Viết proposal là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết trong công việc. Thực hành được cách làm proposal chuyên nghiệp giúp bạn được đánh giá cao trong công việc, dễ dàng trình bày các ý tưởng, đề xuất của mình đến khách hàng, đối tác. Vậy cụ thể proposal là gì? Làm sao để tạo được proposal chuyên nghiệp? Cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây của LPTech nhé!
Proposal là gì?
Proposal được hiểu là một hình thức trình bày, phác thảo một giải pháp, ý kiến hoặc đề xuất một cơ hội hợp tác. Đây là một tài liệu nhằm mục đích thuyết phục người đọc xem xét, tham khảo và thực hiện các đề xuất được đưa ra.
Proposal có thể được viết cho nhiều mục đích khác nhau như tài trợ, xây dựng quan hệ với đối tác, thương thảo hợp đồng hay quản lý dự án.
Khi viết proposal, bạn cần hiểu rõ đối tượng mục tiêu và mục tiêu của bảng proposal. Một proposal được đánh giá tốt chính là đưa ra được giải pháp cho vấn đề và lợi ích cho đối tượng mục tiêu.
Proposal thường được trình bày qua các định dạng Word, Excel hoặc Powerpoint,.... Proposal rất quan trọng vì nó giúp thể hiện được những điểm khác biệt với đối thủ cạnh tranh, tạo được mối quan hệ với khách hàng.
Phân loại proposal phổ biến
Thông thường, proposal được chia làm 3 loại phổ biến gồm:
- Proposal kinh doanh: Proposal trong kinh doanh thường nêu chi tiết các dịch vụ, ưu điểm, đặc điểm sản phẩm, doanh nghiệp để gửi cho đối tác, khách hàng nhằm đạt được mục tiêu thương thảo.
- Proposal phát hành sách: Thông thường các nhà văn, nhà thơ thường sẽ gửi proposal tác phẩm của mình đến các nhà xuất bản để kêu gọi đầu tư.
- Proposal nghiên cứu: Đây là loại proposal phổ biến nhất trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học và giáo dục, trình bày một dự án nghiên cứu nhất định.
Cấu trúc của proposal chuyên nghiệp
Một bảng proposal chuyên nghiệp cần có 4 phần gồm:
- Phần giới thiệu - Introduction
- Khách hàng là trung tâm - Client-centered
- Đề xuất với khách hàng - A detailed description
- Chuyên môn của bạn - Your expertise
Phần giới thiệu (Introduction)
Trong phần này, bạn cần cố gắng giới thiệu ngắn gọn được bối cảnh của proposal. Phần giới thiệu thường có các thông tin sau:
- Tên dự án, chương trình
- Giới thiệu người thực hiện proposal và mục đích của proposal này
- Bảng mục lục của proposal này
- Thông tin liên hệ
Khách hàng là trung tâm (Client-centered)
Đây là phần để bạn thể hiện được sự khác biệt của mình so với đối thủ. Bạn cần chứng minh được rằng công ty bạn có thể đáp ứng được những gì khách hàng tìm kiếm qua các thông tin như:
- Mục tiêu của dự án
- Lợi ích của các bên tham dự
- Thời gian dự án và địa điểm thực hiện
- Timeline chi tiết của dự án
Đề xuất với khách hàng (A detailed description)
Sau khi đã mô tả những gì mà khách hàng quan tâm, tiếp theo bạn cần giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của công ty. Ở phần này, bạn cần mô tả những công việc bạn sẽ thực hiện và ý tưởng cho dự án. Ý tưởng dựa trên customer insight sao cho chính xác và phù hợp nhất với nhãn hàng.
Với các proposal đơn giản, bạn chỉ cần trình bày phần này đơn giản qua giải pháp và bảng giá. Tuy nhiên, nếu là proposal phức tạp hơn, bạn có thể chia ra nhiều phần khác nhau như: Research, Teamwork, Sales Plan, Marketing Plan, Promotion, Advertising,...
Chuyên môn của bạn (Your expertise)
Đây là phần cuối của Proposal. Phần này để bạn thuyết phục khách hàng rằng công ty bạn chính là sự lựa chọn tốt nhất cho dự án của họ. Phần cuối thường bao gồm các nội dung:
- Giới thiệu về công ty, lịch sử thành lập
- Thành viên, nhân sự của công ty
- Các đối tác, dự án bạn đã thực hiện
- Các giải thưởng, chứng chỉ đã nhận được
Cách viết proposal hiệu quả và chuyên nghiệp
Sau khi hiểu Proposal là gì thì làm cách nào để viết được một Proposal chuyên nghiệp, hiệu quả nhất. Để tạo được proposal đạt hiệu quả mong muốn, bạn có thể thực hiện theo 4 cách sau:
Bước 1: Xác định khách hàng mục tiêu
Khi thực hiện proposal, bạn cần giải đáp các câu hỏi như: Ai là người đọc proposal này? Vấn đề mà họ quan tâm là gì? Cách dùng từ phù hợp trong proposal?
Sau khi trả lời được các câu hỏi này, bạn này hiểu được đối tượng mục tiêu, từ đó tập trung xây dựng nên proposal hiệu quả nhất.
▷ Xem thêm: Khách hàng tiềm năng là gì? Cách nhận biết khách hàng tiềm năng chuẩn
Bước 2: Nêu ra vấn đề mà proposal sẽ giải quyết
Đây là bước làm để giải thích những gì mà doanh nghiệp của bạn sẽ giải quyết trong proposal này. Ở bước này, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Ai là đối tượng mà proposal nhắm tới?
- Nội dung bạn muốn trình bày là gì?
- Hiện trạng của vấn đề
- Khi đã nêu được đúng vấn đề, bạn có thể thu hút khách hàng đọc các mục tiếp theo.
Bước 3: Giải quyết vấn đề
Sau khi xác định được vấn đề, bạn phải trình bày giải pháp để giải quyết vấn đề. Bạn phải trình bày cách giải quyết một cách trực quan, logic, hợp lý, khả quan và đặc biệt là phải nêu rõ ra mức ngân sách.
Bước 4: Kết luận proposal
Ở phần kết luận, bạn cần nêu lại một lần nữa mục đích, giải pháp và chi phí của đề xuất trong proposal này. Ngoài ra, lời cảm ơn và thông tin liên lạc sẽ giúp người đọc có thiện cảm và dễ dàng liên hệ với bạn hơn.
Các lưu ý khi bắt đầu viết proposal
Proposal là một yếu tố quan trọng để giúp bạn đạt được các lợi thế trong các cuộc đàm phán kinh doanh. Do đó, khi tạo proposal bạn cần lưu ý một số điểm sau:
Ngắn gọn, dễ hiểu
Proposal mặc dù không giới hạn độ dài, tuy nhiên, proposal chuyên nghiệp cần sử dụng các câu văn, từ ngữ đơn giản, ngắn gọn sao cho truyền đạt đủ các ý tưởng của bạn đến khách hàng, đối tác.
Proposal chuyên nghiệp phải trả lời các câu hỏi sau:
- Lợi ích mang lại từ những đề xuất này là gì?
- Những nội dung nào nên lược bỏ khỏi proposal?
- Làm sao để liên kết nội dung trong proposal thật thu hút?
Trau chuốt hình thức
Hình thức đẹp là yếu tố tiên quyết hàng đầu để gây ấn tượng và thu hút người đọc proposal. Do đó, bạn cần tham khảo các proposal thành công, ấn tượng để tạo cho mình một bản proposal phù hợp, tạo được thiện cảm ngay từ đầu với khách hàng.
Tập trung đến khách hàng
Khách hàng chính là trung tâm và mục tiêu chính để tạo nên bảng proposal. Một proposal thành công chính là có thể tập trung và đáp ứng được nhu cầu của đối tác, khách hàng.
Tìm hiểu rõ về đối thủ
Tìm hiểu về đối thủ giúp bạn chỉ ra được đâu là những ưu điểm của doanh nghiệp, từ đó giúp gia tăng được khả năng thuyết phục của khách hàng.
Kế hoạch đề xuất tối ưu nhất có thể
Proposal cần phải được liệt kê chi tiết các hạng mục bao gồm: hoạt động, sự kiện, nhân sự phụ trách, chi phí,...Các hạng mục này cần được lên kế hoạch tối ưu nhất, sử dụng tối ưu chi phí để đạt được kết quả tối ưu.
Ngân sách
Mỗi ngân sách khác nhau sẽ có một phạm vi và quy mô chương trình, dự án khác nhau. Từ đó, việc xây dựng dự án proposal phải mang tính khả thi với mức ngân sách đề ra.
Deadline
Trong phần phân chia timeline cho dự án, bạn cần thiết lập các deadline cho mỗi hạng mục. Việc này giúp bảng proposal chi tiết, rõ ràng và dễ dàng cho khách hàng quan sát.
Những lỗi sai thường gặp khi viết Proposal
Proposal đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc trình bày phương án, kế hoạch của mình đến với khách hàng, đối tác. Tuy nhiên, không ít người vẫn thường mắc phải các lỗi sai khi viết Proposal. Vậy các lỗi sai khi viết Proposal là gì?
Nội dung dài dòng, thiếu trọng tâm
Người làm proposal thường muốn liệt kê chi tiết thái quá phương án mình đề ra, nếu không kiểm soát được sẽ dễ gây nên sự dài dòng. Người đọc proposal khi đó sẽ khó nhìn ra đâu là trọng tâm, mục tiêu chính của bản kế hoạch này. Do đó, đa số khách hàng sẽ bỏ qua và chuyển sang các bản proposal khác.
Bố cục trình bày thiếu sự chuyên nghiệp
Như đã đề cập ở trên, bản proposal của bạn cần có đủ 4 phần. Sau đó, dựa trên mỗi kế hoạch mà bạn diễn giải nội dung phù hợp cho mỗi phần. Việc cắt bớt phần hoặc thêm quá nhiều phần sẽ khiến cho proposal trở nên thiếu chuyên nghiệp, rườm rà hoặc không đủ nội dung.
Nói quá nhiều về công ty/ doanh nghiệp của mình
Thông thường proposal thường được dùng để trình bày đề xuất và thế mạnh doanh nghiệp của mình với đối tác. Dù vậy, bạn chỉ nên tập trung thể hiện những thế mạnh nổi trội, ngắn gọn mà vẫn đủ ý. Việc trình bày quá nhiều về công ty thay vì chiến lược sẽ khiến bản proposal của bạn không được đánh giá cao.
Các công cụ để tạo proposal chuyên nghiệp
Word, Excel hay Powerpoint là những công cụ thường được dùng để tạo proposal. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thiết kế proposal của mình chuyên nghiệp hơn thì có thể tham khảo các công cụ sau:
Canva
Canva là một nguồn tài nguyên tuyệt vời để bạn thiết kế proposal chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn các mẫu có sẵn trên Canva sao cho phù hợp với văn phong của đối tác.
Canva có cung cấp nhiều mẫu proposal cho các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau với thiết kế ấn tượng. Bạn có thể chọn mẫu, sau đó chỉnh sửa nội dung và tải về theo định dạng PNG, JPG hoặc PDF tùy ý.
▷ Xem thêm: Canva là gì? Tận dụng Canva để sáng tạo trong thiết kế
Freepik
Freepik cũng là một công cụ rất phổ biến khi bất kỳ ai cần tìm kiếm mẫu proposal đẹp và phù hợp. Website này cung cấp các mẫu proposal chuyên nghiệp với độ phân giải hình ảnh cao. Dù vậy, các mẫu trên freepik thường yêu cầu trả phí để sử dụng.
Better proposals
Đây là một website cung cấp các mẫu proposal đẹp, chuyên nghiệp với giá từ 13$/tháng với 10 bộ proposal mẫu. Bên cạnh đó, Better Proposals còn có các tính năng như tạo chữ ký số, đo lường thiết kế,...
Proposify
Đây là website cung cấp nhiều mẫu proposal đẹp với giá 19$/tháng/ tài khoản cho 3 người dùng. Trên đây, bạn có thể lựa chọn mẫu thiết kế phù hợp với ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh,... của bạn. Tương tự như Better Proposals, Proposify cũng có các tính năng như đo lường hay chữ ký số,...
Trên đây là khái niệm chi tiết proposal là gì cũng như cách viết được proposal chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Hy vọng qua những chia sẻ trên đây, bạn có thể tạo được proposal phù hợp để trình bày các ý tưởng, đề xuất với khách hàng. Chúc bạn thành công nhé!
