Mô hình Coworking Space được nổi bật với các giá trị thực, tối ưu chi phí đem đến vị trí kinh doanh tuyệt vời cho các cá nhân và doanh nghiệp, mang lại không gian làm việc hiện đại, lý tưởng với mức đầu tư không quá cao, linh hoạt trong việc sử dụng, thay đổi. Vậy, mô hình Coworking Space là gì? Những điều cần biết về mô hình coworking space. Hãy tìm hiểu rõ chi tiết thông qua bài viết này.

Coworking space là gì?

Mô hình Coworking Space là một dạng mô hình văn phòng dùng chung hiện đại, nổi bật ở những thành phố lớn tại Việt Nam trong thời gian gần đây. Đối với dạng hình văn phòng này, nhân viên thuộc những tổ chức, doanh nghiệp khác nhau sẽ làm việc cùng trong một không gian với đầy đủ cơ sở vật chất rất tiện nghi được bố trí sẵn.

Hiểu đơn giản, Coworking Space là dạng cung ứng một không gian làm việc chung, được hình thành ở hai yếu tố chủ yếu: tiện ích và cộng đồng. Đây là nơi mà những cá nhân, doanh nghiệp ở từ nhiều tổ chức, ngành nghề khác nhau chia sẻ chung một không gian làm việc và sử dụng cùng các thiết bị tiện ích sẵn có trong không gian.

Mô hình Coworking Space đảm bảo sẽ đem đến môi trường làm việc chuyên nghiệp, mới mẻ, phóng khoáng khi cung cấp từ A đến Z những dịch vụ trọn gói liên quan đến tính năng văn phòng. Văn phòng dưới hình thức chia sẻ này sẽ mang lại không khí làm việc hoàn toàn khác biệt đối với những loại văn phòng truyền thống.

Coworking Space đang trở thành xu hướng hiện đại tất yếu trong tương lai. Khi thế hệ gen Z đang trở thành lực lượng lao động chính và họ yêu thích một không gian làm việc hiện đại, năng động, kích thích sự sáng tạo, mang chất riêng hơn so với thế hệ trước.

Coworking Space dành cho ai?

Mô hình Coworking Space hướng đến các đối tượng sau đây:

Coworking cho những người làm việc tự do

Người làm việc tự do (freelancer) là người được những công ty khác nhau thuê để thực hiện các công việc theo kỹ năng của mình. Những người làm việc tự do thường sẽ không có việc làm lâu dài cùng với người thuê và cũng sẽ không bị ràng buộc với các điều kiện của họ ngoài phạm vi nhiệm vụ. Họ thường sẽ làm việc từ xa cho một tổ chức hay một doanh nghiệp nào đó. Coworking là một sự lựa chọn phù hợp đối với những người làm việc tự do.

Không gian làm việc chung phục vụ như là một nơi làm việc tuyệt vời đối với những người làm việc tự do và hiển nhiên đây sẽ là một trong những lựa chọn thay thế tốt nhất đối với việc phải làm việc tại nhà hay ở tại các quán cafe. Không gian làm việc chung sẽ mang đến cho những người làm việc tự do có cảm giác sở hữu văn phòng của riêng họ. Môi trường làm việc năng động và đầy sáng tạo thay cho việc họ sẽ cảm thấy bị cô độc khi làm việc ở nhà hay ồn ào lúc làm việc tại quán cafe. Đây là nơi họ có thể tham gia bất kì khi nào và làm việc miễn là họ muốn. 

Họ có cơ hội giao lưu mở rộng thêm nhiều các mối quan hệ, hợp tác mới. Làm việc một mình ở tại nhà có thể sẽ mệt mỏi, làm việc ở quán cafe có thể sẽ không được tập trung. Hơn nữa phiền nhiễu sẽ có thể cản trở năng suất của bạn, vì vậy với không gian làm việc chung đây là một lựa chọn hoàn toàn đúng đắn cho freelancer.

Coworking cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các công ty với quy mô nhỏ hay với các nhóm nhỏ cũng sẽ thích không gian làm việc chung. Vì đây, đây có thể là những văn phòng tốt nhất để mà họ và các thành viên ở trong nhóm của họ có thể nhận được không chỉ về thiết kế hay cơ sở hạ tầng mà còn về giá cả. Hãy tưởng tượng nếu mà bạn phải đi thuê văn phòng truyền thống, bạn sẽ cần phải chi thêm rất nhiều tiền cho việc sửa chữa nó theo như ý muốn hay chi phí để vận hành hàng tháng.

Không gian làm việc chung là loại hình thức văn phòng phục vụ tốt nhất cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ thay vì thuê một văn phòng truyền thống và phát sinh thêm ra rất nhiều chi phí. Không gian làm việc chung cung cấp các loại phòng làm việc riêng nhằm đảm bảo tính riêng tư.

Một không gian làm việc chung sẽ có thể giúp một doanh nghiệp chỉ cần việc tập trung vào cốt lõi cho công việc kinh doanh của mình còn lại các vấn đề như cơ sở hạ tầng, vận hành hay vật tư văn phòng cho nhà điều hành coworking đảm nhận.

Các công ty vừa và nhỏ thường sẽ có sự tăng giảm nhân sự. Mỗi khi mở rộng hay văn phòng phù hợp với số lượng các nhân sự thì lại phát sinh thêm nhiều chi phí đầu tư và thanh lý tài sản cố định đã đầu tư. Để chuyển đổi văn phòng mới, khoản chi phí này sẽ không hề nhỏ đối với các công ty vừa và nhỏ. Trong khi ở các coworking thì việc tăng giảm quy mô văn phòng diễn ra rất đơn giản, sẽ không phát sinh chi phí đầu tư tài sản cũng như chuyển đổi văn phòng.

Coworking cho những công ty doanh nghiệp tập đoàn lớn

Ngày nay, rất nhiều tập đoàn lớn cũng di chuyển vào không gian làm việc chung như là Microsoft, Samsung, Mercedes Benz…. Xu hướng này đang khá phổ biến tại Mỹ, Châu Âu cũng như là ở châu Á. So với khi bạn tìm kiếm một văn phòng sửa chữa và quản lý nó thì một không gian làm việc chung phù hợp giúp cho bạn tiết kiệm thời gian cũng như là chi phí tiền bạc.

Không gian làm việc chung đảm nhận vai trò là văn phòng mới đối với các tập đoàn lớn. Các tập đoàn có mong muốn nhân viên của mình sẽ "bị ảnh hưởng" bởi sự năng động, trẻ trung của các nhóm startup, freelancer, từ đó khơi dậy tinh thần làm việc hăng say và tăng cường năng suất làm việc.

Ưu và nhược điểm của Coworking Space

Co-working Space mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp cũng như người lao động. Tuy nhiên sẽ không thể nào tránh khỏi một số nhược điểm hay hạn chế. Cùng xem qua một số các ưu và nhược điểm của mô hình này 

Ưu điểm

Một số ưu điểm của mô hình này không thể bỏ qua:

Tính linh hoạt cao hơn

Tính linh hoạt được thể hiện ở rất nhiều phương diện của Coworking Space.

1. Hợp đồng linh hoạt: hầu hết các không gian làm việc chung đều sẽ không yêu cầu khách hàng cần phải ký kết hợp đồng dài hạn so với dạng cho thuê văn phòng truyền thống. Các cá nhân, những startup khởi nghiệp sẽ có thể thoải mái hơn trong việc ký kết hợp đồng ngắn hạn và thanh toán với nhiều hình thức khác nhau.
2. Quy mô linh hoạt: Thay vì việc phải tìm kiếm những văn phòng mới rộng hơn và chuyển đến như trước kia nữa, khi sử dụng mô hình Coworking Space việc phát triển quy mô doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản, bạn có thể nhanh chóng mở rộng được thêm văn phòng cho nhân sự của mình tại cùng một không gian. 
3. Linh hoạt về cách làm việc: Hầu hết sẽ không có một quy định quá nghiêm ngặt nào cần phải tuân theo khi làm việc ở các không gian làm việc chung. Những cá nhân sẽ được linh hoạt trong việc lựa chọn chỗ ngồi làm việc để có thể tạo cảm hứng cho riêng mình.

Không gian làm việc sáng tạo mang lại hiệu quả

“Space” – không gian làm việc sáng tạo luôn là mục tiêu mà các nhà vận hành văn phòng chia sẻ hướng đến. Tại trong một hệ sinh thái đa ngành nghề, đối với nhiều người luôn kích thích sự sáng tạo của bạn thay vì ở một môi trường không có điều gì thay đổi. Các chi tiết thiết kế nhỏ nhất trong không gian làm việc chung này cũng sẽ được thay đổi thường xuyên nhằm khơi gợi tính sáng tạo cho khách hàng.

Tính kết nối cộng đồng làm việc

“Coworking” – tính kết nối cộng đồng làm việc là điểm quan trọng nhất để tạo nên sự khác biệt cũng như thành công của mô hình Coworking Space đối với văn phòng truyền thống. Sẽ luôn có sự xuất hiện của rất nhiều và đa dạng các ngành nghề, cá nhân tại trong một mô hình Coworking Space. Và không ít trong số ấy sẽ có thể là đối tác hay khách hàng của nhau.

Những buổi giao lưu hay các hoạt động mang tính cộng đồng mà Coworking Space tổ chức định kỳ sẽ là công cụ giúp cho các cá nhân và doanh nghiệp để có thêm cơ hội tiếp cận đối tượng khách hàng ngay ở bên cạnh mình. Hay đơn giản chỉ là hỗ trợ nhau cùng phát triển. Sẽ không nói quá khi mô hình Coworking Space được xem như một hệ sinh thái của các thành viên ở trong không gian làm việc chung này.

Tiết kiệm chi phí

Điểm đặc biệt của mô hình Coworking Space đó chính là giá thuê phòng rẻ hơn rất nhiều so với các dịch vụ thuê phòng truyền thống. Chi phí thuê, thiết kế cũng như vận hành một văn phòng không phải là vấn đề nhỏ đối với đại đa số các doanh nghiệp. Khi sử dụng không gian mô hình làm việc chia sẻ (Coworking Space), các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được không chỉ ở chi phí mà còn cả chất xám cho những công việc này. 

>>Xem thêm: Hybrid working: Xu hướng làm việc được giới trẻ ưa chuộng thời 4.0

Nhược điểm

Sử dụng mô hình Coworking Space không phải lúc nào cũng sẽ đem đến lợi ích

Yếu tố cạnh tranh sẽ đẩy lên cao

Trường hợp bạn làm việc với các người cùng chung lĩnh vực, thậm chí doanh nghiệp là đối thủ cạnh tranh trực tiếp với bạn. Nếu bạn không khéo léo ở trong cách ứng xử hay khả năng thích nghi cao thì sự cạnh tranh, ganh đua này có thể sẽ khiến bạn thêm áp lực, mệt mỏi.

Chưa dừng lại ở đó, môi trường làm việc phải tiếp xúc với nhiều cá nhân, mỗi người có mỗi cá tính, cách cư xử riêng. Điều này có thể khiến bạn sẽ cảm thấy khó chịu, thậm chí là xảy ra mâu thuẫn, xích mích. Để dung hòa trong tại môi trường Coworking Space, bạn cần phải bình tĩnh và có cách ứng xử tinh tế, hay tốt nhất làn hãy nên tập trung vào công việc của mình.

Không đảm bảo được tính bảo mật thông tin và sự riêng tư 

Khi sử dụng dạng mô hình Coworking Space, các thông tin nội bộ của doanh nghiệp sẽ rất dễ bị đánh cắp, nhất là các đối thủ cố tình dùng thủ đoạn nhằm trục lợi. Nếu như bạn không cẩn thận, việc này có thể sẽ ảnh hưởng xấu tới lợi ích đối với doanh nghiệp.

Thường thì loại mô hình Coworking Space sẽ có cách bố trí để bàn ghế không vách ngăn. Điều này dễ dàng khiến cho thông tin cá nhân của bạn có thể bị rò rỉ và không có được sự riêng tư cho bản thân. Đôi khi, bạn có thể cảm thấy bị làm phiền bởi các tiếng ồn từ bên ngoài, các người xung quanh gây nên mất tập trung, ảnh hưởng tới công việc của bạn.

Trên đây là thông tin về khái niệm mô hình Coworking Space là gì? cũng như những điều cần biết về mô hình coworking space. Các loại mô hình văn phòng chia sẻ cung cấp được đầy đủ các tiện ích văn phòng. Những cá nhân tổ chức hay doanh nghiệp khi gần như sẽ không mất chi phí việc đầu tư ban đầu, cũng như chi phí vận hành dành cho văn phòng khi lựa chọn Coworking Space.