Đã bao giờ bạn thắc mắc những ngày công mình làm việc liệu có được tính đúng hay không chưa? Nếu có, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để biết cách tự tạo cho mình một bảng chấm công để vừa có thể quản lý thời gian làm việc của mình vừa tính toán được chính xác số tiền công của mình nhé! 

Hiện nay, có nhiều phương pháp tạo bảng chấm công khác nhau nhưng bài viết sẽ tập trung vào cách làm bảng chấm công bằng Excel, Google Sheets và giới thiệu một số phần mềm chấm công tự động. Cùng tìm hiểu ngay!

Bảng chấm công là gì?

Bảng chấm công (tiếng Anh: timesheet) là một biểu mẫu ghi lại thời gian làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định (theo ngày, tuần, tháng). Nó giúp doanh nghiệp theo dõi số ngày làm việc, ngày nghỉ, số giờ làm thêm và các yếu tố liên quan để đảm bảo việc tính lương chính xác.

Hiện nay, có nhiều loại bảng chấm công được sử dụng tùy theo nhu cầu doanh nghiệp:

• Bảng chấm công theo ngày: Ghi lại chi tiết từng giờ làm việc trong ngày của người lao động.
• Bảng chấm công theo tháng: Tổng hợp số ngày làm việc trong một tháng của người lao động.
• Bảng chấm công theo ca làm: Áp dụng cho doanh nghiệp có nhân viên làm việc theo ca.
• Bảng chấm công theo dự án: Dùng để theo dõi công việc theo từng dự án cụ thể của công ty.

Các thông tin cần có trong bảng chấm công

Một bảng chấm công chuẩn phải bao gồm các thông tin quan trọng sau:

Thông tin nhân viên

• Họ và tên
• Mã nhân viên
• Bộ phận/phòng ban

Thời gian làm việc

• Ngày, tháng, năm
• Giờ vào – giờ ra
• Tổng số giờ làm việc trong ngày

Hình thức chấm công

• Chấm công bằng vân tay
• Chấm công bằng thẻ từ
• Chấm công thủ công (ghi tay)
• Chấm công qua phần mềm quản lý

Ký hiệu chấm công phổ biến

Một số ký hiệu chấm công phổ biến bạn nên ghi nhớ bao gồm:

• P: Ngày làm việc
• NP: Nghỉ phép có lương
• KL: Nghỉ không lương
• OT: Làm thêm giờ
• CT: Công tác

Tổng hợp dữ liệu

• Tổng số ngày làm việc
• Số ngày nghỉ phép có lương/không lương
• Tổng số giờ làm thêm

Cách làm bảng chấm công tự nhảy ngày tháng trong Excel

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng chấm công trong Excel tự động nhảy ngày tháng:

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Chuẩn bị các thông tin cần thiết như sau:

• Tháng và năm chấm công: Xác định khoảng thời gian cần theo dõi.
• Danh sách nhân viên: Bao gồm họ tên, mã nhân viên, phòng ban, chức vụ.
  Sau đó, mở Excel và tạo một trang tính mới, đặt tên trang tính phù hợp, ví dụ: "Bảng chấm công Tháng 9".

Bước 2: Thiết kế cấu trúc bảng chấm công

Hãy tạo tiêu đề phù hợp cho bảng:

Nhập tiêu đề chính, ví dụ: "BẢNG CHẤM CÔNG THÁNG 9 NĂM 2025".

Hợp nhất các ô cho tiêu đề và định dạng chữ in đậm, cỡ chữ lớn để nổi bật.

Sau đó, tạo các cột thông tin cần thiết bao gồm:

• Cột A: STT (Số thứ tự).
• Cột B: Mã nhân viên.
• Cột C: Họ và tên.
• Cột D: Phòng ban.
• Cột E đến AI: Tương ứng với các ngày trong tháng (1 đến 31).
• Cột AJ: Tổng ngày công.
• Cột AK: Tổng giờ làm thêm.
• Cột AL: Ghi chú.

Bước 3: Tạo tự động nhảy ngày cho Excel

Đầu tiên, hãy sử dụng hàm DATE để tạo ngày cho từng cột.

Ví dụ, tại ô E9, nhập công thức: =DATE($F$4,$D$4,1) để tạo ngày 1 của tháng. Sau đó nhấn chuột phải để chọn Format Cell, chọn Custom rồi nhập dd vào ô Type. Nhấn OK

Ở ô F9, nhấn hàm công thức =E9+1 sau đó nhấn nút Enter. Tiếp theo bôi đen từ ô F9 đến Al9 và gõ Ctrl+R.

Ở ô E10, nhập công thức =IF(WEEKDAY(E9)=1,'CN',WEEKDAY(E9)) và nhấn nút Enter. Bôi đen tiếp ô từ E10 đến Al10, nhấn chuột phải Format Cell và chọn Custom. Nhấn nút TGeneral ở ô Type và nhấn OK.

Bôi đen tất cả ô từ E10:E30 đến ô Al10:Al30, nhấn chọn Conditional Formatting để chọn tô màu có điều kiện vào ô trong Excel và nhấn vào mục New rule.

Khi đó, màn hình máy tính xuất hiện cửa sổ New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format, nhập hàm =if(E$9='CN',1,0) vào ô trống và nhấn Format. Cuối cùng, chọn Fill và chọn màu nền, sau đó nhấn OK để ngày chủ nhật có màu nền khác.

Bước 4: Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày

Sử dụng các ký hiệu chấm công:

• X: Có mặt.
• P: Nghỉ phép có lương.
• K: Nghỉ phép không lương.
• O: Làm thêm giờ.

Điền ký hiệu vào các ô tương ứng với ngày làm việc của từng nhân viên.

Bước 5: Tính toán tổng hợp

Tính toán tổng số ngày làm việc bằng cách dùng hàm COUNTIF để đếm số ngày có mặt cho mỗi nhân viên.

Ví dụ, tại ô AJ11, nhập công thức: =COUNTIF(E11:AI11,G34).

Một số phần mềm hỗ trợ chấm công tự động

Dưới đây là một số phần mềm chấm công giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo tính chính xác trong việc theo dõi giờ làm của nhân viên:

Tanca

Tanca là phần mềm chấm công thông minh sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt AI, định vị GPS và tích hợp với máy chấm công vân tay. Phần mềm này hỗ trợ chấm công từ xa qua điện thoại, phù hợp với mô hình làm việc hybrid hoặc nhân viên thường xuyên di chuyển.

Ưu điểm:

• Nhận diện khuôn mặt AI, tránh gian lận chấm công hộ.
• Hỗ trợ chấm công từ xa với GPS.
• Đồng bộ dữ liệu với hệ thống tính lương.

Wise Eye

Wise Eye là một trong những phần mềm chấm công phổ biến, tích hợp với máy chấm công vân tay, thẻ từ và nhận diện khuôn mặt. Nó giúp doanh nghiệp tự động tổng hợp công, xuất báo cáo chi tiết và quản lý dữ liệu nhân sự dễ dàng.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ đa dạng phương thức chấm công.
• Xuất báo cáo tự động theo nhiều định dạng.
• Đồng bộ với phần mềm tính lương.

ACheckin

ACheckin là phần mềm chấm công di động, hỗ trợ định vị GPS và nhận diện khuôn mặt. Phù hợp với doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa hoặc theo ca linh hoạt.

Ưu điểm:

• Chấm công mọi lúc, mọi nơi qua điện thoại.
• Đồng bộ với hệ thống quản lý nhân sự.
• Hỗ trợ xuất báo cáo nhanh chóng.

Có bắt buộc phải sử dụng phần mềm chấm công không?

Mặc dù phần mềm chấm công đôi khi có thể giúp hợp lý hóa quy trình, nhưng lựa chọn này sẽ khá tốn kém đối với các công ty có quy mô nhỏ như các start-up. Để giải quyết được vấn đề này, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng tạo bảng chấm công của riêng mình bằng Excel hoặc sử dụng các mẫu bảng chấm công miễn phí nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian.

Các thao tác quan trọng khi tạo bảng chấm công bằng Excel

Dù Excel là một công cụ xử lí dữ liệu mạnh mẽ nhưng để đảm bảo bảng chấm công của bạn hiệu quả và chính xác, cần lưu ý một số điểm sau:

• Xác định loại bảng chấm công phù hợp. Tùy theo mô hình làm việc của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn loại bảng chấm công phù hợp.
• Xây dựng các cột dữ liệu cần thiết. Một bảng chấm công cơ bản cần có các cột sau: Họ và tên nhân viên, Mã nhân viên (nếu có), Ngày/Tháng/Năm, Giờ vào – giờ ra, Số giờ làm việc thực tế, Số giờ tăng ca (nếu có), Ghi chú (nếu cần)
• Sử dụng màu sắc để đánh dấu các ngày nghỉ, ngày lễ hoặc giờ làm thêm.
• Căn chỉnh cột dữ liệu hợp lý, tránh rối mắt.
• Sử dụng công thức Excel để tự động tính tổng số giờ làm, giúp giảm sai sót khi nhập liệu thủ công.
• So sánh dữ liệu trên bảng chấm công với thực tế để tránh sai sót.
• Kiểm tra lại thông tin chấm công vào cuối tháng trước khi tổng hợp tính lương.
• Giới hạn quyền truy cập chỉ cho người có trách nhiệm.
• Nếu sử dụng file Excel, có thể đặt mật khẩu để ngăn chỉnh sửa không mong muốn.
• Nếu sử dụng phần mềm, cần đảm bảo hệ thống lưu trữ dữ liệu an toàn.

Trên đây là hướng dẫn cách làm bảng chấm công và những lưu ý quan trọng khi tạo bảng chấm công cũng như các phần mềm hỗ trợ chấm công tự động giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết trên của LPTech đã giúp bạn thực hiện thành công cách tính công cho nhân viên nhé!