Gmail là một trong những dịch vụ ứng dụng gửi thư trực tuyến (Email) phổ biến nhất hiện nay. Hộp thư Gmail sở hữu nhiều ưu điểm được áp dụng trong nhiều lĩnh vực từ vận hành, quản lý phân công công việc cho đến giao tiếp, thương thảo trao đổi giữa cá nhân, đơn vị. Bài viết dưới đây hãy cùng LPTech tìm hiểu rõ hơn về hộp thư gmail cũng như hướng dẫn sử dụng email sao cho hiệu quả nhất.

Hộp thư gmail là gì?

Hộp thư Gmail là một dịch vụ email miễn phí nhằm hỗ trợ truyền thông marketing được phát triển bởi Google. Người dùng có thể truy cập vào Gmail trên web hoặc thông qua các ứng dụng dành cho các thiết bị điện thoại di động như Android và iOS thông qua các chương trình của bên thứ ba được đồng bộ hóa thông tin từ hộp thư gmail với giao thức POP hoặc IMAP.

Tính theo số liệu đến tháng 2 năm 2016 đã có một tỷ người dùng có tài khoản hoạt động Gmail trên toàn thế giới. Gmail cũng là ứng dụng đầu tiên trên cửa hàng Google Play đạt cho được một tỷ lượt cài đặt trên các thiết bị của Android. Theo như ước tính năm 2014, 60% các công ty Mỹ ở tầm trung và 92% số doanh nghiệp mới thành lập đều đang sử dụng Gmail.

> Xem thêm: Email là gì? 4 cách tạo địa chỉ email nhanh chóng, miễn phí

Đặc điểm của hộp thư Gmail là gì?

Sự ra đời của hộp thư gmail như một bước tiến vượt bậc trong lĩnh vực kết nối chia sẻ nội dung liên hệ. Mail đem tới rất nhiều những tiện ích cho người sử dụng, trong đó phải kể đến những đặc điểm nổi bật như là:

1. Khi sử dụng gmail có thể dùng cùng lúcnhiều dịch vụ Trực tuyến khác của Google như Google Drive, Lịch làm việc, Google Sites… có thể sử dụng và tích hợp tốt trên các điện thoại di động với các hệ điều hành Android, iPhone.
2. Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: thông thường khi một lá thư khi gửi đi sẽ phải mất một thời gian mới có khả năng đến tay người nhận. Nhưng khi sử dụng email, bạn chỉ cần vài giây là người nhận đã có thể nhận được nội dung mà bạn muốn truyền tải mà không phải mong đợi quá lâu như phương pháp truyền thống.
3. Tính bảo mật cao và ít bị thư rác: Với mỗi một địa chỉ email sẽ có một mật khẩu riêng được đặt ra. Bởi chỉ khi có password thì người dùng mới có khả năng đăng nhập vào email, nếu không thì bạn sẽ không thể vào và xem bất kỳ nội dung gì trong mail.
4. Gmail Có khả năng thay đổi các định dạng một tập tin văn bản như .doc, .xls,.. trong hộp thư đến mà không cần phải tải tập tin đính kèm. Nếu với thư tay truyền thống, tất cả những gì bạn có thể gửi đi chỉ là những thông tin chữ viết thì giờ đây, khi sử dụng gmail, bạn có thể đính kèm thêm các loại tập tin đa dạng không giống nhau từ hình ảnh, video cho đến các file âm thanh,... Những tập tin với dung lượng lớn hơn như 25MB được giải quyết dễ dàng bằng việc kết hợp Drive với Tài khoản Gmail do Trường cấp sở hữu dung lượng hầu như không giới hạn.
5. Tiết kiệm tiền của: Với hình thức thư truyền thống, bạn sẽ phải mất một khoản chi phí tiền mua tem, phong bì để gửi đến cho người nhận. Tuy nhiên khi sử dụng mail, bạn sẽ không phải trả bất kỳ khoản phí nào cả chỉ với một tài khoản gmail kết nối internet, việc bạn cần làm là soạn thảo trên máy tính và gửi thư đi.

Xem tin nhắn Gmail ở đâu?

Khi bạn mở web hay ứng dụng của Gmail thì hộp thư đến tài khoản Gmail của bạn sẽ được được ngay ở danh sách hộp thư đến.

Cách xem tin nhắn Gmail trên điện thoại

Khi sử dụng điện thoại, bạn có thể xem tin nhắn Gmail qua trình duyệt hoặc bằng ứng dụng Gmail. Tuy nhiên, việc xem tin nhắn trên ứng dụng Gmail của điện thoại sẽ nhanh hơn và tiết kiệm được thời gian cho bạn.

1. Bước 1: Mở ứng dụng, app Gmail.
2. Bước 2: Nhập địa chỉ tài khoản email và mật khẩu để đăng nhập tài khoản của bạn.
3. Bước 3: Danh sách hộp thư đến được hiển thị ngay, tiếp đó bạn bấm vào email để xem.

Cách xem tin nhắn Gmail trên máy tính

Khi sử dụng máy tính, bạn có thể xem tin nhắn Gmail qua các trình duyệt web như Google Chrome, Cốc Cốc, Firefox, Microsoft Edge,...Khi bạn mở giao diện Gmail trên trên máy tính thì nó sẽ hiện giao diện những bức thư được gửi đến bạn. Phía bên trái màn hình sẽ có tập hợp những mục và tính năng bạn chỉ cần thao tác nhấn chuột là có thể xem được thư. Tin nhắn được lưu ở ngay tại danh sách hộp thư đến của tài khoản Gmail người dùng.

1. Bước 1: Truy cập bằng các web tìm kiếm và đăng nhập tài khoản Gmail của bạn. Nếu chưa có tài khoản Gmail bạn hãy đăng ký qua số điện thoại.
2. Bước 2: Sau đó bạn sẽ thấy được giao diện chính của Gmail.
3. Bước 3: Click vào thư mà bạn đang muốn đọc.

>>Xem thêm: Hướng dẫn cách khôi phục tài khoản gmail bị hack

Các tính năng hữu ích của hộp thư gmail

Với những tính năng nổi bật gmail giờ đây trở thành công cụ không thể thiếu đặc biệt đối với công việc của các doanh nghiệp, tổ chức giúp đem lại hiệu quả cao.

Gửi và lưu trữ cùng lúc trên Gmail

Send & Archive hay còn gọi là gửi và lưu trữ là tính năng cho phép người dùng đồng thời gửi và sao lưu một bản lại. Tính năng này luôn ở trạng thái ẩn để bạn có thể kích hoạt nó ở trong phần cài đặt của VGA.

1. Bước 1: Trước tiên khi bạn đăng nhập vào Gmail của bạn sẽ nhìn thấy được biểu tượng bánh răng, bạn hãy nhấn vào đó chọn cài đặt.
2. Bước 2: Tại đây ngay ở phần đầu tiên bạn chỉ cần kích hoạt vào phần hiển thị nút gửi và lưu trữ trong phần trả lời là được.
3. Bước 3: Tiếp theo bạn nhấn vào chọn mục lưu thay đổi để tiến hành lưu lại những thứ được thiết lập vừa rồi. Như vậy bạn đã kích hoạt thành công một trong những tính năng hữu ích của Gmail.

Gửi cùng lúc nhiều file đính kèm trong Gmail

Đây là một trong những tính năng hữu ích của Gmail về cơ bản việc gửi nhiều file đính kèm Gmail không có gì khó hay quá phức tạp, bạn chỉ cần giữ phím Ctrl và click vào từng file là được.

Tuy nhiên khi gửi file, bạn vẫn phải lưu ý tổng dung lượng file không được quá 30 MB nhé, nếu sử dụng quá dung lượng thì bạn phải bỏ bớt ra vì đây là quy định của Gmail rồi. Tuy nhiên với những người mới sử dụng Gmail thì đây thực sự là tính năng hữu ích để việc sử dụng của Gmail trở nên dễ dàng.

Phân loại thư đã đọc và chưa đọc

Một trong những tính hữu ích nữa của Gmail phải kể đến đó chính là giúp người dùng có thể phân loại thư nào chưa đọc và thư nào đã đọc. Thay vì thao tác nhấn và tìm kiếm tại sao Gmail cung cấp cho người dùng sử dụng công cụ search với mã lệnh đặc biệt ngay dưới đây. không

Cụ thể nó sẽ lọc những bức thư mà bạn chưa đọc trong mục Inbox với việc sử dụng lệnh label:unread label:inbox. Còn nếu bạn muốn lọc các bức thư đã đọc trong mục Inbox thì bạn chỉ việc sử dụng lệnh label:read label:inbox.

Lưu ý rằng nếu bỏ label:inbox đi thì sẽ lọc thư của toàn Gmail, không phải riêng gì phần Inbox.

Có thể tự động trả lời thư trong Gmail

Tự động trả lời thư trong Gmail không phải là tính năng hữu ích cho các doanh nghiệp , tổ chức, xứng đáng là một trong tính hữu ích của Gmail bởi sự đa năng cũng như rất cần thiết cho công việc của bạn. 

1. Bước 1: Đầu tiên, bạn phải chọn vào phần cài đặt quen thuộc trên Gmail.
2. Bước 2: Tiếp đó bạn hãy thao tác kéo xuống dưới cùng sẽ thấy phần cài đặt tự động trả lời thư trong Gmail. Hãy tự mình nhập các đoạn hội thoại tự động mà bạn muốn nhắn và sau đó nhấn vào lưu thay đổi để tiến hành lưu lại các thiết lập đi vào hoạt động nhé.

Tạo nhóm giúp gửi nhiều Mail

Với những ai thường xuyên phải làm việc, gửi báo giá cho khách hàng với số lượng lớn thì việc Gmail giới hạn người sử dụng dung lượng chỉ được gửi một số lượng mail nhất định mỗi ngày thì đây sẽ là một tin hạn chế không vui cho những người kinh doanh. Tuy vậy người dùng vẫn có cách để gửi nhiều hơn con số lượng này và đó chính là sử dụng tạo nhóm Gmail để giúp bạn gửi mail nhiều hơn trong một ngày.

Việc tạo nhóm trên mail cũng rất dễ dàng giúp người dùng thuận tiện thao tác. Đối với những doanh nghiệp kinh doanh họ thường có các tệp thông tin và sử dụng những dữ liệu đó thông qua email marketing để tiếp cận gần hơn với khách hàng.

Sử dụng phím tắt có trên Gmail

Không chỉ hữu ích với Gmail, phím tắt là công công cụ mà bất cứ hệ điều hành hay phần mềm, trình duyệt web nào cũng cần đến nó. Nếu biết áp dụng được các phím tắt Gmail, nó sẽ giúp bạn thao tác hoạt động nhanh hơn trên Gmail rất nhiều lần. Tuy các phím tắt Gmail không nhiều nhưng nó đủ để giúp bạn sử dụng ứng dụng hiệu quả.

Cách để tìm kiếm tin nhắn email

Để tìm kiếm tin nhắn trong hộp thư email, bạn cần thực hiện các bước sau:

Tại giao diện của Gmail trên máy tính, bạn nhập nội dung tìm kiếm vào ô Tìm kiếm trong thư danh sách có tất cả email có liên quan đến nội dung đó sẽ xuất hiện.

Bạn sẽ thấy một dãy công cụ mới xuất hiện đó chính là thanh bộ lọc Search Chips. Với phương tiện này bạn có thể thực hiện lọc kết quả tìm kiếm dễ dàng theo thời gian bằng cách chọn click vào nút Mọi lúc > Chọn mốc thời gian mà bạn muốn tìm kiếm. Bộ lọc này cho phép bạn lọc các email trong khoảng thời gian gia động từ một tuần đến một năm trở lại đây.

Nếu email mà bạn cần tìm không nằm trong khoảng thời gian đó thì bạn ấn chọn Phạm vi tùy chỉnh(Custom range) > Nhập vào ngày bắt đầu(Start Date) > Nhập vào ngày kết thúc (End Date) > và Chọn Áp dụng. Nếu bạn muốn tìm những email có chứa file đính kèm thì nên lựa chọn bộ lọc Chứa tệp đính kèm.

Điểm đặc biệt của thanh công cụ Search Chips đó là khi bạn chọn bộ lọc chứa tệp đính kèm thì sẽ được cung cấp thêm các bộ lọc bổ sung được đính kèm như PDF, bảng tính, hình ảnh,... Bạn chỉ cần nhấn chọn vào dạng file đính kèm mà mình mong muốn lọc. Nếu bạn muốn lọc các email từ hộp thư đến thì nhấn vào Đến tôi để tìm kiếm.

Để đỡ mất thời gian cho việc tìm ra email mong muốn thì bạn có thể chọn Loại trừ danh mục quảng cáo trên thanh công cụ Search Chips. Đôi khi bạn có thể bỏ lỡ email mà người khác gửi đến để tìm kiếm và đọc lại chúng, bạn cần nhấn vào Chưa đọc để có thể lọc ra những email chưa đọc mà bạn đã bỏ lỡ.

Làm thế nào biết tin nhắn đã nhận?

Tại màn hình giao diện chính của hộp thư Gmail, bạn hãy nhấn chọn một email cần trả lời hoặc bấm Compose để soạn thảo một email mới.

Bước 1: Chọn vào biểu tượng ba chấm để thêm Read-receipt

Bước 2: Tiếp theo tại bảng soạn thảo văn bản, bạn cần nhập đầy đủ các thông tin như một email soạn gửi thông thường với người nhận, tiêu đề, nội dung thư, …

Bước 3: Bạn hãy bấm vào biểu tượng hình ba dấu chấm được nằm dọc ở cuối bảng mỗi thư được soạn thảo và chọn vào Request read receipt. Cuối cùng bấm chọn Send để gửi email đi.

>>Xem thêm: Outlook Email là gì? Hướng dẫn tạo tài khoản Outlook Email hiệu quả

Cách bật nhận thông báo hộp thư đến Gmail

Để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả nhanh chóng và kịp thời, bạn có thể bật tính năng nhận thông báo thư đến Gmail trên điện thoại hoặc máy tính mỗi khi bạn nhận được một email mới. Nếu bạn sở hữu nhiều tài khoản trong ứng dụng Gmail khi dùng chỉ trên điện thoại thì bạn cần thực hiện thay đổi cài đặt này đối với mỗi tài khoản.

Bạn có thể dễ dàng thiết lập nhận thông báo với tất cả thư mới đến, hoặc chỉ với các thư nằm trong mục quan trọng. Bên cạnh đó, bạn có thể nhận được thông báo email trên công cụ tìm kiếm thông thường như Google Chrome, Firefox, Safari hoặc khi bạn đăng nhập vào ứng dụng Gmail.

Cách bật thông báo Gmail trên điện thoại Android

Dưới đây là các bước để bật thông báo Gmail trên điện thoại Android:

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Gmail, rồi Chọn Trình đơn 3 dấu gạch ngang.

Bước 2: Cuộn xuống phía dưới chọn Cài đặt, tiếp đó Chọn Tài khoản Gmail mà bạn mong muốn bật thông báo.

Bước 3: Nhấn chọn vào Thông báo > Lựa chọn cấp độ Thông báo đó là:

- Tất cả email: Bạn sẽ nhận được bất kỳ thông báo của email nào được gửi đến hộp thư của bạn.

- Chỉ với email có mức độ ưu tiên cao: lựa chọn này sẽ giúp bạn chỉ nhận được những thông báo của những email quan trọng với mức độ ưu tiên cao.

- Không email nào: Đây là lựa chọn mà bạn sẽ không nhận được bất kỳ thông báo nào khi có email mới từ hộp thư.

Cách bật thông báo Gmail trên IOS

Dưới đây là cách bật thông báo gmail trên IOS

Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Gmail, tiếp đó Chọn Trình đơn 3 dấu gạch ngang.

Bước 2: Tương tự cuộn xuống chọn Cài đặt, tiếp đó chọn Tài khoản sử dụng. Cuộn xuống lựa chọn phần Cài đặt và chọn Tài khoản để sử dụng.

Bước 3: Nhấn chọn vào Thông báo, tiếp đó chọn cấp độ Thông báo. Tương tự android:

- Tất cả email: Bạn sẽ nhận được bất kỳ thông báo của email nào được gửi đến hộp thư của bạn.

- Chỉ với email có mức độ ưu tiên cao: lựa chọn này sẽ giúp bạn chỉ nhận được những thông báo của những email quan trọng với mức độ ưu tiên cao.

- Không email nào: Đây là lựa chọn mà bạn sẽ không nhận được bất kỳ thông báo nào khi có email mới từ hộp thư.

Bước 4: Nhấn chọn Lưu thay đổi để hoàn tất các cài đặt.

Lưu ý: Khi bạn bật tính năng nhận thông báo Gmail trên desktop thì khi có thư gửi mới gửi đến sẽ có một dòng thông báo hiện lên phía dưới màn hình. Tuy nhiên, những thông báo này chỉ hiển thị trong khoảng 3 - 4 giây rồi biến mất, vì vậy bạn cần phải để ý nếu không muốn bị bỏ sót thư quan trọng.

Cập nhật ứng dụng Gmail

Nếu bạn đang sử dụng email mà gặp phải lỗi ngay trên điện thoại, với các thiết bị sử dụng trên hệ điều hành Android. Giải pháp đầu tiên mà bạn cần phải khắc phục mà bạn cần thực hiện chính là phải cập nhật ứng dụng Gmail.

Như đã được nói đến, gmail là nền tảng sử dụng với máy chủ Google. Do vậy nếu không nhận được thư đến trong gmail, bạn có thể kiểm tra ngay lập tức hoạt động của Google. Đây là trường hợp khá ít xảy ra nhưng bạn vẫn cần kiểm tra để đảm bảo kết nối mạng hoạt động ổn định và lưu thông bình thường. Cách để xác thực trạng thái của Google một cách nhanh chóng kịp thời nhất đó là truy cập vào G Suite.

Xóa dữ liệu trong ứng dụng Gmail

Với lý do công việc mỗi ngày bộ nhớ của gmail ngày càng đầy, vì quá đầy cũng sẽ dẫn đến tình trạng bạn không thể nhận được thư trong hộp thư Gmail. Để xóa bớt dữ liệu không cần thiết trong ứng dụng Gmail bạn cần thực hiện theo các bước cụ thể sau:

1. Bước 1: Mở phần Setting (cài đặt).
2. Bước 2: Truy cập vào ứng dụng (App) hoặc phần quản lý ứng dụng (App Manager). Điều này phụ thuộc vào thiết bị Android mà bạn cần sử dụng bên cạnh các thao tác lựa chọn khác nhau.
3. Bước 3: Tại màn hình giao diện chính bạn thực hiện các thao tác: Gmail, nhấn chọn Storage (bộ nhớ), tiếp đó ấn Clean cacheđể xóa bộ nhớ lưu trữ tạm đầy của ứng dụng. Sau khi đã hoàn thiện xong các bước xóa dữ liệu ở trên, bạn cần làm mới hộp thư gmail để theo dõi các thư mới đến.

Tổng kết 

Hộp thư gmail là công cụ của marketing vô cùng hiệu quả giúp các doanh nghiệp đến gần hơn với việc quảng bá các sản phẩm hoặc dịch vụ thông qua email. Hy vọng qua bài viết trên đây bạn sẽ hiểu thêm được Hộp thư gmail là gì, những tính năng mà ứng dụng này mang lại từ đó sử dụng sao cho hiệu quả.