Khi website được ứng dụng ngày càng nhiều thì thông tin về hệ thống CMS càng cần được chú ý. Hiện nay CMS được phát triển với mục đích hỗ trợ cho công việc của con người được thực hiện hiệu quả hơn. Vậy CMS là gì, cũng như cách lựa chọn CMS phù hợp giúp quá trình phát triển, ứng dụng phần mềm được thực hiện tốt, phát huy được tối đa giá trị và lợi ích cho doanh nghiệp, hãy cùng LPTech giải đáp qua bài viết dưới đây.

CMS là gì?

CMS – Content Management System là hệ quản trị nội dung của website với chức năng điều khiển mọi hoạt động liên quan tới thông tin, nội dung của trang web đó. Những nội dung bao gồm danh mục tin tức, hình ảnh, video bài viết, thông tin liên hệ,… đều được quản trị và duy trì hoạt động web ổn định.

Đối với dạng CMS nâng còn có thể giúp việc chỉnh sửa, hay tiến hành phân loại danh mục, thực hiện việc đổi giao diện hiển thị, và có thể thực hiện nhiều thao tác phức tạp khác được ở trang web. Với giao diện trực quan trên nền web, người dùng có thể thực hiện các thao tác quản lý được website đơn giản song hiệu quả.

Tại sao nên chọn sử dụng CMS?

CMS mang tới khá nhiều những lợi ích khi dùng cho website, kèm với giá trị thiết thực cho cá nhân cũng như doanh nghiệp. Dưới đây là lý do mà bạn nên dùng CMS cho website của doanh nghiệp hay cá nhân.

Thay bạn quảng bá doanh nghiệp

CMS được áp dụng giúp website trở thành một kênh marketing vô cùng hữu hiệu của doanh nghiệp bạn. Thông qua hệ thống này doanh nghiệp có thể tiếp thị bằng email marketing, content,… một cách dễ dàng và thu hút được người đọc qua đó quảng bá thương hiệu đến với khách hàng.

CMS quan trọng bởi nếu không có nó, bạn sẽ không có trang web, nếu không có CMS thì bạn phải học lập trình hoặc đầu tư ngân sách để xây dựng một đội ngũ nhân sự kỹ thuật. CMS với tính ứng biến cao của trang web tĩnh, ví như một brochure điện tử quan trọng cho doanh nghiệp hiện nay đã không còn phù hợp. Hiện nay, một trang web tốt và hiệu quà phải đáp ứng được các tiêu chí quan trọng như:

1. Thông tin hữu ích được cập nhật thường xuyên: Việc cập nhật nội dung cho website được thực hiện đơn giản và dễ dàng. Sử dụng CMS trong content marketing là hình thức tiếp thị thông dụng, mang lại hiệu quả cao với thông tin được cập nhật thường xuyên, liên tục các thao tác trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
2. Thiết kế giao diện sống động tạo trải nghiệm tốt cho người dùng: Không nhất thiết là trang web nào cũng cần đầy đủ các yếu tố trên. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thu hút lượng lớn khách hàng truy cập vào và chuyển đổi họ thành khách hàng của doanh nghiệp thì những yếu tố trên là điều không thể thiếu.

Tạo nội dung mới và cập nhật dễ dàng

CMS giúp xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy doanh nghiệp và khách hàng của bạn qua việc cập nhật nội dung của website nhanh chóng, hiệu quả. Trang web là nơi bạn giới thiệu tất cả thông tin về doanh nghiệp bạn, những thông tin cần thiết để khách hàng quyết định tương tác.

Cập nhập nội dung mới để mau chóng phản hồi các câu hỏi của khách hàng dành cho trang web của bạn đồng thời phải tạo cảm giác quen thuộc và xây dựng lòng tin, và giúp tạo dựng được giá trị của doanh nghiệp cho khách hàng thấy khi truy cập. Việc đăng tải những nội dung thú vị và thông tin liên quan đến ngành nghề là một trong các cách hiệu quả để làm điều này tăng lượt tương tác của blog.

Với CMS, bạn không phải tạo một trang mới mọi lúc, chỉ cần tạo mẫu với tiêu đề, nội dung và dữ liệu để dễ dàng tạo ra các bài đăng chuẩn SEO được tối ưu hóa trên các công cụ tìm kiếm.

Duy trì tính nhất quán

CMS từ trang web giúp người dùng duy trì tính nhất quán, cho phép bạn tối ưu hóa khả năng tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng. Điều này rất quan trọng trong việc xây dựng lòng tin của khách hàng khi truy cập vào website, tạo ra trải nghiệm tích cực và đồng nhất.

Khả năng này của CMS giúp doanh nghiệp đảm bảo và duy trì cho doanh nghiệp ở trang web mà mình sử dụng. Với vài thao tác là công việc đã có thể hoàn thành tốt từ yêu cầu từ xây dựng, chỉnh sửa hay xuất bản nội dung đều có thể thực hiện nhanh chóng. Không chỉ vậy, như các nội dung chưa hoàn thành, hạn chế truy cập, tự động xuất bản,… hệ thống này còn hỗ trợ lưu nháp nội dung cho website như để doanh nghiệp kiểm soát và duy trì được mong muốn. Ví dụ như thay vì phải cập nhật thủ công màu sắc, loại font chữ ở từng trang, CMS sẽ cập nhật mọi thay đổi chỉ với một thao tác duy nhất.

Phân loại hệ thống CMS được sử dụng phổ biến

Với độ hữu dụng của mình CMS được sử dụng phổ biến và được phân chia thành 3 dạng khác nhau và cơ bản chính là:

CMS open source (CMS mã nguồn mở)

Dạng CMS mã nguồn mở còn được biết tới – hệ thống quản trị phổ biến với khả năng sử dụng đơn giản, dễ dàng. Đặc điểm nổi bật của các CMS kể trên là ngay sau khi chủ website cài đặt nền tảng mở này lên trên Server (máy chủ) thì có thể sử dụng các tính năng cơ bản. CMS mở có hệ thống đầy đủ với các tính năng cần thiết để hỗ trợ cho nhu cầu của người dùng như quản lý trang, tài khoản, bài viết, liên kết, cấu hình, hay tag,… ngay sau khi được tiến hành cài đặt trên máy chủ..

Với sự phát triển của công nghệ và ngôn ngữ thì có rất nhiều mã nguồn mở được ra đời và được ưa chuộng pổ biến trên thế giới. Các công cụ này giúp xử lý những bài toán xây dựng Website phục vụ cho cá nhân và doanh nghiệp phải kể đến như WordPress, Joomla, Magento, Drupal,…

Trong một khoảng thời gian dài,CMS mở phát huy lợi thế của những ngôn ngữ được phát triển và hoàn thiện  nên việc quản trị Website khá thuận tiện và có khả năng tùy biến nhiều thứ. Nếu có khả năng quản lý một trong các nền tảng trên, thì người quản trị Website rất dễ để có thể quản trị những nền tảng và công cụ khác.

CMS tự xây dựng (CMS tự code hay Framework)

Với CMS tự xây dựng đòi hỏi, doanh nghiệp phải tiến hành code lại toàn bộ mới có thể dùng được. Điều này dẫn tới những khó khăn trong việc thiết lập cài đặt, song bù lại giúp bạn có thể lựa chọn được giao diện thiết kế mà mình ưng ý và thích hợp với chiến lược marketing của doanh nghiệp. Nhưng có một vấn đề, thường gặp ở những công ty xây dựng CMS bằng Framework, tự code thể hiện qua sự đầu tư, hiểu biết về sự khác nhau từ trải nghiệm người dùng.

CMD tự xây dựng hoàn toàn khác với các CMS Open Source kể trên, bởi khi tự xây dựng CMS, website doanh nghiệp sẽ được xây dựng lại từ đầu. Mọi thứ sẽ tốn thời gian và công sức hơn rất nhiều, nhưng đổi lại bạn có một CMS theo ý tưởng của mình với khả năng tùy biến linh hoạt nhất. Bạn có thể xử lý những thứ từ đơn giản tới phức tạp, theo mọi quy trình mà bạn muốn. Do đó nếu nhu cầu thiết kế bạn cần là sử dụng CMS tự code, framework hãy lưu ý bàn bạc với đơn vị thiết kế Website một số demo CMS phần quản trị nhằm đánh giá hiệu quả phù hợp.

CMS tính phí (CMS được build sẵn)

Đối với CMS được build sẵn đồng nghĩa với việc người dùng phải bỏ một mức phí cụ thể nhằm sở hữu bản quyền mới có thể sử dụng được. Đơn vị cung cấp CMS được build sẵn sẽ là bên thực hiện mọi thao tác từ sửa lỗi, vận hành hệ thống, cũng như nâng cấp website khi cần thiết. Ứng dụng CMS hoạt động ổn định với nhiều tính năng riêng biệt giúp phát huy được giá trị và lợi ích lý tưởng mà bạn muốn truyền tải.

Các CMS được build sẵn thì doanh nghiệp hay cá nhân chỉ việc mua license, đóng phí support hàng năm là có thể yên tâm làm nội dung hoặc bán hàng trên website. Hệ thống có nhiều chức năng hữu ích có sẵn, hoạt động ổn định trong việc quản trị website hiệu quả.

Cơ chế CMS hoạt động như thế nào?

Thông qua nhiều ngôn ngữ lập trình, việc lập trình giúp hoàn thiện website tốt, đáp ứng cho nhu cầu của từng người dùng. Để xây dựng được website với CMS chúng ta phải thực hiện 2 bước chính quan trọng là xác lập được giao diện bên ngoài (front-end) và thiết lập hệ thống quản lý bên trong (back-end). Các bước thực hiệ hoạt động hỗ trợ theo cách khác nhau, tất cả góp phần tạo nên được trang web chất lượng đưa vào sử dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Với hệ thống CMS khi được đưa vào ứng dụng thì quy trình tạo ra website sẽ được giản lược đáng kể. Thông qua việc xây dựng hệ thống quản lý với giao diện hoạt động trực tiếp ngay trên trình duyệt, với cơ chế hoạt động đó người dùng sẽ có thể dùng ngay content editor để tạo ra những bài viết trên trang web, hay xuất bản thông tin dễ dàng thay vì phải tiến hành viết code như trước kia.

Không chỉ vậy, với CMS giúp việc chèn nội dung trở nên đơn giản hơn, không cần trực tiếp truy cập vào server mà cũng có thể chèn nội dung dễ dàng. Việc mà bạn cần làm chỉ là chỉnh sửa qua giao diện đã được cài đặt sẵn để quản lý website trước đó, thao tác trở nên đơn giản song đem lại hiệu quả cao, mang lại giá trị ứng dụng cao.

Cách chọn lựa CMS phù hợp

Để chọn lựa một CMS phù hợp để sử dụng, bạn cần xem xét đánh giá trên nhiều phương diện với nhiều yếu tố khác nhau. Một CMS tốt đối với website này chưa chắc đã phù hợp cho một website khác. Vì thế, trước khi lựa chọn bạn cần tham khảo, tìm hiểu chi tiết mới lựa chọn được một CMS phù hợp cho từng website. Bạn cần chọn được một CMS phù hợp để phát triển và quản lý website doanh nghiệp. Dưới đây là những vấn đề chính cần được xem xét, trước khi đưa ra lựa chọn CMS đó là:

Xác định loại website dùng CMS

Mỗi website được xây dựng luôn mang mục đích, nhiệm vụ khác nhaui, việc lựa chọn CMS để sử dụng sẽ dựa trên những thay đổi, yêu cầu riêng. Ví dụ như website của bạn dùng cho thương mại điện tử, website bán hàng nên ưu tiên chonnj lựa sử dụng CMS eCommerce tiêu biểu như WooCommerce hay Magento. Còn đối với blog cá nhân của các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì WordPress chính là gợi ý phù hợp, với các doanh nghiệp vừa và lớn thì Drupal là lựa chọn hợp lý.

Xác định thiết kế sử dụng

Để biết được giao diện của website sẽ trông như thế nào, bạn cần lưu ý xem xét qua themes trước khi tiến hành lựa chọn CMS. Từ themes được sử dụng để xác định việc bạn có thể chỉnh sửa và hoàn thiện website như mình mong muốn.

Xác định các loại chức năng website cần

Bạn cần tìm hiểu để biết được CMS cần có đầy đủ plugin hay extension cần có hay không tiêu biểu như hỗ trợ bảo mật, marketing, caching, social media, SEO,… dựa vào đó mới đưa ra quyết định lựa chọn là phù hợp nhất.

Xác định chi phí cần cho website

Một trong những yếu tố quan trọng để chọn lựa một website đó là tổng chi phí cần bỏ ra cho một CMS website, bạn cần cân đối với khoản tài chính thực tế hiện có dành cho website trong một năm để có được phương án thích hợp. Một website vào sử dụng bạn cần tính toán chi phí cho hosting và tên miền, bên cạnh đó là những chi phí dành cho plugin, extension và themes,… Bởi nhiều phiên bản miễn phí không đáp ứng được tốt yêu cầu của doanh nghiệp.

Xác định thao tác cần hỗ trợ trong tương lai

Nếu bạn muốn tạo ra một trang portfolio online thì hãy chọn những CMS có đầy đủ các plugin về portfolio sẽ giúp khai thác được triệt để tối đa từ đó hoàn thiện được website theo ý muốn. Từ đó cân nhắc việc có cần hỗ trợ trong tương lai hay không để chọn CMS chuẩn xác và đúng đắn.

Những lưu ý khi lựa chọn CMS cho website

Ngày nay, các nhà quản trị website doanh nghiệp thường lựa chọn sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS) cho trang web của họ. Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ CMS như WordPress, Joomla, Drupal, Sitecore và Magnolia,... Mỗi loại sẽ có ưu nhược điểm khác nhau, và không cố định giải pháp cho tất cả vấn đề. Doanh nghiệp muốn lựa chọn CMS cần phải xem xét và chọn lựa kỹ càng ngay từ đầu qua các yếu tố như phí và hiệu quả lâu dài. Dưới đây là yếu tố cần lưu ý khi chọn lựa CMS:

1. Tính linh hoạt: doanh nghiệp có cần xem xét những phần phụ trợ đặc biệt về sau, có dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác mà bạn muốn.
2. Tính ứng biến: để hỗ trợ xây dựng trang web, mỗi một CMS đều có các mẫu thiết kế template. Các template có sẵn này giúp doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn và sử dụng ngay sau khi triển khai trang web. Nếu doanh nghiệp có những yêu cầu đặc biệt về thiết kế trang web, thì nên cân nhắc chọn CMS có khả năng tùy biến giao diện theo mong muốn của doanh nghiệp.
3. Chỉnh sửa dễ dàng: CMS được dùng giúp cho mọi nhân viên đều có thể tạo nội dung và chỉnh sửa trang web thật dễ dàng thu hẹp khoảng cách kỹ thuật của trang web. Điều này cũng sẽ tiết kiệm thời gian chân lực của bạn kể cả khi bạn đã có một chuyên gia thiết kế web trong team của mình.
4. Sự hỗ trợ: khi chọn lựa một CMS, bạn cũng phải quan tâm đến tác động hỗ trợ khi cần thiết. Một điều rõ ràng đó là CMS open source sẽ không được hỗ trợ tận tình bằng những CMS có trả phí. Vì vậy hãy cân nhắc về điều này khi bạn chọn lựa loại CMS nếu bạn không có đội ngũ kỹ thuật trong công ty.
5. Tối ưu hóa bộ máy tìm kiếm: Cấu trúc kỹ thuật của CMS và các bổ trợ (plugin) có thể ảnh hưởng đến thứ hạng của trang web trên các công cụ tìm kiếm. Tuy nhiên, đôi khi những sai sót từ nhà cung cấp CMS có thể làm cho Google không thể chỉ mục trang web của bạn. Vì vậy, cần lưu ý và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo trang web của bạn được tối ưu hóa tốt nhất cho bộ máy tìm kiếm.

Với tốc độ phát triển của công nghệ, là lúc mà doanh nghiệp cần phải xem xét lại hiệu quả hoạt động trang web của mình. Để doanh nghiệp tiếp cân gần hơn với khách hàng tiềm năng bạn cần phải cân nhắc việc cập nhật, bổ sung thêm những tính năng mới. Ví dụ như các ngành cần sự đổi mới không ngừng như thương mại điện tử, ứng dụng nền tảng trải nghiệm các công cụ marketing kỹ thuật số.

>>Đọc thêm: Những lỗi tai hại trong WordPress cần tránh ngay

Hệ thống quản trị CMS quan trọng đối với website giúp nhà quản trị dễ dàng nắm bắt được nội dung trang web để phù hợp đáp ứng nhu cầu của người dùng. Việc lựa chọn CMS phù hợp cho doanh nghiệp là rất quan trọng, mỗi loại đều có những ưu điểm và tính năng riêng cần phải xem xét kỹ trước khi quyết định chọn CMS nào để sử dụng cho trang web của mình. Hy vọng với những thông tin trong bài viết này, LPTECH sẽ giúp bạn giải đáp CMS là gì cũng như cách lựa chọn CMS phù hợp với doanh nghiệp. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và mang lại những lợi thế cạnh tranh nhất định trong giai đoạn phát triển mới.