Biểu đồ Gantt là một công cụ thiết yếu trong quản lý dự án giúp người quản lý dự án lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi dự án, đưa ra quyết định sáng suốt và ứng phó với rủi ro cũng như rào cản. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về biểu đồ Gantt là gì và cách sử dụng chúng trong quản lý dự án.

Tìm hiểu về biểu đồ Gantt

Cùng tìm hiểu những kiến ​​thức cơ bản về biểu đồ Gantt để khám phá cách tạo và áp dụng biểu đồ này trong quản lý dự án.

Biểu đồ Gantt là gì?

Biểu đồ Gantt là biểu đồ biểu diễn lịch trình của dự án hiển thị các hoạt động (hoặc nhiệm vụ) theo thời gian. Biểu đồ được sử dụng để so sánh tiến độ thực tế với lịch trình dự án đã lên kế hoạch và để hình dung mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án. Nó được đặt theo tên của người tạo ra nó, Henry Gantt, người đã giới thiệu phương pháp này vào những năm 1910.

Lịch sử và bối cảnh biểu đồ Gantt được tạo ra

Henry Gantt là một kỹ sư cơ khí và nhà tư vấn quản lý người Mỹ, người đã phát triển biểu đồ Gantt vào những năm 1910. Biểu đồ Gantt ban đầu được phát triển để nâng cao hiệu quả công nghiệp và bắt đầu trở nên nổi tiếng trong Thế chiến I. Trong chiến tranh, biểu đồ Gantt được sử dụng để lên lịch và theo dõi các nhiệm vụ liên quan đến sản xuất vũ khí chiến tranh. Kể từ đó, biểu đồ Gantt đã trở thành một công cụ phổ biến trong nhiều ngành công nghiệp, đặc biệt là trong quản lý dự án.

Các thành phần của Biểu đồ Gantt

Các yếu tố chính của biểu đồ bao gồm:

1. Nhiệm vụ hoặc hoạt động: công việc cần hoàn thành
2. Khung thời gian: khoảng thời gian mà các nhiệm vụ sẽ được hoàn thành
3. Tỷ lệ hoàn thành: tỷ lệ phần trăm của mỗi nhiệm vụ đã được hoàn thành
4. Phụ thuộc: các mối quan hệ và phụ thuộc giữa các nhiệm vụ
5. Các mốc quan trọng: ngày quan trọng hoặc điểm đánh dấu cho biết các điểm quan trọng trong lịch trình dự án
6. Tài nguyên: con người hoặc vật liệu cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ

Các loại Biểu đồ Gantt

Có hai loại biểu đồ Gantt chính:

1. Biểu đồ Gantt cơ bản: Biểu đồ này biểu diễn đơn giản về lịch trình dự án, trình bày trên một dòng thời gian.
2. Biểu đồ Gantt cột mốc: Biểu đồ này chỉ hiển thị các cột mốc hoặc sự kiện chính thay vì toàn bộ lịch trình dự án.

Biểu đồ Gantt so với các công cụ quản lý dự án khác

Không giống như các công cụ quản lý dự án khác như bảng Kanban, biểu đồ Gantt chủ động cung cấp thông tin về sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ khác nhau trong một dự án. Biểu đồ này cũng chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và cho biết về cách các nhiệm vụ này liên quan với nhau.

Biểu đồ có thể hiển thị cách các tài nguyên đang được sử dụng và tập trung nhiều hơn vào việc lập kế hoạch và điều phối dự án. Các công cụ khác có xu hướng tập trung vào tổ chức và quản lý quy trình công việc.

Cách tạo biểu đồ Gantt

Sau đây là hướng dẫn cách tạo biểu đồ, và giới thiệu các công cụ phổ biến nhất để tạo biểu đồ phù hợp với từng yêu cầu của bạn.

Các bước để tạo biểu đồ Gantt bao gồm:

Bước 1: Xác định nhiệm vụ: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ hoặc hoạt động cần thiết cho dự án

Bước 2: Xác định mối quan hệ nhiệm vụ: Xác định nhiệm vụ nào phụ thuộc vào các nhiệm vụ nào hoặc phải được hoàn thành trước khi những nhiệm vụ khác có thể bắt đầu

Bước 3: Ước tính thời lượng nhiệm vụ: Xác định mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu để hoàn thành và tạo dòng thời gian

Bước 4: Chỉ định tài nguyên: Xác định tài nguyên nào (con người hoặc tài liệu) là cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ

Bước 5: Vẽ biểu đồ: Liệt kê từng nhiệm vụ trên một trục và khung thời gian trên trục kia. Sau đó, thêm các thanh để thể hiện thời lượng của từng tác vụ.

>>Đọc ngay: OKR Là gì? Phương pháp đo lường hiệu quả công việc chính xác nhất

Công cụ để tạo biểu đồ Gantt:

Có rất nhiều công cụ để tạo biểu đồ. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm:

1.   Microsoft Project: Một phần mềm quản lý dự án bao gồm chức năng biểu đồ Gantt
2.   Excel: Cho phép người dùng tạo biểu đồ Gantt bằng cách nhập thủ công dữ liệu vào mẫu
3.   Trello: Một công cụ quản lý dự án bao gồm Power-Up biểu đồ Gantt
4.   Thứ hai.com: Một công cụ quản lý dự án bao gồm tính năng biểu đồ Gantt trực quan
5.   Asana: Cho phép người dùng tạo biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng tích hợp của bên thứ ba

Mỗi phần mềm có các tính năng, giá cả và lợi thế riêng trong việc tạo biểu đồ Gantt. Vì vậy, hãy cân nhắc để chọn được phần mềm có lợi nhất theo yêu cầu của bạn.

Lợi ích của việc sử dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án

Cung cấp biểu diễn trực quan rõ ràng về lịch trình dự án: Biểu đồ trình bày lịch trình dự án ở dạng trực quan rõ ràng và dễ đọc, giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm dễ dàng hiểu được tiến trình và tiến độ tổng thể của dự án.

Giúp theo dõi tiến độ và xác định vị trí của các nhiệm vụ dễ dàng hơn: Với Gantt, người quản lý dự án có thể dễ dàng biết vị trí của từng nhiệm vụ trong dòng thời gian của dự án, giúp họ xác định bất kỳ sự chậm trễ hoặc rào cản nào đối với việc hoàn thành dự án.

Cho phép giao tiếp và phối hợp dễ dàng hơn giữa các thành viên trong nhóm và các bên liên quan: tất cả các bên liên quan trong dự án có thể thấy rõ những gì cần làm, khi nào cần hoàn thành và ai chịu trách nhiệm hoàn thành. Điều này dẫn đến sự hợp tác tốt hơn, công việc hiệu quả hơn và giao tiếp rõ ràng hơn trong nhóm dự án.

Cho phép lập lịch trình và phân bổ nguồn lực hiệu quả: Biểu đồ cho phép người quản lý dự án phân bổ nguồn lực (bao gồm con người, vật liệu và thiết bị) cho từng nhiệm vụ theo cách rõ ràng và trực quan, giúp đảm bảo rằng các nguồn lực cần thiết luôn sẵn sàng và được phân bổ một cách hiệu quả nhất có thể.

Tạo điều kiện dự báo và giảm thiểu rủi ro bằng cách xác định sớm các rào cản tiềm ẩn: Với Gantt, người quản lý dự án có thể xác định các rào cản tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề lớn, cho phép họ chủ động giảm thiểu mọi rủi ro để hoàn thành thành công dự án.

Cách áp dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án

Biểu đồ Gantt có thể giúp lập kế hoạch, quản lý và theo dõi tiến độ dự án, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều thống nhất với nhau. Để áp dụng biểu đồ này trong quản lý dự án, hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau:

Thực hiện các nhiệm vụ trong biểu đồ

Cách thực hiện nhiệm vụ trong biểu đồ dễ dàng hơn:

1. Chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ riêng lẻ: Biểu đồ được sử dụng tốt nhất để quản lý các dự án được chia thành các nhiệm vụ riêng biệt, mỗi nhiệm vụ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể. Đảm bảo có sự tham gia của tất cả các bên liên quan trong việc xác định những nhiệm vụ đó là gì và chúng liên quan đến những gì.
2. Chỉ định ngày bắt đầu và thời lượng dự kiến ​​cho mỗi nhiệm vụ: Khi bạn đã xác định được tất cả các nhiệm vụ liên quan đến một dự án, hãy chỉ định ngày bắt đầu và thời lượng dự kiến ​​cho từng nhiệm vụ để tạo ra dòng thời gian cho biểu đồ.
3. Thêm các yếu tố phụ thuộc giữa các nhiệm vụ: Sau khi bạn đã xác định ngày bắt đầu và thời lượng dự kiến ​​của từng nhiệm vụ, hãy xác định các yếu tố phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn xác định nhiệm vụ nào phải được hoàn thành trước khi những nhiệm vụ khác có thể bắt đầu và điều gì có thể xảy ra nếu một nhiệm vụ bị trì hoãn.

Giám sát tài nguyên và theo dõi tiến độ

Biểu đồ giúp giám sát tài nguyên và theo dõi tiến trình bằng cách:

1. Xác định ai đang làm việc trên nhiệm vụ nào
2. Xác định bất kỳ sự phân bổ thiếu hoặc phân bổ quá mức các nguồn lực
3. Cho phép theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ và liệu nó có đúng tiến độ hay không
4. Cho phép dễ dàng điều chỉnh các mốc thời gian hoặc phân công nhiệm vụ khi cần thiết

>>Công cụ hỗ trợ quản lý công việc: Notion là gì? Ứng dụng ghi chép và quản lý công việc thông minh ai cũng cần

Xác định các rào cản và giải pháp khắc phục chúng

Khi các vấn đề phát sinh trong quản lý dự án, biểu đồ sẽ trợ giúp bằng cách:

1. Xác định sớm các rào cản tiềm năng
2. Cung cấp sự rõ ràng về sự phụ thuộc của nhiệm vụ và tác động của chúng đối với dự án tổng thể
3. Cho phép phân bổ lại nguồn lực để giảm thiểu tác động của rào cản
4. Tạo điều kiện giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm để xác định các giải pháp

Các phương pháp hay nhất khác trong việc áp dụng biểu đồ Gantt

Một số phương pháp hay nhất cần ghi nhớ khi sử dụng biểu đồ này trong quản lý dự án bao gồm:

1. Luôn cập nhật biểu đồ: Giúp thông báo cho tất cả các bên liên quan về tiến độ và nó cũng sẽ giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn.
2. Thường xuyên xem lại biểu đồ để đánh giá tiến độ và chủ động xác định các vấn đề: Giúp đảm bảo rằng nó vẫn chính xác và các bên liên quan chính tiếp tục được thông báo về tiến độ.
3. Phải thực tế với các mốc thời gian và cột mốc quan trọng: Hãy đảm bảo rằng các mốc thời gian và cột mốc của bạn là thực tế và có thể đạt được.
4. Xem xét mọi giả định hoặc rủi ro chính trong biểu đồ: Đảm bảo xem xét các rủi ro và giả định tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến tiến độ của dự án và đưa chúng vào biểu đồ.
5. Cung cấp đào tạo cho các thành viên trong nhóm để sử dụng biểu đồ một cách hiệu quả

Bằng cách triển khai những phương pháp hay nhất này, bạn có thể tối đa hóa lợi ích của biểu đồ Gantt trong quản lý dự án.

Qua bài viết trên đây, bạn đã biết biểu đồ Gantt là gì và được hướng dẫn cách tạo cũng như ứng dụng biểu đồ trong quản lý dự án. Hy vọng rằng qua những chia sẻ trên đây, bạn có thể biết cách tận dụng biểu đồ Gantt để tối đa hóa hiệu quả trong việc lập kế hoạch dự án và giảm thiểu rủi ro.