia sẻ những kinh nghiệm quý báu và vô cùng thiết thực từ những diễn giả. Đồng thời, người tham dự cũng sẽ được thực hành công việc ngay trong buổi workshop đó.

Đối với các lĩnh vực như spa, làm đẹp, thủ công, nghệ thuật… để đảm bảo người tham gia được thực hành nghiêm túc và chất lượng sẽ phải giới hạn người sao cho phù hợp nhất.

Workshop với mục đích Marketing

Những buổi workshop tổ chức với mục đích quảng bá thương hiệu hoặc giới thiệu sản phẩm mới, thường có quy mô lớn lên đến hàng trăm người. Tất cả mọi thứ từ khâu địa điểm tổ chức, nội dung chương trình, thiết kế… đều phải được chuẩn bị chi tiết và chu đáo nhất có thể.

Trong những buổi workshop này thường có sự tham dự của đơn vị tài trợ, đại diện nhãn hàng và những chuyên gia am hiểu về sản phẩm.

Cách tổ chức vận hành Workshop hiệu quả cho doanh nghiệp

Để tổ chức một buổi workshop thành công, dù ở bất cứ lĩnh vực nào, bạn cũng cần chuẩn bị thật chi tiết và cẩn thận từ khâu chọn địa điểm, thiết kế, nội dung cho đến khách mời của buổi Workshop. Với những bạn đang băn khoăn không biết quy trình, các bước tổ chức workshop cho doanh nghiệp như thế nào có thể tham khảo những kinh nghiệm bên dưới đây:

Công tác chuẩn bị workshop

Ở bước chuẩn bị trước khi buổi Workshop diễn ra, bạn sẽ cần chuẩn bị các vấn đề sau:

1. Chủ đề mà doanh nghiệp bạn muốn chia sẻ là gì?
2. Xác định thời gian tổ chức workshop là vào khi nào?
3. Diễn giả và khách mời là ai?
4. Dự kiến tổng số lượng người tham gia buổi workshop là bao nhiêu để từ đó lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp.
5. Lên kế hoạch cụ thể cho các hoạt động trong buổi Workshop
6. Chuẩn bị thư mời cho các diễn giả, thành viên tham gia,... và các kênh truyền thông sẽ sử dụng (toàn bộ nội dung chương trình của buổi Workshop sẽ ghi rõ trong thư mời).

Nếu doanh nghiệp bạn có sẵn nguồn lực tổ chức có thể tự setup hệ thống máy chiếu, âm thanh, đèn điện, nước uống, thức ăn nhẹ. Hoặc nếu không có thể nhờ đến các đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ.

Xác định vai trò của những người tham dự

Mỗi buổi workshop sẽ không thể thiểu 4 thành phần tham dự chính gồm có người điều phối (Facilitator), người ghi chép (Note-taker), người giám sát thời gian (Timekeeper) và người tham dự (Participant).

Cụ thể vai trò của từng đối tượng này như sau:

1. Người điều phối: Những người này sẽ nắm rõ kế hoạch và chương trình của buổi Workshop. Họ sẽ theo dõi và điều phối sao cho thời gian và nội dung của buổi workshop đảm bảo diễn ra theo đúng dự kiến.
2. Người ghi chép: Họ sẽ là người ghi chép và tổng hợp lại toàn bộ nội dung diễn ra để sau đó báo cáo mọi vấn đề liên quan đến buổi workshop đó.
3. Người giám sát thời gian: Người này có thể hỗ trợ cho người điều phối đảm bảo thời gian của chương trình sẽ diễn ra đúng với kế hoạch và các mốc thời gian bạn đã lên kế hoạch cho từng vấn đề của buổi workshop.
4. Người tham dự: Họ sẽ là người lắng nghe những chia sẻ từ buổi workshop và đưa ra những thông tin, trao đổi, hỏi đáp trong buổi workshop. Và họ được xem là nhân tố quan trọng để tạo nên thành công của buổi workshop. Doanh nghiệp nên gửi thư mời kèm nội dung của chương trình để họ tìm hiểu trước về buổi Workshop của bạn.

Ngoài ra, trong một số workshop thì sponsor (người tài trợ) có thể không phải là người tham dự buổi làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra nhưng họ được xem là hậu thuẫn quan trọng để làm nên thành công của buổi workshop.

Tiến hành buổi workshop theo kế hoạch đề ra

Người điều phối đóng vai trò quan trọng khi tiến hành buổi workshop. Họ sẽ mở màn buổi workshop bằng những lời chào, giới thiệu sau đó tóm tắt các khung thời gian sẽ diễn ra những hoạt động trong suốt buổi workshop. Hãy đảm bảo các diễn giả, diễn thuyết và người tham gia sẽ có những chia sẻ, trao đổi ý kiến để buổi workshop trở nên thành công hơn.

Tổng kết cuối workshop

Tất cả các vấn đề trong buổi workshop cần có tổng kết và tuyên bố cuối cùng để giúp người tham gia hiểu được vấn đề một cách trọn vẹn. Tại những tổng kết cuối workshop này cũng là cơ hội để doanh nghiệp của bạn giới thiệu thương hiệu đến đông đảo người tham gia một cách tinh tế, chuyên nghiệp hơn cũng như thu thập thông tin khách hàng tiềm năng.

>> Xem thêm: Concept là gì? Sự khác nhau giữa Concept Marketing và Selling Concept

Những điều cần lưu ý khi tổ chức Workshop

Dưới đây là một vài lưu ý để bạn tổ chức thành công hơn cho buổi Workshop của mình:

1. Nghiên cứu địa điểm tổ chức Workshop thích hợp nhằm đảm bảo người tham gia tin tưởng và cảm thấy thoải mái để tập trung vào buổi Workshop.
2. Kết hợp nhiều nhóm người khác nhau trong mỗi nhóm. Ví dụ: nếu một số phòng ban tham gia vào hội thảo của bạn, không nên đặt các thành viên của cùng một bộ phận vào nhóm riêng của họ. Bằng cách khuyến khích mọi người tương tác với các bộ phận khác, họ có thể học cách nhìn mọi thứ từ các khía cạnh khác nhau.
3. Không nên quá gay gắt và rạch ròi nhận định đúng và sai trong các buổi Workshop mà hãy tôn trọng những quan điểm và chia sẻ từ những người tham gia.
4. Nên chú ý đến chia sẻ và trao đổi sau mỗi diễn thuyết cũng như không quên note lại ý kiến của người tham gia để chắt lọc những ý tưởng, kiến thức hữu ích nhằm mở rộng kinh nghiệm và nâng cao kỹ năng.
5. Tập trung trao đổi những vấn đề cốt lõi. Các vấn đề không liên quan hoặc liên quan ít có thể trao đổi thêm sau chương trình bằng các hình thức như gửi email hoặc tham dự ở những buổi workshop khác.
6. Đưa ra những tổng kết và thảo luận cuối cùng trước khi kết thúc Workshop.
7. Khảo sát và thu thập đánh giá từ người tham gia sau mỗi buổi workshop để rút kinh nghiệm cũng như có thêm những ý tưởng cho những lần tổ chức sau.

Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp các bạn hiểu được “Workshop là gì?” cũng như cách tổ chức vận hành workshop cho doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt nhất. Đồng thời, qua đây chúng ta cũng thấy được rằng hoạt động workshop không chỉ có ý nghĩa đối doanh nghiệp trong việc marketing mà còn mang đến những kỹ năng, kiến thức bổ ích với cả những người tham gia.