Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ các hoạt động làm việc trở nên trơn tru hơn thì Sharepoint của Microsoft là một ứng dụng không thể bỏ qua. SharePoint - một hệ thống quản lý tài liệu được ưa chuộng trên thế giới. Sharepoint là gì mà ngày càng phổ biến và liệu bạn đã thực sự đã khám phá hết những tính năng nổi bật và mới nhất của Sharepoint chưa, bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin hữu ích về phần mềm này.

SharePoint là gì?

SharePoint là nền tảng ứng dụng web cho phép người dùng xây dựng làm việc nhanh chóng trong nhiều lĩnh vực được phát triển bởi Microsoft. SharePoint vừa là nền tảng để làm việc nhóm và vừa là hệ thống quản lý nội dung toàn diện cho doanh nghiệp (được như một cổng thông tin trực tuyến chính) phục vụ cho nhiều mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau của doanh nghiệp.

Microsoft SharePoint là nền tảng giúp doanh nghiệp thúc đẩy kinh doanh với tính năng quản lý tài liệu, dữ liệu, cùng khả năng tương tác. Bằng công cụ này các nhóm làm việc có thể tạo một khu vực trung tâm, được bảo vệ bằng mật khẩu để chia sẻ tài liệu, từ đó những lưu trữ tải xuống, chỉnh sửa sẽ được tải lên tài liệu để chia sẻ liên tục.

Nền tảng SharePoint cung cấp cho các tổ chức một phần mềm quản lý dữ liệu hiệu quả bằng việc cấp quyền truy cập an toàn vào thông tin doanh nghiệp ở thời gian thực. Ngoài ra, SharePoint cho phép các nhân viên của doanh nghiệp khi cùng nhau làm việc trong các dự án mà không cần phải gửi tệp qua email hoặc internet. Do đó, SharePoint cho phép các tổ chức có thể tập trung vào những gì được coi là quan trọng nhất, đồng thời cũng mang lại giá trị và giúp doanh nghiệp làm điều đó nhanh hơn bao giờ hết.

Lợi ích khi sử dụng SharePoint

Các chức năng chính của SharePoint tập trung vào khả năng lưu trữ tài liệu và tăng năng suất cho mọi doanh nghiệp thông qua tính năng chủ yếu của nó là cộng tác dựa trên mạng nội bộ. Đối với một nền tảng cộng tác dựa trên trang web như SharePoint, bạn có thể rất dễ bảo trì ở cấp độ cơ bản.

Bên cạnh đó, ứng dụng này cũng thể thể hiện tùy chỉnh không giới hạn với khả năng mở rộng phạm vi với quy mô lớn, với nhiều cách sử dụng khác nhau mà các doanh nghiệp dùng nhằm tăng doanh thu và nâng cao sự phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà SharePoint mang lại cho người dùng.

Được trải nghiệm tính năng tích hợp sẵn

Người dùng sẽ được trải nghiệm các tính năngđược tích hợp sẵn của ứng dụng SharePoint như tạo bảng biểu, lập kế hoạch hay tìm kiếm thông tin,..., nhằm mục đích phục vụ các nhu cầu của bạn thường ngày.

Hỗ trợ với các tính năng được mở rộng cho lập trình viên

Phần mềm SharePoint đối với lập trình viên sẽ hỗ trợ bạn với các tính năng sẵn có hoặc được mở rộng trên nền nền tảng này nhằm mục đích hỗ trợ cả khách hàng và doanh nghiệp.

Giúp ích cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức

Đối với chuyên viên quản trị công nghệ thông tin, nền tảng SharePoint triển khai nhằm tạo lập hoặc duy trì các ứng dụng web, giúp ích cho hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp. Những lợi ích cụ thể có thể kể đến như Website làm việc nhóm, website quảng bá doanh nghiệp, Intranet nội bộ hay các ứng dụng nghiệp vụ như quản lý nhân sự, dự án,...

Khả năng cộng tác linh hoạt 

Người dùng thông qua nền tảng cộng tác SharePoint có thể tập hợp thông tin của doanh nghiệp vào một nơi nhằm quản lý linh hoạt. Cùng với các nền tảng khác, bao gồm cả Microsoft SharePoint cũng cho phép bạn dễ dàng tích hợp dữ liệu và ứng dụng của mình.

SharePoint hỗ trợ sử dụng một số hình thức hợp tác, tập trung mạnh vào cộng tác qua đó kết nối mọi người với nhau bao gồm điện toán xã hội, quản lý nội dung kinh doanh và nội dung web và khám phá khả năng của các cá nhân. Các nhà phát triển có thể quản lý cộng tác trên Windows SharePoint và mở rộng, tùy chỉnh hoặc tạo ứng dụng từ SharePoint.

Nền tảng thống nhất

Microsoft SharePoint đã trải qua một trong những thay đổi mô hình quan trọng trong nhiều năm hoạt động đó là khái niệm về đám mây. Các mô hình Ứng dụng mới do đám mây giới thiệu, chẳng hạn như Các cách mới để phát triển, triển khai và lưu trữ với các hình thức xác thực qua OAuth, sử dụng OData và REST là các phương pháp mới cũng như để thức đẩy quá trình trao đổi dữ liệu.

Những sản phẩm Microsoft SharePoint phổ biến

Với mục mục đích hỗ trợ người dùng sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất, SharePoint đã cho ra những sản phẩm dành riêng cho những nhu cầu khác nhau của người dùng. Dưới đây là những sản phẩm công nghệ Microsoft SharePoint phổ biến mà bạn cần biết:

SharePoint Online

SharePoint Online là sản phẩm công nghệ dựa trên điện toán đám mây - cloud-based của SharePoint. Dịch vụ này phân phối được xem như là một phần của việc đăng ký khi sử dụng Microsoft 365. Một điều nữa là SharePoint Online có khả năng truy cập nhanh chóng thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng được cập nhật hoàn toàn tự động.

SharePoint Server

Người dùng có thể sử dụng SharePoint Server, để tổ chức hoặc có thể triển khai cũng như quản lý tại chỗ. Doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng mới nhất của SharePoint Server với các chức năng và tính năng bổ sung cực kỳ hữu ích, bên cạnh đó còn tích hợp với nền tảng PowerApps và Power BI,...

SharePoint Foundation

SharePoint Foundation là một trong những sản phẩm dịch vụ hàng dầu của SharePoint được các đơn vị, tổ chức lựa chọn tin dùng, với độ an toàn cao lại dễ quản lý. Nền tảng SharePoint Foundation hỗ trợ đầy đủ các tính năng cơ bản của một công nghệ SharePoint cho người dùng. SharePoint Foundation là sản phẩm hoàn toàn miễn phí hỗ trợ người dùng với nhiều tính năng như bảo mật, cộng tác, quản lý việc công tác và quản lý tài liệu.

Các tính năng nổi bật của SharePoint

Share với các tính năng tích hợp giúp doanh nghiệp vận hành quản lý công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là những tính năng của SharePoint mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Tính bảo mật rất cao

SharePoint có tính năng bảo mật thu hút người dùng, Microsoft đã đầu tư 1 tỷ USD/năm ngân sách của mình để dành riêng cho việc xây dựng tính năng bảo mật của SharePoint. Với nhiều tính năng đi kèm SharePoint  được ưa chuộng nhất như khả năng hạn chế xem nội dung, khả năng đặt quyền xem hoặc chỉnh sửa của bạn cho người dùng.

Tính năng này sẽ giới hạn người xem với những người không thuộc tổ chức không xem được nội dung của bạn. Tính năng sẽ giúp bạn đặt quyền xem hoặc chỉnh sửa đối với những người trong tổ chức, đặt quyền truy cập vào một số nội dung nhất định, đồng nghĩa với việc tạo nên cơ chế cho phép hoặc ngăn chặn hành vi người dùng nhất định,… để bạn có một trải nghiệm tốt nhất có thể.

Phối hợp các nghiệp vụ hiệu quả

Phần mềm SharePoint này được Microsoft thiết kế nâng cao nhằm tăng cường nâng cấp trải nghiệm cộng tác làm việc của người dùng. Bạn sẽ thấy hài lòng bởi nó thậm chí còn tốt hơn khi sử dụng kết hợp với các dịch vụ hoặc ứng dụng hay dịch vụ của Microsoft Office 365. Là một phần của Office 365, SharePoint tạo cho người dùng một không gian làm việc kết nối ảo cho phép bạn lập các nhóm gặp gỡ, hoàn thành công việc một cách hiệu quả  hay nhiệm vụ cộng tác với nhau.

Như vậy, SharePoint có vai trò như là một “coworking space - không gian làm việc chung ảo”, bởi người dùng không cần cài đặt hay có team kỹ thuật để xây dựng một nền tảng làm việc nhóm chung, vì mọi thứ đã được phân chia và chỉ định từ nhóm trưởng chỉ cần chia sẻ trong nhóm Sharepoint.

Giải pháp cho nhiều vấn đề 

Ứng dụng SharePoint sẽ giúp người dùng tiết kiệm nhiều thời gian và công sức, từ đó giúp nâng cao sự nhất quán và hiệu quả cao cho công việc mà người dùng phải làm thường ngày. Người dùng sẽ được thông báo các mục cấp thấp hoặc tác vụ đơn giản như theo dõi trạng thái của tài liệu, thu thập xác nhận các chữ ký khi nội dung thay đổi, cho phép người dùng tập trung vào các tác vụ cao phức tạp hơn.

Bên cạnh đó, SharePoint sẽ tải lên chia sẻ một số tài liệu ngay lập tức với những người cần xem cung cấp cho doanh nghiệp một khoảng không gian dựa trên website. Người dùng cũng có thể có được không gian lưu trữ cá nhân của OneDrive hay chia sẻ không gian qua email, giúp người dùng dễ dàng chuyển hướng nhanh chóng đến thứ gì họ muốn xem.

SharePoint là nơi bạn có thể giữ các thông tin mật, chỉ bạn xem được tài liệu của bạn hoặc nếu không có sự cho phép truy cập của bạn thì bất cứ ai cũng không được truy cập hay chia sẻ với người khác. Các tính năng như phê duyệt tài liệu, quy trình làm việc sẽ khiến bạn kiểm soát tốt những tài liệu chia sẻ và cách mà nhân viên làm việc với thông tin trong công ty.

Hướng dẫn cách sử dụng SharePoint hiệu quả

Để ứng dụng SharePoint một cách hiệu quả, người dùng cần nắm được cách sử dụng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Tạo thông báo trên SharePoint

Người dùng cần thiết lập thông báo trong SharePoint để luôn cập nhật thông báo bất cứ khi nào tệp hoặc thư mục thay đổi. Với mục tạo thông báo giúp người dùng thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong tài liệu Microsoft SharePoint hoặc các mục trên trang web của họ. Người dùng có thể dễ dàng thiết lập thông báo cho một danh sách, thư mục, tệp hoặc danh sách dữ liệu, như một thư mục cụ thể để cảnh báo các thay đổi xảy ra trên bất kỳ tệp nào trong đó.

Bật duyệt nội dung

Sử dụng Microsoft Power Automate, người dùng có thể bật tính năng duyệt nội dung trong thư viện cho các tài liệu chứa thông tin. Người dùng có thể chỉ cần đặt một quy trình phê duyệt tài liệu trong thư viện tài liệu, sử dụng quy trình duyệt nội dung này, tài liệu sẽ không hiển thị với người dùng cho đến khi họ được.

Sử dụng SharePoint tích hợp sẵn

Để giải quyết các công thức SharePoint quy trình làm việc chung tích hợp sẵn cung cấp nhiều cách khác nhau để doanh nghiệp có thể phê duyệt, phản hồi và quản lý tác vụ theo từng giai đoạn nội dung. Thao tác thủ công kiểm tra và theo dõi các nhiệm vụ có thể làm mất thời gian, và ngắt quãng liên tục. SharePoint cung cấp các mẫu quy trình làm việc có loại bỏ các thao tác thủ công trong quy trình lặp lại, với những mẫu tạo sẵn cho phép bạn tự động hóa các tác vụ thu thập, phê duyệt duyệt tài liệu.

Ví dụ: khi bạn làm việc trên tài liệu, bạn có thể khiến công việc duyệt tài liệu trở nên nhanh chóng hơn với SharePoint chạy quy trình theo dõi cũng như kiểm tra. Bên cạnh đó còn nhắc nhở và chuyển tiếp một cách tự động bởi dòng công việc. Nếu nhân viên của bạn chậm hoàn thành nhiệm vụ hoặc họ gặp một số vấn đề khác xuất hiện, các quy trình công việc sẽ lập tức tạo thông báo cho bạn biết về điều đó. Bằng cách này, công việc giám sát quá trình cũng bị giảm bớt.

Xây dựng quy trình bằng Power Automate

Sử dụng Microsoft Power Automate, người dùng có thể thiết lập dòng công việc cho danh sách và thư viện trong danh sách Microsoft, SharePoint và OneDrive của mình. Dịch vụ Microsoft Power Automate giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và mang lại sự quán nhất và hiệu quả cho các công việc.

Microsoft Power Automate cũng giúp người dùng tự động hóa các nhiệm vụ phổ biến giữa SharePoint và các dịch vụ khác của bên thứ ba. Đây là những điều người dùng có thể làm khi sử dụng SharePoint bằng Power Automate: Tự động hóa trích xuất dữ liệu, tự động hóa xử lý tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng và tự động hóa quy trình làm việc,...

Tự động hóa luồng thông tin quan trọng: Bằng cách lưu, quản lý và chia sẻ các tài liệu và thông tin kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp. Sử dụng trình kết nối và điều khiển trong SharePoint, sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tìm tải tệp đính kèm email, tweet, nhiệm vụ công việc và hơn thế nữa. Thậm chí, bạn có thể lưu trữ và chia sẻ những thông tin một cách tự động với các đồng nghiệp, người trong nhóm của mình.

Tự động hóa các quy trình thủ công cho bên thứ ba: Doanh nghiệp có thể sử dụng các bổ sung để xác minh dữ liệu thông tin bán hàng của doanh nghiệp bạn cụ thể thiết yếu khác trong công việc. Với việc sử dụng các công cụ và kết nối trình trong SharePoint, các bước thực hiện kiểm tra trong quy trình làm việc được giảm thiểu.

Tự động hóa các quy trình công việc: SharePoint giúp rút ngắn thời gian thực hiện dự án, các công việc điển hình như một chuỗi với nhiều nhiệm vụ cơ bản trong dự án với cách tự động hóa các tác vụ như gửi email, tạo nhiệm vụ trên công cụ lập kế hoạch dự án.

Sử dụng SharePoint Designer

SharePoint Designer là một cách tuyệt vời để quản lý và tạo quy trình làm việc bằng SharePoint, sở hữu nhiều quy trình kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp cả đơn giản nhất đến phức tạp nhất đều có thể giải quyết đầy dễ dàng. Với sự hỗ trợ từ SharePoint Designer, doanh nghiệp bạn có thể tự động hóa cả quy trình ứng dụng kinh doanh cũng như việc công tác của con người.

Ứng dụng kinh doanh với Designer ở quy trình làm việc thì nguồn dữ liệu ngay sau khi một thay đổi xảy ra trong một nguồn dữ liệu khác, cho phép cập nhật trình làm việc của các quy trình hợp tác và nhận được tài liệu đến người quản lý của nhân viên để phê duyệt.

Sử dụng Visual Studio

Khác với SharePoint Designer, khi sử dụng người dùng chỉ có thể tạo dòng công việc trong một số giai đoạn. Thì với Visual Studio, bạn sẽ được trải nghiệm một loại dòng công việc mạnh mẽ khác đó là theo hướng sự kiện dòng công việc máy trạng thái cho phép bạn thiết lập mô hình dòng công việc của mình.

Mặc dù, Visual Studio yêu cầu chuyên môn kỹ thuật cao trong việc xây dựng quy trình công việc bằng nhưng nhiều khả năng mang lại sự linh hoạt và tùy chỉnh rất nhiều cho các nhà phát triển. Để phát triển tạo ra quy trình công việc hỗ trợ nhiều hơn một quy trình kinh doanh với một số mẫu hữu ích và khai thác thêm với nhiều trang SharePoint.

Tổng Kết 

Bài viết trên đây là lời giải đáp mà LPTech muốn gửi đến các bạn cho câu hỏi Sharepoint là gì cũng như những tính năng nổi bật về Sharepoint. Với doanh nghiệp việc dùng Sharepoint có thể đã không còn quá xa lạ nhưng nếu tìm hiểu kĩ hơn sẽ có thể giúp ích cho bạn trong việc khai thác tối đa cách quản lí tài liệu một cách hiệu quả. Từ đó giúp ích cho doanh nghiệp trong quy trình vận hành doanh nghiệp.