Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, sự phân tâm từ công nghệ khiến bạn khó hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Tâm trí của bạn có thể bị ngập úng trong những hình ảnh và video đẹp mắt trên mạng xã hội, hay bạn nhận được hàng loạt thông báo email, tin nhắn, cuộc họp… Điều đó làm giảm đáng kể năng suất và sự tập trung của bạn. Đã đến lúc bạn tìm giải pháp cho mình và Deep Work chính là những gì bạn cần. Nếu bạn chưa biết Deep Work là gì? Làm thế nào để thực hành Deep Work hiệu quả thì hãy tham khảo bài viết sau đây.

Deep Work là gì?

Deep Work (hay còn gọi là làm việc sâu) là trạng thái tập trung cao độ cho phép bạn học những điều khó và tạo ra tác phẩm chất lượng một cách nhanh chóng. Thuật ngữ này được đặt ra bởi Cal Newport, giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown và là tác giả của cuốn sách “ Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World ”. Trong cuốn sách của mình, Newport định nghĩa deep work là trạng thái tập trung không bị phân tâm khi bộ não của bạn hoạt động với tiềm năng tối đa.

Deep work tập trung vào việc loại bỏ những yếu tố phân tán, tập trung vào công việc và nỗ lực để đạt được kết quả tốt nhất. Không chỉ là một phương pháp làm việc, Deep Work còn là một triết lý sống, giúp con người tập trung vào những điều quan trọng và đạt được thành công trong công việc và cuộc sống. 

Lý thuyết làm việc sâu của Newport gợi ý rằng để thực sự làm việc hiệu quả, chúng ta nên đăng xuất khỏi tất cả các công cụ liên lạc và làm việc không bị gián đoạn trong một thời gian nhất định mỗi ngày. Có thể bạn không hoàn toàn thoát khỏi các công cụ giao tiếp nhóm của mình, nhưng hãy cố gắng dành 60-90 phút để không bị phân tâm.

Lợi ích của Deep work

Làm việc sâu Deep work mang đến hiệu quả bởi 2 lý do: Thứ nhất, nó giúp bạn tránh bị phân tâm và tái cấu trúc bộ não của bạn để giúp bạn học những điều khó nhanh hơn. Thứ 2 nó có thể hoàn thành công việc tốt hơn trong thời gian ngắn hơn. Cụ thể:

Deep Work giúp bạn tránh bị phân tâm

Loại bỏ phiền nhiễu là một thành phần cốt lõi của deep work. Khi bạn chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, chẳng hạn như kiểm tra điện thoại trong khi soạn thảo đề xuất dự án, một chút sự chú ý của bạn sẽ bị dồn vào nhiệm vụ trước đó. Vì vậy, ngay cả khi bạn quay lại viết, một phần bộ não của bạn vẫn nghĩ về tin nhắn văn bản mà bạn vừa xem.

Hiện tượng này được gọi là dư lượng chú ý và gây hậu quả nghiêm trọng. Nghiên cứu cho thấy rằng có thể mất tới 20 phút để lấy lại động lực sau khi bị gián đoạn. Vì vậy, nếu bạn kiểm tra điện thoại 2 lần trong một giờ, thì bạn đã mất 2/3 thời gian tập trung.

Deep Work phục hồi não bộ của bạn 

Làm việc chuyên sâu là cách tốt nhất để học các kỹ năng mới một cách nhanh chóng. Khi bạn tập trung cao độ, bộ não của bạn sẽ củng cố các lộ trình học tập và tăng cường kết nối giữa các nơron để chúng có thể hoạt động nhanh hơn.

Điều đó có nghĩa là khi bạn tập trung cao độ vào một kỹ năng cụ thể, một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm, đồng thời tránh bị phân tâm (nói cách khác, khi bạn làm việc sâu) nghĩa là bạn đang điều chỉnh lại bộ não của mình để giúp bạn thực hiện kỹ năng đó hiệu quả hơn.

Tại sao Deep Work lại quan trọng? 

Khả năng làm việc chuyên sâu không chỉ giúp ích cho bạn trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay mà nó còn mang lại sự hài lòng và ý nghĩa cho các công việc của bạn. Dưới đây là những lý do cho thấy tại sao deep work lại quan trọng đến vậy:

Deep Work tăng chất lượng công việc

Khi bạn làm việc chuyên sâu, bạn có thể học các môn học khó nhằn và làm việc một cách nhanh chóng, giúp bạn đạt được thành công tại nơi làm việc:

Học những điều khó một cách nhanh chóng

Học hỏi là một phần quan trọng của bất kỳ công việc nào, bất kể lĩnh vực của bạn là gì. Ví dụ: người quản lý CNTT cần học cách khắc phục sự cố công nghệ ở quy mô tổ chức, kế toán cần tìm hiểu về luật thuế và kỹ sư phần mềm cần học ngôn ngữ lập trình mới. Khi bạn làm việc sâu, khả năng đạt được các kỹ năng mới nhanh hơn nhiều, giúp bạn trở thành một người được mọi người yêu mến và trọng dụng.

Tạo ra kết quả công việc tốt nhất

Học các kỹ năng mới là một chuyện và tạo ra kết quả chất lượng lại là chuyện khác. Lợi ích của làm việc sâu giúp bạn tạo ra tác động tích cực. Ví dụ: sự tập trung cao độ có thể giúp người quản lý dự án học cách viết đề xuất dự án, mang đến những đề xuất chuyên sâu, những sáng kiến ​​mới hay hơn và tốt hơn.

Deep Work giúp bạn cảm thấy tốt hơn

Làm việc chuyên sâu không chỉ là một cách để làm việc hiệu quả hơn mà nó còn khiến bạn cảm thấy tốt. Khi bạn mang lại giá trị cho cộng đồng và tạo ra những thứ quan trọng cho cuộc sống, mức độ hài lòng của bạn với chính bạn cũng sẽ tăng lên.

Nghiên cứu về thần kinh cho thấy rằng nhận thức của bạn về cuộc sống được hình thành bởi những gì bạn chú ý đến. Vì vậy, nếu bạn dành thời gian làm việc sâu sắc, tâm trí của bạn sẽ cảm nhận được tầm quan trọng và ý nghĩa của chính bạn.

Làm thế nào để thực hành Deep Work hiệu quả?

Tâm trí của bạn giống như một cơ bắp, chính vì vậy bạn có thể nâng cao khả năng làm việc sâu của mình thông qua thực hành. Vậy làm thế nào để thực hành deep work hiệu quả, sau đây là 7 quy tắc để giúp bạn thiết lập thói quen làm việc sâu.  

Chọn triết lý làm việc sâu sắc

Để làm việc sâu, bạn cần có một kế hoạch phù hợp với lịch trình cá nhân và sở thích công việc của mình. Trong cuốn của Newport, tác giả đã chỉ ra 4 cách tiếp cận khác nhau (hay còn gọi là 4 “triết lý”) để bạn tuân theo khi thực hành làm việc sâu, 4 triết lý đó bao gồm:

Triết lý về nhịp điệu (Rhythmic philosophy)

Bạn thiết lập thói quen và nhịp điệu đều đặn cho công việc chuyên sâu, phân chia các khoảng thời gian từ 1-4 giờ để tập trung vào cùng một thời điểm mỗi ngày.

Khi sắp xếp thời gian để làm việc sâu, hãy nhớ rằng hầu hết mọi người đều không thể duy trì làm việc sâu hơn 4 giờ mỗi ngày. Do đó, bạn có thể sắp xếp thời gian để làm việc sâu trong khoảng thời gian từ 8-10 giờ sáng mỗi ngày trong tuần.

Chìa khóa của chiến lược này là tính nhất quán. Bạn cần cam kết thực hiện một lượng công việc sâu nhất định mỗi ngày. Để làm được điều đó, hãy thử một kỹ thuật quản lý thời gian phù hợp.

Triết lý báo chí (Journalistic philosophy):

Đây là cách thực hành linh hoạt nhất và cho phép bạn sắp xếp công việc chuyên sâu ở bất cứ đâu có thể vào lịch trình của mình. Tuy nhiên phương pháp này chỉ yêu cầu bạn làm việc sâu theo ý muốn nên có thể gây khó khăn cho người mới bắt đầu. Nên nếu bạn mới bắt đầu thì triết lý nhịp điệu có thể là lựa chọn tốt hơn. 

Triết lý tu viện (Monastic philosophy):

Đây là cách thực hành giúp bạn loại bỏ hoàn toàn hoặc giảm thiểu đáng kể những công việc không cần thiết trong mọi khía cạnh của cuộc sống.

Ví dụ, nhà văn – nhà khoa học viễn tưởng nổi tiếng Neal Stephenson đã tránh email và các cuộc nói chuyện để ông có thể có thêm không gian cho việc viết lách.

Triết lý hai chiều (Bimodal philosophy):

Phương pháp này liên quan đến việc phân chia thời gian của bạn. Bạn có thể dành những khoảng thời gian dài dành cho công việc chuyên sâu và phần thời gian còn lại sẽ dành cho mọi việc khác.

Triết lý này là một phiên bản linh hoạt hơn của triết lý tu viện. Thay vì loại bỏ hoàn toàn công việc mang tính chất nông cạn, bạn có thể dành một ngày hoặc nhiều hơn để làm việc sâu sắc và sau đó quay lại với các công việc khác của mình.

Dọn dẹp sạch sẽ bàn làm việc để tăng sự tập trung của bạn

Ví dụ: nếu bạn luôn dọn dẹp bàn làm việc trước khi viết, thì một không gian làm việc gọn gàng sẽ giúp bạn dễ dàng tập trung vào việc viết lách hơn.

Khi bạn xây dựng nghi thức làm việc sâu, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

1. Bạn sẽ làm việc ở đâu? Xem xét môi trường làm việc mà bạn sẽ tạo ra. Ví dụ: bạn có thể làm việc trong văn phòng của mình với cửa đóng và bàn được lau sạch.
2. Khi nào và bao lâu bạn sẽ làm việc? Ví dụ: bạn có thể chọn làm việc đầu tiên vào buổi sáng trong 90 phút trước khi nghỉ giải lao.
3. Bạn sẽ làm việc như thế nào? Xác định các quy tắc để hướng dẫn sự tập trung của bạn, chẳng hạn như bạn có sử dụng Internet hay không, bạn sẽ viết bao nhiêu từ sau mỗi 20 phút hoặc bạn sẽ đặt điện thoại ở đâu.
4. Bạn sẽ hỗ trợ công việc của mình như thế nào? Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị sẵn các tài liệu cần thiết. Chẳng hạn như tài liệu tham khảo, cà phê hoặc thức ăn.
5. Bạn cũng có thể xây dựng các yếu tố kích hoạt bổ sung vào thói quen của mình để bắt đầu tập trung, chẳng hạn như thắp một ngọn nến, nghe một loại nhạc cụ thể hoặc mặc quần áo theo một cách nhất định.

Ưu tiên công việc quan trọng nhất

Để làm việc sâu sắc, bạn cần tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất và bỏ qua mọi thứ khác. Đây là cách thực hiện:

Quyết định trước những gì bạn sẽ làm trong mỗi phiên làm việc sâu: Để làm việc sâu sắc, bạn cần tập trung vào một nhiệm vụ và bỏ qua mọi thứ khác. Khi bạn quyết định trước những gì cần tập trung vào, bạn có thể tránh làm nhiều việc cùng một lúc. Và khi đó áp lực phải chuyển đổi nhiệm vụ sẽ ít hơn.

Tạo sự rõ ràng với các mục tiêu của nhóm và doanh nghiệp: Các mục tiêu rõ ràng giống như một chiếc la bàn, vì chúng có thể chỉ dẫn cho bạn biết nhiệm vụ nào là quan trọng nhất.

Ví dụ: nếu mục tiêu hàng quý của nhóm bạn tập trung vào việc thiết kế lại trang web của công ty, thì bạn có thể dễ dàng hủy ưu tiên, các yêu cầu cải tiến cho ứng dụng của mình hơn. Bạn có thể sử dụng khung thiết lập mục tiêu để làm cho các mục tiêu của bạn có thể đo lường được và cụ thể, như phương pháp mục tiêu SMART hoặc Mục tiêu và Kết quả chính (OKR).

Theo dõi nơi bạn dành thời gian

Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn hiểu và quản lý thời gian của mình:

Kiểm tra cách bạn đang sử dụng thời gian làm việc của bạn

Trước khi bạn có thể cắt bỏ những công việc nông cạn để nhường chỗ cho những mục tiêu sâu sắc hơn, bạn phải hiểu loại công việc bạn làm hàng ngày.

Để làm điều này, hãy liệt kê mọi hoạt động hoặc nhiệm vụ mà bạn tham gia, sau đó định lượng độ sâu của từng hoạt động để bạn biết mình đang dành bao nhiêu thời gian cho công việc chuyên sâu so với công việc nông cạn. Bạn có thể sử dụng các ứng dụng quản lý công việc như Notion hay Google Keep.

Kiểm tra các cuộc họp của bạn

Lập danh sách mọi cuộc họp công việc mà bạn tham dự và định lượng mức độ giá trị thực sự của nó trên thang điểm từ 1-5. Bạn cũng có thể ghi chú mức độ chú ý của mình trong cuộc họp. Bằng cách đó, bạn có thể đánh giá cuộc họp nào thực sự hiệu quả và cuộc họp nào có thể cải thiện tốt hơn.

Lên lịch cho một ngày của bạn

Chịu trách nhiệm về lịch trình hàng ngày của bạn bằng cách phân bổ các khối thời gian cho từng nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Hai cách phổ biến để làm điều này là: hộp thời gian và khối thời gian.

Hộp thời gian là một chiến lược quản lý thời gian trong đó bạn ước tính khoảng thời gian mà một nhiệm vụ. Khi đó bạn sẽ thực hiện và sắp xếp thời gian để hoàn thành nó. Khối thời gian cũng tương tự, nhưng thay vì dồn hết thời gian cho một nhiệm vụ đơn lẻ, bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau và hoàn thành tất cả chúng trong một khối thời gian. Hộp thời gian là một cách tốt để lên lịch làm việc chuyên sâu, giúp bạn giải quyết nhiều nhiệm vụ nông cạn trong một lần.

Giảm phiền nhiễu kỹ thuật số

Sự phân tâm là kẻ thù không đội trời chung của deep work. Đặc biệt phiền nhiễu kỹ thuật số đang phổ biến hơn bao giờ hết trong môi trường làm việc ngày nay. Nhưng vẫn có thể giảm thiểu sự sao nhãng bằng một vài chiến lược đơn giản

Tắt thông báo: Âm thanh, biểu ngữ và thông báo nhấp nháy trên màn hình của bạn có tác động tiêu cực đến sự tập trung và có thể nhanh chóng khiến bạn mất tập trung. Khi bạn đang cố gắng tập trung, hãy sử dụng chế độ Không làm phiền hoặc báo lại thông báo. Hoặc để thực sự ngắt kết nối, hãy đóng hoàn toàn các ứng dụng email và nhắn tin. Hãy nhớ rằng bạn luôn có thể kiểm tra thông báo trong thời gian nghỉ tập trung tiếp theo.

Đặt độ sâu làm mặc định của bạn: Có nghĩa là thay vì sống trong trạng thái mất tập trung và dồn trí não của bạn vào chế độ tập trung để hoàn thành nhiệm vụ, bạn hãy sắp xếp cả thời gian nghỉ cho mình. Bạn có thể sử dụng chiến lược này trong ngày làm việc hoặc trong cuộc sống cá nhân của mình. Chẳng hạn: bạn có thể lên lịch nghỉ sau giờ làm việc và bạn được phép lướt mạng xã hội, sau đó chuyển toàn bộ sự chú ý của mình sang nấu bữa tối, xem phim hoặc nói chuyện với những người thân yêu. 

Chọn công cụ của bạn một cách khôn ngoan: Thay vì trải rộng công việc trên nhiều ứng dụng khác nhau, hãy cẩn thận chọn một công cụ quản lý dự án tích hợp với tất cả các công cụ kinh doanh của bạn, để bạn có nguồn trung tâm chính xác cho tất cả thông tin của mình. Bằng cách đó, thay vì làm việc trên nhiều ứng dụng, bạn có thể theo dõi thông tin quan trọng ở một nơi. 

Hẹn giờ nghỉ ngơi, nạp năng lượng

Nghỉ ngơi cũng quan trọng như làm việc. Dành thời gian để nạp lại năng lượng mỗi ngày có thể giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và duy trì thói quen làm việc sâu của bạn.

Newport gợi ý rằng bạn nên ngắt kết nối hoàn toàn khỏi công việc sau khi dừng chế độ làm việc sâu. Anh ấy khuyên nên tạo ra một khoảng thời gian cố định cho công việc mỗi ngày (đối với anh ấy là 5:30 chiều) và tránh làm việc vào cuối tuần. Điều đó có nghĩa là sau khi hoàn thành, bạn không cần kiểm tra điện thoại, soạn email hay suy nghĩ về các cuộc họp sắp tới.

Thực hành này mang lại sự an tâm trong ngày, vì vậy bạn có thể tránh được những lo lắng dai dẳng về công việc chưa hoàn thành.

Theo dõi tiến độ mục tiêu của bạn

Đặt mục tiêu rõ ràng là một trong những cách tốt nhất để duy trì động lực và duy trì thói quen làm việc. Trên thực tế, khi các nhà tâm lý học kiểm tra tác động của các kỹ thuật tạo động lực khác nhau đối với hiệu suất của nhóm, họ nhận thấy việc đặt mục tiêu là một trong những cách hiệu quả nhất. Đó là bởi vì các mục tiêu tạo ra động lực nội tại.

Để tạo thói quen làm việc sâu, hãy đặt mục tiêu ngắn hạn để theo dõi các số liệu như số giờ bạn muốn tập trung mỗi ngày. Newport gợi ý tạo một bảng điểm  để có thể ghi lại số giờ hàng ngày của mình và đánh dấu từng mục tiêu bạn đã hoàn thành. Bạn cũng có thể tạo các mục tiêu dài hạn ở cấp độ cao hơn để giúp bạn làm việc đến một số giờ nhất định theo thời gian.

>>Đọc thêm: Prioritization Matrix 101: Quản lý độ ưu tiên công việc hiệu quả

Làm việc chuyên sâu deep work là một trong những cách tốt nhất để tối đa hóa tiềm năng sáng tạo của bạn. Nó không chỉ mang lại cảm giác tốt và nó còn giúp bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng và sức mạnh để hoàn thành các nhiệm vụ đầy thách thức mỗi ngày. Bây giờ bạn đã có hướng toàn diện để thực hành làm việc sâu một cách hiệu quả. Hãy ứng dụng nó vào cuộc sống hằng ngày để kích hoạt những tiềm năng lớn chưa được khai phá bên trong bạn nhé.