Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, thực chất không thể tránh khỏi những sai sót gây ra những thiệt hại và nguyên nhân đến từ nhiều yếu tố khách quan của con người. Poka-yoke được biết đến như một phương pháp vô cùng hiệu quả giúp doanh nghiệp ngăn ngừa sai sót, sự cố trong quá trình sản xuất. Vậy cụ thể hệ thống poka yoke là gì? Phương pháp này có điểm gì đặc biệt mà hiện nay ngày càng được nhiều doanh nghiệp ứng dụng đến vậy? Bài viết dưới đây, LPTech sẽ cung cấp bạn thêm thông tin về Poka-yoke cũng như cách vận dụng của Poka-yoke trong hoạt động kinh doanh, sản xuất.

Poka-yoke là gì?

Poka Yoke là một thuật ngữ tiếng Nhật, (tiếng Anh còn gọi là Error Proofing hoặc Fool-Proofing) có nghĩa là phòng ngừa sai lỗi hay là chống sai lỗi, được phát triển bởi nhà tư vấn quản lý, kỹ sư công nghiệp có tên là Shigeo Shingo. Đây là phương pháp được xem như một phần của hệ thống sản xuất Toyota.

Poka Yoke là hệ thống phát triển thành một quy trình cho phép con người xác định, loại bỏ lỗi khỏi nguồn trước khi các tác động bất lợi xảy ra từ lỗi và sửa chúng ngay lập tức. Thực tế, việc đào tạo thiếu chuyên nghiệp, nhân viên thiếu tính nhất quán là nguyên nhân có thể dẫn đến sai lỗi và bỏ qua những bước quan trọng của quá trình. Poka Yoke là công cụ có thể ứng dụng cho bất cứ vị trí hay quá trình sản xuất nào có nguy cơ xảy ra lỗi trong sản xuất.

Poka-Yoke là công cụ cải tiến được áp dụng rộng rãi trên các lĩnh vực sản xuất, công nghiệp và trong văn phòng, đặc biệt hệ thống sản xuất theo dây chuyền nhằm khai thác tối đa nguồn lực của doanh nghiệp. Poka-Yoke chỉ ra rằng công việc phòng chống lỗi sai là rất quan trọng. Nó liên quan và góp phần lớn vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời mang lại lợi nhuận đột phá cho doanh nghiệp.

Hệ thống Poka Yoke có mục đích là thiết kế quá trình khiến con người có thể phát hiện được những sai lỗi và sửa chữa chúng ngay lập tức, loại bỏ các khuyết tật của sản phẩm. Hệ thống sẽ thực hiện bằng cách ngăn ngừa và cảnh báo kịp thời tại nguồn trước khi chúng mang đến những hậu quả nghiêm trọng.

Chức năng của Poka-yoke

Poka-yoke là một trong những hệ thống phát hiện lỗi sai được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng trong quy trình sản xuất kinh doanh. Vậy chức năng của Poka-yoke làm gì cho một công ty? Tại sao hệ thống này lại được ứng dụng nhiều trong các quy trình sản xuất hiện nay? Dưới đây là 3 chức năng chính của Poka-yoke:

Poka–Yoke phát hiện các sai lỗi và sự cố

Trong một quy trình sản xuất kinh doanh, việc xuất hiện các lỗi sai sót kỹ thuật, sai sót dẫn đến tình trạng sản phẩm bị lỗi là điều không tránh khỏi và con người không thể kiểm soát hết. Công cụ chống sai lỗi được coi là giải pháp hữu hiệu, Poka-yoke sẽ được áp dụng để phát hiện kịp thời những sai sót, và thông báo đến con người kịp thời có biện pháp khắc phục. Việc phát hiện kịp thời các sai lỗi và sự cố giúp công ty hay doanh nghiệp tránh được sản phẩm bị lỗi, đồng thời giảm được chi phí hư hỏng, chi phí bảo hiểm và chi phí mua nguyên vật liệu.

Đồng thời, khi xuất hiện sai lỗi thì công cụ Poka Yoke sẽ tự động ngắt hệ thống làm việc và báo cáo cho người liên quan. Điển hình như nhân viên thao tác quan sát những bất thường để xử lý sản phẩm hay nhân viên các bộ phận vận hành bảo trì, sản xuất, các kỹ sư quá trình tiếp cận giải quyết vấn đề.

Ví dụ cụ thể nhất là tất cả hệ thống các máy móc của các doanh nghiệp từ Nhật và Hàn Quốc đều trang bị đèn báo màu. Khi máy chạy bình thường báo màu xanh, khi xảy ra bất thường đèn vàng, khi màu đỏ máy có lỗi nghiêm trọng, từ đó sẽ nắm được hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Hay như các doanh nghiệp sản xuất, hệ thống kết hợp cảm biến được gắn trực tiếp vào dây chuyền máy móc sản xuất có chức năng phát hiện sai lỗi và tạo tín hiệu màn hình hiển thị để thông báo cho nhân viên từ đó tiếp cận và xử lý kịp thời.

Poka-Yoke khắc phục sửa lỗi và sự cố

Một khi phát hiện được các lỗi và sự cố sớm thì việc khắc phục, sửa chữa các lỗi sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản. Trên thực tế một số hoạt động có thể tự khắc phục và sửa lỗi trong quá trình sản xuất như công cụ tự thiết bị tự động điều chỉnh lỗi và đánh dấu lỗi chính tả.

Ngoài ra, một số khác đòi hỏi có sự can thiệp của nhân tố con người, như thao tác xoay hộp thực phẩm về đúng vị trí để dán nhãn, để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra không bị gián đoạn.

Poka-Yoke phòng ngừa các lỗi và sự cố

Khi ứng dụng công cụ chống sai lỗi Poka Yoke, nó sẽ giúp con người kiểm soát quá trình làm việc. Bởi vậy bất cứ khi nào một sai sót nào xảy ra, công cụ ngay lập tức thông báo đến người liên quan, đồng thời dừng các hệ thống sản xuất. Nhờ đó các lỗi sai hỏng sẽ được phát hiện ngay lập tức và bị loại bỏ và các sản phẩm khuyết tật sẽ không thể xuất hiện.

Ví dụ cụ thể khi bạn sử dụng laptop, trước khi pin hết sẽ thông báo cho người dùng mức pin còn lại là bao nhiêu như ”Pin còn 10%”,... hay khi sử dụng phương tiện di chuyển như ôtô nếu người lái xe không thắt dây an toàn, tín hiệu cạnh bảo cũng sẽ được bật lên, …

Lợi ích của Poka-yoke

Poka Yoke là phương pháp đặc biệt áp dụng hiệu quả trong quản lý sai lỗi tại các nhà máy sản xuất theo dây chuyền. Công cụ cải tiến này được ứng dụng rộng rãi ở cả lĩnh vực sản xuất và kinh doanh tại nhiều quốc gia trên thế giới.

Bằng việc tự giác chủ động tìm kiếm và loại bỏ sai lỗi, Poka Yoke giúp các doanh nghiệp sản xuất nâng cao năng lực cạnh tranh và giảm thiểu các trở ngại trong quá trình hoạt động sản xuất.

Giảm thiểu chi phí sản xuất

Công cụ phòng chống sai lỗi Poka Yoke giúp phòng ngừa được những khuyết tật về sản phẩm và quá trình. Đồng thời cải thiện chất lượng và loại bỏ những lãng phí về nguyên liệu và nhân công kém chất lượng, giảm thiểu các lãng phí chi phí bán hàng trên từng đơn vị danh mục giúp gia tăng lợi nhuận cho công ty.

Giảm chi phí quản lý

Doanh nghiệp ứng dụng Poka Yoke trong sản xuất giúp giảm tỷ lệ khuyết tật và ngăn ngừa sai lỗi giảm và không còn tái diễn trong tương lai. Vì thế doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian vận hành quản lý và phân bổ sự tập trung vào những hoạt động mang lại tổng giá trị cao hơn.

Gia tăng sự uy tín hài lòng đối với khách hàng

Poka Yoke giúp doanh nghiệp phát hiện và sửa chữa nhanh chóng những sai lỗi trong quá trình hoạt động, giúp giảm tỷ lệ sản phẩm sai lỗi được phân phối. Đồng thời các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở nước ta cũng thường phải những vấn đề liên quan đến danh mục không đáp ứng khiến khách hàng không hài lòng.

Tuy nhiên với Poka-Yoke, công ty bạn sẽ cung cấp những danh mục có chất lượng tốt nhất. Vì thế, doanh nghiệp cũng củng cố được vị thế của mình trên thị trường và có được sự tin tưởng vững chắc từ phía khách hàng.

Giúp doanh nghiệp mở rộng sản xuất

Khi công ty bạn đã tìm ra quy trình cải tiến và loại trừ các nguồn gốc nguyên nhân gây ra những sai lỗi. Vì thế trong các chiến lược mở rộng kinh doanh sản xuất thì sẽ hạn chế được các vấn đề, nếu có xảy ra thì cũng được giải quyết nhanh chóng.

Bên cạnh những lợi ích rõ ràng là loại bỏ các lỗi do con người và máy móc hoặc loại bỏ các lỗi trong quá trình sản xuất, poka-yoke còn có thể mang lại những lợi ích khác có thể là không nhìn thấy rõ. Chẳng hạn tăng cường an toàn là một lợi ích nữa bổ sung cho công cụ này khi người lao động tiếp xúc với các vật liệu hoặc máy móc nguy hiểm có quán tính cao hoặc hóa dầu.

Bên cạnh đó, nhân viên vận hành sẽ cần ít đào tạo hơn vì các quy trình sử dụng poka-yoke sẽ tự động chỉnh sửa bất kỳ sai lệch nào so vớivới yêu cầu ban đầu.

Các loại Poka-yoke

Phương pháp Poka-yoke có thể giảm thiểu đáng kể những sai sót của con người gây ra bằng cách ngăn chặn không để mắc sai lầm trong một quy trình nhất định bằng các phương pháp khác nhau. Dưới đây là ba loại poka-yoke thường được sử dụng:

Phương pháp tiếp xúc

Phương pháp tiếp xúc của poka-yoke sử dụng các loại thiết bị cảm biến để phát hiện và xác định các sai lỗi về kích thước, màu sắc và hình dạng, thuộc tính vật lý. Những yếu tố như rãnh với chân định vị, chân giao thoa, công tắc hành trình và công tắc tiệm cận phù hợp được sử dụng để đảm bảo những bộ phận nhất định.

1. Nếu các bộ phận được lắp ráp không chính xác thì tất cả các lĩnh vực mà một sản phẩm sẽ hỏng.
2. Tìm kiếm lắp ráp các tính năng nhỏ quan trọng phù hợp.
3. Đặc biệt nếu các bộ phận được sơn màu tối, hãy dựa vào những khác biệt nhỏ để xác định phần trên từ dưới lên hoặc từ phía trước từ phía sau.

Phương pháp số không đổi

Phương pháp số không đổi (giá trị cố định) của poka-yoke được áp dụng trong các quy trình mà một hành động được lặp lại nhiều lần. Phương thức này có giá trị cố định cảnh báo bằng các toán tử với một số chuyển động nhất định được thực hiện.

Một ví dụ điển hình của phương pháp này là cung cấp cho người vận hành một thùng chứa bộ phận cần thiết đầy đủ để hoàn thành một nhiệm vụ. Nếu thừa một phần thì sản phẩm ngay lập tức sẽ bị coi là bị lỗi và không được phép chuyển giao sang công đoạn tiếp theo. Bởi vậy, người vận hành cần lắp đúng số lượng yêu được yêu cầu.

Phương pháp tuần tự

Phương pháp tuần tự (bước chuyển động) là phương pháp poka-yoke hoạt động theo trình tự chuyển động khi một quy trình yêu cầu một số hoạt động khác nhau theo một trình tự do cùng một người vận hành. Phương pháp này được tạo ra với mục đích để phát hiện từng chuyển động có được thực hiện hay không rồi cảnh báo trước khi người vận hành tiến hành sản xuất.

Với thiết bị poka-yoke 3 trình tự được sử dụng bằng một công tắc tiệm cận đơn giản theo đúng thứ tự sau khi tất cả các thành phần đã được tải. Tương tự, thiết bị có thể phát hiện được từng thành phần được sử dụng hoặc loại bỏ khỏi bộ phân phối của nó. Nếu thành phần đó không được loại bỏ, cảnh báo sẽ được gửi đến cho người vận hành.

Các thiết bị poka-yoke sẽ đảm bảo quy trình được thiết kế để ngăn chặn các sai lỗi trước khi chúng xảy ra. Dựa trên sự phòng ngừa và khả năng phát hiện hệ thống poka-yoke sẽ hoạt động trước khi lỗi xảy ra đồng thời báo hiệu cho người vận hành ngay khi mắc lỗi. Ngăn chặn quá trình đó tiếp tục, cho phép người vận hành nhanh chóng thay đổi sửa lỗi.

Với một trong hai cách tiếp cận thực hiện đó là cách tiếp cận kiểm soát và cách tiếp cận cảnh báo.

1. Cách tiếp cận kiểm soát: với cách tiếp cận này có thể thực hiện các hành động để khắc phục sự cố ngay lập tức. Các thiết bị được sử dụng tiếp cận kiểm soát cảm nhận được sự cố và ngừng hoạt động quá trình.
2. Cách tiếp cận cảnh báo: giữa 2 cách tiếp cận này và cách tiếp cận kiểm soát là cách tiếp cận cảnh báo không đóng quá trình khi phát hiện ra sai lỗi. Khi sử dụng cách tiếp cận này các thiết bị sẽ cảnh báo phát hiện và cảnh báo sự xuất hiện của sự sai lệch một loạt thiết bị cảnh báo leo thang.

Đặc điểm của Poka-yoke

Poka- Yoke được dùng để loại ra những lỗi sai do con người gây ra. Phương pháp này chỉ ra những thành phẩm còn thiếu chi tiết, lắp ghép sai rồi loại chúng ra để ngừng chuyền hoặc máy một cách tự động.

1. Tất cả người lao động đều có thể sử dụng
2. Cách cài đặt đơn giản
3. Poka-yoke không yêu cầu sự chú ý liên tục từ những nhà điều hành
   Tiết kiệm chi phí
4. Khi có sai sót trong thao tác, nguyên liệu không đặt được vào dụng cụ cung cấp phản hồi tức thời.
5. Khi xảy ra sai sót trong thao tác, máy không chạy, bất thường trong nguyên liệu, máy không chạy
6. Khi có sai sót trong thao tác hay sót một bước trong quy trình, sai sót sẽ tự động khắc phục và chạy tiếp.
7. Poka-Yoke tìm ra những điều bất thường trong công đoạn trước và kiểm tra ở công đoạn sau rồi loại ra trước khi công đoạn này chạy.
8. Poka – Yoke dùng để sử dụng để loại bỏ các sai sót do con người gây ra các thành phẩm thiếu chi tiết cụ thể nếu lắp ghép sai sẽ bị loại chúng ra hoặc ngừng chuyền máy một cách tự động hóa.

Khi nào sử dụng Poka-yoke?

Bạn có thể được sử dụng kỹ thuật Poka-Yoke bất cứ khi nào xảy ra sai sót hoặc có thể làm sai điều gì đó. Poka-yoke có thể được áp dụng thành công cho bất kỳ quy trình sản xuất nào trong ngành ở bất kỳ lĩnh vực nào để ngăn ngừa tất cả các loại lỗi như:

1. Lỗi quản lý: Khi sử dụng thiết bị không phù hợp hoặc thực hiện cài đặt không đúng trên máy với các hoạt động không được phép thực hiện theo cách thông thường.
2. Các bộ phận, đối tượng không tương thích: Một số bộ phận, đối tượng được sử dụng trong quy trình sản xuất không đúng cách và không tương thích.
3. Lỗi xử lý trong hoạt động: Thực hiện công việc không chính xác hoặc có phiên bản định nghĩa không chính xác trong quy trình. Hoặc nó bị bỏ sót hoặc không được thực hiện theo quy trình vận hành tiêu chuẩn.
4. Các lỗi về đo lường: Trong điều chỉnh máy, các lỗi đo lường kiểm tra hoặc kích thước bộ phận là từ nhà cung cấp. Lỗi điều chỉnh máy khi đo lường kiểm tra hoặc kích thước của một bộ phận đến từ nhà cung cấp.
5. Lỗi về cài đặt: Khi sử dụng sai dụng cụ hoặc thực hiện việc cài đặt máy móc không chính xác về các bộ phận bao gồm trong quá trình lắp ráp, hàn hoặc các quy trình khác. 
6. Lỗi liên quan quy trình sản xuất: Một số các công đoạn không được thực hiện hoặc được diễn ra nhưng chưa đảm bảo đúng tiêu chuẩn. Ví dụ như thiếu một phần chứ không phải tất cả các bộ phận đều được tính bao gồm trong quá trình lắp ráp, nhiên liệu hoặc các quy trình khác.
7. Lỗi vận hành về máy móc thiết bị: Việc điều khiển và sử dụng các công cụ, máy móc sai cách hoặc không chính xác như để sót một hay một số bộ phận bất kỳ trong công đoạn, dây chuyền sản xuất. 

Cách xây dựng Poka-Yoke

Để xây dựng được một hệ thống Poka-Yoke cần phải trải qua các bước sau:

1. Bước 1: Xác định rõ các lỗi có thể xảy đến, xem xét kĩ lưỡng các bước trong quá trình xác định rõ lỗi nào có khả năng xảy ra nhiều nhất. Đó là lỗi của con người hay là do lỗi của máy móc và thiết bị, ngay cả khi có hàng động phòng ngừa.
2. Bước 2: Quyết định phương thức để phát hiện các sai lỗi hay những sự cố thiết bị máy móc có thể xẩy ra, trong dây chuyền lắp đặt.
3. Bước 3: Lựa chọn và xác định hành động phù hợp khi phát hiện ra những sai lỗi.

>>Xem thêm: Biên bản bàn giao công việc là gì? Mẫu biên bản bàn giao mới nhất

Poka-yoke là một giải pháp vô cùng hữu ích để sản xuất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên sẽ mang lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích về phương pháp Yoka Yoke là gì và cách để vận dụng phương pháp này sao cho hiệu quả. Từ đó đem đến giải pháp cho quy trình sản xuất kinh doanh hiệu quả đem lại lợib ích co doanh nghiệp.