Microsoft Office là công cụ giúp xử ký dữ liệu hiệu quả, được ví như "công cụ đắc lực" của hàng trăm triệu doanh nghiệp trong việc sao lưu, chia sẻ tài liệu liên tục và trực tiếp giữa các cá nhân và bộ phận tổ chức. Tuy những công cụ này đã khá quen thuộc với nhiều người nhưng bạn có thể sẽ chưa biết hết các đặc điểm, lợi ích của nó. Hãy cũng LPTECH tìm hiểu kiểu Microsoft Office là gì, những công cụ Office hữu ích mà bạn không nên bỏ lỡ qua bài viết dưới đây.

Microsoft Office là gì?

Microsoft Office hay còn gọi là bộ phần mềm Office, là tên gọi của bộ phần mềm ứng dụng hỗ trợ rất tốt cho những việc xử lý và nhập dữ liệu. Đây là một công cụ ứng dụng được rất nhiều đặc biệt là đối với dân văn phòng, được phát triển và ra mắt bởi Microsoft.

Microsoft là tên của một công ty đã phát triển ra các phần mềm nổi tiếng trong đó có office. Office tức là “văn phòng”, vì vậy mà những phần mềm của Microsoft Office là ứng dụng được dụng cho những công việc văn phòng là chủ yếu.

Trong Microsoft Office tập hợp nhiều công cụ giúp bạn xử lý các công việc văn phòng nói chung, cụ thể như soạn thảo văn bản, xử lý thông tin số liệu từ đơn giản đến phức tạp, thiết kế và thuyết trình trình chiếu slide, cũng như làm quen với các phần mềm quản lý công việc,…

Những ứng dụng tiêu biểu phải kể đến trong bộ Office: Word, Excel, PowerPoint, hay Access…Ngoài các ứng dụng phổ biến đó thì MS office còn có rất nhiều các ứng dụng hữu ích khác là: InfoPath, Groove, Interconnect, Picture Manager, OneNote, Outlook, Project, Visio, Accounting, Communicator, Document Imaging, hay Document Scanning…

Từ khi ra mắt bộ ứng dụng văn phòng Microsoft office, nó đã giải quyết được rất nhiều công việc mà trước giờ chúng ta phải dùng tay, hoặc máy tính bỏ túi để giải quyết. Bộ phần mềm Office Microsoft với kỹ năng công việc tính kỷ luật, khả năng quản lý cá nhân, khiến mọi công việc liên quan trở nên đơn giản và sinh động hơn bao giờ hết.

Quá trình phát triển Microsoft Office thành Microsoft 365

Sau hơn 30 năm phát triển, công ty Microsoft đã đổi tên sản phẩm của mình thành Microsoft 365 vào năm 2017, nhưng hiện thương hiệu đang thay đổi toàn bộ tên miền - Theo The Register

Theo như tin tức mà Thương hiệu đã công bố tại hội nghị Ignite, xác nhận rằng: “Trong những tháng tới, địa chỉ Office.com, ứng dụng Office trên máy tính và di động sẽ trở thành 365, với biểu tượng, giao diện và nhiều tính năng chưa từng có”.

Việc đổi tên của thương hiệu trên thực tế sẽ không ảnh hưởng đến các phần mềm vốn có của thương hiệu như Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Tuy nhiên các công cụ này là một phần của bộ ứng dụng Microsoft 365 thay vì Microsoft Office như trước đây. Ứng dụng sẽ chỉ cập nhật tự động với các biểu tượng và tên mới, còn các tài liệu, gói đăng ký… của người dùng hiện tại cũng sẽ không được giữ nguyên.

Vào tháng 11/2022, việc thay đổi logo thiết kế sẽ xuất hiện trên website Office.com của hãng sẽ được thực hiện sau đó vào tháng 1/2023, ứng dụng Office sẽ bắt đầu thay đổi trên các hệ điều hành Windows, iOS và Android. Microsoft 365 sẽ là nơi mà các công cụ quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Loop, Clipchamp, Stream và Designer.

Các công cụ trong bộ Microsoft Office là gì?

Với bộ các công cụ sở hữu những tính năng tích hợp làm nên sự thành công cho Microsoft Office, và khiến cho vị trí của ứng dụng văn phòng này luôn dẫn đầu và rất khó có thể bị thay thế.

1.Microsoft Word

Microsoft Word hay Word là một phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến được nhiều người sử dụng nhất của Microsoft hiện nay. Word nằm trong bộ 3 phần mềm mà bất kỳ ai cũng nên biết và trở thành công cụ cơ bản cần thông thạo đó là Word, Excel và PowerPoint được sử dụng trong nhiều lĩnh vực.

Word cho phép người dùng làm việc với văn bản (text), các lựa chọn các hiệu ứng phông chữ, màu sắc, hay hình ảnh đồ họa (graphics) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện (multimedia) khác như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện, dễ dàng hơn.

Cùng với đó là những tính năng hỗ trợ như là kiểm tra chính tả và phát hiện lỗi ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng, tìm kiếm và thay thế, soạn thảo văn bản và chỉnh sửa một cách chuyên sâu,…

Việc soạn thảo văn bản với Word mặc định áp dụng với hầu hết các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản. Các văn bản của Word thường lưu với tên tập tin có định dạng đuôi .doc hoặc .docx hoặc để mở rộng thêm cũng có thể các định dạng như .txt, .html,…

2.Microsoft Excel

Một phần mềm xử lý số liệu hàng đầu và vô cùng phổ biến của Microsoft đó là Excel. Đây là 1 trong 3 phần mềm cơ bản bạn cần sử dụng thuần thục.Trong đó, Excel là công cụ tập hợp của các hàng và cột tạo thành một bảng tính khổng lồ để bạn dùng để hiển thị quan sát và xử lý thông tin số liệu của mình.

Các số liệu được nhập và xử lý trên bảng tính của Excel không giới hạn, và đa số đều được tính bằng những công thức cũng như các hàm riêng biệt. Điều này làm nên sự khác biệt nổi bật của Excel khi không những có thể tính toán và xử lý các số liệu đơn giản mà còn có thể xử lý những tệp dữ liệu lớn, mà đòi hỏi một hệ thống đủ thông tin và thống nhất để làm được.

3.Microsoft PowerPoint

PowerPoint một công cụ đắc lực từ Microsoft giúp người dùng có thể làm slide và thuyết trình như một diễn giả chuyên nghiệp. Công cụ này sẽ giúp bạn truyền tải ý tưởng, dự án của mình đến người xem một cách dễ dàng.

Điều khiến PowerPoint trở nên đặc biệt và được ưa chuộng đó là có thể diễn giải những kiến thức khô khan và khó hiểu trở nên trực quan và sinh động hơn bao giờ hết. Với những tính năng được Microsoft tích hợp trong phiên bản PowerPoint mới nhất, người dùng có thể làm những trình chiến cực kỳ thú vị mà những phần mềm khô khan như Word hay Excel không làm được.

Ứng dụng của Microsoft PowerPoint được đa số học sinh, giáo viên hay dân văn phòng sử dụng cho những bài thuyết trình cùng với Word và Excel, Microsoft PowerPoint trở thành 1 trong bộ ba công cụ văn phòng không thể thiếu. PowerPoint hỗ trợ đặc biệt được các giáo viên, giảng viên, học sinh, sinh viên sử dụng trong công việc dạy học và làm việc để thuyết trình trong các cuộc họp.

4.Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive hay OneDrive là một công cụ lưu trữ đám mây dùng lưu trữ tập tin mà Microsoft đã tạo ra để cung cấp cho các người dùng của mình, cho phép đồng bộ dữ liệu hoặc truy vào dữ liệu từ các trình duyệt, máy tính, điện thoại...

Với công cụ này, người dùng được phép lưu trữ toàn bộ các dữ liệu của mình trên không gian số và tải về cũng như sử dụng nó bất cứ lúc nào, chỉ cần có khả năng kết nối Internet. Điều này được coi là một giải pháp vô cùng tuyệt vời dành cho những thiết bị có dung lượng lưu trữ không cao và phải cần lưu trữ một nguồn dữ liệu lớn. Nhờ OneDrive, người dùng có thể thoải mái lưu trữ được một nguồn dữ liệu khổng lồ.

Khi sử dụng Microsoft Onedrive, người dùng có thể chia sẻ dữ liệu với mọi người mà không cần phải mất thời gian đăng nhập vào tài khoản. Bạn có thể đồng bộ dữ liệu của OneDrive và sử dụng thoải mái miễn là bạn có tài khoản Microsoft kết nối mạng Internet. 

Thêm một tính năng nữa mà không nhiều người dùng OneDrive biết đó là có thể thực hiện đồng bộ dữ liệu của OneDrive trên cùng bất cứ thiết bị nào, miễn là đăng nhập được vào tài khoản Microsoft. OneDrive là một nguồn lưu trữ dữ liệu thông tin vô cùng tốt, tránh được các tình trạng dữ liệu bị mất hoặc bị đánh cắp trong trường hợp có những sự cố xảy ra.

5.OneNote

Để giúp cho việc thu thập, ghi chép thông tin, dữ liệu một cách tiện lợi, dễ dàng, OneNote là công cụ phần mềm được Microsoft phát triển thông tin theo một cách khoa học và thông minh. Công cụ này với tính năng chuyển dữ liệu viết tay, âm thanh và hình ảnh từ người dùng để biến đổi thành các ghi chép văn bản và lưu trữ trên mạng Internet.

Điều này cực kỳ hữu ích cho những người dùng hay viết ghi chú và worklist hàng ngày, khiến cho công việc hay cuộc sống của bạn trở nên tiện lợi và khoa học hơn.

6.Microsoft OutLook

Cuối cùng công cụ thứ 6 nằm trong bộ công cụ office có tên OutLook, một phần mềm quản lý công việc và thông tin cá nhân cũng đang được rất nhiều người dùng tin tưởng và sử dụng hiện nay. Không chỉ ở Việt Nam mà còn trên toàn thế giới, Outlook là công cụ giúp bạn quản lý thông tin liên lạc, email, lịch trình làm việc hay ghi chú.

Với phần mềm này, công việc hay lịch trình của bạn sẽ được nắm rõ, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng quản lý công việc một cách hiệu quả. Người dùng có thể sử dụng Outlook là một phần mềm độc lập riêng biệt hoặc kết hợp với những ứng dụng khác để tối ưu hóa hiệu suất công việc.

>> Tham khảo: Google Photos là gì? Ứng dụng lưu trữ hình ảnh online tuyệt vời

Những nền tảng hỗ trợ Microsoft Office

Những nền tảng hỗ trợ cho Microsoft Office cực kỳ nhiều và phong phú. Các thiết bị máy tính gồm Windows và Mac, đến các thiết bị di động như Android và iOS cũng đều hỗ trợ các công cụ của Office từ Microsoft.

Nếu như người dùng không muốn sử dụng các công cụ Office offline thì Microsoft cũng có những lựa chọn online để có thể tiếp cận và sử dụng bộ công cụ một cách tiện lợi và hữu ích nhất. Các công cụ thuộc bộ Office của Microsoft vẫn được tích hợp đầy đủ cho dù ở nền tảng nào đi chăng nữa bạn cũng thể trải nghiệm liền mạch nhất khi sử dụng.

Hướng dẫn cách tải Microsoft Office

Để có thể tải được bộ Microsoft Office chính hãng, người dùng cần làm theo các bước như sau:

1. Bước 1: Hãy truy cập vào trình duyệt của bạn và tìm kiếm phiên bản Microsoft Office mà bạn muốn tải. Hiện nay, các phiên bản bạn nên tải và sử dụng bao gồm các phiên bản từ 2010, 2013, 2016 và 2019.
2. Bước 2: Sau khi đã tìm kiếm được phiên bản cần tải xong, các bạn tiến hành tải bộ Office mình cần.
3. Bước 3: Khi tải xong, các bạn hãy cài đặt nó như bình thường, làm theo như hướng dẫn trong khi cài đặt.
4. Bước 4: Thực hiện kích hoạt bản quyền Office, để nó tự động nhắc nhở bạn kích hoạt bản quyền, khi có lời nhắc bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn là được.

Những tính năng của bộ các công cụ Microsoft Office

Bộ công cụ Microsoft Office mang lại rất nhiều tính năng và lợi ích, dưới đây là một số những tính năng nổi bật của bộ công cụ này.

1. Truy cập mọi lúc mọi nơi: Đây là một trong những ưu điểm rất lớn dành cho Office 365, với thiết kế khả năng tích hợp giao diện đám mây sẽ tăng khả năng tương tác giữa các bên trong doanh nghiệp, tổ chức. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa, truy cập và chia sẻ tài liệu hơn bao giờ hết dù bạn đang sở hữu các thiết bị công nghệ nào như điện thoại, hay tablet,….
2. Khả năng liên tục đồng bộ dữ liệu: Với việc sở hữu tính năng đám mây chia sẻ nên việc khả năng đồng bộ dữ liệu không có gì khó đối với Office 365. Đối với mỗi tài khoản Cloud Storage, người dùng chỉ cần đăng tải file lên công cụ Onedrive thì việc đồng bộ file trên các thiết bị phương tiện truyền thông khác thì mỗi tài khoản chỉ cần bỏ ra vài giây.
3. Liên tục cập nhật các phiên bản mới cho: Khác với Office 2019 khi việc update các công cụ không đồng hành với tính năng mới được trang bị thêm chuỗi ứng dụng Word, Excel,.. Với Office 365 đã mang đến cho người dùng nhiều trải nghiệm mới mẻ hơn khi khả năng liên tục nâng cấp cập nhật các phiên bản mới cho tính năng luôn được cập nhật cùng thời điểm với phiên bản.
4. Book-mark online: Hiện nay làm việc online đang là xu hướng mà hầu hết mọi người dùng đều muốn theo đuổi, Office 365 cung đã khéo léo khi tích hợp các tính năng đánh dấu trang tài liệu tại các ứng dụng phương tiện. Tính năng này giúp cho người dùng có thể thoải mái truy cập và tiếp tục sử dụng ứng dụng mà không cần lo về các vấn đề đã từng làm.

Ví dụ như word là một công dụng được rất nhiều người sử dụng bởi tính năng định dạng văn bản trong mọi phần mềm xử lý văn bản. Word cho phép bạn xử lý các văn bản thô thành một văn bản có đầy đủ màu sắc, hình ảnh, kích thước, âm thanh...

Microsoft office tích hợp những tính năng mới trên smartphone

Không chỉ có thể sử dụng trên các thiết bị máy tính, để giúp người dùng có thể xử lý tốt các công việc hàng ngày, Microsoft đã tích hợp những tính năng trên smartphone, nhằm tối ưu hóa các phiên bản Office trên cả hệ điều hành Android lẫn iOS.

Với những bản cập nhật liên tục vừa qua Microsoft đã mang lại ứng dụng soạn thảo văn bản tính năng đếm từ, số lượng để được hiển thị cố định trên màn hình để người dùng tiện theo dõi.

Đối với hệ điều hành Android

Trên thiết bị Android ứng dụng Outlook sẽ cho phép người dùng xóa tên liên lạc, với chế độ Không làm phiền (Do Not Disturb) cũng được thêm vào. Khi kích hoạt, chế độ này công cụ sẽ chặn các thông báo email hiển thị trên màn hình. Còn đối với ứng dụng PowerPoint cũng vừa cho phép chỉnh sửa nội dung ở chế độ màn hình ngang. Người dùng sẽ dễ dàng thao tác chỉnh sửa tài liệu trên thiết bị so với màn hình dọc thông thường.

Đối với hệ điều hành iOS

Với bản Outlook trên thiết bị iOS được trang bị tùy chọn sao lưu tin nhắn nháp. Với tính năng này người dùng sẽ được phép soạn thảo nội dung trên thiết bị di động một cách dễ dàng, sau đó hãy gửi bằng máy tính hoặc ngược lại.

Để người dùng xử lý tốt các công việc hàng ngày trên các thiết bị smartphone, Microsoft Office đã cập nhập thêm những tính năng mới nhằm tối ưu hóa các phiên bản Office trên Android lẫn iOS. Các ứng dụng của bộ office trên các thiết bị smartphone thường có tính năng tự động lưu lại dữ liệu, tránh tình trạng mất dữ liệu khi gặp sự cố, đảm bảo độ bảo mật của các ứng dụng này cực cao.

Tổng kết

Trên đây là bộ những công cụ Microsoft Office thông dụng và phổ biến nhất hiện nay mà bạn không thể bỏ qua. Hy vọng qua bài viết này bạn đã có thêm những kiến thức về Microsoft Office là gì, những tính năng của các công cụ Office hữu ích không nên bỏ qua.

Ở mỗi phiên bản cập nhật khác nhau của các công cụ đều có những ưu nhược điểm riêng phù hợp với nhu cầu sử dụng của người dùng. Những phiên bản này không chỉ được tạo thành với mục đích thương mại mà còn đáp ứng yêu cầu người dùng những khoản thanh toán nhất định phù hợp với nhu cầu sử dụng trọn vẹn những tính năng mà nó mang lại.

>> Xem thêm: Google dịch là gì? Phân loại và các lợi ích tuyệt vời Google dịch đem lại