Google calendar là công cụ tiện ích giúp bạn quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Bạn có thể lên lịch trình hằng ngày hoặc cho cả tháng bằng cách hệ thống sẽ gửi thông báo qua mail đơn giản và nhanh chóng. Sau đây hãy cùng LPTech tìm hiểu về google calendar là gì và cách sử dụng Google calendar để quản lý công việc hiệu quả nhé!

Google calendar là gì?

Google Calendar là một phần mềm miễn phí được phát triển bởi Google. Ứng dụng giống như một quyển lịch online. Người dùng có thể tận dụng nó để lên kế hoạch, quản lý thời gian, lập thời khóa biểu và theo dõi các hoạt động hàng ngày. Ngoài ra, nếu bạn là một người hay quên, Google Calendar sẽ là trợ lý nhắc bạn trong những dịp quan trọng như sự kiện, sinh nhật, cuộc hẹn...Bạn có thể dễ dàng tìm ứng dụng Google Calendar trên cửa hàng Google Play Store (đối với Android) hoặc App Store (đối với iOS).

Các tính năng và tiện ích của Google Calendar

Google Calendar mang đến nhiều công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc, nhắc nhở lịch trình và quản lý thời gian một cách linh hoạt, tiện lợi cho người dùng. Dưới đây là chi tiết các tính năng của Google Calendar giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và khoa học hơn.

Tạo sự kiện theo nhu cầu

Bạn có thể tạo sự kiện gồm thời gian diễn ra sự kiện, địa điểm diễn ra sự kiện, đặt lời nhắc, ghi chú và cho phép người dùng khác có thể được chỉnh sửa sự kiện khi cần thiết. Tính này rất tiện ích trong việc giúp bạn quản lý lịch trình hiệu quả và tránh bỏ lỡ những công việc/sự kiện quan trọng trong cuộc sống bận rộn.

Chỉnh sửa lịch trình dễ dàng

Với Google Calendar bạn dễ dàng tạo và chỉnh sửa lịch trình chỉ với vài thao tác đơn giản qua 2 cách sau:

• Cách 1: Click vào dấu cộng (+), Google Calendar sẽ hiện ra giao diện cho bạn chỉnh sửa thông tin như hình dưới đây. Có 3 mục cơ bản nên điền, đó là Tên công việc, thời gian và địa điểm (nếu có). Mục Notification cho phép bạn chỉnh sửa nhắc nhở cho lịch làm việc, ngoài ra bạn cũng có thể đổi màu sắc để phân loại tính chất từng công việc khác nhau.
• Cách 2: Đơn giản hơn, bạn chỉ cần rê chuột trên lịch vào thời gian mong muốn, click chuột phải sẽ hiện ra hộp thoại cho phép bạn chỉnh sửa lịch làm việc một cách nhanh gọn và ít chi tiết hơn.

Theo dõi và quản lý sự kiện, công việc một cách dễ dàng

Những ghi chú hoặc sự kiện đã được tạo sẽ hiển thị nổi bật giúp bạn dễ dàng nhận biết và theo dõi. Có thể xem Google Calendar như một “trợ lý thông minh” nhắc nhở bạn thực hiện những công việc đã được thiết lập từ trước một cách đầy đủ và chi tiết. 

>> Bài viết liên quan: Notion là gì? Ứng dụng ghi chép và quản lý công việc thông minh ai cũng cần

Giao diện đơn giản, dễ tùy chỉnh

Giao diện Google Calendar được thiết kế đơn giản, thân thiện với người dùng, giúp việc tạo và quản lý sự kiện, lịch trình trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể thiết lập các mốc thời gian quan trọng và theo dõi công việc một cách trực quan, thuận tiện.

Bên cạnh đó, tính năng tùy chỉnh màu sắc cho từng sự kiện cho phép bạn phân loại lịch trình theo sở thích hoặc mức độ ưu tiên. Việc sử dụng màu sắc sinh động không chỉ giúp quản lý công việc hiệu quả hơn mà còn tạo cảm hứng làm việc và giảm cảm giác căng thẳng khi sử dụng ứng dụng.

Tính năng nhắc nhở và đếm ngược 

Đối với các sự kiện, cuộc hẹn quan trọng không thể bỏ lỡ, bạn có thể cài đặt tính năng nhắc nhở của ứng dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm tính năng đếm ngược đến thời gian diễn ra sự kiện, công việc để có thể theo dõi chặt chẽ, quản lý công việc một cách chính xác và hiệu quả.

Có sẵn những mục tiêu để lựa chọn

Google Calendar cung cấp 5 mục tiêu phổ biến giúp người dùng quản lý thời gian hiệu quả, gồm rèn luyện thể chất, phát triển kỹ năng mềm và kỹ năng cứng, dành thời gian cho gia đình và bạn bè, chăm sóc bản thân, và sắp xếp kế hoạch cuộc sống. Việc lựa chọn mục tiêu phù hợp và lên lịch cụ thể trên Google Calendar sẽ giúp bạn duy trì thói quen tốt và dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra.

Đồng bộ hóa với các sự kiện từ gmail 

Chỉ với thao tác đơn giản, bạn có thể dễ dàng đồng bộ các sự kiện từ gmail sang Google Calendar. Từ đó, bạn có thể cập nhật, theo dõi và quản lý hiệu quả các lịch trình và sự kiện sắp ra tại gmail thông qua Google Calendar.

Cách nhúng Google Calendar vào máy tính và điện thoại

Dưới đây LPTech sẽ hướng dẫn bạn cách nhúng Google Calendar nhằm đồng bộ hóa lịch làm việc qua máy tính Mac và các thiết bị iOS. Điều này cho phép bạn dễ dàng xem, thêm và chia sẻ các cuộc hẹn từ bất kỳ nơi nào. 

Cách nhúng Google Calendar vào Mac

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước tích hợp Google Calendar vào MacOS - MacBook đơn giản hiệu quả cao đồng bộ Google Calendar trên các thiết bị:

• Bước 1: Vào Cài đặt > Chọn Internet Accounts > Google
• Bước 2: Chọn Open Safari > Đăng nhập email > Hoàn tất thì stick chọn vào mục Calendars
• Bước 3: Vào Calendar và bắt đầu tạo lịch thôi

Hoặc bạn có thể xem rõ hơn trong video hướng dẫn dưới đây nhé!

Cách nhúng Google Calendar vào Iphone

Các bước đồng bộ Google Calendar trên iPhone:

• Bước 1 :Vào màn hình chính và chọn Settings.
• Bước 2: Cuốn xuống danh sách và chọn Calendar. Chọn vào Accounts.
• Bước 3: Phone sẽ hiển thị danh sách các tài khoản được hỗ trợ. Chọn Google và đăng nhập Google.
• Bước 4: Nhập địa chỉ email và mật khẩu tài khoản Google của bạn. Khi hoàn tất, nhấn vào Next.
• Bước 5: Bây giờ bạn sẽ thấy 4 thanh trượt để đồng bộ hóa Mail, Contacts và Notes. Nếu bạn chỉ muốn đồng bộ lịch, hãy tắt các tùy chọn khác và chỉ bật Calendars.
• Bước 6: Nhấn Save để bắt đầu đồng bộ giữa Google Calendar.

Lưu ý: có một số tính năng chính sẽ không hoạt động trên iPhone Calendars như: Thông báo qua email cho các sự kiện và tạo lịch Google mới.

Cách nhúng Google calendar vào Window

Để tải Google Calendar PC vào Windows bạn làm như sau:

• Bước 1: Vào Start và tìm ứng dụng Calendar, mở nó ra.
• Bước 2: Để thêm tài khoản riêng Google, nhấp vào Settings > Manage Accounts > Add Account.
• Bước 3: Ứng dụng sẽ nhắc bạn chọn nơi cung ứng tài khoản riêng. Google được liệt kê được chạy thử là một trong các số trong các gạn lọc. Nhấp vào Google và điền thực trạng đăng nhập.
• Bước 4: Nhấn Next và Windows sẽ lo phần còn lại.

Cách sử dụng Google Calendar hiệu quả để quản lý công việc

Bạn có thể bắt đầu quản lý công việc, cuộc sống một cách tối ưu và đơn giản bằng Google Calendar qua những cài đặt sau:

Tạo sự kiện, lịch trình công việc

Đầu tiên, bạn vào My Calendar, sau đó chọn dấu (+). Lúc này, giao diện sẽ hiển thị một bản mục lục ngắn, trong đó có mục Create new Calendar - bạn nhấp chọn mục này. Thêm tiêu đề, tùy chọn thời gian, thêm người tham gia (nếu có), thêm địa điểm sau đó Save lại là hoàn tất.

Không dừng lại ở đó, công cụ google Calendar còn cho phép bạn sắp xếp lịch trình trong vài 3 tháng tới chỉ chưa tới vài phút. Người dùng có thể dễ dàng lên lịch các sự kiện đã thêm lặp đi lặp lại (repeat), theo hàng ngày, theo hằng tuần hoặc tùy chỉnh custom theo ý muốn dễ dàng. 

Sắp xếp thời gian các cuộc họp/sự kiện

Google Calendar hỗ trợ bạn sắp xếp thời gian họp và sự kiện một cách hiệu quả thông qua các tính năng như Suggested times (Đề xuất thời gian) và Find a time (Tìm thời gian). Sau khi tạo sự kiện, bạn chỉ cần thêm người tham dự, hệ thống sẽ tự động gợi ý những khung giờ phù hợp dựa trên lịch trình của các bên.

Ngoài ra, với tính năng Find a time, bạn có thể xem lịch làm việc của tất cả người tham gia được hiển thị song song, từ đó chủ động lựa chọn thời gian phù hợp nhất để lên lịch họp hoặc sự kiện.

Sử dụng tính năng Google Hangout cho các sự kiện

Google Hangout là ứng dụng nhắn tin, gọi điện miễn phí của Google, bạn có thể thêm ứng dụng này vào các sự kiện trên Google Calendar để dễ dàng liên lạc, trao đổi với những người cùng tham dự. Để thêm tính năng này, bạn chọn Add Conferencing -> Hangout.

Nhận thông báo lịch làm việc hằng ngày

GG Calendar như trợ lý có thể nhắc nhở bạn lịch trình hằng ngày qua email. Cách cài đặt như sau:

• Mở Google Calendar.
• Nhấp vào bánh răng cưa, sau đó chọn Settings.
• Nhấp vào lịch của bạn trong mục “Settings for my Calendar” (Cài đặt lịch của tôi).
• Tiếp theo, cuộn xuống và tìm đến “General notifications” (Thông báo khác)
• Trong “Daily agenda” (Chương trình làm việc hằng ngày) > chọn Email.
• Email sẽ được gửi đến email mà lịch của bạn đang bật.

Cài đặt giờ làm việc

Bạn có thể cài đặt giờ làm việc để người cùng nhóm có thể theo dõi và tránh làm phiền khi bạn đang bận rộn hoặc sắp xếp lịch họp phù hợp. Bạn có thể cài đặt tính năng này tại mục Working Hours trong chế độ xem lịch.

Gửi mail trong Google Calendar

Thay vì phải vào gmail để gửi thư. Bạn có thể gửi mail ngay trong Google Calendar. Tính năng đồng bộ giữa Gmail và Google Calendar giúp bạn gửi mail một cách nhanh chóng và thuận tiện. 

Chỉ cần nhấp vào biểu tượng phong thư bên trên sự kiện nhóm, nhập địa chỉ email, chủ đề và nội dung rồi bấm Send.

Cài đặt nhắc nhở trên máy tính

Nếu bạn là người hay quên thì tính năng này chính là dành cho bạn. Với Google Calendar trên máy tính, một cửa sổ thông báo sẽ hiện ra trên máy tính của bạn vào thời gian mà bạn cài đặt trước. Để sử dụng tính năng này, bạn vào mục Event Setting, chọn Notifications và chọn tiếp Desktop Notifications.

Quản lý công việc nhóm dễ dàng

Việc sắp xếp lịch họp cho nhiều người thường mất thời gian và dễ gây rắc rối khi phải tổng hợp lịch rảnh và chờ xác nhận. Google Calendar giúp bạn đơn giản hóa toàn bộ quá trình này một cách nhanh chóng và hiệu quả qua các bước sau:

Bước 1: Nhấn vào Add a friend’s Calendar, bạn có thể thêm lịch của cả nhóm qua Gmail để xem thời gian rảnh của nhau. Nếu lo ngại về quyền riêng tư, bạn có thể bật chế độ Hide details trong Settings and sharing để chỉ hiển thị trạng thái bận hoặc rảnh.

Bước 2: Google Calendar cho phép bạn tạo lịch họp nhóm và mời các thành viên qua email. Người nhận có thể phản hồi Yes, No hoặc Maybe.

Bước 3: Với tính năng Suggested Time giúp bạn tự động chọn ra những khung thời gian tối ưu nhất cho cuộc họp mà có nhiều người tham gia nhất.

Cách chia sẻ và cấp quyền lịch GG Calendar

Thuộc hệ sinh thái của Google, bạn có thể chia sẻ lịch GG Calendar của mình cho những người khác. Cụ thể như sau:

Chia sẻ lịch với người hoặc nhóm người cụ thể

Hướng dẫn các bước chia sẻ lịch Google Calendar với người khác:

• Bước 1: Mở trang Google Calendar trên máy tính. 
• Bước 2: Di chuyển đến phần lịch bạn muốn chia sẻ, được liệt kê dưới tiêu đề "My Calendars" (Lịch của tôi) bên cửa sổ trái. 
• Bước 3: Nhấp vào biểu tượng ⋮ cạnh tên lịch để hiển thị các tùy chọn > chọn Settings and sharing.
• Bước 4: Trong mục “Share with specific people” (chia sẻ với những người cụ thể), hãy nhấp vào nút “Add people” (Thêm người).
• Bước 5: Nhập email của những người mà bạn muốn chia sẻ vào trường "Add email or name" (Thêm email hoặc tên).
• Bước 6: Chọn thiết lập quyền tại Permissions (Quyền). Nhấp vào Send (Gửi) để gửi email mời chia sẻ lịch này tới người bạn chọn. Người nhận cần phải nhấp vào đường liên kết được gửi qua email để thêm lịch vào danh sách của họ.

Chia sẻ lịch với mọi người (công khai)

Cách chia sẻ lịch Google Calendar công khai như sau:

• Bước 1: Mở trang Google Calendar trên máy tính.
• Bước 2: Di chuyển đến phần lịch bạn muốn chia sẻ, được liệt kê dưới tiêu đề "My Calendars" (Lịch của tôi) bên cửa sổ trái.
• Bước 3: Nhấp vào biểu tượng ⋮ cạnh tên lịch để hiển thị các tùy chọn > chọn Settings and sharing
• Bước 4: Chọn vào ô cạnh dòng Make this Calendar public (Hiển thị cho mọi người) dưới mục "Access permissions" (Quyền truy cập).
• Bước 5: Nhấp vào OK để xác nhận lại hành động. Vậy là lịch của bạn đã chuyển sang chế độ công khai.
• Bước 6: Nhấp vào nút Get shareable link (Nhận liên kết có thể chia sẻ được) sau đó chọn Copy link (Sao chép liên kết). Giờ đây, bạn có thể dán và chia sẻ liên kết mà bạn vừa sao chép đến bất cứ đâu.

Cách thêm các ngày lễ ở Việt Nam vào Google Calendar

Để tích hợp hiển thị các ngày lễ ở Việt Nam vào trong Google calendar bạn như sau:

• Bước 1: Đăng nhập bằng Google Calendar.
• Bước 2: Kéo và chọn chuột lên bộ lịch trùng tên với tên tài khoản của bạn, bấm lên nút hình ba dấu chấm. Mở trang Google Calendar trên máy tính.
• Bước 2: Vào phần lịch tên của bạn trong mục "My Calendars" (Lịch của tôi)
• Bước 3: Click vào biểu tượng ⋮ để hiển thị các tùy chọn > chọn Settings and sharing
• Bước 4: Tại danh mục Thêm lịch chọn tùy chọn Duyệt qua lịch yêu thích > chọn Các ngày lễ khu vực.
• Bước 5: Kéo chuột xuống gần dưới cùng và chọn vào hộp kiểm bên phải dòng chữ Ngày lễ ở Việt Nam.
• Bước 6: Quay lại màn hình chính và bạn sẽ thấy tất cả các ngày lễ ở Việt Nam như Tết đêm giao thừa, Tết nguyên đán, Giỗ tổ Hùng Vương... đã xuất hiện trên Google Calendar.